Dokumentasi & Pengelolaan Kebutuhan SI301 Analisis Bisnis dan Informasi Pertemuan #12

Kemampuan akhir yang diharapkan Anda dapat melakukan pengembangan kebutuhan bisnis melalui proses penentuan, analisis, dokumentasi, pemodelan, dan pelaksanaan di organisasi.

Topik bahasan Pentingnya dokumentasi Dokumentasi kebutuhan dan katalog Pengelolaan kebutuhan

Dua elemen penting dalam rekayasa kebutuhan (requirement engineering): Mendokumentasikan kebutuhan yang telah dikumpulkan, Mengelola kebutuhan itu agar mudah dilacak melalui perubahan proses bisnis, mulai dari sumbernya hingga penerapannya. Mendokumentasikan kebutuhan dengan jelas adalah sangat penting bagi keberhasilan proyek.

Pentingnya dokumentasi

Ada beberapa alasan mengapa perlu dokumentasi yang baik: Pertama, memungkinkan komunikasi antar anggota proyek dan menjadi dasar untuk memastikan bahwa semua kebutuhan yang berkaitan telah konsisten satu sama lain. Kedua, dokumentasi menyediakan dasar yang kuat bagi manajer dan staf bisnis, yang menjadi sumber dan pemilik kebutuhan, untuk memvalidasi dokumen secara tepat solusi apa yang mereka butuhkan. Ketiga, setiap pengembangan dan pengujian solusi bisnis lebih lanjut akan menggunakan hasil dokumentasi sebagai masukan.

Dokumentasi kebutuhan (requirement documentation) akan menentukan apa yang akan dilakukan oleh solusi dan kriteria penerimaan yang dibutuhkan untuk menguji bahwa fitur yang dibutuhkan telah diterapkan secara tepat. Dokumentasi kebutuhan juga digunakan setelah implementasi solusi.

Dokumentasi kebutuhan dan katalog

Dokumen kebutuhan (requirement document) harus dapat menjadi dasar bagi solusi untuk diterapkan di organisasi, sehingga harus disusun dengan baik dan jelas. Dokuemen yang terstruktur dengan baik akan membantu meningkatkan aksesibilitas dokumen dan memungkinkan para peninjau (reviewer) untuk mengidentifikasi kesalahan dan kekurangan.

Dokumen kebutuhan biasanya berisi bagian2 berikut ini:

1# Introduction and background - pendahuluan & latar belakang Bagian ini berisi deskripsi dari situasi bisnis dan pendorong diadakannya proyek. Bagian ini berfungsi untuk mengklarifikasi lingkup dan tujuan pekerjaan serta memastikan bahwa seluruh stakeholder telah mengetahui konteks bisnis dari kebutuhan.

2# Business process model - model proses bisnis Pada umumnya, kebutuhan bisnis (business requirement) melibatkan perubahan dari proses bisnis yang ada dan solusi perangkat lunak yang baru ataupun ditingkatkan harus mendukung perubahan proses bisnis tersebut.

3# Function model - model fungsi Diagram yang menunjukkan fungsionalitas dari solusi software yang diajukan dapat diletakkan pada bagian ini. Diagram yang biasanya digunakan adalah: context diagram use case diagram.

4# Data model - model data Model data sangat dibutuhkan karena kebutuhan (requirement) membutuhkan data definition yang detil, contohnya bila berkaitan dengan pembangunan solusi software solution atau mengevaluasi paket off-the-shelf software. Bagaimanapun juga, membangun model data akan membantu untuk memahami data dan aturan bisnis (business rule) yang berlaku pada relationship di antara kelompok data.

5# Requirements catalogue - katalog kebutuhan Informasi mengenai setiap satu kebutuhan (requirement) harus didokumentasi di dalam katalog kebutuhan (requirement catalogue). Katalog adalah komponen utama untuk pemeriksaan (audit) terhadap kebutuhan karena menjadi tempat penyimpanan pusat informasi yang berkaitan dengan identifikasi, cross-referencing, dan sumber kebutuhan.

Jenis-jenis kebutuhan: .

6# Glossary of terms - daftar istilah Salah satu karakteristik untuk kualitas dari sebuah dokumen kebutuhan (requirement document) adalah memastikan bahwa terdapat definisi yang jelas terhadap kebutuhan sehingga dapat dibaca, dipahami, dan disetujui dengan mudah.

Pengelolaan kebutuhan

Elemen pengelolaan kebutuhan

1# Requirement identification - identifikasi kebutuhan Setiap kebutuhan (requirement) perlu untuk diidentifikasi secara unik sehingga setiap referensi yang berhubungan dengan kebutuhan itu hanya berkaitan dengan satu kebutuhan itu saja.

2# Cross-referencing - referensi Semua kebutuhan (requirement) dan dokoumen yang saling berkaitan harus direferensikan (cross-reference) sehingga pengembangan lebih lanjut dapat dilakukan karena informasi yang berkaitan dengan kebutuhan dapat diakses dengan mudah.

3# Origin and ownership - sumber dan kepemilikan Sumber digunakan untuk membantu mengidentifikasi (apa/siapa) asal dari kebutuhan. Bila diketahui sumber kebutuhan (requirement), baik itu orang atau dokumen, maka dapat diperoleh tambahan informasi dan pertimbangan untuk kebutuhan tersebut.

4# Configuration management - manajemen konfigurasi Manajemen konfigurasi berkaitan dengan pengendalian setiap perubahan yang dibuat terhadap hasil dari proyek, misalnya melalui dokumen yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap perubahan yang dibuat dicatat secara teratur sehingga bisa dilacak kembali.

5# Change control - pengaturan perubahan Perubahan sering terjadi dalam proyek. Hal ini mungkin disebabkan oleh faktor eksternal (perubahan aturan dan hukum, atau pengaruh persaingan), juga mungkin dampak dari perubahan internal (strategi, kebijakan, atau orang). Akibatnya, setiap kebutuhan (requirement) mungkin dapat berubah juga selama pengerjaan proyek.

6# Software support - dukungan pernagkat lunak Hampir semua dokumen kebutuhan (requirements document) berisi terlalu banyak kebutuhan yang harus dikelola secara manual didalamnya, misalnya daftar referensi, struktur, dan versi. Untuk itu perangkat otomasi berupa perangkat lunak biasanya diperlukan untuk membantu.

Diskusi & penutup