Hubungan Manajemen Rekod dengan Bidang Lain Pertemuan -3 Hubungan Manajemen Rekod dengan Bidang Lain

Kompetensi Umum Mahasiswa mampu menjelaskan hubungan manajemen rekod dengan bidang lain dan mampu menjelaskan program manajemen rekod

Kompetensi Khusus Setelah mengikuti pertemuan ketiga, mahasiswa dapat: Menjelaskan hubungan manajemen rekod dengan bidang lain Menjelaskan komponen dalam membangun program manajemen rekod Menjelaskan metode untuk membangun program manajemen rekod

Hubungan Manajemen Rekod Dengan Ilmu Perpustakaan Beberapa konsep manajemen rekod berlandaskan ilmu perpustakaan terutama untuk pemberksan dokumen dan metodologi pengindekasan Sama-sama berkenaan dengan analisis dan kontrol informasi terekam dan sistematis Manajemen rekod bertanggung jawab untuk informasi organisasi yang tidak diterbitkan Ilmu Perpustakaan menangani informasi yang diterbitkan

Hubungan Manajemen Rekod Dengan Teknologi Informasi Hubungan bersifat komplementer dan kolaborasi Teknologi informasi (komputer dan telekomunikasi) bertanggung jawab untuk seleksi, implementasi, operasi dan administrasi dari sumber-sumber teknologi informasi organisasi. Manajemen rekod menggunakan konsep dan teknologi komputer fokus pada informasi yang terekam.

Komponen Program Manajemen Rekod Kebijakan Manajemen Rekod : harus menyebutkan dengan jelas sasaran program dan perlunya semua staf pada tingkat organisasi menerima tanggung jawab masing- masing Sistem dan Praktik Manajemen Rekod : harus dirancang untuk mendukung kegiatan penyimpanan rekod dalam unit kerja. Personalia dan Struktur Organisasi : ditentukan sesuai dengan besarnya jumlah rekod dalam organisasi Anggaran dan Biaya: dalam kajian harus dapat menunjukkan bahwa program manajemen rekod akan menghemat biaya di segala lini Fasilitas : merupakan sarana dan prasarana pendukung yang dibutuhkan untuk menjalankan program manajemen rekod Komponen Program Manajemen Rekod

Langkah-langkah Dalam Membangun Program Manajemen Rekod Suatu Organisasi

Langkah-langkah dalam membangun program manajemen rekod dalam suatu organisasi mencakup beberapa kegiatan untuk : Mendapat dukungan manajemen : harus dilakukan pertemuan awal dengan pimpinan manajemen untuk membicarakan maksud dan tujuan, mendapatkan dokumen yang diperlukan dan memperoleh dukungan Menetapkan term of reference terinci tentang analisis kebutuhan

Mengumpulkan informasi : pertama adalah mengumpulkan informasi mengenai kegiatan organisasi dan memetakannya ke dalam skema klasifikasi. Kedua adalah menggunakan klasifikasi sebagai dasar dalam menentukan rekod apa yang harus diciptakan. Analisis informasi dan mengembangkan solusi alternatif : informasi yang telah dikumpulkan dianalisis untuk digunakan sebagai dasar penyimpanan rekod organisasi.

Melakukan analisis biaya-manfaat : analisis ini penting untuk menjaga nama baik dan kepercayaan di mata atasan. - Menyiapkan dan menyajikan laporan penelitian: laporan ini menyajikan hasil penelitian pada pihak manajemen.