PENYELENGGARAAN SEMINAR & KONFERENSI PERS

TIPS & TRIK MERENCANAKAN EVENT Ukur kemampuan Anda dan tim kerja Anda, untuk langkah awal alangkah baiknya jika kita bekerja sama dengan pihak lain. Kendalikan obsesi dan emosi, kedepankan logika Anda. Yang penting cozy… Time table control, sesuaikan dengan job description dan agenda. Sharing dengan tim kerja, minta masukan dari pimpinan Anda. Perhitungkan semua hal secara mendetail, termasuk estimasi dana, talent, venue, supplierproperti. Buatlah daftaf contact person yang diperlukan.

TIPS & TRIK MEMBUAT PROPOSAL EVENT Buatlah kerangka proposal event yang akan Anda selenggarakan. Inti proposal terdiri dari tiga bagian, yakni pendahuluan, isi utama dan closing atau penutup. Pada saat menyusun anggaran, buatlah serealistis mungkin. Hindari kesan blow up yang berlebihan karena mencerminkan pribadi yang rakus. Sesuaikan proposal dengan segmen yang Anda tuju. Untuk event party atau bazaar warna cerah, untukevent yang serius seperti seminar dan talk show pilih desain yang simple tapi elegan.

Layout dan bahasa proposal juga harus disesuaikan dengan target marketnya, tentunya tanpa mengesampingkan unsur estetika. Jangan pelit mengeluarkan dana untuk membuat proposal.

MENYELENGGARAKAN EVENT TIPS DAN TRIK MEMILIH TALENT Talent : artis, pembawa acara,juri perlombaan, pembicara,penari,dll yang akan mengisi acara. Tips dan trik memilih talent : Sesuaikan talent dengan segmen event yang akan dibuat. Pilihlah talent yang mengundang audience, bisa dilihat dari event-event lainnya. Biasanya pada saat negosiasi dengan talent, talent akan memberikan Riders (daftar permintaan) untuk menunjang penampilan di show. Pada saat perencanaan event, kembali kontrol ego dan emosi anda

Ada kalanya talent yang diundang memang akan menyedot banyak audience, tapi berpotensi menimbulkan kerusuhan, hal ini jangan jadi penghambat karena talent itu sendiri yang akan jadi penenang Buatlah perjanjian kontrak dengan talent Adapun yang harus dihindari adalah Memasang talent terlalu banyak Mengundang talent yang sering telat Tidak memenuhi Riders utama talent Mengundang talent yang sudah dipergunakan sehari sebelumnya di event lain Memakai broker pada sat mencari talent

TIPS DAN TRIK PEMILIHAN SPONSORSHIP Sponsor adalah perusahaan yang ingin mempromosikan produknya lewat event yang kita buat. Biasanya mereka memberikan nominal tertentu sebagai imbalan promosi yang kita lakukan.Seimbangkan antara jumlah dana dengan kompensasinya. Akan ada yang jadi sponsor utama ataupun sponsor pendukung. Apabila sponsor meminta sharing produk yang disertakan dengan tiket yang dijual, pertimbangkan harga produk, kompensasi dan harga tiket setelah ditambah dengan sharing produk sponsor tadi. Dalam beberapa kasus ada sponsor yang mengklaim memberikan semua media publikasi secara gratis, sekilas memang membantu namun perhatikan tentang fresh money.

Pertimbangkan juga tenggat waktu pembayaran Bacalah teliti kontrak kerja dengan sponsor Setelah event selesai,kembalikanlah semua properti pinjaman dari sponsor, jangan lupa sertakan dokumentasi event yang sudah dilakukan.

TIPS DAN TRIK PERSIAPAN MENJELANG HARI H EVENT Agar tidak lupa, buatlah agenda rapat harian menjelang hari H, dengan membuat daftar job yang harus dikerjakan, pembagian kerja dan plotting orang Lakukan koordinasi dengan sub-sub bagian koordinator Pastikan semua properti yang dibutuhkan sudah dibooking Sering-seringlah melakukan kontak dengan talent dan pendukung acara Cek distribusi tiket dan publikasi Cek tempat/lokasi event Lakukan koordinasi dengansponsor, tanda tangan MOU dua minggu sebelum event berlangsung Evaluasi tim kerja setiap hari, adakan shartim terjaga.ing dan brainstorming sehingga masalah bisa terselesaikan dan kekompakan