MENGENALI SISTEM INFORMASI Konsep Sistem Informasi – S1 Sistem Informasi

Metode Pengenalan Sistem Informasi Mengenali kehadiran sebagai elemen sistem pengolahan data Melihat interaksi antar orang di dalam organisasi Melihat aliran dokumen Melihat interaksi antara orang dengan media pelaksana sistem pengolahan data. Menganalisis dokumen job description Jurusan Teknik Informatika FT UNG M. Hidayat Koniyo

Kehadiran Sebagian Elemen Sistem Pengolahan Data Kehadiran sebagian elemen sistem pengolahan data dapat dikenali dengan melihat sarana pengolahan data, maupun contoh dokumen pencatatan, pengolahan, arsip atau pelaporan. Jurusan Teknik Informatika FT UNG M. Hidayat Koniyo

Mengenali Elemen Pengolahan Data melalui Sarananya Mengenali elemen pengolahan data melalui sarananya, contohnya suatu organisasi usaha seperti supermarket, hotel atau apotik, orang akan menemukan sarana elemen pengolahan data, yaitu cash register. Sarana ini merupakan sarana pencatatan dan perhitungan proses pembayaran, untuk membantu tugas kasir. Cash register umumnya sudah terhubung dengan jaringan komputer, rekapitulasi catatan dan hitungan hasil penjualan dapat langsung dikirim ke meja supervisor dan manajer melalui jaringan komputer. Kehadiran elemen cash register dapat menjadi tanda awal adanya sistem informasi di supermarket tsb. Jurusan Teknik Informatika FT UNG M. Hidayat Koniyo

Mengenali Elemen Pengolahan Data melalui Contoh Dokumen Masih contoh pada supermarket, kita dapat menemukan contoh dokumen yang menunjukkan adanya elemen pengolahan data yaitu bukti pembayaran yang dicetak oleh cash register. Bukti pembayaran ini merupakan contoh dokumen pencatatan pembayaran terhadap barang yang dibeli konsumen. Contoh lain akan ditemukan label harga yang menempel pada barang, label ini merupakan contoh dokumen hasil perhitungan atau pengolahan harga jual, yang berasal dari harga beli, margin keuntungan dan biaya lainnya. Jurusan Teknik Informatika FT UNG M. Hidayat Koniyo

Interaksi Antar Manusia di dalam Organisasi Orang-orang yang menjadi anggota organisasi usaha, masing-masing memiliki human data processor (manusia mempunyai subsistem pengolah data dalam dirinya). Disamping itu manusia atau orang yang menjadi karyawan dan pimpinan organisasi, masing-masing mempunyai keahlian yang sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya. Sebagai orang yang berkeahlian, mereka mempunyai data, informasi, pengetahuan, jaringan semantik, bahkan kebijaksanaan. Interaksi antar manusia terjadi ketika mereka saling berdiskusi, melakukan rapat, memberikan perintah melalui vokal, surat atau telepon dan menyampaikan laporan. Jurusan Teknik Informatika FT UNG M. Hidayat Koniyo

Jurusan Teknik Informatika FT UNG M. Hidayat Koniyo Aliran Dokumen Tidak setiap sistem informasi didukung oleh aliran dokumen. Cara pengenalan ini merupakan cara klasik, biasanya aliran dokumen dapat diketahui oleh adanya model dokumen flow-map, yang sudah ada di suatu perusahaan atau berdasarkan ingatan salah satu karyawan. Diagram dokumen flow-map terdiri dari beberapa kolom, yang menunjukkan ruang lingkup bagian-bagian organisasi, ataupun entitas luar dan organisasi. Bagian-bagian ini masing-masing disinggahi dokumen pendukung suatu fungsi aktivitas tertentu. Jurusan Teknik Informatika FT UNG M. Hidayat Koniyo

Contoh : Diagram Alir Dokumen Pemesanan Barang Penjual User Bagian Pengadaan Manajer Supermarket Kebutuhan barang Kebutuhan barang Buat pesanan pembelian Surat pesanan pembelian Surat pesanan pembelian Buat lap. pembelian Laporan pembelian Laporan pembelian Surat pesanan pembelian Arsip

Interaksi antara Orang dengan Media Pelaksana Sistem Pengolahan Data Dilingkungan supermarket, dapat terlihat interaksi antara kasir dengan cash register, ataupun interaksi antara karyawan bagian keuangan dengan kalkulator. Konsep interaksi ini dikembangkan dalam ranah human-computer interaction. Jurusan Teknik Informatika FT UNG M. Hidayat Koniyo

Analisis Dokumen Job Description Analisis dokumen job description digunakan untuk mengidentifikasi proses yang termasuk dalam kelompok fungsi pengolahan data. Dokumen job description biasanya terdapat pada organisasi yang sudah mapan. Dokumen ini berisi lingkup tugas suatu posisi atau jabatan misalnya uraian tugas, kualifikasi orang yang dapat menjalankan tugas dll. Didalam uraian tugas biasanya akan terdapat kegiatan yang termasuk didalam kelompok proses-proses pengolahan data. Contohnya, staf pengadaan barang melaporkan pembelian barang setiap hari. Laporan tsb dapat berbentuk laporan lisan, dokumen rekapitulasi tertulis atau laporan yang dapat dicetak setiap saat. Jurusan Teknik Informatika FT UNG M. Hidayat Koniyo

Cara Awal Mengenali Sistem Informasi Alat tulis, Perekam/arsip, Penghitung/kalkulator, Pencetak, Pencarian data, Contoh Formulir Dokumen pelaporan Dialog/diskusi/rapat, Pemberian Instruksi/Order Pelaporan, Pemantauan, Koreksi Pengesahan Dokumen, Dokumen Pelaporan, Surat Edaran, Memo, Surat menyurat, Formulir, Laporan Rekapitulasi Menulis, Merekam/mengarsipkan, Menghitung dgn Kalkulator, Mencetak, Mencari dgn Katalog Identifikasi Proses SPD, Dalam Uraian Job Description Ada elemen SPD ? Ada interaksi Antar orang ? Ada aliran dokumen ? Ada interaksi orang Dengan SPD ? Ada job description ?

Contoh Kasus: Sistem Informasi di Hotel Tugas resepsionis dan kasir di hotel yang berskala kecil, adakalanya bisa rangkap. Hal tersebut tidak bisa dilakukan pada hotel dengan skala besar. Dalam hal menerima pembayaran, kasir di hotel tidak berbeda dengan kasir disupermarket. Perbedaannya terletak pada manfaat yang dijual di hotel berbeda dengan disupermarket. Supermarket menjual barang-barang secara eceran, sedangkan hotel menjual manfaat rupa jasa fasilitas menginap dalam kamar-kamar hotel. Peran informasi untuk mendukung aktivitas pelayanan di hotel sangat kuat. Apa yang terjadi jika seorang tamu datang ke suatu hotel, bertemu dengan resepsionis hotel, lalu menanyakan apakah ada kamar yang kosong? Apakah kemudian dengan sigap resepsionis berlari memeriksa seluruh kamar-kamar hotel yang mungkin kosong satu per satu? Jurusan Teknik Informatika FT UNG M. Hidayat Koniyo

Contoh Hasil Survey: Pengenalan Sistem Informasi di Hotel Sasaran Survei Hasil Survei Entitas : D – I – P 1.1 Data Daftar kamar hotel dan tarifnya Pengelompokkan kamar hotel Data tamu yang sedang menginap 1.2 Informasi Laporan hunian tamu bulanan Laporan aktivitas bagian linen-laundry Daftar acara kesenian daerah bulan ini 1.3 Pengetahuan Tata tertib tamu Daerah kunjungan wisata Aktivitas : E – I – A – I – J 2.1 Elemen SPD Cash register di kasir hotel dan kasir restoran Buku pencatatan check-in dan check-out tamu hotel Papan penggantung kunci kamar hotel Formulir isian loundry

Contoh Hasil Survey: Pengenalan Sistem Informasi di Hotel Sasaran Survei Hasil Survei Aktivitas : E – I – A – I – J 2.2 Interaksi antar Orang Tamu melakukan check-in ke resepsionis Tamu melakukan check-out ke resepsionis Tamu menelpon pesanan makanan dan minuman ke restoran 2.3 Aliran Dokumen Perjalanan formulir pesanan laundry, dari kamar tamu, melalui hause-keeping sampai ke meja resepsionis atau kasir hotel. 2.4 Interaksi Orang – SPD Penulisan catatan check-in dan check-out tamu ke dalam buku Kasir – cash register Pengisian formulir loundry oleh tamu atau petugas house-keeping Pengisian laporan alokasi kamar tamu (status hunian) berdasarkan status kunci pada papan penggantungnya 2.5 Job Description / Struktur Organisasi Dokumen / diagram prosedur check-in Dokumen / diagram prosedur check-out Struktur Organisasi hotel

Jurusan Teknik Informatika FT UNG M. Hidayat Koniyo Tugas Anda Mengenali Sistem Informasi pada Suatu Organisasi Buat laporan dengan sistematika sebagai berikut : Latar Belakang (Menyangkut Permasalahan yang coba diangkat) Mengenali Sistem Informasi dengan Metode yang ada (Hasil Survei) Kesimpulan Jurusan Teknik Informatika FT UNG M. Hidayat Koniyo

terimakasih