PERENCANAAN/ MANAJEMEN STRATEGIK RUMAH SAKIT Rokiah Kusumapradja

PENDAHULUAN PERENCANAAN ADALAH JEMBATAN MENUJU KEBERHASILAN ORGANISASI. PERENCANAAN AKAN TERGAMBAR : TUJUAN ORGANISASI; SASARAN; TARGET TARGET STRATEGIS PROGRAM KERJA ; RENCANA KEGIATAN; INDIKATOR KEBERHASILAN BUSINESS PLAN MERUPAKAN SUATU PERENCANAAN STRATEGIS DAN BAGIAN DARI SISTEM MANAJEMEN STRATEGIS (STRATEGIC MANAGEMENT SYSTEMS) PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN/ BIAYA MERUPAKAN TAHAP PENTING DAN SULIT BAGI PARA MANAJER

A. PENGERTIAN Manajemen Strategis menurut Fred R David adalah Seni dan Pengetahuan untuk merumuskan, mengimplementasikan dan mengevaluasi keputusan lintas fungsional yang membuat organisasi mampu mencapai obyektifnya. Manajemen strategis menurut Hunger dan Wheelen adalah serangkaian keputusan dan tindakan manajerial yang menentukan kinerja perusahaan dalam jangka panjang.

Lanjutan.. Menurut Pierce dan Robinson : Manajemen strategis didefinisikan : satu set keputusan dan tindakan yang menghasilkan formulasi dan implementasi rencana yang dirancang untuk meraih tujuan perusahaan. Manajemen Strategik adalah proses perencanaan, implementasi dan pengendalian satu strategi organisasi dan juga menentukan misi dan tujuan perusahaan/organisasi berkaitan dengan lingkungan eksternalnya

RELEVANSI MENSTRA UNTUK ORGANISASI Sebelum tahun 1970-an, manajer membuat perencanaan jangka panjang mengandalkan asumsi, masa depan akan selalu lebih baik sehingga perencanaan masa depan sekedar perpanjangan apa yang telah dilakukan di masa lalu. Perubahan lingkungan dan kejutan seperti krisis energi, deregulasi industri, percepatan teknologi, meningkatnya persaingan global membuat perencanaan harus berubah. Kondisi tersebut memaksa manajer perlu menyusun pendekatan secara sistematis untuk analisa lingkungan baik internal maupun eksternal

Proses Manajemen Strategis Ada 8 (Delapan) langkah dalam proses manajemen strategis : Identifikasi Misi dan Sasaran organisasi Analisa Lingkungan Luar Identifikasi Peluang dan Ancaman Analisa Lingkungan Internal/Sumber Daya Organisasi Identifikasi Kekuatan dan Kelemahan Merumuskan Strategi Melaksanakan Strategi Evaluasi Strategi

Gambar Proses Menstra Identifikasi Peluang & Ancaman Evaluasi Strategi Analisa Lingkungan Luar Identifikasi Peluang & Ancaman Identifikasi Misi dan Sasaran organisasi Merumuskan Strategi Evaluasi Strategi Melaksana kan Strategi Analisa Lingkungan Internal/ Sumber Daya Organisasi Identifikasi Kekuatan & Kelemahan

1) Identifikasi Visi dan Misi Apakah Visi itu ? Visi : “What we believe we can be” atau Apa yang kita yakini kita bisa capai, impikan. Apakah Misi itu ? Misi : “what we believe we can do “ atau Apa yang kita yakini bisa kita lakukan Misi adalah purpose (maksud) yang fundamental dan unik dari suatu perusahaan yang membedakan dengan perusahaan lain. Misi menjelaskan area of emphasis dari produk, pasar, teknologi sehingga mencerminkan nilai dan prioritas.

Pernyataan Misi yang baik memberikan karyawan rasa memiliki akan arah, tujuan, peluang perusahaan. Pernyataan Misi menjadi “tangan gaib” yang memandu semua karyawan agar bekerja secara kolektif untuk mencapai tujuan perusahaan. Misi terbaik adalah dipandu oleh Visi, “impian yang hampir mustahil”..

2. Analisa Lingkungan Eksternal Dalam membuat perencanaan, manajer harus memperhitungkan apa yang mungkin terjadi pada periode mendatang. Faktor yang mempengaruhi perencanaan berasal : Dari Luar/Eksternal adalah faktor lingkungan luar baik langsung maupun tidak langsung. Faktor ini bisa berdampak positif dan negatif. Diantaranya : keadaan, preferensi konsumen, pesaing, pemasok, kebijakan pemerintah, teknologi b. Dari Dalam/Internal adalah faktor yang ada dalam lingkungan perusahaan itu sendiri

3. Identifikasi Peluang dan Ancaman Peluang atau Opportunities adalah faktor eksternal yang positif Ancaman atau threats adalah faktor eksternal yang negatif Keduanya perlu diidentifikasi dan dianalisa dengan cermat agar dapat dimanfaatkan (O) dan dihindari (T) dalam menyusun perencanaan Alat bantu atau metode yang lazim digunakan, Metode Analisa SWOT

4. Analisa Lingkungan Internal/Sumber Daya Organisasi Faktor Internal yang perlu diperhatikan : Para pemilik perusahaan; sikap, pandangan, perilaku dan kepentingan Para direksi dan dewan komisaris; sikap, pandangan, perilaku, kepentingan 3. Para karyawan ; sikap, pandangan, perilaku, kepentingan

RUMAH SAKIT UNIT KERJA PENGHASIL UANG ATAU DIKENAL DENGAN REVENUE CENTER  harus menyusun BUSINESS PLAN YANG MENGACU KEPADA BUSINESS PLAN ORGANISASI ATAU CORPORATE BUSINESS PLAN. : Gawat Darurat, Instalasi Rawat Jalan, Instalasi Rawat Inap, Instalasi Bedah Central, Intensive Care Unit , ICCU, Instalasi laboratorium Klinik, Instalasi Laboratorium Patologi Anatomi, Instalasi Farmasi, Instalasi Radiologi, Instalasi Rehabilitasi Medik, Instalasi Gizi dan Instalasi lainnya UNIT KERJA YANG TIDAK MENGHASILKAN UANG , DIKENAL DENGAN COST CENTER harus menyusun STRATEGIK ACTION PLAN BAGIAN SDM, IPSRS, BAGIAN TU, Kepala Bagian atau Bidang, Kepala Sub-bidang, Kepala Seksi, Staf Medik Fungsional DLL

Dalam bisnis RS ada lima dimensi yang perlu dicermati yaitu : FaktorSDM  kunci organisasi intinya berada pada moralitas (Morality) : KAryawan, dokter, perawat, tenaga lainnya memiliki moral yang tinggi Kemampuan dalam cara memberikan pelayanan (Delivey) : pelayanannya ramah, enak dilihat, terampil, cepat dalam memberikan pelayanan serta tidak berbelit-belit . Menjaga dan mengembangkan mutu pelayanan ( Quality) : pasein mengakui kualitas pelayanan yang baik Menjaga rasa aman terhadap pelanggan (Safety) : keamanannya terjamin, pasien merasa aman dan tenteram selama di RS Mengatur alokasi pembiayaan agar efisien, terjangkau pelanggan dan tidak merugikan RS maupun pengguna jasa (Cost ) :pembiayaannya terjangkau dan transparan

komitmen (Commitment). Kunci utama dalam manajemen stratejik adalah adanya kemauan keras secara sukarela dari seluruh staf dan karyawan untuk bersama-sama mengembangkan RS dengan rasa memiliki (Sense of belonging) yang tinggi, keadaan ini dikenal dengan komitmen (Commitment). Komitmen yang tinggi dapat membentuk budaya organisasi dan merubah perilaku individu  Budaya organisasi (Corporate culture) dan kerjasama tim (Team work) pembentukan tim yang kuat dan kompak (Team building)

Penyusunan manajemen strategis  perlu pengetahuan, pemahaman dan keterampilan manajerial : Kepemimpinan (Leadership) Manajemen perubahan (Management of change) Manajemen konflik (Conflict management) Tehnik pendekatan dan kemampuan lobi (Negotiation and Lobby) Kemampuan berkomunikasi dan rethorika (Communication and rethorical) Pembentukan komitmen (Commitment building) Cara menyusun rencana stratejik (Strategic planning/business plan)

STRATEGIC MANAGEMENT SYSTEM BUSSINESS PLAN STRATEGIC MANAGEMENT SYSTEM TUJUAN SASARAN PROGRAM KERJA KEGIATAN

Manajemen strategik Adalah sekumpulan keputusan dan tindakan yang menghasilkan rumusan rencana-rencana yang dirancang untuk mencapai sasaran2 RS. Penetapan sasaran dan tujuan jangka panjang sebuah perusahaan dan arah tindakan serta alokasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran dan tujuan (Alfred Andrew 1971)

Manajemen strategik….  Suatu proses yang melibatkan seluruh manajer di segala tingkatan untuk menyusun bersama - sama : Formulasi strategik Alternatif strategik Aplikasi strategik

Pertimbangan dalam membuat keputusan strategik Isue strategik membutuhkan keputusan manajemen puncak Isue startegik membutuhkan sumber daya Isue strategik mempengarui kesejahteraan jangka panjang perusahaan Isue startegik berorientasi ke masa deppan Isue startegik mempunyai konsekuensi multi fungsi dan multi bisnis Isue startegik mengharuskan organisasi mempertimbangkan lingkungan internal dan eksternal

Manfaat manajemen strategik Keterlibatan secara aktif semua manajer disemua lini Adanya Komitmen yang tinggi dalam membentuk budaya organisasi Merubah perilaku individu sesuai budaya organisasi Meningkatkan kerjasama tim

Manfaat Manajemen Strategik Kegiatan perumusan (formulasi) strategi memperkuat kemampuan perusahaan mencegah masalah. Keputusan strategik yang didasarkan pada hasil kelompok merupakan alternatif terbaik. Keterlibatan karyawan dalam perumusan strategi meningkatkan pemahaman karyawan tentang hubungan produktivitas-imbalan, sehingga mempertinggi motivasi. Berkurangnya kesenjangan dan overlap kegiatan diantara karyawan, dan memperjelas peran masing-masing. Berkurangnya penolakan terhadap perubahan

Siapa saja yang terlibat ? Direksi Kepala Bidang Kepala Instalasi Ketua Komite Medik

JENIS PERENCANAAN Perencanaan Stratejik Perencanaan Taktis : Menjelaskan out come apa yang ingin dicapai/ ditargetkan yang diperlukan untuk mencapai misi organisasi. Membutuhkan perspektif waktu 3-5 tahun Perencanaan Taktis : Menjelaskan kegiatan2 secara menyeluruh, pencapaian akhir seluruh kegiatan yang dapat diukur, siapa bertanggungjawab atas apa, waktu yang diperlukan untuk pencapaian, sasaran. Perencanaan untuk waktu yang lebih pendek (rencana kerja tahunan)

PERENCANAAN PROYEK : Menjelaskan kegiatan secara sangat rinci/detil, tanggung jawab dan target yang akan dicapai untuk menyelesaikan proyek tertentu PERENCANAAN KEGIATAN Jabarannya lebih rinci lagi dari perencanaan taktis, komponennya sama tetapi masing2 komponen di breakdown lagi

Bagimana cara menyusun Perencanaan Strategis ? Fase 1. Tentukan dimana organisasi kita sekarang berada Fase 2 : Tentukan kemana kita ingin membawa organisasi kita Fase 3 : susun cara pendekatan untuk mencapai target organisasi

Stakeholders Orang-orang atau kelompok orang atau organisasi lain yang akan terpengaruh secara positif atau negatif oleh kesuksessan atau kegagalan organisasi kita  Klien/ pelanggan, pesaing, mitra / suppliers

KELEMAHAN (Weakness): Sifat-sifat negatif atau hal-hal yang menghambat yang ada dalam organisasi atau pada stakeholders PELUANG (Opportunity) Hal-hal yang positif atau keuntungan-keuntungan yang menyediakan kesempatan bagi organisasi untuk membuka hal-hal baru yang inovatif

ANCAMAN (Threats)  Resiko2 atau keadaan-keadaan yang mungkin akan menghambat atau menggagalkan pencapaiaan tujuan atau kesuksesan organisasi

INTERNAL KELEMAHAN : KEKUATAN Jumlah perawat kurang Kebersamaan Kualitas perawat kurang Banyak perawat baru Turn over tinggi Gaji rendah Disiplin tinggi Rigiditas perawat senior Jenjang karir tidak jelas Job deskripsi tdk jelas KEKUATAN Kebersamaan Sifat sosial Loyalitas Peralatan canggih Program pengembangan Pertemuan karu, dg bid reguler Keinginan untuk maju Sistim informasi

EKSTERNAL PELUANG Sosek pelanggan meningkat Demand mendapatkan pelayanan yang bermutu Akreditasi Clinical pathway ANCAMAN Globalisasi Kemajuan IPTEK Pelanggan semakin kritis UUD Kesehatan No 23 Malpraktek Denda Pembajakan tenaga Pasien tidak mampu

SWOT Analysis INTERNAL EXTERNAL STRENGTHS OPPORTUNITIES POSITIF WEAKNESSES THREATS NEGATIF

Analisis Internal No Objek Analisa Strength Weakness 1 2 3 -1 -2 -3 Pembelajaran dan pengembangan SDM a. Kompetensi b. c. Proses Usaha a. Kelengkapan status b. Prosedur tetap Aspek Kepuasan Pelanggan a. Tingkat kepuasan

No Objek Analisa Strength Weakness 1 2 3 -1 -2 -3 4 Aspek Keuangan a. b. c. J U M L A H

Demand mendapatkan pelayanan yang bermutu BPJS globalisasi Analisis Eksternal No Objek Analisa Opportunity Threat 1 2 3 -1 -2 -3 Demand mendapatkan pelayanan yang bermutu BPJS globalisasi Kemajuan IPTEK RS baru >> J U M L A H

2. Bagaimana menentukan kemana kita ingin membawa organisasi kita ? VISI : Suatu potret mental tentang bagimana serharusnya gambaran organisasi dimasa depan, bagaimana seharusnya organisasi tersebut “terasa” dan berinteraksi dengan stakeholders Seperangkat ide yang memungkinkan stakeholders ikut memberikan saran untuk mendapatkan jawaban kemana organisasi akan dibawa.

Pendekatan / pola pikir untuk menciptakan VISI : DARI SEKARANG  MELIHAT KE DEPAN  KEADAAN SEKARANG  ASUMSI SAAT INI YANG MENYEBABKAN KESUKSESSAN MASA LALU KE KE MASA DEPAN MELIHAT KEMASA LALU SUKSES YG INGIN DICAPAI DIMASA DEPAN ASUMSI YANG DITEGAKKAN AGAR TERCAPAI SUKSES DIMASA DATANG

RS x CONTOH VISI Menjadi RS terbaik di Indonesia MISI: Menyelenggarakan pelayanan pendidikan dan penelitian yang bermutu tinggi

Misi Merupakan pernyataan yang bersifat formal dan permanen tentang arah organisasi dimasa datang yang konsisten dengan nilai , dan tujuan dari kelompok stakeholders. Menjelaskan lingkup operasional produk , pasar dan sekaligus merefleksikan nilai2 & prioritas dari organisasi tersebut dalam upaya mencapai visi

Misi Fuji Film ‘Mewujudkan kenangan” Misi NIKE : “Just do it” Contoh : Misi Memberikan pelayanan kesehatan prima yang aman efektif dan efisien . Mengembangkan SDM profesional Menyediakan fasilitas penunjang yang selalu siap pakai 4. Menciptakan lingkungan yang aman nyaman, inovatif dan kondusif bagi pasien, keluarga, peserta didik, serta petugas kesehatan lainnya. Misi Fuji Film ‘Mewujudkan kenangan” Misi NIKE : “Just do it”

NILAI (VALUE) / Filosofi / Budaya organisasi Hal dasar yang dipercayai organisasi Prinsip dasar yang “mendasari” visi organisasi, strategi, rencana, kebijakan dan kegiatan organisasi Nilai adalah sesuatu yang harus dipegang teguh agar arah oganisasi tidak dikacaukan oleh anggota yang berbeda nilai SMILE DJITU (DISIPLIN, JUJUR, INOVATIF, TRANSPARANS, USAHA BERSAMA )

3. Bagaimana menyusun pendekatan untuk mencapai target ? a. Tegakkan asumsi kritis Beberapa asumsi pokok yang mendasari kemana organisasi akan dibawa. Contoh asumsi kritis : -Tidak akan ada perubahn misi org selama 2 tahun Anggaran akan berkurang 20 % / tahun selama 3 tahun mendatang Perekonomian Ind onesia akan meningkat 10 % / tahun dan inflasi tidak melebihi 3 % selama 3 tahun kedepan

b.Tentukan faktor sukses:  Beberapa area dengan prioritas tinggi yang harus dicapai Beberapa area terpilih harus berjalan sesuai rencana bila org ingin sukses Ciri / keadaan / variabel2 bila berjalan dengan benar dan dilaksanakan sesuai rencana  dampak positif terhadap kesuksessan organisasi

 pencapaian yang dapat dilihat dan diukur d. Tentukan pencapaian akhir :  pencapaian yang dapat dilihat dan diukur e. Tentukan kegiatan2 yang dilakukan untuk mencapai faktor sukses

VIsi Misi Objektif Sasaran Strategi program kegiatan biaya 1 1.1 1.1.1. 1.1.2 a. b. - 1.2 1.3 2 2.1 2.2

PENUTUP Langkah-langkah: Menentukan misi (dari visi RS) Identifikasi faktor internal organisasi (tanggung jawab & kewenangan) dalam bentuk unsur/faktor kekuatan & kelemahan

Identifikasi faktor eksternal organisasi dalam bentuk “peluang = opportunities” adalah kebutuhan, keinginan, harapan yang harus diolah dan mendatangkan suatu keuntungan atau manfaat yang besar dan “ancaman = threats” adalah suatu kondisi yang dapat menghalangi bahkan menimbulkan resiko kegagalan dalam mencapai sesuatu yang diinginkan atau diharapkan.

Penentuan faktor keberhasilan, faktor kunci dan peta posisi kekuatan Perumusan tujuan sesuai peta kekuatan Penetuan sasaran dan kinerja (indikator keberhasilan) Merumuskan strategi dan rencana kegiatan

MODEL MANAJEMEN STRATEGIK VISI / MISI LINGKUNGAN: JAUH INDUSTRI OPERASIONAL Mungkin? PROFIL PERUSAHAAN Dikehendaki? ANALISIS DAN PILIHAN STRATG. Umpan balik Umpan balik SASARAN JK. PANJANG STRATEGI UMUM SASARAN TAHUNAN STRATEGI OPERASIONAL KEBIJAKAN MELEMBAGAKAN STRATEGI PENGENDALIAN & EVALUASI