Marketing Information System & Sales order Process

Business Function of Marketing & Sales Marketing of Product Taking Sales Order Customer Relationship Management Customer Support Sales forecasting Advertising

Output of The Department Input of The Department Output of The Department Request to Purchase/Customer Data Product availability and data order status Per unit cost checked Cost-profit analysis Order Status Hiring needs and personal info Sales forcast Customer Satisfaction and Dissatisfaction Request to Purchase/Customer Data

Pertanyaan Strategy Terkait Marketing Produk apa yang harus kita produksi? Berapa banyak masing-masing produk akan diproduksi? Bagaimana terbaik dapat kita promosi atau mengiklankan produk kita? Bagaimana kita dapat mendistribusikan produk dengan kepuasan customer yang maksimum? Berapa harga jual produk kita?

Studi Kasus Fitter Snacker Perusahaan memproduksi dua snack-bars: 1. NRG-A: “Advanced Energy” 2. NRG-B: “Body-building proteins” Perusahaan memiliki dua divisi penjualan: 1. Wholesale: menjual kepada pihak distributor yang mendistribusikan penjualan ke toko-toko kecil, operator vending mesin, dan toko kesehatan 2. Direct: Toko pengecer besar, toko stasiun olahraga, dan toko besar lainnya. Concept ERP by Monk & Wagner

Penjualan Direct sales: menawarkan diskon berdasarkan volume untuk mendorong order besar yang mana lebih efisien untuk diproses. Wholesale: harga tetap yang lebih rendah karena order yang besar (jika tidak, customer harus ditangani oleh divisi Direct sales) Syarat pembayaran 2-10, net 30 - Customer menerima 2% diskon jika membayar invoice didalam 10 hari. - Jatuh tempo adalah 30 hari

Many of Fitter’s sales orders have some sort of problem, such as: incorrect pricing, excessive calls to the customer for information order-processing delays missed delivery dates and so on.

These problems occur because Fitter has three separate information system: The Sales order system, the warehouse system, and the accounting system. Information from each system is shared either electronically through periodic file transfers (sales order system to accounting system) or manually by paper printout (credit status from the Accounting Department to sales clerks). The high number of manual transactions creates many opportunities for data entry errors. Further, not all the information stored in the three systems is available in real time  incorrect prices and credit information.

Sales Process

Sales Quotations and Orders Sales Quotations => penawaran harga kepada customer. Sales Orders => pesanan penjualan dari customer. Hal yang perlu diperhatikan: Pemberian Diskon Order tidak langsung dilakukan setelah Quotations diberikan. Pertanyaan terkait dengan tanggal pengiriman pada saat customer mau melakukan Order. Posisi Credit Limit customer

Order Filing Packing list dan shipping labels dicetak pada departemen sales dan diberikan kepada bagian warehouse untuk dilakukan picking, packing dan delivery. Hal yang perlu diperhatikan: Customer menginginkan partial shipment terhadap apa yang tersedia, dan sisanya sebagai backorder. Customer hanya membeli apa yang tersedia, sisanya dibatalkan, dan dibuka order baru. Customer bersedia menunggu sampai seluruh order terpenuhi untuk menghemat biaya pengiriman.

Accounting and Invoicing Data dari sales order akan menjadi dasar untuk pembuatan invoice. Koreksi terhadap invoice diperlukan terkait dengan partial shipment ataupun perubahan lainnya terkait dengan perubahan pada sales order

Payment and Returns Customer yang membayar dibawah 10 hari mendapat diskon 2 persen. Nota Debit dari customer terkait dengan retur, maupun klaim produk cacat juga perlu menjadi perhatian

Sales and Distribution pada ERP Sistem ERP dapat meningkatkan proses terkait dengan sales order process, karena menggunakan database terpusat, sehingga dapat mengurangi tingkat kesalahan entri, dan meningkatkan akurasi informasi secara realtime bagi semua user. Sistem ERP juga dapat melakukan track terhadap seluruh transaksi seperti (invoice, packing list, RMA Number, dan pembayaran) RMA = Return Merchandise Authorization

Event pada SAP ERP Presales activities Sales order processing Inventory sourcing Delivery Billing Payment

Presales Activity Langkah pertama pada SAP ERP sales and distribution process adalah presales activities. Customer dapat mendapatkan penawaran harga melalui inquiry ataupun quotation. Beda inquiry dengan quotation, quotation sifatnya tertulis dan mengikat untuk suatu jangka waktu tertentu. Inquiry sekedar penawaran harga, dan tidak ada ikatan. Aktifitas presales juga meliputi kegiatan marketing seperti menghubungi customer melalui telepon, kunjungan, dan surat-menyurat.

Sales Order Processing Sales order processing adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan untuk mencatat sales order. Pada sales order processing dicatat item yang dipesan, harga jual, dan kuantitas. Diskon dapat didefinisikan menurut jumlah kuantitas, produk dan customer. Saat order processing, dilakukan pemeriksaan tabel AR untuk konfirmasi credit customer. Nilai order dijumlahkan dengan saldo kredit dan dibandingkan dengan credit limit customer. Jika kredit tidak mencukupi sistem akan menolak order.

Process Flow Flow Process 1. Inquiry Sales Person Inquiry Quotation Quantity Contact Sales Order Flow Process 1. Inquiry 2. Quotation dengan/tanpa referensi ke inquiry 3. Sales Order dengan referensi ke Quotation 4. Quantity Contract 5. Sales Order dengan referensi ke Contract Key Point 1. Membuat inquiry dengan status release kepada pihak yang bertanggung jawab 2. Quotation dengan harga otomatis dari inquiry 3. Sales order dengan referensi ke quotation/contracts 4. Credit limit check Suatu Quantity Contract adalah perjanjian kontrak bahwa customer akan membeli sejumlah produk dalam jangka waktu tertentu, terdiri dari produk, jumlah harga tanpa jadwal.

Inventory Sourcing Ketika pencatatan order, sistem memeriksa catatan persediaan dan catatan perencanaan produksi apakah material tersedia dan dapat dikirim pada tanggal yang diinginkan konsumen, Available-to-Promise (ATP) termasuk juga waktu pengiriman, perlu diperhatikan akhir minggu dan liburan. Sistem dapat juga merekomendasikan penambahan pada rencana produksi jika terjadi kekurangan. Order dicatat sebagai terbuka, produk dibooking sehingga tidak dapat dijual untuk pemenuhan order lainnya.

Delivery Delivery berarti melepas dokumen kepada warehouse untuk melakukan picking, packing, dan pengiriman order (daripada pengertian tradisional pengiriman barang). Proses pengiriman dibuat sehingga aktivitas warehouse dapat efisien (seperti kombinasi order yang sama untuk picking, pengelompokan order berdasarkan metode dan tujuan). Dokumen picking, packing, dan shipping akan ditransfer ke Module Materials Management, sehingga aktifitas picking, packing, dan shipping dapat dilakukan.

Billing Selanjutnya sistem membuat invoice berdasarkan data sales order kedalam dokumen invoice. Accounting mencetak dan mengirim kepada customer. Catatan Accounting diperbaharui pada titik ini untuk mencatat penjualan (Debit AR, dan Kredit Sales), selanjutnya catatan account terupdate secara otomatis.

Payment Ketika customer melakukan pembayaran, pembayaran dicatat pada sistem ERP (Debit Cash, dan Kredit AR).

Sales Process Sales Dept Logistics Fin/Acct - Presales - Sales Order - Customer complaint → Return Logistics - Delivery Document - Picking - Packing - Post Goods Issue - Transportation: third party Fin/Acct - Invoicing Document - Account Receivable - Billing - Return → Credit Memo