SISTEM INFORMASI UNTUK MENDUKUNG KEPUTUSAN MANAJERIAL

Sistem Pendukung Keputusan (SPK) atau Decision Support Systems (DSS) adalah sistem informasi interaktif yang menyediakan informasi, pemodelan, dan pemanipulasian data yang digunakan untuk membantu pengambilan keputusan pada situasi yang semi terstruktur dan situasi yang tidak terstruktur dimana tak seorang pun tahu secara pasti bagaimana keputusan seharusnya dibuat

Tujuan DSS meningkatkan kemampuan para pengambil keputusan dengan memberikan alternatif-alternatif keputusan yang lebih banyak atau lebih baik dan membantu untuk merumuskan masalah dan keadaan yang dihadapi. Dengan DSS dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya. Jadi tujuan DSS adalah untuk meningkatkan efektivitas (do the right things) dan efesiensi (do the things right) dalam pengambilan keputusan.

Karakteristik DSS Menawarkan keluwesan, kemudahan beradaptasi, dan tanggapan yang cepat Memungkinkan pemakai memulai dan mengendalikan masukan dan keluaran Dapat dioperasikan dengan sedikit atau tanpa bantuan pemrogram profesional Menyediakan dukungan untuk keputusan dan permasalahan yang solusinya tak dapat ditentukan didepan Menggunakan analisis data dan perangkat pemodelan yang canggih

Faktor-faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan : Posisi / kedudukan Masalah. Ada berbagai jenis masalah yaitu masalah terstruktur, masalah tidak terstruktur, masalah rutin dan masalah insidentil. Tersedianya informasi yang diperlukan Keadaan intern / ekstern organisasi Tujuan Kepribadian dan kecakapan pengambil keputusan

Langkah-Langkah Proses Pengambilan Keputusan Menurut Simon, model yang menggambarkan proses pengambilan keputusan yaitu terdiri dari tiga fase, yaitu: Intelligence. Tahap ini merupakan proses penelusuran dan pendeteksian dari lingkup problematika serta proses pengenalan masalah. Data masukkan diperoleh, diproses, dan diuji dalam rangka mengidentifikasikan masalah. Design. Tahap ini merupakan proses menemukan, mengembangkan dan menganalisis alternatif tindakan yang bisa dilakukan. Tahap ini meliputi proses untuk mengerti masalah, menurunkan solusi dan menguji kelayakan solusi. Choice. Pada tahap ini dilakukan proses pemilihan diantara berbagai alternatif tindakan yang mungkin dijalankan. Implementation. Hasil dari pemilihan tersebut kemudian diimplementasikan dalam proses pengambilan keputusan.

Model Sistem Pengambilan Keputusan dibagi dua, yaitu: 1. Sistem pengambilan keputusan tertutup. Pengambilan keputusan dianggap: Mengetahui semua alternatif dan akibat atau hasil masing-masing alternatif. Mempunyai suatu metode (aturan, hubungan, dsb) yang memungkinkan ia membuat urutan alternatif yang lebih disukai. Memilih alternatif yang memaksimumkan sesuatu seperti keuntungan, volume penjualan, atau kegunaan  

2. Sistem pengambilan keputusan terbuka. Pengambilan keputusan dianggap: Tidak mengetahui semua alternatif dan semua hasil. Melakukan penyelidikan secara terbatas untuk menemukan beberapa alternatif yang memuaskan. Mengambil keputusan yang mmuaskan tingkat keinginannya.

Masalah atau problem Masalah atau problem dibagi dalam tiga golongan besar, yaitu: Masalah Korektif. Masalah yang timbul karena adanya penyimpangan dari apa yang direncanakan. Masalah Progresif. Suatu masalah yang terjadi akibat adanya keinginan untuk memperbaiki atau meningkatkan suatu prestasi atau hasil masa lalu. Masalah Kreatif. Masalah yang muncul karena adanya keinginan untuk menciptakan sesuatu yang sama sekali baru.

Jenis masalah (Herbert A. Simon) Masalah terstruktur : masalah yang bisa dipecahkan melalui 3 tahapan yaitu intelligence, design dan pilihan. Masalah tak terstruktur : masalah yang tidak bisa dipecahkan melalui tahapan pemecahan masalah. Masalah semi terstruktur : masalah yang bisa dipecahkan dengan 1 atau 2 tahapan pengambilan keputusan .

Decisions in the e-Business Strategic Management Tactical Operational Decisions Information Decision Characteristics Unstructured Semi-structured Structured To succeed in e-business and e-commerce, companies need information systems that can support the diverse information and decision making needs of business professionals. The type of information required by decision makers in a company is directly related to the level of management and the amount of structure in the decision situation. Strategic Planning and Control. Top executives develop overall organizational goals, strategies, policies, and objectives through long-range strategic planning. They also monitor the strategic performance of the organization and its overall direction. As a result, they are typically involved in making unstructured decisions; that is decisions where decision procedures to be followed cannot be specified in advance. Tactical Planning and Control. Middle managers develop short- and medium-range plans and budgets and specify the policies, procedures, and objectives for subunits of the organization. They also acquire and allocate resources and monitor performance of organizational subunits at the department, division, and other workgroup levels. Hence, these managers make more semi-structured decisions in which only some of the decision procedures can be specified in advance. Operational Planning and Control. Supervisory managers develop short-term planning devices such as production schedules. Supervisors are front-line managers who direct the actions of non-management employees. Their IS needs are often linked to the processing, monitoring, and evaluating of physical products. Thus, their decisions are more structured; that is to say, they can be specified in advance. Teaching Tips This slide corresponds to Figure 9.4 on pp. 296 and relates to the material on pp. 295-296.

Contoh keputusan Tak terstruktur Semi terstruktur Terstruktur Struktur keputusan Manaj.operasional Manaj.taktis Manaj.stategis Tak terstruktur Manajemen kas Analisis kinerja kelompok kerja Reorganisasi perusahaan Semi terstruktur Manajemen kredit, penjadwalan produksi, tugas kerja harian Penilaian kenerja karyawan, penganggaran program Perencanaan produk, merger dan akuisisi Terstruktur Pengendalian persediaan Pengendalian program Pengendalian perusahaan

TIPE KEGIATAN MANAJEMEN Kegiatan manajemen dihubungkan dengan tingkatannya didalam organisasi dibagi menjadi 3 bagian : 1. Perencanaan strategic : merupakan kegiatan manajemen tingkat atas, sebagai proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penerapan tujuan organisasi, dan penentuan strategi-strategi. 2. Pengendalian manajemen : system untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yg sudah ditetapkan secara efektif dan efisien. Ini merupakan tingkatan taktik(tactical Level), yaitu bagaimana manajemen tingkat menengah menjalankan taktik supaya perencanaan strategi dapat dilakukan dengan berhasil. Taktik yg dijalankan biasanya bersifat jangka pendek ± 1 thn. Proses pengendalian manajemen terdiri dari : pembuatan program kerja, penyusunan anggaran, pelaksanaan dan pengukuran, pelaporan dan analisis. 3. Pengendalian operasi : Sistem untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Ini merupakan penerapan program yang telah ditetapkan di pengendalian manajemen.Pengendalian operasi dilakukan dibawah pedoman proses pengendalian manajemen dan difokuskan pada tugas2 tingkat bawah.

Kondisi yang Mempengaruhi Pengambilan Keputusan

Tipe Keputusan Manajemen Pengambilan keputusan ( Decision making) : adalah tindakan manajemen dalam pemilihan alternative untuk mencapai sasaran. Keputusan dibagi dalam 3 tipe : 1. Keputusan terprogram/keputusan terstruktur : keputusan yg berulang2 dan rutin, sehingga dapt diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pd manjemen tkt bawah. Co:/ keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang,dll.

Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur : keputusan yg sebagian dpt diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tdk terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan2 serta analisis yg terperinci. Co:/ Keputusan membeli sistem komputer yg lebih canggih, keputusan alokasi dana promosi. 3. Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur : keputusan yg tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan tdk terstruktur tdk mudah untuk didapatkan dan tdk mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal yg sangat penting didalam pengambilan keputusan tdk terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan tdk terstruktur yg jarang terjadi.