Setiap Pemimpin Harus Tahu Fungsi Struktur Organisasi Salah Satu Indikator Pertumbuhan Perusahaan adalah Struktur yang Benar Serta SDM Baik (by Denfinal )

Apakah Struktur Organisasi itu? suatu sistem terencana mengenai usaha kerjasama dalam sebuah kelompok, dimana setiap peserta mempunyai peranan yang diakui untuk dijalankan dan kewajiban-kewajiban atau tugas-tugas untuk dilaksanakan. Struktur hubungan antara macam-macam fungsi atau aktivitas di dalam organisasi. Struktur Organisasi hubungan antar para pegawai dan aktivitas-aktivitas mereka satu sama lain serta terhadap keseluruhan, di mana bagian-bagiannya adalah tugas-tugas, pekerjaan-pekerjaan atau fungsi-fungsi dan masing-masing anggota kelompok pegawai yang melaksanakannya.

Konsep Struktur Organisasi Hubungan yang resmi dan jelas antara setiap anggota organisasi, baik dalam hal pemberian tugas dan tanggung jawab. Hubungan secara hirarkis antara atasan dan bawahan dalam organisasi. Adanya perbedaan tugas atau aktivitas bagi setiap orang dan departemen. Koordinasi tugas dan kegiatan dalam organisasi. Merupakan satu kesatuan kebijakan, prosedur, standar, dan metode evaluasi kinerja yang dirumuskan untuk membimbing orang-orang dan kegiatan yang ada dalam organisasi.

Fungsi Struktur Organisasi Memberikan hubungan otoritas yang jelas Menciptakan pola komunikasi dan koordinasi Memberikan kejelasan kedudukan Memberikan kejelasan uraian tugas Merangsang kreativitas anggota organisasi Mendorong pertumbuhan perusahaan

Komponen Struktur Organisasi Spesialisasi Kerja atau Divisi Kerja Pembagian keseluruhan kerja menjadi kegiatan atau tugas dengan langkah-langkah yang menjadi lebih kecil dan setiap langkah akan diselesaikan oleh individu yang berbeda. Dengan demikian, setiap individu mendapatkan spesialisasi dalam menjalankan tugasnya. Keunggulan spesialisasi kerja : Meningkatkan efisiensi kerja. Memiliki siklus kerja yang sangat singkat, oleh karena itu para pekerja dapat mencapai kesempurnaan kerja dengan cepat. Meningkatkan produktivitas dalam organisasi. Para pekerja dapat dilatih dengan mudah untuk melakukan pekerjaan yang berulang-ulang. Biaya pelatihan berkurang. Lebih mudah untuk mencocokkan pekerja dengan keterampilan pekerjaan tertentu.

Komponen Struktur Organisasi (lanjutan) Kelemahan Spesialisasi Kerja : - Tidak dapat digunakan untuk semua jenis pekerjaan. - Dapat menyebabkan kebosanan dan rasa monoton dalam pekerjaan. Departementalisasi pengelompokkan kegiatan organisasi menjadi jumlah unit yang terpisah untuk mencapai fungsi organisasi yang efisien. Dampak dari departmensasi adalah penggambaran tanggung jawab eksekutif dan pengelompokan operasi kegiatan. Manfaat dari departemensasi : - memberikan kontrol administratif - memudahkan fiksasi tanggung jawab - memberikan kebebasan atau otonomi - membantu pengembangan manajer

Komponen Struktur Organisasi (lanjutan) Robbins (2006) membagi departementalisasi menjadi lima bentuk, yaitu : 1.Departementalisasi Fungsional : mengelompokkan pekerjaan berdasarkan fungsi yang dilakukan. 2. Departementalisasi Produk : mengelompokkan pekerjaan berdasarkan lini produk . 3. Departementalisasi Geografis : mengelompokkan pekerjaan berdasarkan wilayah atau geografi. 4. Departementalisasi Proses : mengelompokkan pekerjaan atau kegiatan kerja berdasarkan arus pemprosesan alami produk atau pelanggan 5. Departementalisasi Pelanggan : merupakan turunan dari departementalisasi proses yaitu mengelompokkan pekerjaan berdasarkan kelompok pelanggan yang mempunyai kebutuhan atau masalah bersaing yang dapat sangat baik dipenuhi dengan mempunyai tenaga spesialis pada masing-masing pelanggan tersebut.  

Komponen Struktur Organisasi (lanjutan) Rantai Komando Unsur ini menjelaskan kepada siapa hasil aktivitas (pekerjaan) akan dilaporkan. Ada dua unsur penting dalam menjelaskan konsep rantai komando, yaitu : 1. Otoritas merupakan hak yang melekat pada posisi manajerial seperti memberikan tugas dan mengharapkan tugas tersebut dapat dipatuhi dan dijalankan. 2. Kesatuan Perintah tiap-tiap pejabat dalam organisasi hendaknya hanya dapat diperintah dan bertanggung jawab kepada seorang pejabat tertentu.

Komponen Struktur Organisasi (lanjutan) Rentang Kendali Rentang kendali mengacu pada jumlah individu yang harus diawasi oleh seorang manajer. Faktor penting yang mempengaruhi rentang kendali : Sifat kerja Kemampuan manajer Efisiensi Organisasi Waktu Tersedia untuk Pengawasan Kemampuan Bawahan Derajat Desentralisasi

Komponen Struktur Organisasi (lanjutan) Sentralisasi dan Desentralisasi Sentralisasi : melukiskan sejauh mana pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik dalam organisasi, yaitu pada tingkat manajemen puncak. Desentralisasi : tingkat dimana karyawan tingkatan bawah memberikan masukan atau benar-benar mengambil keputusan. Formalisasi Mengacu kepada sejauh mana pekerjaan di dalam organisasi itu terstandarisasi dan sejauh mana perilaku karyawan dibimbing oleh peraturan dan prosedur.

Tipe Struktur Organisasi Struktur Fungsional kondisi dimana orang-orang dikelompokkan ke dalam departemen-departemen menurut kesamaan keterampilan dan akivitas-aktivitas kerja. Keunggulan : - Penggunaan sumberdaya yang efisien dan skala ekonomis - Spesialisasi keterampilan dan pengembangan yang mendalam - Komunikasinya menggunakan bottom-top communication sehingga kontrol atasan terhadap bawahan lebih mudah, sederhana, dan tidak berulang-ulang. Kelemahan : - Masing-masing bagian cenderung hanya fokus pada bidang kerja masing-masing dan komunikasi antar bagian cenderung kurang terbuka - Tanggapan lambat yang diberikan pada perubahan lingkungan dan kurangnya inovasi

Tipe Struktur Organisasi (lanjutan) Gambar Srtuktur Organisasi Fungsional

Tipe Struktur Organisasi (lanjutan) Struktur Divisional kondisi dimana departemen dikelompokkan ke dalam divisi mandiri terpisah berdasarkan pada kesamaan tertentu misalkan kesamaan produk, program, atau daerah geografis. Pendapat lain mengenai definisi struktur organisasi secara divisional adalah pembagian divisi yang berdasarkan proyek atau kegiatan yang sedang dijalankan. Keunggulan : Cepat tanggap, fleksibilitas pada lingkungan yang tidak stabil Memperhatikan kebutuhan konsumen Komunikasi di dalam organisasi lebih terkendali dan fungsi pengawasan pemimpin   terhadap organisasi juga mudah

Tipe Struktur Organisasi (lanjutan) Kelemahan : Dibutuhkan lebih banyak sumber daya manusia dalam organisasi Kurang cocok untuk organisasi yang membutuhkan banyak proses administrasi dan birokrasi Keahlian teknis hilang karena tidak ada spesialisasi fungsional Gambar Struktur Organisasi Divisonal :

Tipe Struktur Organisasi (lanjutan) penggabungan dari struStruktur Matriks ktur fungsional dan divisional. Kedua gabungan ini merupakan gabungan terbaik untuk membuat struktur organisasi yang efisien. Keunggulan : Penggunaan sumberdaya yang lebih efisien dibandingkan pada hirarki tunggal Fleksibilitas dan adaptabilitas terhadap lingkungan yang terus berubah Pengembangan keterampilan manajemen umum dan spesialis Kelemahan: Adanya wewenang ganda menyebabkan munculnya kebingungan Menghabiskan banyak waktu untuk koordinasi Hanya bisa berjalan jika hubungan bersifat kolegial bukan vertikal

Tipe Struktur Organisasi (lanjutan) Gambar Struktur Organisasi Matriks

Dimensi Struktur Organisasi Kompleksitas : menggambarkan derajat diferensiasi dalam suatu organisasi, baik diferensiasi horizontal, vertikal, maupun spasial. Diferensiasi Horizontal Penyebab terjadinya diferensiasi horizontal adalah berkembangnya beragam unit dalam organisasi berdasarkan orientasi pekerjaan, sifat tugas-tugas di dalamnya, serta latar pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut. Diferensiasi Vertikal Diferensiasi horizontal dan vertikal berhubungan erat. Meningkatnya diferensiasi horizontal biasanya selalu dibarengi dengan kebutuhan untuk mengontrol aktivitas yang kian beragam. Diferensiasi Spasial ( Struktur Cabang ) menggambarkan sejauh mana fasilitas dan personel organisasi tersebut secara geografis. Formalisasi dan Sentralisasi

Otoritas dan Kontrol Otoritas Otoritas menurut Jones (2004) mengarah kepada bagaimana dan mengapa diferensiasi vertikal dapat terjadi. Hirarki mulai muncul ketika organisasi mengalami masalah dalam mengkoordinasikan dan memotivasi karyawan. Menurut Jones (2004) untuk mengatasi masalah koordinasi dan motivasi, organisasi dapat : - Meningkatkan jumlah manajer menggunakan untuk memantau, mengevaluasi, dan penghargaan karyawan. - Meningkatkan jumlah tingkatan dalam hirarki manajerial, sehingga membuat hirarki otoritas lebih tinggi.

Otoritas dan Kontrol (lanjutan) Pada saat organisasi memiliki 1.000 anggota, ia memiliki 4 tingkatan dalam hirarki. Pada 3.000 anggota, kemungkinan memiliki 7 tingkat. Sedangkan jika memiliki 10.000 sampai 100.000 anggota, organisasi memiliki 9 atau 10 tingkat. Peningkatan ukuran komponen manajerial tidak sebanding dengan peningkatan ukuran organisasi. Jumlah ideal tingkat hirarkis ditentukan oleh : - Prinsip Rantai Komando Minimum: organisasi harus memilih jumlah minimum tingkat hirarki yang konsisten dengan tujuan dan lingkungan di mana ia beroperasi. - Rentang kendali: jumlah bawahan yang dikelola dari seorang manajer secara langsung.

Otoritas dan Kontrol (lanjutan) Kontrol atau pengendalian dalam struktur organisasi menurut Jones (2004) merupakan faktor yang mempengaruhi bentuk hirarki. Diferensiasi horizontal merupakan sebuah organisasi yang dibagi menjadi sub-unit yang memiliki hirarki berbeda, bukan hanya satu, dimana setiap fungsi atau divisi memiliki hirarki sendiri. Diferensiasi horizontal adalah cara utama organisasi mempertahankan kontrol atas karyawan tanpa meningkatkan jumlah tingkat hirarkis.

Otoritas dan Kontrol (lanjutan) Metode yang dapat digunakan untuk mengontrol sebuah struktur organisasi adalah (Jones, 2004) : 1. Desentralisasi: dengan desentralisasi, maka supervisi manajerial kurang langsung diperlukan, dimana otoritas didelegasikan ke tingkat yang lebih rendah. 2. Standardisasi: mengurangi kebutuhan terhadap tingkat manajemen karena dengan adanya aturan atau standarisasi dapat menggantikan pengawasan langsung serta mendapatkan kontrol atas karyawan dengan membuat perilaku dan tindakan mereka lebih dapat diprediksi.

Spesialisasi dan Koordinasi Spesialisasi adalah tingkat dimana tugas dalam sebuah organisasi dibagi menjadi pekerjaan yang berbeda (Robbins, 2006). Inti dari pekerjaan spesialisasi adalah bahwa keseluruhan pekerjaan tidak diselesaikan oleh satu orang tapi dipecah menjadi beberapa langkah dan setiap langkah diselesaikan oleh orang yang berbeda. Dengan adanya pembagian spesialisasi ini maka diperlukan adanya sebuah koordinasi guna mencapai tujuan yang sudah ditetapkan antar divisi yang pada akhirnya mendorong tercapainya tujuan organisasi.

Faktor yang Mempengaruhi Perubahan Struktur Organisasi Faktor internal : suatu faktor yang berasal dari segala keseluruhan yang ada di dalam organisasi, dimana faktor tersebut dapat mempengaruhi organisasi dan aktivitas yang berlangsung dalam organisasi. Contohnya adalah pertumbuhan bisnis yang semakin meningkat, kemungkinan akan berdampak pada perubahan strategi bisnis dan akhirnya dapat merubah struktur organisasi. Faktor eksternal : keseluruhan faktor yang ada di luar organisasi yang dapat mempengaruhi organisasi dan kegiatan organisasi. Beberapa faktor tersebut antara lain : politik, hukum, kebudayaan, teknologi, sumber alam, demografi dan sebagainya.

Pesan dari Tanri Abeng Perusahaan Maju tergantung Dari Sistem Struktur Skill SDM Salam Sukses dari Denfinal