MANAJER PROYEK Kuliah ke 3 & 4

A. Defenisi Manajer proyek adalah seseorang yang ditunjuk atau ditetapkan untuk bertanggung jawab terhadap kegiatan keseharian (day to day) pengelolaan proyek untuk kepentingan organisasi.

B. Skill yang dibutuhkan Manajer Proyek Leadership Problem Solving Skills Writen Skill Presentation Skills Communication Skills Team Player Skills Profesionalism Strong Admin Skills Knowledge of Project Management.

Leadership (kepemimpinan) Seorang manajer proyek dituntut dapat mengoordinasi dan mengarahkan anggota tim agar apa-apa yang dikerjakan selalu merujuk pada tujuan proyek. 2. Problem Solving Skills (keahlian memecahkan masalah) Seorang manajer proyek dituntut memiliki keahlian memecahkan semua permasalahan yang terjadi selama proyek berlangsung, baik teknis maupun non teknis.

3. Writen Skills (keahlian untuk menulis). Seorang manajer proyek harus memiliki kemampuan dalam menulis dalam arti tulisan yang dibuat mudah diinterpretasi, tidak menimbulkan penafsiran ganda. Penulisan disini meliputi : project defenition, project management plan, project monitoring & controlling.

4. Presentation skills (keahlian melakukan presentasi) Seorang manajer proyek dituntut untuk bisa menuangkan ide-idenya dalam suatu bentuk orasi dan dapat memberikan penjelasan secara simple, lugas dan mudah dimengerti.

5. Communication skills (kemampuan berkomunikasi) Seorang manajer proyek harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik agar dapat dapat mengoordinasi semua anggota tim sesuai dengan tujuan proyek.

6. Team player skills (keahlian menjalankan tim) Untuk menjalankan tim, seorang manajer proyek harus memiliki kharisma yang tinggi dan berwibawa dan dapat memotivasi orang lain agar mau bekerja guna mencapai tujuan proyek.

7. Profesionalism (profesionalisme) Seorang manajer proyek harus dapat memilah-milah antara urusan kantor, urusan teman atau sahabat, urusan pribadi, maupun urusan keluarga. Seorang manajer proyek harus bisa membedakan kapan saat bertindak sebagai pimpinan dan kapan berlaku sebagai teman. Seorang manajer harus bisa membagi-bagi masalah kehidupan ke dalam beberapa folder, diantaranya folder pekerjaan, folder teman, folder sosial, folder keluarga dan folder lainnya.

8. Strong admin skills (kemampuan yang andal) Tidak semua orang memiliki kecakapan untuk mengatur, meskipun orang tersebut memiliki skill teknis yang tinggi. Kemapuan untuk mengatur orang lebih bersifat manajerial, lebih bersifat seni dan psikologi. Oleh karenanya tidak menjamin bahwa seseorang dengan kemampuan teknis yang tinggi bisa mengatur orang atau tim yang dia pimpin. Kemampuan ini lebih banyak diperoleh di lapangan.

9. Knowledge of project management (pengetahuan tentang manajemen proyek) Selain kemampuan di atas seorang manajer proyek harus memiliki pengetahuan tentang manajemen proyek.

C. Tugas dan tanggung jawab Manajer Tugas dan tanggung jawab manajer proyek meliputi: Mendefenisikan dan membatasi proyek dengan benar. Pada tahap awal sebuah proyek, seorang manajer proyek harus berkoordinasi dengan pemilik proyek untuk membuat defenisi proyek (project defenition).

Seorang manajer dituntut harus bisa membuat defenisi proyek yang benar berdasarkan surat penugasan dan arahan proyek dari pihak manajemen.

2. Mendefenisikan dan memilih sumber daya proyek: SDM dan material. Untuk mengerjakan suatu proyek seorang manajer proyek harus bisa memilih sumber daya baik orang maupun barang. Penentuan sumber daya ini akan mempengaruhi kualitas proyek.

3. Memimpin tim proyek pada setiap tahapan proyek Seorang manajer proyek harus dapat mentukan kapan awal dan akhir suatu tahapan proyek. Dapat memimpin proyek pada setiap tahapannya dan menggunakan semua sumber daya yang ada.

4. Mengestimasi dan membuat anggaran Seorang manajer proyek harus dapat membuat estimasi anggaran belanja proyek. Jangan sampai anggaran proyek melebihi dari anggaran yang telah ditentukan.

5. Mengidentifikasi dan mengelola semua isu dan risiko pada sebuah proyek Seorang manajer proyek harus dapat mengidentifikasi dan mengelola semua isu dan risiko apa saja yang akan muncul bila sebuah proyek dilaksanakan dan bagaimana cara menanggulanginya.

6. Membuat dan me-maintain perencanaan proyek. Seorang manajer proyek bertanggung jawab sepenuhnya atas pembuatan dan perawatan/pengendalian perencanaan proyek ini agar sesuai dengan tujuan proyek.

7. Mengelola semua perubahan yang terjadi pada sebuah proyek Jika ada perubahan skenario proyek, seorang manajer proyek bisa menentukan skala prioritas perubahan dan dapat mengambil keputusan tentang apa yang harus diubah. Jangan sampai perubahan tersebut mempengaruhi secara signifikan faktor-faktor proyek lainnya, terutama faktor biaya dan waktu pengerjaan proyek.

8. Meyakinkan bahwa semua penugasan & deliverable proyek tetap berada pada track atau jalurnya dan tidak melebihi biaya yang ditetapkan.

9. Mengidentifikasi politik organisasi dan memerankannya dengan baik Seorang manajer proyek memiliki tugas untuk mengidentifikasi politik organisasi, khususnya yang berkaitan dengan kebijakan proyek yang akan dilaksanakan. Jangan sampai tujuan proyek meleset dari keinginan stakeholder maupun jajaran manajemen perusahaan.

10. Mengelola berkas proyek dan dokumentasi terkait. Seorang manajer proyek dapat menugaskan salah satu anggota tim proyek yang secara khusus menangani permasalahan berkas proyek dan dokumentasi terkait.

11. Mengomunikasikan dan me-maintain kemajuan proyek melalui rapat dan pelaporan. Seorang manajer proyek harus mengetahui kemajuan proyek yang dia pimpin, serta melaporkannya pada setiap rapat. Kemajuan proyek ini dilaporkan dalam bentuk laporan tertulis maupun dalam bentuk pertemuan formal atau rapat. Kemajuan proyek dilaporkan kepada semua anggota tim yang terlibat dan kepada pemilik proyek sebagai bentuk tanggung jawab manajer/pelaksana proyek kepada pimpinan proyek.

BAGAIMANA MENDAPATKANNYA D. Kompetensi yang harus dimiliki Kompetensi yang harus dimiliki oleh manajer proyek meliputi: 1. Komptensi pencapaian bisnis KOMPETENSI PENJELASAN BAGAIMANA MENDAPATKANNYA Kesadaran bisnis Mengikat tiap proyek sistem pada visi, misi dan tujuan proyek Pengalaman bisnis Orientasi rekan bisnis Menjaga keterlibatan para manajer & user selama proyek. Komitmen pada kualitas Memastikan tiap proyek sistem berkontribusii pada harapan kualitas organisasi secara keseluruhan.

BAGAIMANA MENDAPATKANNYA 2. Kompetensi pengaruh KOMPETENSI PENJELASAN BAGAIMANA MENDAPATKANNYA Kesadaran antarpersonal Memahami, mengenal dan bereaksi pada motivasi serta tingkah laku antarpersonal Dapat dipelajari di mata kuliah, tetapi membutuhkan pengalaman bisnis Kesadaran organisasi Memahami politik organisasi dan bagaimana menggunakannya dalam proyek. Pengalaman bisnis Antisipasi impact Memahami implikasi keputusan-keputusan proyek, serta mengelola harapan dan risiko. Manajemen proyek dan pengalaman bisnis Banyak menggunakan pengaruh Dengan terampil memperoleh kerja sama serta konsensus para manajer, user dan ahli teknologi.

BAGAIMANA MENDAPATKANNYA 3. Kompetensi manajemen manusia KOMPETENSI PENJELASAN BAGAIMANA MENDAPATKANNYA Memotivasi orang lain Memimpin dan mengarahkan orang lain untuk mengatasi perbedaan-perbedaan, serta meraih tujuan proyek sebagai sebuah tim Pengalaman bisnis Keterampilan komunikasi Berkomunikasi secara efektif, lisan dan tulisan dalam konteks pertemuan, presentasi, memo dan laporan Dapat dipelajari di mata kuliah, tetapi membutuhkan pengalaman bisnis Mengembangkan orang lain Memastikan para anggota tim proyek menerima tugas, pelatihan, supervisi dan umpan balik performa yang cukup untuk menyelesaikan proyek. Memonitor & mengontrol Mengembangkan rencana, jadwal dan anggaran proyek, secara berkesinambungan memonitor perkembangan & membuat penyesuaian jika diperlukan. Peralatan dan teknik-teknik manajemen proyek, tetapi membutuhkan pengalaman proyek.

BAGAIMANA MENDAPATKANNYA 4. Kompetensi Manajemen Diri (self management) KOMPETENSI PENJELASAN BAGAIMANA MENDAPATKANNYA Kepercayaan diri Secara konsisten membuat dan mempertahankan keputusan-keputusan dengan kepercayaan diri kuat dalam proses dan atau fakta Pengalaman bisnis Manajemen stress Bekerja efektif dibawah tekanan Kepedulian pada kredibilitas Secara konsisten dan jujur menyampaikan janji-janji dan solusi. Mempertahankan pertukaran teknis atau bisnis di lapangan jika diperlukan. Fleksibilitas Mampu menyelesaikan proses, gaya manajemen, atau pembuatan keputusan berdasarkan situasi dan masalah-masalah yang tidak terantisipasi.

METODOLOGI MANAJEMEN PROYEK

Metodologi manajemen proyek (project management technology) sering juga disebut dengan istilah tahapan manajemen proyek (project development stage) yang meliputi: Inisisiasi proyek (project initiation) Perencanaan proyek (project planning) Pelaksanaan proyek (project execution) Pengontrolan proyek (project controlling) Penutupan proyek (project closure)

1. Project Initiation Pengertian Project Initiation Inisiasi proyek (project initiation) adalah tahap awal (pertama kalinya) suatu proyek dimulai. Dalam artian memberikan gambaran global suatu proyek dalam bentuk defenisi proyek yang berisi ruang lingkup proyek, tujuan proyek, waktu pengerjaan proyek, biaya proyek dan informasi umum lainnya.

Dokumen defenisi proyek akan dijadikan sebagai bahan pegangan dan acuan dalam perencanaan proyek. b. Tujuan project initiation Menentukan tujuan proyek secara rinci Mengidentifikasi faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factor) untuk pelaksanaan proyek.

Menentukan ruang lingkup proyek, jadwal proyek, kebutuhan sumber daya proyek secara garis besar, asumsi proyek, serta batasan-batasan proyek sebagai acuan dalam membuat perencanaan manajemen proyek (project management plan) Menentukan kriteria keberhasilan proyek

c. Mekanisme Project Initiation Pemilik proyek (project owner) memberi penugasan (assigment) kepada manajer proyek (project manager) dan tim proyek (project team). Manajer proyek dan tim proyek secara bersama-sama membuat defenisi proyek (project defenition) dan disetujui oleh pemilik proyek. Defenisi proyek yang telah dibuat, selanjutnya akan dijadikan sebagai acuan atau landasan dalam pembuatan perencanaan manajemen proyek (project management plan).

2. Project Planning Pengertian project planning Perencanaan proyek secara umum berisi: tujuan & ruang lingkup proyek (scope manajemen), waktu pengerjaan atau jadwal proyek (time management), rencana anggaran biaya proyek (cost management), kualitas proyek (quality management), sumber daya proyek (resource management), manajemen risiko (risk management),

perencanaan komunikasi (communication management), pengadaan (procurement management), serta integrasi (integration management). Tujuan Project Planning Mendefenisikan ruang lingkup proyek. Membuat detail jadwal pelaksanaan proyek. Menentukan alokasi dana yang dibutuhkan proyek. Menetapkan prosedur dan mekanisme pengontrolan proyek.

Menentukan kualifikasi, peran dan tanggung jawab, serta jumlah personil yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek. Mengidentifikasi risiko-risiko proyek dan menentukan tindakan penanggulangannya. (project risk management) Membuat perencanaan komunikasi selama pelaksanaan proyek (communication management). Menentukan dan menyetujui project baseline yang akan menjadi acuan untuk mengukur kinerja proyek.

c. Mekanisme Project Planning. Manajer proyek bersama-sama dengan tim proyek mempelajari kembali defenisi proyek. Membuat perencanaan manajemen proyek (project management plan) berdasarkan defenisi proyek yang telah dibuat. Persetujuan dari pemilik proyek, bahwa project manageme

3. Project Execution Pengertian Project Execution Project execution adalah tindak lanjut dari apa yang telah dituangkan dalam project management plan. b. Tujuan Project Execution Merealisasikan perencanaan proyek dan tertuang dalam perencanaan manajemen proyek (project management plan).

Mengoordinasikan kinerja tim proyek dan juga mengoptimalkannya, serta pemanfaatan sumber daya non-personil. Merealisasikan perubahan perencanaan proyek yang telah disetujui. c. Mekanisme Project Execution. Manajer proyek dan tim proyek membentuk kerjasama tim selama proyek berlangsung, atau sering disebut dengan pembentukan team building.

Manajer proyek dan tim proyek melaksanakan semua tugas yang sudah tertuang di dalam project management plan. Membuat laporan pelaksanaan proyek. Mendapatkan persetujuan atau approval untuk setiap fase pekerjaan atau deliverable proyek yang telah diselesaikan.

4. Project Controlling Pengertian Project Controlling Project controlling adalah pengontrolan terhadap kegiatan atau aktivitas-aktivitas suatu proyek. Mengontrol apakah langkah demi langkah dalam pelaksanaan kegiatan proyek tersebut sudah sesuai dengan yang telah ditentukan seperti pada project management plan yang telah dibuat.

Juga mengecek apakah kegiatan proyek yang dilaksanakan sudah sesuai dengan estimasi dan rencana awal, serta sesuai dengan target atau belum. Bila belum action atau tindakan apa yang harus dilakukan agar tujuan proyek bisa terpenuhi.

b. Tujuan Project Controlling Memastikan pencapaian tujuan proyek apakah sesuai dengan target yang telah ditentukan. Mengontrol pelaksanaan proyek agar sesuai dengan estimasi dan rencana awal Dengan melakukan kontrol diharapkan adanya masukan apakah project management plan perlu di-update atau tidak.

c. Mekanisme project controlling Kontrol terhadap waktu, cakupan dan mutu. Kontrol terhadap biaya Membuat laporan tentang kemajuan proyek Jika diperlukan adakan perubahan rencana.

5. Project Closure Pengertian project closure Project Closure merupakan akhir dari serangkaian kegiatan proyek. Pada intinya tahapan penutupan proyek (project closure) adalah memberikan laporan tentang hasil-hasil-hasil apa saja yang diperoleh dari suatu rangkaian aktivitas proyek yang telah dilaksanakan yang dituangkan dalam bentuk dokumen laporan.

b. Tujuan Project Closure Secara formal mengakhiri proyek dengan semua pihak yang terlibat di dalam suatu proyek. Mengakhiri penugasan anggota tim proyek. c. Mekanisme Project Closure Manajer proyek melakukan serah terima hasil pekerjaan berupa: laporan pelaksanaan pekerjaan, laporan penyelesaian pekerjaan, BA penyelesaian pekerjaan, BA serah terima pekerjaan. Pembubaran tim proyek

Gambaran keterkaitan antara tahap yang satu dengan tahap lainnya yang terjadi pada suatu proyek. Initiating Processes Planning Processes Executing Processes Controlling Proceesses Closing Processes