SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) PUSKESMAS Materi (9) SIMKES S1 Kesmas

PENGERTIAN SIM  SIM = serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktifitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan (George M. Scott:Prinsip-prinsip SIM)

PENGERTIAN SIM  SIM = kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian (Barry E. Cushing)

PENGERTIAN SIM SIM = kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen (Frederick H. Wu)  (Gordon B. Davis, 1999) = Sistem yang terpadu antara manusia dan mesin yang menyajikan informasi untuk mendukung fungsi operasi, fungsi manajemen, fungsi pengambilan keputusan dalam organisasi. Sistem menggunakan : hardware, software, prosedur, model, dan database

Konsep SIM (Gordon) Fungsi operasi : sistem pemrosesan transaksi, penghasil database, formulir data Fungsi manajemen : hasilkan laporan yang sudah tetap (terstruktur) Fungsi pengambilan keputusan : manajer mendapatkan informasi sesuai keinginan (terkait model matematik)

PENGERTIAN SIM - informasi yang terinci - informasi yang ringkas (Whitten, Jeffry) = suatu aplikasi sistem informasi yang menyediakan untuk manajemen yang berorientasi pada pelaporan. Laporan-laporan tersebut telah ditetapkan jadwal dan bentuknya. - informasi yang terinci - informasi yang ringkas - informasi yang khusus

Unsur-unsur dari SIM : Sumber Daya Informasi = perangkat keras / hardware perangkat lunak/ software basis data prosedur petugas/ operator sistem pemakai

Mengapa SIM Dibutuhkan ? Perlunya informasi untuk memperoleh kepastian dalam mengambil keputusan. Keputusan yg diambil harus cepat akurat dan dapat dipercaya. Perlu pengelolaan data yang sistematis untuk pengambil keputusan yang sifatnya strategis

PUSKESMAS Struktur Organisasi : (Keputusan Menkes No. 128/MENKES/II/2004) = Kepala Puskesmas Unit Tata Usaha yang bertanggung jawab membantu Ka. Puskesmas dalam pengelolaan : Data dan Informasi; Perencanaan dan penilaian; Keuangan; umum dan kepegawaian

STRUKTUR ORGANISASI PUSKESMAS c. Unit Pelaksana Teknis Fungsional Puskesmas : Upaya kesmas, termasuk pembinaan terhadap UKBM; Upaya kesehatan perorangan d. Jaringan Pelayanan Puskesmas : Unit Pustu; Unit Pusling; Unit Bidan di Desa/Komunitas

Tata Kerja Puskesmas Koordinasi dengan Kantor Kecamatan : pertemuan berkala (mencakup fungsi- fungsi manajemen) Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota : puskesmas sebagai UPT dan bertanggung jawab kepada DKK (teknis, administratif) Jaringan pelayanan kesehatan strata pertama : mitra untuk rujukan sesuai kebutuhan

Tata Kerja Puskesmas 4. Jaringan pelayanan kesehatan rujukan : - upaya kesehatan perorangan : RS, balai kesehatan masyarakat (BP4, BKIM, dst) - upaya kesehatan masyarakat : Dinkes Kab /Kota; BTKL; BLK; balai kesehatan masyarakat konsep rujukan menyeluruh dengan koordinasi Dinkes Kab/Kota 5. Lintas sektor : berkaitan kesehatan 6. Masyarakat : dukungan aktif

KEGIATAN PUSKESMAS Dalam gedung Luar gedung -Pengobatan - Apotek -Pendaftaran -Pengobatan - Apotek - Gizi - KIA - Imunisasi - Laboratorium Puskemas pembantu Puskesmas keliling Posyandu Bidan Desa

INDIKATOR KEBERHASILAN FUNGSI PUSKESMAS Keberhasilan suatu program diukur dengan indikator (petunjuk mengukur perubahan), penting untuk manajemen Contoh : Program imunisasi DPT = 1. Indikator dampak = - insidens penyakit : Apakah insidens kasus difteri, pertusis, dan tetanus menurun seperti yang diharapkan? - kekebalan yang didapat : Apakah bayi yang diimunisasi DPT secara lengkap mempunyai antibodi yang memadai terhadap difteri, pertusis, dan tetanus?

INDIKATOR KEBERHASILAN FUNGSI PUSKESMAS 2. Indikator luaran : - cakupan akses : Apakah cakupan imunisasi DPT-1 sudah tinggi? - Cakupan kelengkapan : Berapa cakupan imunisasi DPT-3, berapa ‘DO’ dari DPT-3 dan DPT-1? 3. Indikator Proses : - terjaminnya penyimpanan vaksin : Apakah rantai dingin (‘Cold-chain’) untuk menyimpan vaksin DPT terjamin, dari pabriknya sampai ke tingkat lapangan? - terjangkaunya wilayah kerja : Apakah semua desa bisa didatangi secara berkala sebulan sekali, atau ada daerah yang terpencil dan hanya bisa didatangi pada musim tertentu saja?

INDIKATOR KEBERHASILAN FUNGSI PUSKESMAS 4. Indikator masukan : - Ketenagaan : Apakah tenaga yang melakukan imunisasi DPT sudah trampil? - Vaksin : Apakah ada masalah dengan logistik vaksin DPT? - Dana : Apakah dana operasional pelaksanaan imunisasi DPT mencukupi?

INDIKATOR UPAYA KESEHATAN WAJIB PUSKESMAS Kegiatan Indikator Promosi kesehatan Promosi hidup bersih dan sehat Tatanan sehat Perbaikan perilaku sehat Kesehatan lingkungan Penyehatan permukiman Cakupan air bersih Cakupan jamban keluarga Cakupan SPAL Cakupan rumah sehat Kesehatan Ibu anak ANC, pertolongan persalinan, Imunisasi, KB Cakupan K1, K4 Cakupan linakes Cakupan imunisasi Cakupan MKET Pemberantasan penyakit menular Diare, ISPA, Malaria, Tuberkulosis Cakupan kasus diare Cakupan kasus ISPA Cakupan kasus malaria

INDIKATOR UPAYA KESEHATAN WAJIB PUSKESMAS Kegiatan Indikator Gizi Distribusi vit.A/ Fe/ cap yod PSG Promosi gizi Cakupan vit.A/ Fe/ cap yod % gizi kurang/buruk % kadarzi Pengobatan Medik dasar UGD Laboratorium sederhana Cakupan pelayanan Jumlah kasus yang ditangani Jumlah pemeriksaan Kualitas pelayanan kesehatan Jaga mutu : Provider Konsumen Tingkat kepatuhan Kepuasan pasien

INDIKATOR UPAYA KESEHATAN PENGEMBANGAN PUSKESMAS Kegiatan Indikator Upaya kesehatan sekolah UKS/UKGS Jml. Sekolah dg UKS/ UKGS % sekolah sehat Upaya kesehatan olah raga Memasyarakatkan olah raga untuk kesehatan Jumlah kelompok senam Jumlah klub jantung sehat Upaya perawatan kesehatan masyarakat Kunjungan rumah konseling % keluarga rawan yang dikunjungi Upaya kesehatan kerja Memasyarakatkan ‘masker’ (norma sehat dalam bekerja) % Pos UKK Tingkat perkembangan Pos UKK Upaya kesehatan gigi dan mulut Poliklinik gigi Jumlah kasus gigi

INDIKATOR UPAYA KESEHATAN PENGEMBANGAN PUSKESMAS Kegiatan Indikator Upaya kesehatan jiwa Konseling Jumlah kasus penyakit jiwa Upaya kesehatan mata Mencegah kebutaan Jumlah penderita katarak yg dioperasi Jml kelainan visus yang dikoreksi Upaya kesehatan usia lanjut Memasyarakatkan perilaku sehat di usia lanjut % posyandu usila Tingkat perkembangan posyandu usila Upaya pembinaan pengobatan tradisional Membina pengobatan tradisional yang rasional Jumlah sarasehan battra Jumlah battra yang dibina

SISTEM DI PUSKESMAS  Komponen-komponen pelayanan puskesmas (upaya kesehatan wajib) = 1. Promosi kesehatan 2. Kesehatan Lingkungan 3. KIA termasuk Keluarga Berencana : - Kesehatan Ibu : K1, linakes - Kesehatan anak 4. Perbaikan Gizi Masyarakat 5. Pencegahan dan Pemberantasan Penyakit Menular 6. Pengobatan

SISTEM DI PUSKESMAS a. Kesehatan sekolah b. Kesehatan olah raga  Komponen untuk upaya kesehatan pengembangan (disesuaikan kondisi daerah) : a. Kesehatan sekolah b. Kesehatan olah raga c. Perawatan kesehatan masyarakat d. Kesehatan kerja e. Kesehatan gigi dan mulut f. Kesehatan jiwa g. Kesehatan mata h. Kesehatan usia lanjut i. Pembinaan pengobatan tradisional

SISTEM INFORMASI PUSKESMAS  Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas (SP3)/ SPP = 1. SPP di Loket Pendaftaran 2. SPP di Pengobatan 3. SPP LB_1 = data kesakitan 4. SPP LB_2 dan LPLPO 5. SPP LB_3 = KIA 6. SPP LB_3 = Imunisasi 7. SPP LB_4 = Kegiatan Puskesmas 8. SPP LB_1S = Sentinel

SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN PUSKESMAS Tdp 18 kegiatan pokok Puskesmas  salah 1 : Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu (SP2TP) = - SK Menkes No. 63/ MENKES/II/1981 - Juklak Direktur Jenderal Pembinaan Kesehatan Masyarakat No. 143/Binkesmas/DJ/II.81 SP2TP = kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga, dan upaya pelayanan kesehatan di Puskesmas berdasarkan SK Menkes No. 63/MENKES/ SK/II/1981 Ruang Lingkup = konsep wilayah kerja Puskesmas

PERKEMBANGAN SP3 SP2TP  SP3 berupa tata cara pencatatan dan pelaporan yang lengkap untuk pengelolaan Puskesmas, meliputi : keadaan fisik, tenaga, sarana, dan kegiatan pokok yang dilakukan serta hasil yang dicapai Puskesmas Proses pelaksanaan SP3 : 3 hal = - pencatatan - pelaporan - pengolahan/ analisis/ pemanfaatan Pencatatan hasil kegiatan dicatat dalam buku register  direkapitulasi dalam format SP3

SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN PUSKESMAS Pengertian = pencatatan dan pelaporan yang harus dibuat oleh puskesmas dan direkapitulasi disetiap tingkat dengan waktu tertentu Sistem ini = satu kesatuan yang terdiri dari komponen yang saling berkaitan, berintegrasi, dan punya tujuan tertentu, merupakan gabungan berbagai macam kegiatan upaya yankes puskesmas  meringankan beban kerja puskesmas

RUANG LINGKUP SP3 Konsep wilayah kerja Puskesmas, mencakup semua kegiatan Puskesmas (Bidan Desa, Pustu, Pusling, Puskesmas dengan tempat tidur) Jenis data yang dikumpulkan dan dicatat = - ketenagaan Puskesmas - sarana yang dimiliki Puskesmas - kegiatan pokok Puskesmas (dalam maupun luar gedung)  Laporan SP3 dengan sistem tahun kalender : periode bulanan, triwulan, dan tahunan

Program Puskesmas SP3 A. Gizi : Jumlah bayi dan jumlah anak 1-3 tahun ditimbang (Posyandu, Puskesmas, Pustu) Bayi dan anak 1-3 th naik BB (KMS) Jumlah bayi dan anak 1-3 th dengan KMS (terdaftar dan punya KMS) Jumlah Bumil dapat tablet Fe pertama Jumlah bumil dapat tablet Fe ke-3 Jumlah anak 1-5 th yang dapat Vit.A dosis tinggi Jumlah Vit.A sisa

Program Puskesmas SP3 Kunjungan Neonatal ke-2 (N2) B. KIA : Kunjungan Neonatal ke-2 (N2) Kunjungan baru Bumil (K-1) : yan ANC 5T Kunjungan K4 Bumil Jumlah bumil dengan faktor risiko dan risti Jumlah persalinan oleh nakes Jumlah persalinan oleh dukun terlatih Jumlah kematian maternal Jumlah kematian neonatal (0-28 hari) Jumlah bayi BBLR < 2500 gram Jumlah bumil KEK (kurang energi kronis)

Program Puskesmas SP3 C. KB : Efek samping dari penggunaan KB Komplikasi (selain obat atau alat KB) Kegagalan kontrasepsi D. P2M : 1. Imunisasi : - jumlah bayi (2-11 bulan) vaksinasi DPT1 - jumlah Bumil (0-8 bln) dapat suntikan TT 2

Program Puskesmas SP3 D. P2M : 2. Demam Berdarah : abatisasi selektif; kelurahan endemis (3 th terakhir); ABJ (angka bebas jentik) 3. Kusta : jumlah penderita kusta 4. ISPA (pneumonia) : pneumonia berat, pneumonia

Program puskesmas 5. Perawatan Kesehatan Masyarakat 6. Penyakit Gigi dan Mulut 7. Usaha Kesehatan Sekolah 8. Kesehatan Lingkungan 9. PSM (Peran serta masyarakat) 10. PKM (Penyuluhan Kesehatan Masyarakat)

Mekanisme sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas Jenis register yang dipakai oleh pelaksana program untuk pencatatan hasil kegiatan  registerasi yang berlaku sesuai ketentuan dan kebutuhan program dalam pemantauan dan evaluasi Data yang diterima masing-masing pelaksana kegiatan : - Puskesmas (dalam maupun luar gedung); - BP, BKIA swasta - petugas - W1 dan W2 (KLB)  dicatat dalam buku register masing-masing program

Mekanisme SP3 4. Rekapitulasi bentuk laporan dikirim : 3. Masing-masing pelaksana program merekapitulasi data ke lembar transformasi dan dipindahkan ke format laporan SP3 standard 4. Rekapitulasi bentuk laporan dikirim : - koordinator SP3  2 lembar dan rangkap 2: arsip dan dikirim ke koordinator SP3 Dati II - masing-masing pengelola program terkait di Dati II

Mekanisme SP3 5. Pengolahan di Pemerintah Daerah (Dati II dan Dati I) : - pengolahan data dari hasil laporan tingkat Puskesmas dilakukan Dati II dan hasil entry data dikirimkan ke Koordinator SP3 Dati I - pengolahan data dari hasil laporan tingkat Dati II dan untuk pengelola program mengolah data sesuai kebutuhan masing- masing program

PENGORGANISASIAN A. Tingkat Puskesmas : - Penanggung jawab : Ka. Puskesmas tugas : tanggung jawab pelaksanaan SP3 dan bimbingan bagi bawahannya - Koordinator : Ka. TU; Staf fungsional tugas : tanggung jawab atas operasional SP3 - anggota : pelaksana program tugas : kegiatan laporan SP3

PENGORGANISASIAN B. Tingkat Kabupaten/Kotamadya : - Penanggung jawab : Ka. Dinkes Kab/Kota tugas : + evaluasi hasil pelaksanaan SP3 - Koordinator : Ka. Sub. Din TU tugas : koordinasi laporan SP3 dan evaluasi - Anggota : Pengelola Program tugas : menerima laporan dari puskesmas dan mengirim bulanan ke Dinkes Propinsi - Pelaksana : Urusan Perencanaan dan staf fungsional tugas : membuat umpan balik SP3 (3 bulan sekali) ke tingkat Puskesmas

PENGORGANISASIAN C. Tingkat Propinsi : - penanggung jawab : Ka. Dinkes Propinsi tugas : tanggung jawab pelaksanaan SP3 - Koordinator : Ka. Bag TU tugas : mengirimkan umpan balik laporan SP3 3 bulanan ke Kabupaten/Kota - Anggota : Pengelola Program tugas : menerima laporan dan menganalisis - Pelaksana : Sub bag. Perencanaan tugas : mengolah laporan SP3 dan membuat umpan balik ke Kabupaten/Kota