CORPORATE INFORMATION SYSTEM Chapter 2 (Sistem Informasi Organisasi)

DAFTAR PUSTAKA Raymond Mc Leod,Jr., George P.Schell. 2008. Sistem Informasi Manajemen edisi 10, Penerbit Salemba Empat. Kenneth C.Laudon, Jane P.Laudon. 2004, Sistem Informasi Manajemen Mengelola Perusahaan Digital edisi 8, Penerbit Andi Yogyakarta. Petter Gottschalk. 2005, Strategic Knowledge Management Technology, E-book, Idea Group Publishing. Wahana Komputer Semarang 2003, Promosi Efektif dengan Web, Penerbit Andi Yogyakarta. Ann Hughes JISC Information Strategies, Corporate Information System Focus, Focus based at the University of Nottingham, Power point presentation.

HIERARKHI INFORMASI Untuk memahami apa itu informasi, kita perlu memahami tingkatan-tingkatan informasi yang mampu diproses oleh pikiran manusia. Ackoff (1989) menyatakan bahwa pikiran manusia pada dasarnya mempunyai lima tingkatan informasi: 1. Data. Sesuatu yang mentah, kasat mata, dan biasanya berbentuk simbol atau data kuantitatif (keuangan), pasti ada meskipun tidak berguna, tidak punya arti.

2. Informasi. Data yang telah diberi arti, mempunyai tujuan dan unit analisis. Dalam lingkungan berbasis komputer, sebuah database relasional merepresentasikan informasi. 3. Pengetahuan. Informasi yang telah terintegrasikan ke dalam pikiran manusia, bisa dalam bentuk hafalan akan sesuatu. Dalam lingkungan berbasis komputer, sebuah modul/proses menggambarkan sebuah pengetahuan.

4. Pemahaman. Proses kognitif dan analitis dari suatu pengetahuan, suatu proses pembelajaran, misalnya dengan membandingkan serta mengendapkan pengetahuan lama dengan pengetahuan baru. Dalam lingkungan berbasis komputer, pemahaman dapat terwakili oleh Artificial Intelligent. 5. Kebijakan (Wisdom). Proses yang lebih mendalam dari pemahaman, yakni meleburkan pemahaman ke dalam pikiran manusia yang dipenuhi oleh etika, norma, atau nilai. Proses memahami benar atau salahnya sesuatu dengan melihat dari sudut pandang pemahaman yang berbeda. Dalam lingkungan berbasis komputer, kebijakan belum mampu direpresentasikan. Kebijakan ini unik khusus pada pikiran manusia.

SISTEM INFORMASI VS TEKNOLOGI INFORMASI Sistem adalah satu bagian yang terdiri dari komponen-komponen yang saling berkaitan dan bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu dengan batasan/lingkup yang jelas. Sistem Informasi adalah gabungan dari manusia, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, sumber data, kebijakan dan prosedur yang terorganisir yang mampu menyimpan, mengambil, dan mendistribusikan informasi di dalam sebuah organisasi. Sistem informasi secara teori dapat berbentuk sistem manual (paper based).

Teknologi Informasi adalah perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan manajemen data. Dapat diambil kesimpulan bahwa Teknologi Informasi merupakan bagian dari Sistem Informasi berbasis komputer. Sistem informasi saat ini sulit untuk dipisahkan dari Teknologi Informasi.

SISTEM INFORMASI VS TEKNOLOGI INFORMASI

KERANGKA KERJA SISTEM INFORMASI

KERANGKA KERJA SISTEM INFORMASI Konsep Fundamental Konsep fundamental dari sistem informasi, terutama yang berkaitan dengan konsep bisnis dan manajerial serta konsep teknis dan perilaku sistem informasi. Teknologi Informasi Perangkat keras, lunak, jaringan, manajemen data, serta internet merupakan bahasan utama dari kerangka ini Aplikasi Bisnis Penggunaan sistem informasi untuk kepentingan operasional, pengambilan keputusan manajemen, serta menciptakan keunggulan kompetitif dari sebuah bisnis.

Proses Pengembangan Bagaimana merencanakan, menganalisis, mengembangkan, serta mengimplementasikan Sistem Informasi di dalam organisasi sehingga tujuan organisasi tercapai.. Mengelola Tantangan SI Pengelolaan terhadap tantangan yang muncul atas penggunaan Sistem Informasi, termasuk tantangan etika dan keamanan.

PERAN SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS Sistem informasi, baik mulai pada tahap operasional (pemrosesan transaksi) hingga penggunaan internet (e-commerce/e-business) mempunyai tiga peran utama: 1. Mendukung proses bisnis dan operasional 2. Mendukung pengambilan keputusan oleh karyawan dan manajemen 3. Mendukung strategi untuk memperoleh keunggulan kompetitif

TIPE-TIPE SISTEM INFORMASI

SISTEM PENDUKUNG OPERASI DALAM PERUSAHAAN 1. Sistem Pemrosesan Transaksi. Sistem yang dipakai untuk mengintegrasikan proses transaksi di dalam organisasi, biasa terbagi menjadi dua proses: Sistem Offline dan Sistem Online. Offline, apabila pemrosesan data dengan menyalin data manual terlebih dahulu, sedangkan online, apabila pemrosesan data langsung masuk ke dalam sistem. Sistem online masih terbagi lagi kedalam dua jenis: online batched dan online real-time. 2. Sistem Pengendalian Proses. Sistem yang dipakai untuk mengendalikan proses secara fisik, misalnya pada sistem otomatisasi mesin. 3. Sistem Kolaborasi Perusahaan. Sistem yang dipakai untuk meningkatkan kolaborasi serta kerja tim di dalam perusahaan, misalnya penggunaan forum atau email atau media komunikasi lainnya.

Sistem Pengendalian Proses. Sistem yang dipakai untuk mengendalikan proses secara fisik, misalnya pada sistem otomatisasi mesin.

SISTEM PENDUKUNG MANAJEMEN Sistem Informasi Manajemen. Sistem yang dipakai oleh manajemen untuk mengelola informasi atau bahkan mengelola sistem informasi yang ada di dalam organisasi. 2. Sistem Pendukung Keputusan. Sistem yang dipakai oleh manajemen untuk membantu di dalam pengambilan keputusan atas masalah-masalah yang terstruktur. Biasanya dapat menggunakan metode analisis What-If. 3. Sistem Informasi Eksekutif. Sistem yang mengintegrasikan informasi internal dan eksternal organisasi untuk dapat dilihat dan dianalisis oleh eksekutif perusahaan. Misalnya, untuk melakukan peramalan penjualan atau bahkan peramalan demand.

SISTEM INFORMASI LAINNYA Sistem Ahli. Sistem yang mampu menyediakan hasil analisis ahli (keuangan, hukum, pasar, pajak, dll) untuk suatu pengambilan keputusan. 2. Sistem Manajemen Pengetahuan. Sistem yang mendukung penyimpanan, pembuatan, serta pendistribusian pengetahuan di dalam organisasi. 3. Sistem Bisnis Fungsional. Sistem yang terfokus pada kegiatan oleh satu jenis fungsi. 4. Sistem Informasi Strategis. Sistem yang mendukung operasi serta manajemen organisasi untuk pencapaian keunggulan kompetitif atas produk, jasa, maupun kemampuannya.

SISTEM INFORMASI ORGANISASI Area-area bisnis perusahaan --Keuangan, Sumber Daya Manusia, Layanan informasi, manufaktur, dan pemasaran-- menggunakan basis data yang diproduksi oleh sistem pemrosesan transaksi, ditambah data dari sumber–sumber yang lain, untuk menghasilkan informasi yang digunakan oleh para manajer dalam mengambil keputusan dan memecahkan masalah.

MANAJEMEN PENGETAHUAN Sumber daya informasi sebuah perusahaan terdiri atas: Piranti keras komputer Piranti lunak komputer Spesialis informasi Pengguna Fasilitas Database Informasi Ketika manajer memutuskan untuk menggunakan informasi guna mencapai keunggulan kompetitif, mereka harus mengelola sumber daya ini agar dapat meraih hasil yang diinginkan. Informasi sama seperti sumber daya lainnya, memerlukan manajemen. Para manajer memastikan bahwa data mentah yang dikumpulkan telah dikumpulkan kemudian di proses menjadi informasi yang bermanfaat. Kemudian informasi ini diberikan pada individu – individu yang tepat dan dalam waktu yang tepat sehingga ia dapat di pergunakan. Setelah itu manajer membuang informasi yang telah melampui batas kegunaannya dan menggantinya menjadi informasi yang baru. Menggunakan dan mengkomunikasikan informasi dengan cara yang efektif dan menghapusnya pada saat yang tepat di sebut dengan manajemen pengetahuan

Ketika manajer memutuskan untuk menggunakan informasi guna mencapai keunggulan kompetitif, mereka harus mengelola sumber daya ini agar dapat meraih hasil yang diinginkan. Informasi sama seperti sumber daya lainnya, memerlukan manajemen. Para manajer memastikan bahwa data mentah yang dikumpulkan telah dikumpulkan kemudian di proses menjadi informasi yang bermanfaat. Kemudian informasi ini diberikan pada individu – individu yang tepat dan dalam waktu yang tepat sehingga ia dapat di pergunakan. Setelah itu manajer membuang informasi yang telah melampui batas kegunaannya dan menggantinya menjadi informasi yang baru.

Menggunakan dan mengkomunikasikan informasi dengan cara yang efektif dan menghapusnya pada saat yang tepat di sebut dengan manajemen pengetahuan.

DIMENSI INFORMASI Ketika pengembang sistem (pengguna maupun spesialis informasi) mendefinisikan output yang di berikan oleh prosesor informasi, mereka akan mempertimbangkan empat dimensi dasar informasi. Relevansi. Akurasi. Ketepatan waktu. Kelengkapan. Keempat dimensi yang diinginkan ini akan dapat menambah nilai dari informasi tersebut.

Relevansi. Informasi memiliki relevansi jika informasi tersebut berhubungan dengan masalah yang sedang dihadapi. Akurasi. Idealnya, seluruh informasi seharusnya akurat. Akan tetapi pada kenyataannya kurang dari 100% akurat. Contoh aplikasi–aplikasi peramalan ekonomi jangka panjang, dan laporan–laporan statistik. Ketepatan waktu. Informasi seharusnya tersedia untuk pengambilan keputusan sebelum situasi yang genting berkembang atau hilangnya peluang yang ada. Informasi yang tiba setelah keputusan diambil tidak akan memiliki nilai yang bermanfaat. Kelengkapan. Para pengguna seharusnya dapat memperoleh informasi yang menyajikan suatu gambaran lengkap atas suatu masalah tertentu atau solusinya.

SISTEM INFORMASI PEMASARAN MARKETING INFORMATION SYSTEM-MKIS Subsistem output Subsistem input Subsistem produk lokasi promosi harga Bauran Terintegrasi Subsistem Pemrosesan transaksi Sumber – sumber internal MKIS - Memberikan informasi yang berhubungan dengan aktifitas pemasaran perusahaan. Terdiri dari beberapa subsistem input dan output yang terhubung oleh basis data Basis Data Subsistem Riset pemasaran Pengguna Sumber – sumber Lingkungan Subsistem Inteligensi pemasaran Data Informasi

Marketing Mix terdiri dari empat unsur utama yang dikelola oleh manajemen agar dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dengan mendapatkan keuntungan. Subsistem Output Setiap subsistem output memberikan informasi mengenai unsur–unsur penting didalam bauran pemasaran. Berikut subsistem yang ada pada bagian output: - Subsistem produk (Product subsystem) - Subsistem lokasi (Place Subsystem) - Subsistem promosi (Promotion Subsystem) - Subsistem harga (Price Subsystem)

Subsistem produk (Product subsystem) memberikan informasi mengenai produk–produk perusahaan. Subsistem lokasi (Place Subsystem) memberikan informasi mengenai jaringan distribusi perusahaan. Subsistem harga (Price Subsystem) membantu manajer mengamb il keputusan harga. Subsistem promosi (Promotion Subsystem) memberikan informasi mengenai iklan dan aktivitas perusahaan penjualan pribadi perusahaan. Subsistem bauran integrasi (Integrated-Mix subsystem) memungkinkan para manajer mengembangkan strategi dengan melihat gabungan dari keempat subsystem di atas.

SISTEM INFORMASI SUMBERDAYA MANUSIA ( Human Resources Information Subsystem-HRIS ) Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (Human Resources Information Subsystem-HRIS ) memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan Sistem pemrosesan transaksi memberikan data input , format yang sama seperti subsistem riset sumber daya manusia yang melakukan studi – studi khusus dan susbsistem – subsistem intelegensi sumber daya manusia yang mengumpulkan data lingkungan yang mengandung permasalahan –permasalahan SDM Subsistem input Subsistem output Subsistem Perencanaan tenaga kerja Subsistem Pemrosesan transaksi Subsistem Recruitmen Sumber – sumber internal Subsistem Riset SDM Subsistem Manajemen tenaga kerja Pengguna Output perencanaan, recruitment, pengelolaan tenaga kerja; kompensasi karyawan, memberikan tunjangan kepada karyawan dan membuat banyak laporan SDM yang diminta oleh lingkungan, terutama oleh badan – badan pemerintah Basis Data HRIS Sumber – sumber Lingkungan Subsistem Kompensasi /tunjangan Subsistem Inteligensi SDM Subsistem Pelaporan Lingkungan /pemerintah Informasi Data

SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR (Manufacturing Information System) Sistem informasi manufaktur (manufacturing information system) memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan operasi manufaktur perusahaan. Subsistem input Subsistem output Subsistem Pemrosesan transaksi Subsistem produksi persediaan mutu biaya Pengguna Sumber – sumber internal Basis Data Subsistem Rekayasa Industri Subsistem rekayasa industri terdiri atas aktifitas – aktifitas yang dilakukan oleh para teknisi industri yang melakukan studi atas operasi manufaktur untuk memastikan keefesienannya Empat subsistem output memberikan laporan atas subjek – subjek yang sangat besar kepentingannya dalam manufaktur-produksi, persediaan,mutu, biaya. Sumber – sumber Lingkungan Subsistem Inteligensi Manufaktur Data Informasi

SISTEM INFORMASI KEUANGAN (Financial Information System) Sistem Informasi keuangan(financial information system) memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan aktivitas keuangan perusahaan. Subsistem input Subsistem output Subsistem audit internal terdiri atas aktivitas – aktivitas oleh auditor internal perusahaan untuk menjaga integritas system perusahaan . Aktifitas – aktifitas output penting meliputi peramalan tren ekonomi masa depan, mengelola aliran dana yang melalui perusahaan, dan mengendalikan keuangan perusahaan. Subsistem Pemrosesan transaksi Subsistem peramalan Sumber – sumber internal Basis Data Subsistem Internal Audit Subsistem Manaj.dana Pengguna Sumber – sumber Lingkungan Subsistem pengendalian Subsistem Inteligensi Keuangan Data Informasi

SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF ( Executive Information System – EIS ) Permintaan Informasi Sistem informasi eksekutif (Executive information system-EIS) adalah suatu sistem yang memberikan informasi kepada para manajer di tigkat yang lebih tinggi atas kinerja perusahaan secara keseluruhan. Basis data eksekutif Komputer Pribadi Tampilan Informasi Stasiun kerja eksekutif yang lain Stasiun kerja eksekutif yang lain 1. Basis Data korporat 2. Kotak surat elektronik Koleksi piranti lunak Menyediakan Informasi Korporat Berita, penjelasan terbaru EIS perusahaan biasanya terdiri atas stasiun – stasiun kerja eksekutif yang terhubung melalui jaringan ke komputer pusat. Konfigurasi stasiun kerja terdiri atas sebuah komputer pribadi dengan unit penyimpanan sekunder yang menyimpan basis data eksekutif. Basis data ini ini memuat data dan informasi yang telah di proses sebelumnya oleh komputer perusahaan. Data dan Informasi eksternal

MANAJEMEN HUBUNGAN PELANGGAN (Customer Relationship Management – CRM) CRM adalah merupakan manajemen hubungan antara perusahaan dengan pelanggan sehingga baik perusahaan maupun pelangganya akan menerima nilai maksimum dari hubungan ini. Tujuan dari CRM adalah membina hub.jangka panjang dengan pelanggan dengan cara memahami keinginan dari pelanggan Sistem CRM akan mengakumulasikan data pelanggan dalam jangka panjang - 5 tahun, 10 tahun bahkan lebih dan menggunakan data itu untuk memberikan informasi kepada para pengguna Unsur utama dalam CRM adalah datawarehousing (gudang data). CRM adalah salah satu aplikasi yang dapat mempergunakan datawarehouse