Bab 11.Sistem Akuntansi Penggajian & Pengupahan a. deskripsi kegiatan Dalam perusahaan manufaktur, pembayaran kepada karyawan biasanya dibagi menjadi 2 golongan : gaji & upah. Gaji  umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yg dilakukan oleh karyawan yg mempunyai jenjang jabatan manajer Upah  umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yg dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh) b. informasi yg diperlukan oleh manajemen jumlah biaya gaji & upah yg menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu jumlah biaya gaji & upah yg menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu jumlah gaji & upah yg diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu rincian unsur biaya gaji & upah yg menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu

c. dokumen yg digunakan 1. dokumen pendukung perubahan gaji & upah. 2 c. dokumen yg digunakan 1. dokumen pendukung perubahan gaji & upah 2. kartu jam hadir 3. kartu jam kerja 4. daftar gaji & daftar upah 5. rekap daftar gaji & rekap daftar upah 6. surat pernyataan gaji & upah 7. amplop gaji & upah 8. bukti kas keluar d. catatan akuntansi yg digunakan 1. jurnal umum 3. kartu biaya 2. kartu harga pokok produk 4. kartu penghasilan karyawan e. fungsi yg terkait 1. fungsi kepegawaian 4. fungsi akuntansi 2. fungsi pencatat waktu 5. fungsi keuangan 3. fungsi pembuat daftar gaji & upah f. jaringan prosedur yg membentuk sistem Sistem penggajian : 1. prosedur pencatatan waktu hadir 2. prosedur pembuatan daftar gaji 3. prosedur distribusi biaya gaji 4. prosedur pembuatan bukti kas keluar 5. prosedur pembayaran gaji

f. unsur pengendalian intern Sistem pengupahan : 1. prosedur pencatatan waktu hadir 4. prosedur distribusi biaya upah 2. prosedur pencatatan waktu kerja 5. prosedur pembuatan bukti kas keluar 3. prosedur pembuatan daftar upah 6. prosedur pembayaran upah f. unsur pengendalian intern Organisasi fungsi pembuatan daftar gaji & upah harus terpisah dari fungsi keuangan fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi Sistem otorisasi setiap orang yg naanya tercantum dalam daftar gaji & upah, harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yg ditandatangani oleh Direktur Utama setiap perubahan gaji & upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji & upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur keuangan setiap potongan atas gaji & upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji & upah yg diotorisasi oleh fungsi kepegawaian kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu perintah lembur harus diotorisasai oleh kepala departemen karyawan yg bersangkutan daftar gaji & upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia bukti kas keluar untuk pembayaran gaji & upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi

Prosedur pencatatan perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dgn daftar gaji & upah karyawan tarif upah yg dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi Praktik yg sehat kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yg terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus idawasi oleh fungsi pencatat waktu pembuatan daftar gaji & upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji & upah

g. bagan alir dokumen sistem penggajian 1 Mulai Mencatat jam hadir karyawan KJH 2 Daftar hadir 1 karyawan Bagian Pencatat Waktu Membuat daftar hadir Kartu jam hadir Bagian Gaji & Upah Membuat daftar gaji Membuat rekap gaji SPG 2 RDG 1 Daftar gaji 1 Kartu penghasilan karyawan T 8 DG 2 Bukti Kas 3 Keluar A KJH : Kartu Jam Hadir RDG : Rekap Daftar Gaji SPG : Surat Pernyataan Gaji DG : Daftar Gaji

Bagian Utang KPK Membuat bukti kas keluar SPG 2 RDG 1 Daftar gaji 1 3 Bukti Kas 1 Keluar Register bukti kas keluar 4 7 RDG 2 9 KPK : Kartu Penghasilan Karyawan Mencatat nomor cek pada register bukti kas keluar

Bagian Kasa 4 KPK SPG RDG 2 2 DG 1 3 Bukti Kas 1 Keluar Membubuhkan cap lunas pada bukti & dokumen pendukungnya Mengisi cek & memintakan tanda tangan atas cek Menguangkan cek ke bank & memasukkan uang ke amplop gaji Membayarkan gaji kpd karyawan & meminta tanda tangan atas kartu penghasilan karyawan 6 7 8 Dimasukkan ke dalam amplop gaji bersama dengan pemasukan uang gaji

Membuat Bukti Memorial BKK 2 Bagian Jurnal Bagian Kartu Biaya 3 Membuat Bukti Memorial Jurnal Umum RDG 1 Bukti Memorial 5 9 RDG 2 DG 1 Bukti Kas 1 Keluar Register Cek Selesai N Kartu Biaya BKK : Bukti Kas Keluar

Bagian Di Bawah Dep. Produksi h. bagan alir dokumen sistem pengupahan KPK Daftar upah 2 1 Mulai Mencatat jam hadir KJH Daftar hadir karyawan Membuat daftar hadir Kartu jam hadir 2 Mencatat jam kerja KJK Daftar jam kerja karyawan Membuat daftar jam kerja Kartu jam kerja Membandingkan daftar hadir & daftar jam kerja karyawan Membuat daftar upah Membuat rekap daftar upah & surat pernyataan upah SPU RDU 1 Daftar upah 1 3 T Kartu Penghasilan Karyawan 9 Bukti Kas 3 Keluar A RDU : Rekap Daftar Upah SPU : Surat Pernyataan Upah KPK : Kartu Penghasilan Karyawan Bagian Pencatat Waktu Bagian Gaji & Upah Bagian Di Bawah Dep. Produksi

Bagian Utang KPK Membuat bukti kas keluar SPU 2 RDU 1 Daftar gaji 1 3 Register bukti kas keluar 5 7 RDU 2 10 Mencatat nomor cek pada register bukti kas keluar 4 Bagian Utang

Bagian Kasa 4 KPK SPU RDU 2 2 Daftar Upah 1 3 Bukti Kas 1 Keluar Membubuhkan cap lunas pada bukti & dokumen pendukungnya Mengisi cek & memintakan tanda tangan atas cek Menguangkan cek ke bank & memasukkan uang ke amplop upah Membayarkan upah kpd karyawan & meminta tanda tangan atas kartu penghasilan karyawan 6 7 8 Dimasukkan ke dalam amplop upah bersama dengan pemasukan uang upah Bagian Kasa

Bagian Jurnal Bagian Kartu Biaya BKK 2 Bagian Jurnal Bagian Kartu Biaya 3 Membuat Bukti Memorial Jurnal Umum RDU 1 Bukti Memorial 9 10 RDU 2 DU 1 Bukti Kas 1 Keluar Register Cek Selesai N Kartu Biaya Kartu Harga Pokok Produk

Sistem Akuntansi Penggajian & Pengupahan Dalam Lingkungan Pengolahan Data Elektronik Mulai Membuat surat keputusan perubahan data karyawan Bagian Kepegawaian Surat keputusan perubahan data karyawan 1 Mencatat jam hadir karyawan Pencatat Waktu Kartu jam hadir 2 Mencatat jam kerja karyawan Bagian Di Bawah Dep. Produksi Kartu jam kerja 3 Bagian Gaji dan Upah Membandingkan & membuat BTF KJK KJH BTF 4 14 Daftar gaji & upah T Selesai 15 BTF : Batch Transfer Form KJH : Kartu Jam Hadir KJK : Kartu Jam Kerja

Grup Pengawas Konversi Data 4 KJK KJH BTF 5 Melakukan verifikasi & log batch totals Log batch control totals 1 Surat keputusan perubahan data karyawan 6 7 14 Control Total RC RBKK 10 SPGU DGU Cek 11 Konversi Data Terminal 9 Arsip transaksi gaji & upah karyawan Arsip perubahan data karyawan 8 DGU : Daftar Gaji & Upah SPGU : Surat Pernyataan Gaji & Upah RBKK : Register Bukti Kas Keluar RC : Register Cek

Penyimpangan & Control Totals Run 1 Sort and Edit Run 2 Print & updated Arsip induk karyawan) Arsip induk utang Arsip induk harga pokok produk Arsip induk penghasilan karyawan) Register bukti kas keluar 10 9 Arsip transaksi gaji & upah karyawan Arsip perubahan data karyawan 8 Arsip transaksi gaji & upah karyawan yg valid Arsip induk biaya Daftar gaji & upah Arsip induk piutang Arsip induk utang (updated) Arsip induk penghasilan karyawan) (updated) Arsip induk harga pokok produk (updated) Surat pemberitahuan gaji & upah

Operator Komputer Bagian Kasa Arsip induk utang (updated) Run 3 Baca & sortasi Arsip BKK yg akan dibayar Control Totals Run 4 Membuat cek & register cek 10 Register cek Cek Bagian Kasa 11 RC SPGU DGU Membubuhkan cap lunas pada daftar gaji & upah Menguangkan cek ke bank & memasukkan uang ke amplop gaji & upah Membayarkan gaji & upah kpd karyawan & meminta tanda tangan atas daftar gaji & upah 12 13 T DGU : Daftar Gaji & Upah SPGU : Surat Pernyataan Gaji & Upah RC : Register Cek Dimasukkan ke dalam amplop gaji bersama dengan pemasukan uang gaji & upah

Rekening biaya tenaga kerja berkolom Distribusi Biaya Gaji & Upah Distribusi biaya gaji & upah ditujukan untuk menghasilkan laporan biaya tenaga kerja menurut jenisnya (gaji & upah, tunjangan makan, tunjangan lembur, biaya kesejahteraan karyawan), menurut hubungannya dengan departemen, kegiatan, order produksi, atau kombinasi diantara berbagai jenis klasifikasi tsb Metode dalam distribusi biaya gaji & upah : 1. metode rekening berkolom 2. metode summary strip : tiket tunggal 3. metode distribusi dengan komputer 1. metode rekening berkolom Jurnal umum Rekap daftar gaji / upah Laporan biaya tenaga kerja per departemen Rekening biaya tenaga kerja berkolom Rekening berkolom sebagai alat distribusi gaji & upah

2.a. metode summary strip tiket tunggal (Biaya Tenaga Kerja Langsung) Kartu harga pokok produk Kartu jam kerja Secara periodik Sortasi menurut nomor urut order produksi Kartu jam kerja yg telah disortasi N Kartu jam kerja tenaga kerja langsung

3. metode distribusi dgn komputer 2.b. metode summary strip tiket tunggal (Biaya Tenaga Kerja Tidak Langsung) Kartu jam kerja Berfungsi sebagai laporan biaya tenaga kerja per departemen Sortasi menurut departemen Kartu jam kerja yg telah disortasi Summary strip Kartu jam kerja tenaga kerja tidak langsung Diringkas 3. metode distribusi dgn komputer Kerangka kode rekening biaya 1 2 Jenis Biaya Tenaga Kerja 7 8 3 4 5 6 Pusat Pertanggung-jawaban Produk