PRESENTASI BISNIS HASIM AS’ARI

Tugas Presenter Penterjemah materi dokumen bisnis kedalam bahasa komunikasi visual Penyaji “cerita” melalui visualisasi yang simpel, efektif dan padat Sahabat audiens dan tidak mau membuat “sahabat”nya itu pusing/bingung.

Visualisasi Angka - Chart : Bar chart vs Pie Chart - Grafik Horizontal vs Vertical

Visualisasi Text - Gaya Verbal untuk mengkomunikasikan makna kalimat - Pemilihan jenis huruf (font) - Desain slide menarik

MASALAH YANG DIHADAPI DALAM PRESENTASI DEMAM PANGGUNG TIDAK SIAP MENTAL TIDAK/KURANG –PENGUASAAN MATERI MERASA BELUM BERPENGALAMAN

MENGATASI DEMAM PANGGUNG PERSIAPAN MATERI KUASAI MATERI YANG DISAJIKAN YAKIN TIDAK ADA PARTISIPAN/PESERTA MENGETAHUI MATERI PRESENTASI LEBIH DARI KITA

MENUMBUHKAN KEAKRABAN BUAT SUASANA AKRAB KENALI IDENTITAS HADIRIN, MISALNYA MELALUI DAFTAR HADIR CARI WAJAH-WAJAH YANG KELIHATANNYA BERSAHABAT DENGAN KITA/SUDAHKAH KITA KENAL DEKATI DAN BICARA SEBELUM PRESENTASI DIMULAI BILA WAKTU MEMUNGKINKAN MULAILAH DENGAN PERKENALAN

H U M O R HUMOR DAPAT DILAKUKAN TERBATAS TIDAK BERLARUT, PERSIAPKAN LEBIH DAHULU

P E N A M P I L A N PAKAIAN KENAKAN PAKAIAN SOPAN DAN RESMI/STANDAR YANG BIASA DIGUNAKAN PAKAI DASI PSH/SAFARI PSL PAKAI DASI DAN JAS

EKSPRESI WAJAH CERAH TERSENYUM ARAH PANDANGAN SELURUH HADIRIN TIDAK PADA SUDUT TERTENTU SIKAP TANGAN HINDARI BERMAIN-MAIN DENGAN TANGANSENDIRI HINDARI SIKAP TANGAN YANG DAPAT MENGESANKAN KESOMBONGAN

SIKAP PRESENTER PRESENTASI BERDIRI/DUDUK TIDAK KAKU JANGAN KELIHATAN LOYO JANGAN BERGAYUT PADA MIMBAR MENGETUKKAN KAKI, LANGKAH MAJU MUNDUR

ALAT BANTU PRESENTASI TANPA ALAT BANTU VISUAL KEBERHASILAN 33% -PAKAI TINGKAT KEBERHASILAN 67% LCD MEMUNGKINKAN ANIMASI > MENARIK OHP UMUM DIPERGUNAKAN PENAMPILAN TERBATAS, GRAFIK, GAMBAR, TEKS

PENGGUNAAN MEDIA PRESENTASI LAYAR 􀂙DIPASANG TIDAK TERGANGGU PANDANGAN, MINIMUM 1 METER DI ATAS LANTAI 􀂙ATUR FOKUS SEBELUM PRESENTASI 􀂙HURUF MINIMAL FONT 24 􀂙TAYANGAN TIDAK LEBIH 10 BARIS 􀂙BAGIAN TRANSPARAN DITUNJUK TIDAK DENGAN JARI

Bagaimana Presentasi yang Efektif ? Hasim As’ari

Tujuan Presentasi Tujuan Informatif Menyampaikan informasi atau pengetahuan tentang sesuatu hal kepada audience, contoh Seminar, Training dll

Perencanaan Sebelum mempersiapkan sebuah presentasi beberapa hal perlu diketahui terlebih dahulu: (SPAM) Situation : Perhatikan waktu dan tempat Anda akan memberikan presentasi Purpose (Tujuan) : Apa tujuan yang ingin dicapai dari presentasi yang dilakukan Audience : perhatikan siapa saja yang menjadi peserta dari presentasi Anda Tahapan ini sangat penting untuk kesuksesan presentasi Jenis presentasi Mis: diskusi seminar, presentasi formal, sales presentation Masing-masing jenis mempunyai audience dan tujuan yang berbeda. Audience Apakah general audience atau specialist Berapa orang peserta nya friendly audience? Interactive audience? Waktu Untuk waktu yang singkat, perlu presentasi yang jelas dan langsung ke topik permasalahan Apakah termasuk watu untuk tanya jawab? Harapan Adakah harapan khusus? Pesan sponsor? Memeperkenalkan konsep baru? menambah pengetahuan peserta? (dari berdasarkan apa yang sudah dimiliki)

Tujuan Persuasif Suatu komunikasi yg digunakan utk merubah pendapat atau sikap mereka utk melakukan sesuatu yg diharapkan pembicaranya

Contoh : Meyakinkan investor menanamkan modal mereka diproyek yg akan dibangun perusahaan, meyakinkan pemimpin perusahaan tertentu utk menyewa, kampanye, penyuluhan narkoba, dsb Tujuan ini dpt dicapai dg : Mengemukakan fakta yg bersangkutan dg subyek yg dibicarakan.

Fakta adalah hal2 yg dpt diukur, diuji kebenarannya, dilihat dan disentuh Membangun kebutuhan para pendengar utk memiliki atau melakukan sesuatu dan menawarkan sarana utk memiliki atau melakukan sesuatu tersebut

Tujuan Menghibur Tujuan ini gunanya utk menyenangkan perasaan pendengarnya

Menganalisis Audience Berapa Jumlah mereka Umur rata2 mereka Apa profesi mayoritas audince Latar belakang pendidikan mereka Seberapa jauh pengetahuan mereka tentang topik yg akan dipresentasikan

Menganalisis Audience Bagaimana sikap mereka terhadap topik yg akan dipresentasikan Apa yg diharapkan dari pertemuan, training,seminar atau lokakarya yg akan dihadiri

Audiences

Persiapan Langkah pertama dalam presentasi adalah memilih topik (apa yg akan dipresentasikan). Apakah Anda tertarik dengan topik ? Apakah Anda enjoy berbicara ttg topik tsb ? Apakah Anda ingin entertain, inform atau persuade ? Apakah audience akan tertarik dengan topik ? Apakah topik yg dibicarakan topik yg sensitif thd sekelompok pihak dari audience ? Apakah ada peristiwa tertentu yang berkaitan dengan topik ? Berbeda dengan percakapan atau tulisan, presentasi merupakan “one-shot atempt to make a point” Untuk itu presentasi perlu well-constructed, dan disampaikan dengan urutan yang logis dan tidak rancu. Tuliskan masalahnya apa dan apa kepentingannya? Kembangkan tema ini dalam sebuah kalimat yang menarik perhatian audience Gunakan index card (satu ide per card) Atur urutan logisnya. Gunakan komputer untuk menulis presentasi hindari penggunaan list, seperti kata-kata: pertama, kedua Sehubungan dengan retensi pendengar, apabila membuat sederetan hal, mulailah dari yang paling penting sampai ke yang kurang penting (pada saat presentasi bisa di skip). Tentukan elemen transisi dari satu isu ke isu berikutnya (should be logical), mis menggunakan pertanyaan Gunakan kalimat yang singkat, Cobalah apakah urutannya sudah logis! Coba indetifikasi masalah atau pertanyaan yang akan muncul di benak audience Tentukan elemen mana yang perlu visual aid / gambar / flowchart jangan lupa proof-read. Kalau perlu latihan di depan kaca dengan sejawat dan mintakan feedbacknya

Persiapan (2) Apa yang dibutuhkan untuk disampaikan Setelah mendapatkan topik presentasi, selanjutnya bagaimana membuat dan menyampaikannya. Beberapa hal yang dipersiapkan: Apa yang dibutuhkan untuk disampaikan Kumpulkan materi-materi presentasi yang terkait Buatlah materi presentasi yang baik, dan Gunakan komputer (mis: Powerpoint) sedapat mungkin Berbeda dengan percakapan atau tulisan, presentasi merupakan “one-shot atempt to make a point” Untuk itu presentasi perlu well-constructed, dan disampaikan dengan urutan yang logis dan tidak rancu. Tuliskan masalahnya apa dan apa kepentingannya? Kembangkan tema ini dalam sebuah kalimat yang menarik perhatian audience Gunakan index card (satu ide per card) Atur urutan logisnya. Gunakan komputer untuk menulis presentasi hindari penggunaan list, seperti kata-kata: pertama, kedua Sehubungan dengan retensi pendengar, apabila membuat sederetan hal, mulailah dari yang paling penting sampai ke yang kurang penting (pada saat presentasi bisa di skip). Tentukan elemen transisi dari satu isu ke isu berikutnya (should be logical), mis menggunakan pertanyaan Gunakan kalimat yang singkat, Cobalah apakah urutannya sudah logis! Coba indetifikasi masalah atau pertanyaan yang akan muncul di benak audience Tentukan elemen mana yang perlu visual aid / gambar / flowchart jangan lupa proof-read. Kalau perlu latihan di depan kaca dengan sejawat dan mintakan feedbacknya

Latihan Latihan akan membantu menghasilkan presentasi yang baik. Mendapatkan bagaimana presentasi tersebut mengalir. Mendapatkan feedback. Lakukan beberapa kali. Mendapatkan feed back sehingga anda tahu apakah tracknya benar.

Siap Presentasi Kalau bisa, sehari sebelumnya coba lagi presentasi anda. (dapat dibantu dengan kaca) Atur slide sesuai urutan. Pastikan alat-alat bantu bekerja dengan baik. Pastikan siapa yang membantu (apabila diperlukan) Pastikan pengeras suara bekerja dengan baik Datang lebih awal. Perhatikan: penampilan Jangan berdiri dibelakang meja, jangan menghalangi slide, usahakan dekat dengan audience Testing mic sebelum audience datang!

MEMULAI PRESENTASI BUATLAH KEJUTAN MISAL, CERITA ANEH/LELUCON SIAPKAN HUMOR YANG SEGAR PERKENALAN DIRI PENDIDIKAN/PROFESI/PENGALAMAN SINGKAT TIDAK MEMPERLIHATKAN KESOMBONGAN SINGKAT

Menarik Perhatian Audience Berhenti berbicara (stop talking) / diam Ajukan pertanyaan ke audience Gunakan board untuk membuat lebih jelas Ubah intonasi suara Lakukan sesuatu yang tidak terduga (jatuhkan buku, matikan slide, dsb)

PENGATURAN SUARA NADA BICARA TIDAK TERLALU KERAS/LEMAH BILA MENGGUNAKAN MIC./SOUND SYSTEM DISESUAIKAN PERUBAHAN NADA BICARA DAPAT DILAKUKAN DENGAN PENGENDALIAN/KONTROL SECARA EFEKTIF DENGAN BICARA TERATUR DAN PERSUASIF TIDAK INTIMIDASI

PELAKSANAAN PRESENTASI DASAR PELAKSANAAN JANGAN MENGHAPAL BAHAN PRESENTASI􀂙􀂙 - BAHAYANYA LUPA KESELURUHAN - BILA HAPAL ––KATA--KATA MONOTON, DINGIN TIDAK HIDUP - SEBAIKNYA KUASAI MATERI SPONTAN, HANGAT DAN HIDUP

JANGAN MEMBACA BAHAN PRESENTASI TIDAK TERBELENGGU YANG TERTULIS MEMBACA KEHILANGAN KOMUNIKASI TIDAK MENGAMATI REAKSI HADIRIN

CARA PENYAMPAIAN/PRESENTASI GAYA PENYAMPAIAN, KREATIF/MONOTON VOLUME SUARA, KERAS/LEMBUT NADA SUARA, TINGGI/RENDAH KECEPATAN BICARA, CEPAT/LAMBAT INTONASI JELAS/KOMAT KAMIT NAPAS TERENGAH--ENGAH/SANTAI

KEFASIHAN ☻MENGALIR PERLAHAN DAN LANCAR 􀂙 ☻ JANGAN CEPAT DALAM WAKTU TERBATAS 􀂙 ☻ PERKATAAN JANGAN TERPOTONG DALAM WAKTU LAMA KELIHATAN KERAGUAN/TIDAK YAKIN PADA DIRI ANDA SEBAIKNYA PERLAHAN TAPI JELAS, MUDAH DIPAHAMI LEBIH BAIK DARIPADA CEPAT DAN TIDAK TERATUR

WAKTU ATUR WAKTU : PEMAPARAN TANYA/JAWAB DISKUSI TIDAK BERTELE--TELE

Contoh

MENGHADAPI TANYA JAWAB MENDENGARKAN DENGAN BAIK􀂙 MENDENGARKAN DAN MEMAHAMI MEMAHAMI IDE DAN SUDUT PANDANG BERUSAHA MENGERTI, MENANGKAP POLA PIKIR

HUBUNGAN PANDANG ARAH PANDANG PADA PENANYA (PERHATIAN SUNGGUH-SUNGGUH) BERUSAHA MENGERTI CATATAN 􀂙NAMA PENANYA 􀂙SEBELUM JAWABAN ULANGI RINGKASAN PERTANYAAN

BERSIKAP JUJUR 􀂙􀂙TIDAK TAHU JAWABAN JANGAN BERPUTAR-PUTAR/BERDALIH KATAKAN SEJUJURNYA, DAN BERJANJI MEMBERIKAN JAWABAN LAIN WAKTU/ TERTULIS SETELAH MENEMUKAN MENEMUKAN JAWABAN

P E R T A N Y A A N PENILAIAN TERHADAP PERTANYAAN 􀂙TIDAK MENILAI PERTANYAAN SEBAGAI PERTANYAAN BODOH 􀂙DIBERIKAN JAWABAN SITUASIONAL

PERTANYAAN JEBAKAN MEMANCING EMOSI, MEMOJOKKAN, MENGUJI KEMAMPUAN SUBSTANSI PRESENTER. JENIS PERTANYAAN : 􀂙MENANTANG 􀂙MEMOJOKKAN 􀂙MENUNTUT JAWABAN YA/TIDAK 􀂙DEFENSIF 􀂙PAMER

PENUTUP JAWABAN AKHIR JAWABAN TUTUP DENGAN PERTANYAAN “APAKAH JAWABAN SAYA TELAH MENJAWAB ANDA ?”

“ Apabila anda naik panggung tanpa persiapan maka anda akan turun tanpa kehormatan “

K E S I M P U L A N ANDA SIAP PRESENTASI DENGAN: 1.PENUH PERCAYA DIRI 2.KUASAI MATERI PRESENTASI 3.BICARA TERATUR DAN PERSUASIF 4.DENGARKAN PERTANYAAN DENGAN BAIK DAN RESPONSIF