UMPAN BALIK
Umpan balik dapat didefinisikan sebagai informasi tentang perilaku masa lalu, disampaikan sekarang, yang mungkin mempengaruhi perilaku di waktu yang akan datang. Umpan balik menjadi tanggung jawab manajer dan pekerja karena keduanya memperoleh manfaat dari komunikasi yang jelas dan sedang berlangsung. (Schwartz dalam Wibowo, 2014)
Pandangan lain mengemukakan bahwa umpan balik adalah merupakan informasi objektif tentang kinerja individual atau kolektif. Kinerja setiap orang dimonitor, didata, dan dilaporkan kepada atasan sebagai umpan balik (Kreitner dan Kinicki dalam Wibowo, 2014).
FUNGSI UMPAN BALIK Umpan Balik melakukan dua fungsi bagi mereka yang menerimanya, yaitu fungsi instruksional dan fungsi motivasional. Umpan Balik bersifat instruksional apabila mengklarifikasi atau memperjelas peran atau mengajarkan perilaku baru.
Contohnya: Seorang manajer memberikan teguran kepada bawahan yang tidak dapat memenuhi target yang diberikan kepadanya. Manajer memberikan petunjuk kepada bawahan tentang bagaimana memperbaiki kinerjanya. Manajer dapat memberikan coaching kepada karyawannya dan apabila diperlukan mengirimkan untuk mengikuti pelatihan yang sesuai dengan kebutuhannya.
Sebaliknya, umpan balik bersifat memotivasi apabila digunakan sebagai alat untuk memberikan reward atau menjanjikan reward. Fungsi Umpan Balik dapat meningkat secara signifikan dengan menyandingkan tujuan spesifik yang menantang dengan umpan balik spesifik.
Sumber Umpan Balik Secara otoatis pekerja akan mendapatkan umpan balik dari rekan sekerja, supervisor, bawahan dan orang dariluar organisasi seperti pelanggan atau pemasok. Di samping itu, tugas yang dilakukan pekerja seringkali merupakan sumber umpan balik yang objektif.
2. Penerima Umpan Balik Terdapat tiga aspek dari penerima umpan balik yang memerlukan perhatian, yaitu: Karakteristik Penerima Karakteristik kepribadian seperti self-esteem dan self-aficacy dapat membantu atau merintangi kesiapan seseorang untuk menerima umpan balik.
b. Persepsi Penerima Umpan Balik dapat memberikan tanda positif atau negatif. Pada umumnya, orang cendrung memersepsikan dan mengingat umpan balik positif lebih akurat daripada umpan balik negatif. Akan tetapi, umpan balik dengan tanda negatif dapat mempunyai dampak motivasi positif.
c. Evaluasi Kognitif Penerima Atas penerimaan umpan balik, orang secara kognitif mengevaluasi faktor seperti akurasinya, kredibilitas sumber, kejujuran sistem, harapan atas reward kinerja dan standar yang masuk akal.
Hasil Perilaku Umpan Balik Umpan Balik berhubungan erat dengan proses penetapan tujuan, menyangkut hasil perilaku yang sama, yaitu berupa arah, usaha, dan ketekunan.
Umpan Balik Non Tradisional Secara tradisional umpan balik berasal dari atasan kepada bawahan, atau bersifat top-down. Atasan memberikan penilaian kepada bawahan untuk memperbaiki kinerjanya. Akhir-akhir ini berkembang pendekatan nontradisional yang menunjukkan bahwa umpan balik bukan hanya dari atas ke bawah dan adanya beberapa sumber umpan balik.
6 alasan bagi tumbuhnya umpan balik nontradisional, yaitu: Sistem penilaian kinerja tradisional menciptakan ketidakpuasan yang sangat luas di kalangan pekerja. Struktur Organisasi berbasis tim menggantikan struktur hierarki tradisional. Kecendrungan ini memerlukan manajer yang mempunyai interpersonal skills baik dan paling baik apabila dievaluasi oleh anggota tim.
c. Multiple-rater system atau sistem penilai jamak dinilai membuat umpan balik lebih sah atau valid daripada umpan balik bersumber tunggal. d. Teknologi jaringan komputer canggih sangat memfasilitasi pemakaian multiple-rater system. e. Umpan balik dari bawah ke atas berhubungan baik dengan kecendrungan manajemen partisipatif dan pemberdayaan pekerja.
f. Rekan kerja dan bawahan dinyatakan mengetahui lebih banyak tentang kekuatan dan keterbatasan manajer daripada pemimpin tertinggi.
Umpan Balik Non Tradisional
Umpan Balik ke atas Umpan balik ke atas memberikan kesempatan kepada bawahan memberi umpan balik tentang gaya dan kinerja manajer, bawahan mengevaluasi atasannya. 2. Evaluasi Dua Arah Evaluasi dua arah merupakan terminologi untuk mengatakan bahwa evaluasi dan umpan balik dapat mengalir dalam dua arah, tidak hanya dari manajer ke pekerja, tetapi juga dari pekerja ke manajer.
3. Sistem Peningkatan Efektivitas Sistem peningkatan efektivitas merupakan suatu sistem yang menyesuaikan realitas perbedaan dengan kebutuhan individual. Sistem ini membantu pekerja merasa turut memiliki proses karena mereka mendesain bersama manajer. Cara seperti ini menakutkan orang yang menginginkan standar, suatu pendekatan yang menggunakan satu ukuran yang dianggap cocok untuk semua.
4. Menggunakan akal sehat Kadang-kadang kita lupa bahwa tujuan kita adalah memperbaiki produktivitas, tetapi kita sendiri menciptakan hambatan untuk mencapai tujuan tersebut. Sementara itu, untuk maksud tersebut pekerja harus memahami tujuan organisasi, divisi, unit kerjanya, dan bagaimana memberikan kontribusi terbaiknya untuk mencapai tujuan tersebut.
5. Umpan Balik 360 ° Suatu konsep yang memberikan manajer umpan balik dari berbagai tingkat dan kategori rekan kerja yang berbeda bukan merupakan hal baru. Konsep umpan balik 360 derajat memberikan kesempatan kepada individu untuk membandingkan kinerja yang dirasakan mereka sendiri dengan informasi kinerja berdasarkan perilaku spesifik dari manajernya, bawahan, dan rekan kerja. Bahkan orang luar dilibatkan dalam umpan balik 360 derajat.
Umpan Balik 360 derajat selalu benar Umpan Balik 360 derajat bekerja baik dalam organisasi berbasis tim atau lingkungan kerja dimana kerjasama dan kepercayaan tinggi. Mengetahui bahwa seseorang diteliti oleh rekan kerja dan lainnya dapat menimbulkan ketegangan, walaupun dengan menggunakan formulir evaluasi kinerja tanpa nama.
b. Membuat umpan balik 360 derajat bekerja. Pekerja perlu belajar tentang bagaimana bekerjanya proses umpan balik 360 derajat. Hal tersebut dapat dilakukan dengan minta pekerja mengevaluasi atasannya langsung. Dengan demikian, keuntungan yang diperoleh adalah tumbuhnya kepercayaan dan diterimanya cara ini. Juga memberikan gagasan tentang pelatihan macam apa yang diperlukan kelompok dalam teknik evaluasi.
UMPAN BALIK YANG BAIK Umpan Balik yang dimaksudkan sebagai masukan untuk memperbaiki kinerja yang akan datang, sehingga harus diberikan dalam bentuk dan cara yang baik. Umpan Balik yang disampaikan dengan benar akan memberikan dampak positif. Kreitner dan Kinicki dalam Wibowo memberikan beberapa catatan untuk membuat umpan balik yang baik seperti berikut:
Menghubungkan umpan balik pada tujuan kinerja yang ada dan harapan yang jelas. Memberikan umpan balik secara spesifik, terikat pada perilaku yang dapat diamati atau hasil yang dapat diukur. Menghubungkan umpan balik pada bidang yang menjadi hasil utama. Memberikan umpan balik sesegera mungkin. Memberikan umpan balik positif untuk perbaikan proses kinerja, bukan hanya hasil akhir.
6. Memfokuskan umpan balik pada kinerja bukan kepribadian. Mendasarkan umpan balik pada informasi yang akurat dan kredibel.
Monitoring Umpan Balik Menggunakan kalender Tuliskan inisial pekerja setiap memberikan umpan balik pada pekerja. Pada hari Selasa dilakukan pengecekan hasil mingguan. b. Brown Bag Lunch Seminggu sekali lakukan makan siang bersama pekerja. Gunakan kesempatan ini untuk menangkap kejadian yang baru dan mendapatkan perspektif pekerja tentang bagaimana segala sesuatu berjalan.
c. Umpan Balik setiap hari Berikan umpan balik paling tidak kepada seorang pekerja setiap hari. Umpan balik ini harus positif atau konstruktif, dan harus tulus serta tidak memaksa. d. Sikap vokal terhadap pekerjaan baik Pada dasarnya orang suka dipuji sehingga tidak berguna memberikan pujian kosong. Namun, apabila memberi pujian adalah pantas, karyawan dipuji di depan umum dengan umpan balik positif.
Beberapa pelajaran yang dapat ditarik dari penelitian tentang umpan balik, yaitu sebagai berikut: Penerimaan umpan balik tidak boleh diperlakukan sebagai sesuatu yang “given”. Sering disalahpersepsikan atau ditolak, terutama dalam situasi antar budaya. Manajer dapat meningkatkan kredibilitas mereka sebagai sumber umpan balik dengan mengembangkan keahliannya dan menciptakan iklim kepercayaan.
c. Umpan balik negatif biasanya disalahpersepsikan atau ditolak. d. Umpan Balik yang terlalu sering mengikis rasa kontrol pribadi dan inisiatif, tetapi umpan balik jarang terjadi di kebanyakan organisasi. Umpan balik masih perlu disesuaikan dengan penerima umpan balik. Average dan below averege performer memerlukan ekstrinsik reward atas kinerjanya sedangkan high performer merespon umpan balik yang meningkatkan perasaannya atas kompetensi dan kontrol pribadi.
Kesalahan dalam menggunakan umpan balik Umpan balik digunakan untuk menghukum, membuat malu, atau menjatuhkan pekerja. Bagi penerima umpan balik melihatnya tidak relevan untuk pekerjaanya. Informasi umpan balik diterima terlalu lambat untuk melakukan perbaikan. Penerima umpan balik percaya bahwa hal tersebut berada di luar kontrolnya.
e. Pekerja mengeluh terlalu banyak membuang waktu untuk mengumpulkan dan mencatat data umpan balik. Penerima umpan balik mengeluh karena umpan balik menjadi kompleks atau sulit dimengerti.
Reaksi terhadap umpan balik Umpan balik biasanya memberikan beberapa berita baik dan juga berita buruk. Kebanyakan orang ingin mengetahui kelemahannya, tetapi mereka tidak selalu berusaha memperbaikinya. Masalahnya adalah bahwa mereka tidak ingin berubah dengan hasil yang kelihatan buruk. Perubahan hanya akan mudah ketika anda berhasil mengkombinasikan komitmen tingkat tinggi dengan tingkat kesulitan yang rendah.
Reaksi terhadap Umpan Balik Denial (Pengingkaran) Meskipun seseorang memberikan umpan balik yang tidak menimbulkan keraguan atau kesulitan untuk memahami, hal tersebut tidak menjamin bahwa orang akan percaya umpan balik atau akan bertindak atas dasar itu. Mereka yang menerima umpan balik dan membuat perubahan atau penyesuaian dalam perilakunya menjadi orang yang lebih baik karena umpan balik, tetapi mungkin terdapat rintangan termasuk pengingkaran.
3 Macam kemungkinan pengingkaran Minimal denial, menunjukkan dirinya sebagai rasional. Pada tingkat ini, ketika orang menerima umpan balik negatif, mereka percaya bahwa tidak perlu atau tidak penting untuk berubah, karena yang terjadi adalah tidak terlalu buruk. Moderate denial, bersifat kurang sadar. Dalam situasi seperti ini, orang bereaksi terhadap umpan balik, tetapi biasanya tidak tahu mengapa bereaksi.
c. Advanced denial, adalah mereka tidak sadar sama sekali bahwa mereka mengingkari. Mereka bertindak seperti ahli dan tegas mengingkari bahwa terjadi masalah, atau mereka sama sekali mengabaikan masalah. Perbedaannya adalah bahwa mereka tidak sadar akan pengingkarannya.
2. Balance (Seimbang) Ketika menerima umpan balik, perilaku reaktif bersifat kontra produktif. Akan tetapi, perilaku produktif tidak selalu sekadar lawan dari perilaku kontra produktif. Contoh, perilaku kontra produktif adalah rasionalisasi.
4 Strategi yang dapat dipergunakan untuk memproses umpan balik yang memerlukan keseimbangan: a.Rationalization versus literal acceptance (Rasional lawan penerimaan secara harfiah). Ketika orang merasionalkan hasil dari umpan balik mereka, mereka sering berusaha membenarkan perilaku mereka, sambil menghindari sumber pokok masalah.
b. Fight versus flight (melawan lawan melarikan diri) Strategi umum lainnya untuk menghadapi umpan balik adalah dengan melawan atau fight. Menerima umpan balik dari orang lain, anda harus menyeimbangkan reaksi melawan terhadap umpan balik dengan keinginan untuk melarikan diri atau “flight” daripadanya.
c. That’s interesting versus thats terrible (menarik lawan mengerikan). Sebagian orang menerima umpan balik negatif sebagai akhir karier, sementara orang lain memandang data hanya sebagai laporan teknis yang tidak ada hubungannya.
Paralysis of analysis versus ignorance is bliss (kelumpuhan analisis lawan ketidaktahuan adalah kebahagiaan). Menerima umpan balik dari orang lain, anda harus menganalisis hasilnya dengan cukup baik untuk memahami data dan implikasinya,tanpa menjadi terlalu terlibat dalam analisis yang anda tidak pernah mencapai kesimpulan apapun.
3. Sikap sehat terhadap umpan balik Apabila persepsi adalah sebuah realitas, dan menjaga keseimbangan yang tepat adalah penting, maka cara yang paling efektif memproses umpan balik adalah dengan memperbaiki sikap anda terhadap umpan balik.
Memperbaiki kemampuan menerima umpan balik. Apabila anda kesulitan menerima umpan balik dari orang lain, atau hanya ingin memperbaiki kemampuan menerima umpan balik, bagaimana anda memperbaiki dan membuat perubahan yang diinginkan.
Enam langkah yang diperlukan untuk memfasilitasi umpan balik, yaitu: Identify specific employee successes and failure (mengidentifikasi secara spesifik keberhasilan dan kegagalan pekerja). Apabila berbicara dengan pekerja harus spesifik. Jangan mengatakan pada pekerja bahwa mereka sering terlambat. Akan tetapi, beritahu secara tepat jumlah waktu mereka telah terlambat dalam periode waktu tertentu. Sama halnya apabila menawarkan pujian, seperti jumlah uang atau waktu perusahaan yang telah dihemat oleh pekerja.
2. Stop talking and start listening (berhenti berbicara dan mulai menyimak). Tanyakan pekerja untuk merespons pengamatan anda dan memberi perhatian penuh pada kata dan bahasa tubuh mereka. Apabila anda tidak menyimak apa yang dikatakan pekerja, maka tidak mungkin mereka menyimak apa yang anda katakan.
3. Discuss the implications of changing or not changing behavior (mendiskusikan implikasi perilaku berubah atau tidak berubah. Apabila anda menghadapi masalah perilaku, sampaikan manfaat yang mungkin diperoleh dengan terminologi yang jelas dan tidak dapat salah. Sebaliknya, biarkan pekerja tahu bahwa akan menerima bonus atau pengakuan lainnya. Informasi secara spesifik memberikan pekerja patokan untuk menilai dan menyesuaikan perilaku mereka.
4. Link past accomplishments to needed changes (menghubungkan penyelesaian yang lalu pada perubahan yang diperlukan). Lihatlah bidang dimana pekerja telah berhasil dan menunjukkan bagaimana sifat-sifat yang dapat mengarah pada keberhasilan dapat diterapkan pada bidang lain yang perlu perbaikan.
Agree on an action plan (menyetujui rencana tindak). Tanyakan kepada pekerja langkah apa yang mereka dapat lakukan untuk menghadapi masalah yang telah diidentifikasi. Kumpulkan saran mereka. Pastikan bahwa gagasan spesifik, jadwal waktu, dan rencana realitis dan terukur. Apabila mungkin tuliskan rencana tersebut bersama pekerja.
6. Follow up (tindak lanjut) Tetapkan tanggal dan waktu untuk bertemu lagi untuk meninjau ulang atau review formal tentang kemajuan yang berhubungan dengan rencana tindak. Gunakan pengembangan rencana tindak sebagai langkah awal untuk sesi umpan balik lebih reguler dan tidak formal.
UMPAN BALIK EFEKTIF Constructive (Konstruktif) Umpan Balik konstruktif merupakan alat motivasi yang sangat kuat, dimaksudkan untuk membimbing ke arah perbaikan. Umpan balik mendorong orang yang mempunyai kinerja baik untuk mewujudkan lebih baik lagi, dan menghentikan umpan balik pada kinerja buruk dari kritikan destruktif.
2. Relates exclusively to work (menghubungkan pada pekerjaan secara eksklusif) Apa yang terjadi di luar pekerjaan dan tidak memikul beban pada kinerja di pekerjaan atau setiap pengaruh pada nama baik organisasi tidak menjadi subjek umpan balik.
3. Assesses performance, not personality (menilai kinerja, bukan kepribadian) Satu-satunya masalah yang harus menjadi perhatian manajer adalah menilai kinerja. Pandangan kita terhadap sifat bawahan adalah tidak relevan, sampai mempunyai dampak sebaliknya pada efektivitas tim.
4. Specific (Spesifik) Umpan balik harus berhubungan pada kompetensi, deskripsi pekerjaan, dan tujuan yang telah ditetapkan. Contoh spesifik harus dihubungkan secara langsung pada tanggung jawab dan tujuan dikaitkan pada pekerjaan pekerja.
5. Accounts for perceptual difference (memperhitungkan perbedaan persepsi). Memperhitungkan bahwa cara kita melihat kinerja pekerja mungkin sangat berbeda dari bagaimana pekerja melihat kinerjanya sendiri. Adalah mudah untuk menarik kesimpulan dari hasil yang dapat dikuantitaifkan, tetapi masalah kurang kuantitatif lain mungkin lebih sulit menilai dalam terminologi mutlak.
6. Objective (Objektif) Perlu dipastikan bahwa penilaian dan pengukuran kita bersifat objektif dan tidak emosional. Perlu dihindari alternatif subjektif, dan terutama menghindari sikap kurang berhati-hati.