PERENCANAAN (PLANNING)

PENGERTIAN PERENCANAAN George R. Terry: Perencanaan adalah pemulihan fakta-fakta dan usaha menghubungkan antara fakta yang satu dengan yang lain, kemudian membuat perkiraan dan peramalan tentang keadaan dan perumusan tindakan untuk masa akan datang yang sekiranya diperlukan untuk hasil yang diinginkan. Harold Koontz dan O’Donnell : Perencanaan adalah tugas seorang manajer untuk menentukan pilihan dari berbagai alternatif, kebijaksanaan, prosedur dan program. W. H. Newman: Perencanaan adalah suatu pengambilan keputusan pendahuluan mengenai apa yang harus dikerjakan dan merupakan langkah-langkah sebelum kegiatan dilaksanakan. Dr. SP. Siagian MPA.: Perencanaan dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang dari hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

PERENCANAAN Perencanaan : Merupakan kegiatan menetapkan, merumuskan tujuan dan mengatur pendayagunaan manusia, material, metode dan waktu secara efektif dalam rangkan pencapaian tujuan. Unsur-unsur perencanaan : 1. Tindakan apa yang harus dikerjakan 2. Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan 3. Dimana tindakan tersebut dilakukan 4. Kapan tindakan tersebut dilakukan 5. Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut 6. Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.

AZAS PERENCANAAN Penentuan pilihan secara sadar mengenai tujuan nyata yang hendak dicapai dalam jangka waktu tertentu atas dasar nilai- nilai yang dimiliki masyarakat yang bersangkutan. Pilihan di antara cara-cara alternatif yang efisien serta rasional guna mencapai tujuan-tujuan tersebut, baik untuk penentuan tujuan yang meliputi jangka waktu tertentu maupun bagi pemilihan cara-cara tersebut diperlukan ukuran-ukuran atau kriteria-kriteria tertentu yang terlebih dahulu harus dipilih pula.

JENIS – JENIS PERENCANAAN Perencanaan Strategis Merupakan proses dimana eksekutif / top manajer meramal arah jangka panjang dari suatu entitas dengan menetapkan target spesifik pada kinerja, dengan mempertimbangkan kondisi internal dan eksternal untuk melakukan tindakan perencanaan yang dipilih. Perencanaan Taktis / Taktik Merupakan proses yang berkelanjutan, yang bertujuan dalam waktu dekat, merampingkan pengambilan keputusan dan menentukan tindakan. Bagian Ini dilakukan secara sistemik karena merupakan totalitas yang dibentuk oleh sistem dan subsistem, seperti yang terlihat dari sudut pandang sistemik.

Perencanaan Operasional Dilakukan pada karyawan di tingkat terendah dari organisasi. Membuat perencanaan kecil sebuah organisasi dan merinci bagaimana tujuan akan dicapai. Bahkan, semua titik dasar perencanaan terjadi di tingkat operasional, yang sangat mempengaruhi dan menentukan, bersama dengan, hasil taktik. Perencanaan Normatif Mengacu pada penciptaan standar, kebijakan serta peraturan yang ditetapkan untuk operasi organisasi. Hal ini bergantung pada pembentukan standar, metodologi dan metode untuk berfungsinya kegiatan yang direncanakan.

TUJUAN PERENCANAAN Perencanaan adalah jalan atau cara untuk mengantifikasi dan merekam perubahan (a way to anticipate and offset change). Perencanaan memberikan pengarahan (direction) kepada administrator-administrator maupun non-administrator. Perencanaan juga dapat menhindari atau setidak-tidaknya memperkecil tumpang-tindih dan pemborosan (wasteful) pelaksanaan aktivitas-aktivitas. Perencanaan menetapkan tujuan-tujuan dan standar-standar yang akan digunakan untuk memudahkan pengawasan.

LATAR BELAKANG PERENCANAAN Policy top management : puncak pimpinan yang mengeluarkan kebijakan diadakannya perencanaan karena memang merekalah sebagai pemegang policy. Hasil pengawasan : berdasarkan hasil pengawasan terkumpullah sejumlah data dan fakta yang dibuat dalam satu perencanaan baru yang memperbaiki atau merombak yang pernah dilaksanakan. Inisiatif dari dalam : planning juga dapat lahir akibat adanya saran- saran dari pihak luar yang mungkin secara langsung atau tidak langsung, yang mempunyai kepentingan dengan organisasi. Kebutuhan masa depan : suatu perencanaan dibuat sebagai persiapan masa depan ataupun menghadapi rintangan dan hambatan yang sewaktu-waktu bisa terjadi.

BENTUK - BENTUK RENCANA Rencana strategik : Perencanaan jangka panjang yang sudah diformalkan, digunakan untuk merumuskan tujuan organisasi serta cara menghadapinya. Rencana operasional : Rencana sekali pakai (single use plan) disusun untuk mencapai tujuan tertentu dan dibubarkan segera setelah tujuan ini tercapai. Rencana permanen (standing plans)

Misi : Usaha mendasar membedakan suatu organisasi dengan organisasi lain dan mengidentifikasikan lingkup operasi pada produk dan pasar. Tujuan : Keadaan ingin dicapai organisasi di waktu yang akan datang melalui kegiatan organisasi.

Tujuan organisasi Memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan. Proses Penetapan Tujuan Usaha untuk menciptakan nilai tertentu melalui berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan organisasi. Bentuk-Bentuk Tujuan 1. Adanya pembagian kerja atasan dan bawahan 2. Hirarki diukur dari wewenang terbesar

Management by Objectives Penetapan prosedur-formal yang dimulai dengan penetapan tujuan, dilanjutkan serangkaian kegiatan sampai peninjauan kembali pelaksanaan kegiatan. Sistem MBO formal Komitmen pada program 2. Penetapan tujuan manajemen puncak 3. Tujuan-tujuan perseorangan 4. Partisipasi 5. Otonomi dalam implementasi rencana 6. Peninjauan kembali prestasi

KEBAIKAN PROGRAM MBO : 1. Memungkinkan individu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka 2. Membantu dalam perencanaan dengan membuat para manajer menetapakan tujuan dan sasaran 3. Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan 4. Membuat individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan organisasi 5. Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan pada pencapaian tujuan tertentu

KELEMAHAN PROSES MBO : 1. Dalam proses MBO menyangkut waktu dan usaha yang cukup besar dalam proses belajar menggunakan teknik MBO, dan meningkatkan banyak kertas kerja. 2. Proses pengembangan dan pelaksanaan program MBO, menyangkut beberapa masalah pokok yang harus dikendalikan agar program MBO berhasil : Gaya dan dukungan manajemen Penyesuaian dan perubahan Ketrampilan-ketrampilan antar pribadi Deskripsi jabatan Penetapan dan pengkoordinasian tujuan Pengawasan metoda pencapaian tujuan Konflik antara kreatifitas dan MBO

Mendidik dan melatih manajer Merumuskan tujuan secara jelas CARA MEMBUAT MBO SEMAKIN EFEKTIF : Mendidik dan melatih manajer Merumuskan tujuan secara jelas Menunjukkan komitmen manajemen puncak secara kontinyu Membuat umpan balik efektif Mendorong partisipasi