PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJEMEN DAN INFORMASI YANG DIBUTUHKAN Materi Tutorial Ke-2 EKMA 4434 / Sistem Informasi Manajemen PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJEMEN DAN INFORMASI YANG DIBUTUHKAN Oleh : A n f a s PROGRAM STUDI MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS TERBUKA 2010

A. PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJEMEN Manajemen tingkat bawah ManajemenTingkat Menengah Manajemen tingkat Atas 1. Tipe Kegiatan Manajemen Tingkatan manajemen dalam organisasi dapat dibedakan menjadi 3 bagian, yaitu manajemen tingkat bawah (tingkat operasional), manajemen tingkat menengah (tingkat taktik) dan manajemen tingkat atas (tingkat stratejik). Karena kegiatan tiap tingkatan manajemen berbeda-beda, maka kebutuhan informasi pada tiap tingkatan manajemen pun berbeda-beda. Kegiatan manajemen pada masing-masing tingkatan dapat dikategorikan sebagai berikut : Perencanaan Stratejik (strategic planning), merupakan kegiatan manajemen tingkat atas. Pengendalian manajemen (management control), merupakan kegiatan manajemen tingkat menengah. Pengendalian operasional (operational control), merupakan kegiatan manajemen tingkat bawah.

a. Perencanaan Stratejik Anthony dan Dearden (1980), mendefinisikan perencanaan stratejik sebagai proses penentuan tujuan-tujuan (goals) dari organisasi dan strategi-strategi yang digunakan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Pada dasarnya perencanaan stratejik meliputi : Proses evaluasi lingkungan luar organisasi Lingkungan luar organisasi selalu berubah secara konstan dan perubahan-perubahan ini mungkin dapat mengakibatkan perubahan terhadap strategi-strategi. Perubahan-perubahan tersebut antara lain : peluang pasar, teknologi, tekanan politik, sosial persaingan, inflasi dll. Oleh karena itu manajemen tingkat atas harus pandai mengevaluasinya, baik itu berupa perubahan yang dapat dijadikan sebagai peluang maupun tekanan-tekanan luar yang dapat diupayakan untuk dijadikan sebagai peluang bagi organisasi. Penentuan tujuan Tujuan adalah apa yang ingin dicapai oleh organisasi berdasarkan visi yang dimiliki oleh manajemen. Tujuan ditetapkan oleh manajemen tingkat atas dalam perencanaan stratejik yang bersifat jangka panjang (long-range). Misalnya : dalam waktu 5 tahun perusahaan ingin menguasai pasar minimal 60%, dsb. Penentuan strategi Manajemen tingkat atas menentukan strategi yaitu tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh organisasi untuk mencapai tujua-tujuannya. Caranya yaitu dengan mengerahkan semua kemampuan sumber daya yang dimiliki oleh organisasi untuk mencapai tujuan tersebut. Strategi ditentukan dan diformulasikan oleh manajemen tingkat atas untuk diimplementasikan oleh manajemen tingkat menengah dan manajemen tingkat bawah.

b. Pengendalian Manajemen Pengendalian manajemen (management control) adalah sistem untuk menyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yang sudah ditetapkan dengan efektif dan efisien. Pengendalian manajemen merupakan tindakan taktik (tactical level), yaitu bagaimana manajemen tingkat menengah menjalankan supaya perencanaan strategi dapat dilakukan dengan berhasil. Taktik biasanya bersifat jangka pendek, yaitu ≤ 1 thn. Proses pengendalian manajemen terdiri dari tahapan : Pembuatan program kerja (programming), penyusunan anggaran (budgeting), pelaksanaan dan pengukuran (operating and measurement), serta pelaporan dan analisis (reporting and analysis).

2. Tipe Keputusan Manajemen Pengambilan Keputusan (decision making) adalah tindakan manajemen di dalam pemilihan alternatif untuk mencapai sasaran. Secara singkat keputusan manajemen dapat diklasifikasikan ke dalam 3 tipe, yaitu : Keputusan tidak terstruktur (unstructured decision), yaitu keputusan yang tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Biasanya informasi yang diperoleh dalam pengambilan keputusan berasal dari luar. Contohnya : keputusan perusahaan untuk bergabung dengan perusahaan lain. Keputusan setengah terstruktur (semi-structured decision), yaitu keputusan yang sebagaian dapat diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin, dan sebagaian tidak terstruktur. Keputusan tipe ini sering bersifat rumit serta membutuhkan perhitungan-perhitungan dan analisis yang terperinci. Contohnya : keputusan membeli sistem komputer yang lebih canggih, Keputusan alokasi daba promosi, dsb. Keputusan terstruktur (structured decision), yaitu keputusan yang berulang-ulang dan rutin. Keputusan ini sering terjadi pada manajemen tingkat bawah. Contohnya : keputusan pemesanan barang, penagihan piutang, dsb.

Tipe Keputusan Manajemen Karakteristik Keputusan Manajemen Tipe Kegiatan Manajemen 1. Tidak berulang-ulang 2. Tidak terprogram 3. Tidak terstruktur 4. tidak mudah diprediksi 5. Informasi tidak mudah tersedia Pengawasan langsung Terprogram Terstruktur Mudah dipredisksi Informasi umumnya mudah tersedia. Manajemen tingkat bawah ManajemenTingkat Menengah Manajemen tingkat Atas Perencanaan strategi Pengendalian manajemen Pengendalian operasi

3. Peran Manajemen Manajer mempunyai beberapa peran yang diklasifikasikan kedalam tiga kategori, yaitu : Peran interpersonal, yaitu peran hubungan personal dapat terdiri dari : figur kepala (figure head), mewakili organisasi untuk kegiatan-kegiatan di luar organisasi. pemimpin (leader), untuk mengkoordinasi, mengendalikan, memotivasi dab mendukung bawahannya. sebagai penghubung (liaison), manajer menghubungkan personal-personal di semua tingkatan manajemen. Peran informational, yaitu peran manajer sebagai pusat syaraf (nerve center) organisasi untuk menerima informasi yang paling muktakhir dan sebagai penyebar (disseminator) informasi ke seluruh personal di organisasi. Peran keputusan (decisonal), yaitu dilakukan oleh manajer adalah sebagai enterprenuer, sebagai orang yang menangani gangguan (distrubance handler), sebagai orang yang mengalokasikan sumber-sumber daya (resource allocator) organisasi dan sebagai negosiator (negotiator) jika terjadi konflik di dalam organisasi.

B. INFORMASI PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJEMEN 1. Tipe Informasi Tipe Kegiatan Manajemen Tipe Informasi Manajemen tingkat bawah ManajemenTingkat Menengah Manajemen tingkat Atas Perencanaan strategi Informasi Pemecahan masalah Pengendalian manajemen Pengendalian manInformasi pengarahan perhatian Pengendalian operasi Informasi pengumpulan data

2. Karakteristik Informasi Manajemen tingkat bawah ManajemenTingkat Menengah Manajemen tingkat Atas Tipe Kegiatan Manajemen : Tipe Informasi : Pengendalian operasi Pengendalian manajemen Perencanaan strategi Informasi pengumpulan data Informasi pengarahan perhatian Informasi Pemecahan masalah 1. Tersaring, padat 2. Luas 3. Ad hoc, tidak rutin 4. tidak terskedul 5. Masa depan, predikssi 6. on line 7. eksternal 1. Terinci, tidak padat 2. Terfokus 3. Rutin 4. Terskedul, periodik 5. Historis 6. off-line 7. Internet Karakteristik Informasi :

3. Sistem-Sistem Informasi di Fungsi-Fungsi Organisasi Sistem Informasi Keuangan Sistem Informasi Pemasaran Sistem Informasi Produksi Sistem Informasi SDM Sistem Informasi Akuntasi Fungsi Keuangan Fungsi Pemasaran Fungsi Produksi Fungsi SDM Sistem-sistem informasi fungsional (fungtional information systems) sebagaimana gambar di samping, dimaksudkan untuk menyediakan informasi kepada manajer-manajer fungsi. Dari gambar, terlihat bahwa sistem informasi akuntansi mendasari sistem-sistem informasi yang lainnya. Ini menunjukkan bahwa sistem-sistem informasi lainnya berhubungan dengan sistem informasi akuntansi. Ini mempunyai implikasi bahwa suatu perusahaan yang akan membangun sistem informasi manajemen, disarankan untuk membangun sistem informasi akuntansi yang lebih baik terlebih dahulu. Selanjutnya, jika ingin membangun sistem-sistem informasi lainnya, data keuangan dari sistem ini tidak perlu dibuat dan disimpan lagi di basis data fungsi bersangkutan, tetapi dapat diambil dari sistem informasi akuntansi. Manajer tingkat atas : Perencanaan stratejik Manajer tingkat menengah : Pengendalian manajemen Manajer tingkat bawah : Pengendalian operasi