Analisis Sistem

Definisi Menurut Jogiyanto (1999) analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Definisi Analisis sistem menurut Whitten (2004, p176) adalah sebuah teknik pemecahan masalah yang menguraikan sebuah sistem menjadi bagian-bagian komponen dengan tujuan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersbeut bekerja dan berinteraksi untuk meraih tujuan. Menurut Hanif Al-Fatta : Analisa adalah tahap awal dalam pengembangan sistem yang menjadi tahap fundamental yang sangat menentukan kualitas sistem informasi yang dikembangkan.

Peran Analisis Sistem Tahap analisis merupakan tahap yang paling kritis dan sangat penting, karena kesalahan di tahapan ini akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya. Hasil dari analisis sistem adalah laporan yang dapat menggambarkan sistem yang telah dipelajari dan diketahui bentuk permasalahannya serta rancangan sistem baru yang akan dibuat atau dikembangkan.

Langkah Analisis Sistem Langkah-langkah dalam melakukan analisis yaitu : 1. mengidentifikasi penyebab masalah dan solusi dari masalah mempelajari permasalahan yang ada secara terinci menentukan pendekatan yang akan digunakan dalam memecahkan masalah 2. Mengidentifikasi Analisis kebutuhan : mengidentifikasi data apa dan proses apa yang dibutuhkan pada sistem baru menentukan kebutuhan fungsional dan nonfungsional dari sistem baru 3. Menentukan kelayakan dari PL yang akan dibangun. Membuat suatu pertimbangan apakah perlu atau tidak menggunakan cara komputerisasi

Pemodelan Analisis Sistem Analisis sistem yang berjalan dapat digambarkan dalam beberapa model seperti : 1. Model naratif / narasi Berupa rangkaian kalimat yang membentuk suatu cerita yang menggambarkan aliran data / proses yang terjadi dalam suatu sistem lama. 2. Rich Picture Richpicture diagram adalah salah satu cara yang dapat digunakan untukmenggambarkan situasi tertentu. Rich picture merupakan gambar kartun yang menggambarkankeseluruhan sistem yang rumit sehingga mudah dibaca dari berbagaisudut pandang dengan segala aspek yang terkandung didalamnya secara instant. Rich picture memuat gambaran keseluruhan dari orang, objek,proses, struktur, dan masalah pada keseluruhan proses bisnis yang ada diperusahaan.

Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan atau juga sering disebut dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency dan Services).

STUDI KASUS Pegawai perpustakaan pada perguruan tinggi X di Yogyakarta telah lama mengeluhkan beban kerja yang sangat berat. Jumlah buku yang sangat banyak di perpustakaan memerlukan peng-katalog-an yang memudahkan pencarian maupun penghitungan koleksi. Mahasiswa juga mengeluhkan karena lamanya antrian ketika akan meminjam ataupun mengembalikan buku. Di akhir semester laporan tahunan menyatakan jumlah buku yang hilang cukup besar, dan penyebab hilangnya buku ini tidak diketahui dengan pasti apakah diambil dari perpustakaan tanpa ijin atau belum dikembalikan oleh mahasiswa yang meminjam.

a. Analisis Kinerja (Performance) Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis yang dijalankan tidak mencapai sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu tanggap (response time). Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu. Waktu tanggap adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut.

Pada kasus perputakaan di atas, rumus untuk menghitung throughput dan response time adalah: Jumlah Produksi : 𝑥×𝑦 Waktu Tanggap: 𝐻𝑎𝑠𝑖𝑙 𝑝𝑒𝑟ℎ𝑖𝑡𝑢𝑛𝑔𝑎𝑛 𝑠𝑖𝑠𝑎 𝑗𝑎𝑚 𝑘𝑒𝑟𝑗𝑎 𝑥 Dimana 𝑥= 𝑗𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑒𝑚𝑖𝑛𝑗𝑎𝑚𝑎𝑛 𝑑𝑎𝑙𝑎𝑚 1 ℎ𝑎𝑟𝑖 𝑦=𝑤𝑎𝑘𝑡𝑢 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑑𝑖𝑏𝑢𝑡𝑢ℎ𝑘𝑎𝑛 𝑢𝑛𝑡𝑢𝑘 𝑚𝑒𝑙𝑎𝑦𝑎𝑛𝑖 1 𝑜𝑟𝑎𝑛𝑔

Analisis Kinerja Sistem Performance Satu hari kerja adalah 7,5 jam (450 menit). Jumlah peminjam rata-rata perhari adalah 150 orang (X) dan dilayani oleh 4 petugas. Jadi 1 petugas melayani rata-rata 150/4 = 38 peminjam Pelayanan untuk satu orang pengunjung dengan asumsi peminjaman maksimal 2 buku membutuhkan waktu 4 menit (Y)   Jumlah Produksi : 𝑥×𝑦= 38 x 4 menit = 152 menit Sisa waktu : 450 menit – 152 menit = 298 menit Waktu Tanggap : 𝐻𝑎𝑠𝑖𝑙 𝑝𝑒𝑟ℎ𝑖𝑡𝑢𝑛𝑔𝑎𝑛 𝑠𝑖𝑠𝑎 𝑗𝑎𝑚 𝑘𝑒𝑟𝑗𝑎 𝑥 = 298/38 = 7,84 menit   Dari perhitungan Waktu Tanggap di atas menunjukkan bahwa kinerja sistem informasi tidak terlalu efektif dengan Waktu Tanggap yang menunjukkan 7,84 menit. Dapat diambil suatu kesimpulan bahwa sistem memiliki tanggap waktu yang cukup lama yaitu 7,84 menit.

b. Analisis Informasi (Information) Informasi merupakan komoditas krusial bagi pengguna akhir. Evaluasi terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi peluang dan menangani masalah yang muncul. Situasi yang membutuhkan peningkatan informasi meliputi. a. Kurangnya informasi mengenai keputusan atau situasi yang sekarang. b. Kurangnya informasi yang tepat waktu. c. Informasi tidak akurat.

belum adanya fasilitas pencarian buku yang bisa digunakan oleh anggota Sistem belum dapat berperan secara optimal dari seluruh kegiatan pekerjaan yang ada di perpustakaan. Ada beberapa pekerjaan yang harus dilakukan secara manual diantaranya yaitu: belum adanya fasilitas pencarian buku yang bisa digunakan oleh anggota sistem belum ada fasilitas penggolongan data buku untuk tiap raknya. Hal ini menyulitkan petugas dalam penempatan buku baru. Tidak adanya daftar status anggota yang aktif, pasif Dapat dilakukannya transaksi peminjaman judul buku yang sama oleh pemustaka dalam satu kali

Apabila terjadi kesalahan ketika memasukkan data, data yang sudah terlanjur disimpan tidak dapat diedit. tidak adanya fasilitas pencarian berdasarkan nama, akibatnya mahasiswa yang lupa nimnya akan memakan waktu yang cukup lama dalam proses pencatatan transaksinya Statistik pengunjung tidak dapat dilihat dalam periode harian dan mingguan. Statistik jumlah buku tidak ada pilihan tahun input buku sehingga penambahan jumlah buku pertahun harus di hitung secara manual

Perhitungan denda bagi anggota yang terlambat meminjam masih dihitung secara manual menggunakan calculator sehingga rawan terjadi kesalahan hitung. format laporan sulit dibaca sehingga menyulitkan bagian manajemen untuk mendapatkan informasi secara detail mengenai jumlah peningkatan anggota, transaksi dan buku Rekap buku rusak, hilang masih dilakukan secara manual dengan mencatatnya satu persatu. Akibatnya jumlah stok buku terkadang habis tanpa disadari oleh petugas

Analisis Ekonomi (Economy) Alasan ekonomi barangkali merupakan motivasi paling umum bagi suatu proyek. Pijakan bagi kebanyakan manajer adalah biaya atau rupiah. Persoalan ekonomis dan peluang berkaitan dengan masalah biaya. Adapun hal-hal yang harus diperhatikan : Biaya Keuntungan

Dengan jumlah petugas sebanyak 4 orang untuk melayani transaksi peminjaman dan pengembalian ternyata belum bisa mempercepat proses tersebut. Ini bisa dilihat pada response time system sebesar 7,84 menit. Waktu response time yang begitu besar menyebabkan beberapa pekerjaan olah data lain misalnya olah data buku baru, buku rusak banyak mengalami penundaan. Penundaan beberapa pekerjaan menyebabkan peningkatan biaya operasional perpustakaan

d. Analisis Pengendalian (Control) Tugas-tugas bisnis perlu dimonitor dan dibetulkan jika ditemukan kinerja yang di bawah standar. Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah, atau mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data, dan persyaratan. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan adalah: 1. Kontrol atau Keamanan yang lemah Kejahatan (misalnya, penggelapan atau pencurian) terhadap data. Pelanggaran etika pada data atau informasi. Misalnya, data atau informasi diakses orang yang tidak berwenang. 2. Kontrol atau keamanan berlebihan. Prosedur birokratis memperlamban sistem. Pengendalian berlebihan menyebabkan penundaan pemrosesan.

Belum adanya fasilitas pembatasan hak akses petugas dan manajemen Belum adanya fasilitas pembatasan hak akses petugas dan manajemen. Semua data dipegang oleh petugas, ketika manajemen ingin mendapatkan laporan harus menunggu pencetakan dari petugas Username dan password untuk masuk ke dalam system belum dilakukan pengenkripsian. Akibatnya petugas lain bisa melakukan perubahan username dan password petugas lainnya. Petugas bisa melakukan penghapusan data tanpa adanya pengawasan dari pihak manajemen. Hal ini memberikan peluang terjadinya pemanipulasian data yang bisa merugikan organisasi Transaksi penyimpanan data ke database sering mengalami eror. Penginputan data baru seringkali tidak tersimpan ke dalam table Belum adanya fasilitas backup

e. Analisis Efisiensi (Eficiency) Efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyak-banyaknya dengan dengan input yang sekecil mungkin. Berikut adalah suatu indikasi bahwa suatu sistem dapat dikatakan tidak efisien: Banyak waktu yang terbuang pada aktivitas sumber daya manusia, mesin, atau komputer Redudansi pada input data Redudansi pada pemrosesan data Redudansi informasi

Sumber daya manusia perpustakaan tidak memiliki tenaga yang berkompeten dalam bidang teknologi informasi dan komputer. Kendala teknis yang berkaitan dengan sistem dan ketergantungan dengan pihak kedua dalam memperbaiki system yang eror membuat kerja tidak efisien. Sistem pengkodean buku masih belum dilakukan pengaturan, akibatnya kode buku ditulis auto increment. Kondisi ini menyulitkan bagian manajemen untuk melakukan pengkategorian buku

f. Analisis Layanan (services) Berikut adalah keriteria penilaian dimana kualitas suatu sistem bisa dikatakan buruk: Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat Sistem menghasilkan produk yang tidak terpercaya Sistem tidak mudah dipelajari Sistem tidak mudah digunakan Sistem tidak fleksibel

Sistem informasi perpustakaan yang ada sekarang kurang kompetibel dengan semua web browser yang ada. Web browser yang kompetibel dengan sistem ini hanya Internet Explorer saja. Sarana dan prasarana yang digunakan sudah cukup tua. Untuk spesifikasi komputer yang digunakan keluaran tahun 2005/2006 sudah tidak dapat memenuhi tuntutan pelayanan yang cepat kepada petugas. Sering tidak tercatatnya data yang diinputkan ke dalam suatu table di database aplikasi, membuat beberapa laporan menjadi tidak akurat, tidak konsisten karna terdapat data yang redundan di dalamnya. Misalnya : ketika transaksi peminjaman, data yang diinputkan tidak tersimpan ke table peminjaman. Akibatnya ketika terjadi transaksi pengembalian maka data peminjaman tidak dapat ditemukan.