Investigasi awal & Identifilasi masalah

Kegiatan pada analisis sistem Identifikasi masalah Memahami sistem sekarang (penelitian) Menganalisis hasil penelitian Membuat laporan

Preliminary Investigation merupakan tahap awal dalam melakukan analisis pengembangan sebuah sistem. Atau dalam metodologi lain biasa dikenal dengan Fase inisial, survey, atau fase perencanaan. Fase ini diharapkan dilakukan dengan cepat, keseluruhan pekerjaan pada fase ini diharapkan tidak lebih dari 2-3 hari untuk kebanyakan proyek.

Pada tahap ini dilakukan: List Problems, opportunities, and directives (Pendefinisian masalah, peluang dan petunjuk) Negotiate preliminary scope (Mencari cakupan awal sistem) Assess project and plan (Penilaian manfaat proyek sistem) Plan the project (Merencanakan proyek) Present the project and plan (Perencanaan dan persiapan proyek sistem)

Skema investigasi awal :

List Problems, Opportunities, and Directives Pada tahap ini, dilakukan pendefinisian masalah-masalah, kesempatan-kesempatan, dan petunjuk-petunjuk yang memicu perlunya dibuat proyek pengembangan sistem. Fase ini tidak memerlukan analisis secara mendetail, tetapi dapat dilakukan untuk mencatat semua kendala² yang dapat muncul pada proyek, seperti: deadline, budget, teknologi

List Problems, Opportunities, and Directives Pihak² yang terlibat dalam fase ini: Senior Analis Sistem atau Manajer Proyek, sebagai pemimpin. Executive Sponsor, manajer tingkat tertinggi sebagai pendukung dan penyedia dana Manager-manager Unit dalam organisasi yang terlibat (berhubungan) dengan sistemnya. Manajer Sistem Informasi

List Problems, Opportunities, and Directives Setiap Problems, Opportunities, dan Directives dikaji berdasarkan: Tingkat kebutuhan (Urgency) Kapan permasalahan harus dipecahkan? Atau kapan peluang² dan petunjuk² dapat tercapai? Visibility Untuk tingkatan apa saja solusi atau sistem baru dapat digunakan oleh pelanggan atau manaher eksekutif?

List Problems, Opportunities, and Directives Setiap Problems, Opportunities, dan Directives dikaji berdasarkan: Manfaat fisik (Tangible benefits) Berapa banyak solusi atau sistem baru tersebut menigkatkan pendapatan tahunan atau mengurangi biaya tahunan. Biasanya hanya berupa perkiraan. Prioritas (Priority) Prioritas untuk setiap Problems, opportunity, dan directives. Misal:jika budget atau jadwal menjadi masalah, prioritas ini dapat membantu menyesuaikan dengan lingkup proyek.

List Problems, Opportunities, and Directives Setiap Problems, Opportunities, dan Directives dikaji berdasarkan: Solusi yang memungkinkan (Possible Solutions) a. Membiarkan permasalahan b. Perbaikan secara cepat c. Penambahan² pada sistem yang sudah ada d. Mendesain ulang sistem yang ada e. Membuat sistem baru. Untuk membuat kategori Problems, Opportunities, dan Directives, dapat digunakan PIECES.

Negotiate Preliminary Scope Scope menunjukkan batasan dari proyek yang berisi aspek² bisnis yang akan masuk atau tidak masuk di dalam proyek. Scope dapat berubah selama proyek berlangsung, jika berubah, maka bagian² yang terlibat beserta jadwal dan budget juga akan berubah. Tahapan ini dipimpin oleh Senior System Analis atau Manajer proyek

Negotiate Preliminary Scope Pada tahapan ini, statement awal dari permasalahan (problems), kesempatan (opportunities), dan petunjuk (directives) digunakan untuk mendefinisikan scope (batasan) sistem. Penjelasan (statement) scope proyek disimpan ke repository untuk penggunaan selanjutnya. Bila telah selesai, statement ini juga didokumentasikan.

Negotiate Preliminary Scope Sebuah scope proyek dapat di gambarkan melalui: Tipe data apa yang mendeskripsikan sistem yang akan dibuat? Cth: Sistem inf. Penjualan membutuhkan data tentang customer, order, produk, dll Proses bisnis apa yang termasuk dalam sistem yang akan dibuat? Cth: Sist. inf. Penjualan proses2nya: manajemen pelanggan, entry order, CRM, manajemen order, dll Bagaimana sistem harus berinteraksi dengan user, lokasi, dan sistem lainnya?

Assess Project Worth Pada tahap ini kita menjawab pertanyaan “Apakah proyek dipandang cukup berharga/layak?” Sebuah proyek dipandang layak bila: Memecahkan permasalahan Dapat memanfaatkan kesempatan² Memenuhi petunjuk² akan memberikan nilai pengembalian yang dapat menutupi biaya yang dikeluarkan

Assess Project Worth Statement permasalahan awal beserta scope² nya akan mendukung menentukan penilaian proyek Hasil tahapan ini berupa keputusan “Go or No Go”, yaitu dilanjutkan atau tidaknya proyek. Ada beberapa alternatif keputusan: Proyek di terima atau di batalkan Scope proyek di negosiasikan kembali

Assess Project Worth Tahapan-tahapan selanjutnya dalam preliminary investigation, baru dapat dilanjutkan hanya jika prouel telah dianggap cukup berharga/layak dan di terima untuk dilanjutkan. Tahapan ini di pimpin olej Senior Analis Sistem atau Manajer proyek. Dengan pengambil keputusan: executive sponsor, manajer unit, dan manajer sistem informasi.

Identifikasi masalah Identifikasi penyebab masalah Identifikasi titik keputusan Identifikasi personil kunci

1. Identifikasi penyebab Masalah Setiap terjadi suatu masalah dalam organisasi atau perusahaan, harus dicari lebih dulu apa yang me nyebabkan masalah itu dapat terjadi. Tugas-tugas identifikasi penyebab masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang telah diutara kan oleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem

Contoh Identifikasi Penyebab Masalah Pada suatu perusahaan, biaya persediaan meningkat dari tahun ke tahun Maka harus dicari jawaban mengapa biaya persediaan meningkat Harus dicari penyebab terjadinya masalah peningkatan biaya persediaan

Identifikasi penyebab masalah No Masalah Penyebab masalah

2. Identifikasi titik keputusan Setelah penyebab terjadinya masalah dapat di identifikasi, langkah selanjutnya adalah mengiden tifikasi titik keputusan yang menyebabkan terjadi nya masalah. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Bila titik keputusan telah ditemukan, baru dapat memulai penelitian dari titik keputusan tersebut.

Contoh Identifikasi Titik Keputusan Pada contoh sebelumnya, bila ditemukan bahwa penyebab meningkatnya biaya per sediaan adalah persediaan yang terlalu ba nyak, maka akan dicari titik keputusannya, mengapa persediaan bisa terlalu banyak?

Identifikasi titik keputusan No. Identifikasi penyebab masalah Titik Keputusan Lokasi Aplikasi

3. Identifikasi personil kunci Setelah titik-titik keputusan dapat diidentifikasi, selanjutnya adalah mengidentifikasi personil- personil kunci Personil-personil kunci adalah pihak-pihak atau oknum yang menjadi kunci dari terjadinya masa lah baik langsung maupun tidak langsung me nyebabkan terjadinya masalah

Contoh Identifikasi Personil Kunci Bila telah diketahui titik masalah dari contoh sebe lumnya adalah kurangnya pengawasan persedia an, maka kemudian ditelusuri personil-personil mana yang tugas dan tanggung jawabnya berhu bungan dengan titik keputusan tersebut.