Dr. Ir. Kudang Boro Seminar, M.Sc. PENGEMBANGAN APLIKASI WEB ADMINISTRASI INVENTARISASI BARANG (STUDI KASUS DI PERPUSTAKAAN IPB) Oleh: Hariadi Wicaksana (G06499040) Pembimbing: Dr. Ir. Kudang Boro Seminar, M.Sc. Ir. Agus Buono, M.Si, M.Kom.

Latar Belakang Saat ini perpustakaan IPB mencatat inventaris yang dimiliki secara manual. Dengan semakin bertambahnya inventaris yang diperoleh baik dari berbagai pembelian secara langsung maupun berasal dari beragam proyek atau hibah, pencatatan secara manual menjadi relatif sulit.

Latar Belakang (lanjutan) Untuk mengatasi kesulitan tersebut penulis mengembangkan Aplikasi Web Administrasi Inventarisasi Barang di Perpustakaan IPB.

Latar Belakang (lanjutan) Penggunaan basis web memungkinkan Staf Administrasi di Perpustakaan IPB mengakses aplikasi melalui jaringan lokal.

Tujuan Mengembangkan aplikasi administrasi inventarisasi barang di Perpustakaan IPB dalam basis web.

Manfaat Aplikasi yang dikembangkan diharapkan dapat membantu administrasi inventarisasi barang di Perpustakaan IPB Darmaga Bogor secara lebih terkontrol.

Ruang Lingkup Pengembangan aplikasi pada penelitian ini dibatasi pada keperluan operasional inventarisasi barang yang telah dilakukan di Perpustakaan IPB.

Menurut (KLBI, 1998), inventaris Tinjauan Pustaka Inventarisasi Menurut (KLBI, 1998), inventaris adalah daftar barang-barang atau segala sesuatu yang menjadi milik kantor dan sebagainya. Inventarisasi barang adalah pencatatan atau pendataan barang-barang yang dianggap inventaris.

Tinjauan Pustaka (lanjutan) Basis Data Relasional Basis data relasional adalah model basis data yang menggunakan sekumpulan tabel berdimensi dua (yang disebut relasi atau tabel), dengan masing-masing relasi tersusun atas tupel atau baris, dan atribut. Relasi dirancang sedemikian rupa sehingga dapat menghilangkan kemubaziran data dan menggunakan kunci tamu untuk berhubungan dengan relasi lain.

Tinjauan Pustaka (lanjutan) SQL (Structured Query Language) SQL merupakan bahasa kueri standar untuk mengakses basis data relasional. SQL tidak hanya digunakan untuk melakukan query (memperoleh data), tetapi juga mencakup kemampuan lain seperti: pendefinisian struktur data, pengubahan data, pengaturan sekuritas, dan lain-lain.

Tinjauan Pustaka (lanjutan) PostgreSQL PostgreSQL adalah aplikasi Relational Database Management System (RDBMS) yang dikembangkan oleh Berkeley Computer Science Department University of California; bersifat gratis dalam perolehan dan pengembangan meskipun untuk keperluan komersial. PostgreSQL memiliki fasilitas modern seperti complex queries, foreign key, triggers, views, transactional integrity, multiversion concurrency control, serta dapat diperluas dan dikustomisasi sesuai keperluan.

Tinjauan Pustaka (lanjutan) Web Server dan Web Browser Web server adalah aplikasi internet server yang melayani koneksi transfer data dalam protokol HTTP (Hypertext Transfer Protocol). Output web server dalam bentuk HTML (Hypertext Markup Language) dapat diamati oleh aplikasi yang disebut web browser. PHP (Hypertext Preprocessor) PHP adalah bahasa pemrograman yang dijalankan di sisi web server. Hasil eksekusi oleh web server ditampilkan dalam bentuk HTML di web browser. PHP memiliki sintaks menyerupai bahasa pemrograman C dan mendukung pengaksesan ke database server.

Metode Pengembangan Aplikasi Langkah kerja dalam mengembangkan aplikasi menggunakan konsep Siklus Hidup Pengembangan Sistem, secara garis besar meliputi definisi masalah, identifikasi tujuan pengembangan aplikasi, analisis kebutuhan pengguna, desain, dan implementasi.

Definisi Masalah Perpustakaan IPB mencatat inventaris miliknya secara manual dalam suatu daftar inventaris induk. Proses pencatatan secara manual memiliki kesulitan dengan semakin bertambahnya inventaris yang diperoleh baik dari berbagai pembelian secara langsung maupun berasal dari beragam proyek atau hibah.

Daftar Inventaris Induk di Perpustakaan IPB

Tujuan Pengembangan Aplikasi Tujuan pengembangan aplikasi adalah membantu menyediakan wadah dan fungsi administrasi yang diperlukan dalam melakukan pencatatan inventaris di Perpustakaan IPB. Pengembangan aplikasi disesuaikan dengan atribut-atribut pencatatan inventaris yang telah ada.

Analisis Kebutuhan Pengguna Keperluan Operasional: 1. Perpustakaan IPB mengklasifikasikan inventaris berdasarkan kode yang telah ditetapkan oleh IPB: * Kode Klasifikasi Barang, menyatakan kelompok barang * Kode Jenis Barang, menyatakan sub kelompok barang

Kodesifikasi Inventaris di Lingkungan IPB Keterangan: Kode Barang berakhiran ”.000” adalah Kode Klasifikasi Barang Kode Barang selain berakhiran ”.000” adalah Kode Jenis Barang

Analisis Kebutuhan Pengguna (lanjutan) Keperluan Operasional: 2. Transaksi penerimaan barang mencatat atribut-atribut inventaris baru ke dalam daftar inventaris induk. Atribut-atribut yang disimpan pada daftar inventaris induk tersebut dapat dilihat sebagai berikut.

Atribut Daftar Inventaris Induk di Perpustakaan IPB No. Atribut Keterangan Tipe Data di Tabel Harus Diisi 1 Nomor Registrasi Nomor Registrasi Internal Perpustakaan IPB text ya 2 Kode Klasifikasi Barang Berisi Kode Klasifikasi Barang Internal Perpustakaan IPB 3 Nama Klasifikasi Barang Berisi Nama Klasifikasi Barang Internal Perpustakaan IPB 4 Kode Jenis Barang Berisi Kode Jenis Barang Internal Perpustakaan IPB 5 Nama Jenis Barang Berisi Nama Jenis Barang Internal Perpustakaan IPB 6 Satuan Barang Berisi Satuan Barang tidak 7 Merk/Spesifikasi Berisi Merk/Spesifikasi Barang 8 Ukuran/Kapasitas Berisi Ukuran/Kapasitas Barang 9 Tahun Pembuatan Berisi Tahun Pembuatan dari Manufaktur numerik 10 Nomor Pabrik (serial number) Berisi nomor seri barang 11 Pembuat Barang Berisi Pembuat (manufaktur) Barang 12 Asal Barang Berisi Sumber Barang 13 Sumber Dana Berisi Sumber Dana Perolehan Barang 14 Kelengkapan Dokumen Berisi Status Kelengkapan Dokumen Barang (Ditentukan secara internal oleh Staf Administrasi Inventari Barang) 15 Kondisi Berisi Keadaan Barang (Ditentukan secara internal oleh Staf Administrasi Inventari Barang) 16 Harga Berisi Harga Barang 18 Ruangan Berisi Nama Ruangan di Perpustakaan IPB di mana barang dialokasikan (Ditentukan secara internal oleh Staf Administrasi Inventari Barang) 19 Nomor Pintu Berisi Informasi Nomor Pintu Ruangan 20 Bidang Berisi Informasi Nama Bidang Operasional Perpustakaan IPB untuk suatu Ruangan (1 Ruangan hanya 1 Nama Bidang) 21 Operator Terima Berisi Nama Operator Penerima Barang (otomatis terisi operator saat itu) 22 Tanggal Penerimaan Berisi Tanggal Penerimaan

Analisis Kebutuhan Pengguna (lanjutan) Keperluan Operasional: 3. Transaksi penghapusan barang mengeliminasi data inventaris yang tidak digunakan (namun masih terdapat dalam daftar inventaris induk) untuk dipindahkan dan disimpan ke dalam daftar hapus. Atribut data inventaris pada daftar hapus adalah semua atribut yang diperoleh pada transaksi penambahan barang ditambah atribut: operator penghapus, tanggal penghapusan, dan alasan penghapusan. Berikut adalah atribut pada daftar hapus.

Atribut Daftar Hapus di Perpustakaan IPB No. Atribut Keterangan Tipe Data di Tabel Harus Diisi 1 Nomor Registrasi Nomor Registrasi Internal Perpustakaan IPB text ya 2 Kode Klasifikasi Barang Berisi Kode Klasifikasi Barang Internal Perpustakaan IPB 3 Nama Klasifikasi Barang Berisi Nama Klasifikasi Barang Internal Perpustakaan IPB 4 Kode Jenis Barang Berisi Kode Jenis Barang Internal Perpustakaan IPB 5 Nama Jenis Barang Berisi Nama Jenis Barang Internal Perpustakaan IPB 6 Satuan Barang Berisi Satuan Barang tidak 7 Merk/Spesifikasi Berisi Merk/Spesifikasi Barang 8 Ukuran/Kapasitas Berisi Ukuran/Kapasitas Barang 9 Tahun Pembuatan Berisi Tahun Pembuatan dari Manufaktur numerik 10 Nomor Pabrik (serial number) Berisi nomor seri barang 11 Pembuat Barang Berisi Pembuat (manufaktur) Barang 12 Asal Barang Berisi Sumber Barang 13 Sumber Dana Berisi Sumber Dana Perolehan Barang 14 Kelengkapan Dokumen Berisi Status Kelengkapan Dokumen Barang (Ditentukan secara internal oleh Staf Administrasi Inventari Barang) 15 Kondisi Berisi Keadaan Barang (Ditentukan secara internal oleh Staf Administrasi Inventari Barang) 16 Harga Berisi Harga Barang 17 Level Berisi Nama Lantai di Perpustakaan IPB di mana barang dialokasikan (Ditentukan secara internal oleh Staf Administrasi Inventari Barang) 18 Ruangan Berisi Nama Ruangan di Perpustakaan IPB di mana barang dialokasikan (Ditentukan secara internal oleh Staf Administrasi Inventari Barang) 19 Bidang Berisi Informasi Nama Bidang Operasional Perpustakaan IPB untuk suatu Ruangan (1 Ruangan hanya 1 Nama Bidang) 20 Nomor Pintu Berisi Informasi Nomor Pintu Ruangan 21 Operator Terima Berisi Nama Operator Penerima Barang (otomatis terisi operator saat itu) 22 Tanggal Penerimaan Berisi Tanggal Penerimaan 23 Operator Hapus Berisi Nama Operator Penghapus Barang 24 Tanggal Hapus Berisi Tanggal Hapus 25 Alasan Hapus Berisi Alasan Penghapusan

Analisis Kebutuhan Pengguna (lanjutan) Keperluan Operasional: 4. Hanya kelompok administrator yang dapat melakukan pengeditan, penambahan, serta penghapusan terhadap data barang. 5. Perlunya pembuatan rekapitulasi inventaris sebagai laporan perkembangan pemilikan inventaris. Aplikasi diinginkan untuk dapat menghasilkan rekapitulasi otomatis di browser maupun disimpan sebagai Microsoft Excel file.

Analisis Kebutuhan Pengguna (lanjutan) Keperluan Operasional: 6. Komputer milik Bidang Administrasi Perpustakaan IPB menggunakan sistem operasi Microsoft Windows XP. Untuk kemudahan penggunaan, aplikasi akan dijalankan pada browser Interner Explorer yang ada.

Analisis Kebutuhan Pengguna (lanjutan) Pengembangan aplikasi memerlukan perangkat lunak atau development tool yang bersifat gratis (non-lisensi) sehingga tidak menyalahi aturan hukum yang berlaku serta dapat memberikan penghematan ekonomis terhadap pengembangan dan pemeliharaan aplikasi.

Desain Aplikasi

Desain Data Entiti-entiti yang diperlukan:

Desain Data (lanjutan) Tabel yang diperlukan terdiri atas: 1. Tabel-tabel Inventaris Terpakai, menyimpan inventaris yang masih digunakan (untuk ditampilkan dalam daftar inventaris induk) 2. Tabel-tabel Inventaris Hapus, menyimpan inventaris yang dihapus (untuk ditampilkan dalam daftar hapus) 3. Tabel-tabel Tambahan, untuk keperluan tambahan aplikasi.

Tabel-tabel Inventaris Terpakai No. Nama Tabel Kegunaan 1 kelompok_barang Menyimpan informasi Klasifikasi Barang 2 barang Menyimpan informasi Jenis Barang 3 item Menyimpan informasi detail barang per item 4 lantai Menyimpan informasi lantai 5 ruangan Menyimpan informasi ruangan 6 jenis_satuan_barang Menyimpan informasi satuan barang 7 jenis_kondisi_barang Menyimpan informasi kondisi barang 8 manufaktur Menyimpan informasi manufaktur barang 9 status_dokumen_barang Menyimpan informasi kelengkapan dokumen barang 10 sumber_barang Menyimpan informasi asal barang 11 jenis_ukuran_barang Menyimpan informasi ukuran barang 12 kategori_perolehan_barang Menyimpan informasi sumber dana perolehan barang 13 opr Menyimpan informasi operator program 14 bidang Menyimpan informasi nama bidang operasional Perpustakaan IPB

Tabel-tabel Inventaris Hapus No. Nama Tabel Kegunaan 1 kelompok_barang_hapus Menyimpan informasi kelompok barang hapus 2 barang_hapus Menyimpan informasi jenis barang hapus 3 item_hapus Menyimpan informasi detail barang hapus 4 lantai_hapus Menyimpan informasi lantai terakhir barang hapus 5 ruangan_hapus Menyimpan informasi ruangan terakhir dari barang hapus 6 jenis_satuan_barang_hapus Menyimpan informasi satuan barang hapus 7 jenis_kondisi_barang_hapus Menyimpan informasi kondisi barang hapus 8 manufaktur_hapus Menyimpan informasi manufaktur barang untuk barang yang dihapus 9 status_dokumen_barang_hapus Menyimpan informasi kelengkapan dokumen barang untuk barang yang dihapus 10 sumber_barang_hapus Menyimpan informasi sumber barang hapus 11 jenis_ukuran_barang_hapus Menyimpan informasi ukuran barang hapus 12 kategori_perolehan_barang_hapus Menyimpan informasi sumber dana barang hapus 13 opr_hapus Menyimpan informasi operator yang menghapus barang 14 bidang_hapus Menyimpan informasi nama bidang operasional Perpustakaan IPB

Tabel-tabel Tambahan No. Nama Tabel Kegunaan 1 sess Menyimpan informasi session operator yang sedang login 2 pejabat Menyimpan informasi Pejabat Perpustakaan IPB

Relasi Tabel-tabel InventarisTerpakai

Relasi Tabel-tabel Barang Hapus

Desain Operator Aplikasi Level operator aplikasi terbagi menjadi: 1. Level biasa dapat mengubah data dirinya, dapat menampilkan data barang. 2. Level administrator dapat melakukan apa yang dilakukan level biasa, dapat menampilkan, mengedit, menambah, dan menghapus data barang maupun operator level biasa. 3. Level super admin dapat melakukan apa yang dilakukan level administrator, dapat menampilkan, mengedit, menambah, dan menghapus operator level administrator. Untuk selanjutnya level super admin dan administrator dikelompokkan sebagai administrator.

Desain Input / Output 1. Input yang diberikan pengguna ke aplikasi adalah teks yang diketik melalui keyboard, dan pemilihan link melalui mouse. 2. Validasi dilakukan terhadap atribut inventaris yang harus diisi, dan atribut inventaris numerik (tahun pembuatan dan harga) 3. Output aplikasi adalah data tabular dilengkapi paging, pengurutan dan pencarian substring per kolom, link ke halaman lain, dan daftar rekapitulasi tahunan maupun bulanan dalam Microsoft Excel file.

Desain Layout Secara umum, layout aplikasi terdiri atas bagian header, menu, isi, dan footer. Header Menu Isi Footer

Menu operator level biasa Desain Menu Berdasarkan permintaan pengguna, terdapat menu untuk operator level biasa dan menu untuk kelompok administrator. Menu operator level biasa No. Nama Menu Kegunaan 1 Daftar Inventaris Induk Menampilkan tabel daftar inventaris induk. 2 Daftar Hapus Menampilkan tabel daftar hapus.

Desain Menu (lanjutan) Menu Kelompok Administrator No. Nama Menu Kegunaan 1 Administrasi Program Menampilkan sub menu Administrasi Program. 2 Daftar Inventaris Induk Menampilkan tabel daftar inventaris induk beserta perintah tambah, edit, dan hapus. 3 Daftar Inventaris Ruangan Menampilkan tabel daftar inventaris ruangan (daftar inventaris di suatu ruangan) beserta perintah tambah, edit, dan hapus. 4 Daftar Hapus Menampilkan tabel daftar hapus beserta perintah undelete, dan hapus. 5 Daftar Rekapitulasi Menampilkan perintah sub menu rekapitulasi inventaris tahunan dan bulanan.

Desain Proses (Diagram Konteks)

DFD Level 1 untuk Administrator

DFD Level 1 (lanjutan) Untuk Pengguna Biasa

Fungsi-fungsi Aplikasi Tabel 7 Fungsi-fungsi Aplikasi Fungsi-fungsi Aplikasi No. Nama Fungsi Keterangan 1 Login Fungsi untuk login dan logout ke dalam aplikasi 2 Ganti Password Fungsi untuk mengganti password 3 Detail Operator Fungsi untuk tampil, tambah, edit, dan hapus operator 4 Klasifikasi Barang Fungsi untuk cari/tampil, tambah, edit, dan hapus klasifikasi barang 5 Jenis Barang Fungsi untuk cari/tampil, tambah, edit, dan hapus jenis barang 6 Satuan Barang Fungsi untuk cari/tampil, tambah, edit, dan hapus satuan barang 7 Asal Barang Fungsi untuk cari/tampil, tambah, edit, dan hapus asal barang 8 Sumber Dana Barang Fungsi untuk cari/tampil, tambah, edit, dan hapus sumber dana barang 9 Kelengkapan Dokumen Barang Fungsi untuk tampil, tambah, edit, dan hapus informasi kelengkapan dokumen 10 Pembuat Barang Fungsi untuk cari/tampil, tambah, edit, dan hapus informasi pembuat barang 11 Kondisi Barang Fungsi untuk cari/tampil, tambah, edit, dan hapus informasi kondisi barang 12 Ukuran/Kapasitas Barang Fungsi untuk cari/tampil, tambah, edit, dan hapus ukuran/kapasitas barang 13 Level (Lantai) Fungsi untuk cari/tampil, tambah, edit, dan hapus informasi nama lantai 14 Ruangan Fungsi untuk cari/tampil, tambah, edit, dan hapus informasi nama ruangan 15 Bidang Fungsi untuk cari/tampil, tambah, edit, dan hapus informasi nama bidang operasional di Perpustakaan IPB 16 Pejabat Fungsi untuk cari/tampil, tambah, edit, dan hapus informasi Pejabat Perpustakaan IPB 17 Daftar Inventaris Induk Fungsi untuk cari/tampil, tambah, edit, dan hapus inventaris 18 Daftar Inventaris Ruangan menurut suatu ruangan 19 Daftar Hapus Fungsi untuk cari/tampil, undelete, dan hapus Inventaris hapus 20 Daftar Rekapitulasi Fungsi untuk tampil rekapitulasi tahunan atau bulanan di browser maupun dalam Microsoft Excel file.

Antarmuka Perangkat Keras Spesifikasi minimum untuk menjalankan database server dan web server: PC setaraf Intel P III 800 Mhz RAM 128 MB Freespace Hardisk 1 GB Monitor Keyboard Mouse

Antarmuka Perangkat Lunak Sistem operasi Microsoft Windows XP Web Browser : Internet Explorer 6 Web Server : Apache XAMPP 1.5.5 Scripting Language : PHP 5, Javascript Database : PostgreSQL 8.2

Hasil Implementasi

Hasil Implementasi

Hasil Implementasi

Hasil Implementasi

Hasil Implementasi

Hasil Implementasi

Pengujian Pengujian dilakukan dengan menguji apakah masukan dari pengguna memberikan hasil keluaran yang sesuai (tidak memperhatikan proses di dalamnya). Hasil pengujian dari aplikasi secara keseluruhan dikatakan berhasil, karena masukan dari pengguna memberikan hasil keluaran yang sesuai dengan yang diharapkan.

Kesimpulan Aplikasi web administrasi inventarisasi barang ini didesain untuk menyediakan wadah dan fungsi administrasi dalam melakukan pencatatan inventaris di Perpustakaan IPB.

Saran Penambahan fitur-fitur baru sesuai keperluan proses administrasi inventarisasi barang di Perpustakaan IPB

DAFTAR PUSTAKA Achour, M. et. al. 2006. PHP Manual. http://www.php.net/docs.php. Agung, G. 2000. ASP Programming. Mitsaq, Wisma ‘PPJS’ Jogonalan Kidul Gang Malewa, Tirtonirmolo Kasihan Bantul, Yogyakarta. Azis, M. F. 2001. Belajar Sendiri Pemrograman PHP 4 bagi Web Programmer. PT. Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, Anggota IKAPI, Jakarta. Daryanto, S. S. 1998. Kamus Lengkap Bahasa Indonesia (KLBI). Penerbit Apollo, Surabaya. Kadir, A. 2000. Konsep & Tuntunan Praktis Basis Data. Penerbit Andi Yogyakarta, Yogyakarta. Purbo, O.W. et. al. 2001. Buku Pintar Internet Apache Web Server. P.T. Elex Media Komputindo, Jakarta. Rachmaniah, M. 2001. Sistem Informasi Manajemen Edisi-2. Jurusan Ilmu Komputer Institut Pertanian Bogor, Bogor. The PostgreSQL Global Development Group. 2006. PostgreSQL 8.2.1 Documentation. http://www.postgresql.org.

Terima Kasih