FASE DELIVERY MPSI Sesi 11

Tahapan dalam fase Delivery Deployment Pelatihan Manajemen Perubahan Produksi

1. DEPLOYMENT Mendistribusikan software ke para pengguna agar bisa digunakan untuk mendukung pekerjaannya. Mendistribusi bisa pada satu lokasi yang sama, bisa juga ke berbagai lokasi yang berbeda.

Tahapan dalam Deployment Instalasi Pengaturan Database Migrasi dan Konversi Data Eksekusi secara Terbatas Eksekusi secara Paralel Evaluasi

A. Instalasi Jika instalasi dilakukan oleh Pengguna, maka software harus dibuat sedemikian rupa sehingga memudahkan penggunanya. Instalasi Sistem Informasi tidak hanya untuk software saja, namun termasuk database, software tambahan, plug-in, software aplikasi server, driver, serta berbagai pengaturan yang dibutuhkan.

Instalasi Biasanya instalasi dilakukan secara berurutan, yaitu: instalasi database server dan driver untuk data source (misal ODBC), kemudian melakukan koneksi antar aplikasi server dengan database. Aplikasi client dan server. Juga diperhatikan lingkungan dimana software diinstalasi. Misalnya hardware, jaringan, koneksi internet, dan hal-hal lain yang bersifat dengan infrastruktur.

Checklist Instalasi: Spesifikasi dan konfigurasi hardware Sistem Operasi Konfigurasi jaringan Driver Keamanan Sistem Database Shared resource/library Dokumentasi

B. Pengaturan Database Persiapan database untuk menunjang operasional software, yaitu: Instalasi database Membangun struktur database Mengatur dan konfigurasi produk database

C. Migrasi dan Konversi Data Eksplorasi database asal. Lakukan penilaian terhadap data Desain proses migrasi Bangun proses migrasi Pelaksanaan migrasi Transisi Produksi

D. Eksekusi secara Terbatas Menentukan beberapa pengguna atau hanya beberapa fungsi saja. Tidak berlangsung lama dan bertujuan untuk membiasakan pengguna dalam menggunakan sistem dan untuk mengamati perilaku sistem. Hasil pengamatan didokumentasikan dan dievaluasi.

E. Eksekusi secara Paralel Sistem baru dioperasi secara terbatas bersamaan dengan sistem lama yang masih digunakan. Tujuannya untuk membandingkan baik secara penggunaan maupun informasi yang dihasilkan dari sistem baru. Waktu pelaksanaannya harus dibatasi.

F. Evaluasi Evaluasi terhadap seluruh rangkaian dan pastikan semua aktivitas didokumentasikan. Jika ada aktivitas yang tidak dapat diselesaikan dengan baik, maka dapat menjadi pertimbangan untuk memasukkannya ke dalam fase akhir dan pemeliharaan, atau dalam proyek berikutnya. Back

2. PELATIHAN Stakeholder akan terlibat langsung maupun tidak langsung dalam pengoperasian sistem informasi sehari-hari harus mendapat pelatihan yang cukup. Biasanya hambatan dari pelatihan adalah penjadwalan. Pengaturan pelatihan harus diperhatikan efektifitas hasil pelatihan dan efisiensi dalam penjadwalan.

Peserta Pelatihan Pelatihan pengguna akhir Pelatihan administrator Pelatihan eksekutif

A. Pelatihan Pengguna Akhir Pelatihan pengguna akhir (End user training) adalah mereka yang berinteraksi dengan sistem informasi sehari-hari, sebagai alat bantu dalam melaksanakan pekerjaan mereka. Pelatihan harus difokuskan pada penggunaan praktis. Diharapkan pengguna akhir mampu menguasai pengoperasian untuk pekerjaan sehari-hari, termasuk penggunaan berbagai tombol, pemeriksaan data, dan pelaporannya.

B. Pelatihan Administrator Administrator adalah mereka yang bertugas melakukan pengaturan terhadap sistem, mengelola database, dan sering kali juga menjadi personal yang paling mengerti sistem, sehingga dapat membantu pengguna lainnya. Pelatihan administrator lebih mendalam dan bersifat teknis. Administrator harus memahami cara pengaturan sistem.

C. Pelatihan Eksekutif Para eksekutif tidak memerlukan pelatihan yang terlalu mendetail tentang sistem, yang mereka perlukan hanya informasi yang dihasilkan oleh sistem. Eksekutif terbiasa menghadapi berbagai laporan sebagai pendukung pengambilan keputusan, jika ada laporan yang tidak normal, mereka harus tahu penyebabnya kesalahan sistem atau data. Back

3. MANAJEMEN PERUBAHAN Sebelum sistem memasuki tahap produksi (saat sistem benar-benar digunakan untuk operasional sehari-hari, dan sudah menggantikan sistem lama sepenuhnya), maka seluruh bagian organisasi/perusahaan, baik yang terlibat langsung maupun tidak, harus dipersiapkan.

Manajemen Perubahan Adalah proses untuk merencanakan dan mengoordinasi implementasi dari semua perubahan (yang terjadi pada lingkungan operasional karena penerapan sistem informasi). Perubahan yang dimaksud bukanlah perubahan sistem, tetapi perubahaan organisasi/perusahaan secara operasional oleh karena proyek sistem informasi dalam tahap memasuki lingkungan produksi.

Tujuan Manajemen Perubahan Meminimalisir dampak yang merugikan yang terjadi pada integritas dan keamanan sistem Mengizinkan koordinasi dan perencanaan perubahan agar dapat mencapai lingkungan produksi yang stabil. Memaksimalkan produktivitas tim yang terlibat dalam perencanaan, koordinasi implementasi perubahan kualitas. Back

4. PRODUKSI Tahap produksi, dimana sistem sudah digunakan sepenuhnya untuk operasional sehari-hari sesuai dengan maksud pembangunan sistem tersebut. Dalam jadwal proyek secara keseluruhan, harus dipersiapkan berapa lama pendampingan dilakukan agar seluruh stakeholder dari sisi klien siap mengambil alih seluruh pengelolaan sistem secara mandiri.

Pedoman dalam Tahap Produksi Siapkan cecklist Pastikan seluruh pengguna telah memakai versi terakhir dan sudah menguasainya Pastikan seluruh sistem pendukung Lakukan pengamatan setidaknya dua siklus transaksi sampai selesai Selalu memiliki rencana mitigasi bila terjadi masalah Pastikan bahwa dukungan teknis baik berupa pendampingan atau helpdesk selalu siap sedia Komunikasikan masa produksi ini pada seluruh stakeholder agar semua memahami bahwa sistem telah berfungsi sepenuhnya, dan proyek siap serah terima.