Keterkaitan Teknologi Informasi dengan Pengelolaan Arsip

Tujuan pembelajaran Mahasiswa dapat: Menjelaskan tentang otomasi kearsipan Menjelaskan keterkaitan antara arsip dengan teknologi informasi, menjelaskan bagaimana memosisikan dan memperlakukan arsip elektronik dalam lingkup otomasi kearsipan. Membangun otomasi kearsipan

Kearsipan – Teknologi Informasi Hubungan antara kearsipan dengan teknologi informasi dan komunikasi penggunaan teknologi informasi dan komunikasi sebagai sarana bantu pengelolaan arsip Otomasi Arsip kecenderungan manajemen menjadikan teknologi informasi, sebagai sarana kerja utamanya Arsip elektronik

Peta Penerapan Otomasi Kearsipan PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI MANUAL / TRADISIONAL Arsip Non-elektronik Arsip Elektronik

Perkembangan Pemanfaatan Komputer pengelolaan arsip dukungan teknologi informasi dan komunikasi terciptanya arsip yang reliabel, terpeliharanya otentisitas dan kelengkapan arsip sesuai ketentuan, serta tersajikannya arsip secara akurat kepada orang yang berhak, pada saat yang tepat, dan di manapun diperlukan dengan cara yang lebih efektif dan efisien

Keterkaitan Otomasi Kearsipan dengan Sistem Informasi Lainnya Business information systems (BIS) Electronic document management systems (EDMS) Support creation, revision and management of digital documents. Enable collaborative work and sharing of information. Do not incorporate recordkeeping functionality. Electronic document and records management system (EDRMS). Electronic records management systems (ERMS) Specifically designed to manage the creation, use, maintenance and disposal of digital records. Maintain metadata and links between records to support their value as evidence, and provide access to them over time. May incorporate document management capabilities. Transactional BIS without recordkeeping functionality Create, use, manage and maintain business information in support of a specific business process. Do not necessarily incorporate recordkeeping functionality. May include: -e-commerce systems -case management systems -human resource systems Transactional BIS with document management functionality. Transactional BIS with document and records management functionality. Records and information management systems (RIMS) Transactional BIS with recordkeeping functionality.

keterangan Business information systems (BIS) adalah sistem yang mencipta, menyimpan, memproses, dan menyediakan akses ke suatu informasi bisnis organisasi. Informasi ini dapat dalam berbagai bentuk dan termasuk data, dokumen dan arsip. Electronic records management systems (ERMS) adalah suatu bagian dari BIS yang tujuan utamanya adalah untuk mengkaptur dan mengatur arsip digital. Electronic document management systems (EDMS) adalah bagian lainnya dari BIS. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk mendukung penciptaan, revisi dan manajemen dokumen digital.

Perbedaan dalam fungsionalitas antara software EDMS dan ERMS Sistem manajemen dokumen elektronik Sistem manajemen arsip elektronik Dirancang untuk mengatur dokumen. Dirancang untuk mengatur arsip. Dokumen dapat dimodifikasi. Arsip tidak dapat dimodifikasi. Dokumen dapat terdiri dari beberapa versi. Arsip terdiri dari versi tunggal, versi final. Dokumen dapat dihapus oleh pemiliknya. Arsip hanya dapat dihapus dalam keadaan yang dikontrol secara ketat. Biasanya diimplementasikan dengan fokus yang spesifik/sempit (contoh unit bisnis). Biasanya diimplementasikan dengan fokus organisasi/yang luas. Diimplementasikan untuk memenuhi kebutuhan operasional. Diimplementasikan untuk memenuhi kebutuhan strategis atau korporat. Fasilitas retensi adalah opsional dan sederhana. Fasilitas retensi adalah keharusan dan dilaksanakan dengan teliti. Struktur penyimpanan dokumen adalah opsional. Skema klasifikasi adalah hal yang teliti dan dijaga oleh seorang administrator. Sistem ini mendukung penggunaan dokumen sehari – hari untuk tujuan bisnis. Sistem ini dapat mendukung penggunaan dokumen sehari – hari untuk tujuan bisnis, tapi terutama untuk tempat menyimpan yang aman untuk arsip bisnis yang penting.

Lanjutan Diimplementasikan untuk memenuhi kebutuhan operasional. Diimplementasikan untuk memenuhi kebutuhan strategis atau korporat. Fasilitas retensi adalah opsional dan sederhana. Fasilitas retensi adalah keharusan dan dilaksanakan dengan teliti. Struktur penyimpanan dokumen adalah opsional. Skema klasifikasi adalah hal yang teliti dan dijaga oleh seorang administrator. Sistem ini mendukung penggunaan dokumen sehari – hari untuk tujuan bisnis. Sistem ini dapat mendukung penggunaan dokumen sehari – hari untuk tujuan bisnis, tapi terutama untuk tempat menyimpan yang aman untuk arsip bisnis yang penting.

Arsip Elektronik Definisikan arsip informasi yang terekam dibuat atau diterima dalam memulai, menjalankan atau menyelesaikan kegiatan institusional atau individu dan yang terdiri dari konten, konteks dan struktur yang cukup untuk memberikan bahan bukti kegiatan(4). (International Council on Archives (ICA))

Klasifikasi arsip ke dalam dua kriteria: berdasarkan fungsinya, yakni hubungan berkas dengan berbagai jenis aktivitas dan transaksi di dalam lingkungan perkantoran. Sebagai contoh: berkas kasus, berkas pengadilan, berkas (yang berorientasi pada aktivitas) subyek, berkas pegawai, berkas korespondensi, dokumen web site, dsb; dan/atau berdasarkan bentuk dan formatnya. Sebagai contoh: dokumen yang diolah dengan pengolah kata (word), database, dokumen hypertext, gambar, spreadsheets, e-mails, voice mails, video, dsb.

Beberapa karakter arsip untuk mendukung tugas pokok dan fungsi serta memberikan bahan bukti: Otentisitas, yaitu karakter orisinil arsip yang berkaitan dengan konteks, struktur dan konten. Artinya arsip dimaksudkan memiliki pokok isi. Reliabilitas, yaitu kesanggupan arsip untuk memberikan bahan bukti yang dapat dipercaya. Arsip tersebut memiliki konten yang dapat dipercaya karena secara lengkap dan akurat menggambarkan transaksi, aktivitas, dan fakta-fakta. Integritas, yaitu berkaitan dengan arsip yang lengkap dan tidak dapat diubah. Ketergunaan, yaitu kesanggupan arsip untuk menempatkan, menemukan kembali, menyajikan, dan mengintepretasikan aktivitas dan transaksi kegiatan organisasi.

Hal terkait dengan arsip elektronik Penciptaan Penentuan Retensi Penyimpanan Pengamanan Preservasi Akses Penyusutan

Terima Kasih