Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) Hanevi Djasri, dr, MARS

Agenda: 8 Langkah FMEA Konsep Dasar Manajemen Resiko dan Peran FMEA Persiapan Pelaksanaan FMEA dan Menentukan Proses yang Mempunyai Resiko Tinggi (1) Menyusun Diagram Proses (2), Potential Faiure Modes dan Menentukan Efeknya (3) Menentukan Prioritas (4) dan Mengidentifikasi Akar Penyebab Masalah (Root Causes) dari Failure Modes (5) Membuat Rancangan Ulang (6), Analisis (7) dan Pengujian Terhadap Proses (8)

Acuan Failure Mode and Effect Analysis in Heath Care, Joint Comission on Accreditation of Health Organization (JCAHO), 2005. Redesign Pelayanan Farmasi dengan Metode Failure Mode and Effefct Analysis, Eri Supriyanti, Erna Kristin dan Hanevi Djasri, Jurnal Manajemen Pelayanan Kesehatan, Vol 14, 2011, hal 79-86

Sesi I: Konsep Dasar Manajemen Resiko dan Peran FMEA

Unsur penting dari manajemen risiko: Analisis dari risiko, seperti sebuah proses melakukan evaluasi terhadap KNC dan proses risiko tinggi lainnya yang dapat berubah dan berakibat terjadinya kejadian sentinel. Satu alat yang dapat digunakan melakukan analisis dari akibat suatu kejadian yang berujung pada risiko tinggi adalah FMEA (failure mode and effect analysis). Proses mengurangi risiko dilakukan paling sedikit satu kali dalam satu tahun dan dibuat dokumentasinya.

Pengertian Failure mode and effects analysis (FMEA) merupakan suatu teknik yang digunakan untuk perbaikan sistem yang telah terbukti dapat meningkatkan keselamatan. FMEA merupakan teknik yang berbasis tim, sistematis, dan proaktif yang digunakan untuk mencegah permasalahan dari proses atau pelayanan sebelum permasalahan tersebut muncul/terjadi. FMEA dapat memberikan gambaran tidak hanya mengenai permasalahan-permasalahan apa saja yang mungkin terjadi namun juga mengenai tingkat keparahan dari akibat yang ditimbulkan.

8 Langkah FMEA Menentukan proses yang mempunyai resiko tinggi dan membentuk tim Menyusun diagram proses Brainstorming potential failure modes dan akibat-akibat yang ditimbulkan Menentukan prioritas failure modes Identifikasi akar penyebab masalah dari failure modes Membuat rancangan ulang proses Analisa dan pengujian proses baru Implementasi dan monitoring rancangan ulang proses

Model FMEA

Sesi II: Persiapan Pelaksanaan FMEA & Menentukan Proses dengan Resiko Tinggi

Langkah 1 Memilih proses yang berisiko tinggi: Melakukan kajian dokumentasi (data sekunder) terhadap kejadian medication error dalam pelayanan kesehatan di RS. Menetapkan proses yang berisiko tinggi.

Kanan, pasti! Slide: Adi Utarini, 2005

Langkah 2 Membuat flow chart (diagram alur) yang rinci yaitu menentukan titik awal dan akhir dari proses,dan menganalisa flow chart . Langkah ini dapat dilakukan melalui workshop dengan tim FMEA atau melihat dokumentasi flow chart bila sudah ada

Proses Penerimaan rerelasi Menyerahkan obat kebagian Mulai Apoteker/Asisten Apoteker Terima resep Validasi resep sesuai Konfirmasi ke dokter Bon Sesuai Menyerahkan resep Ke bagian peracikan Proses Penerimaan rerelasi Prose bon/piutang Obat karyawan A/1 Menyerahkan obat kebagian Penyerahan obat Asisten Apoteker Memberi etiket Meracik obat Menyerahkan obat Koreksi selesai A/2 Y T

Langkah 3 Mengidentifikasi kemungkinan kegagalan proses dan efek yang ditimbulkan ke pasien. Langkah ini dilakukan dengan melakukan workshop dengan tim FMEA.

Proses Penerimaan rerelasi Menyerahkan obat kebagian Mulai Apoteker/Asisten Apoteker Terima resep Validasi resep sesuai Konfirmasi ke dokter Bon Sesuai Menyerahkan resep Ke bagian peracikan Proses Penerimaan rerelasi Prose bon/piutang Obat karyawan A/1 Menyerahkan obat kebagian Penyerahan obat Asisten Apoteker Memberi etiket Meracik obat Menyerahkan obat Koreksi selesai A/2 Y T

Contoh Kegagalan & Efeknya Proses (langkah) Failure mode Cause failure Effect failure S O D 1.Menerima resep Apoteker gagal mendeteksi kesalahan identitas pasien (salah nama pasien, tertukar resep pasien) Tidak dilakukan skrining identitas pasien, Resep langsung di letakkan dikotak,tidak ada tatap muka,tidak ada komunikasi Tidak ada petugas jaga yang di loket penerimaan. Pasien mendapatkan obat yang, waktu tunggu pasien lama Proses lain tidak berjalan

Langkah 4: Menetapkan kemungkinan tingkat keparahan dari efek tersebut ke pasien dengan metode workshop. Penetapan ini berdasarkan hasil dari kesepakatan tim FMEA pada workshop tingkat keparahan. Untuk setiap efek tim harus memperkirakan: Besarnya kemungkinan terjadinya kegagalan Tingkat keparahan Kesulitan men-deteksi adanya kegagalan Selanjutnya menghitung Risk Priority Number (RPN) dengan tujuan untuk menentukan prioritas tindakan.

Keparahan Nilai Severity 1 Slight annoyance 2-3 Moderate system problem 4-5 Major system problem 6 Minor injury 7 Major injury 8-9-10 Terminal injury or death

Keseringan Nilai Occurrence Probability 1 Tidak diketahui kemungkinannya 1 dalam 10.000 2-3-4 Mungkin tapi belum diketahui datanya 1 dalam 5.000 5-6 Terjadi, tetapi jarang 1 dalam 200 7-8 Terjadi dan sering 1 dalam 100 9-10 Terjadi, sangat sering/pasti 1 dalam 10

Deteksi Like lihood Detectable Probability Very high (1) Error selalu terdeteksi 9 out off 10 High (2,3) Error sangat mungkin Terdeksi 7 out off 10 Moderate (4,5,6) Mungkin terdeteksi 5 out off 10 Low (7,8) Kemungkinan kecil terdeteksi 2 out off 10 Remote (9) Tidak mungkin terdeteksi 0 out off 10

Proses Penerimaan rerelasi Menyerahkan obat kebagian Mulai Apoteker/Asisten Apoteker Terima resep Validasi resep sesuai Konfirmasi ke dokter Bon Sesuai Menyerahkan resep Ke bagian peracikan Proses Penerimaan rerelasi Prose bon/piutang Obat karyawan A/1 Menyerahkan obat kebagian Penyerahan obat Asisten Apoteker Memberi etiket Meracik obat Menyerahkan obat Koreksi selesai A/2 Y T RPN 2 RPN 1 RPN 5 RPN 4 RPN 3

Langkah FMEA 5: Tim FMEA melakukan workshop untuk mengidentifikasi masalah dengan alat bantu fish bone. Identifiasi tersebut dilakukan dari failure mode dengan RPN tertinggi. Tujuannya adalah menemukan akar penyebab dan hubungannya.

Contoh Fishbone

Langkah 6: Desain ulang dengan cara melakukan curah pendapat untuk menentukan dan menetapkan desain baru. Hasil dari workshop ini menetapkan desain baru yang akan diutamakan untuk diujicobakan dan diukur apakah desain baru dapat meminimalkan risiko kejadian medication error.

Langkah 7:  Melakukan ujicoba desain baru: diawali dengan melakukan sosialisasi desain baru kepada petugas terkait Melakukan implementasi desain baru, serta melaksanakan pelatihan bila perlu

Langkah 8: Evaluasi desain baru dengan cara mengukur efektifitas hasil desain ulang dengan parameter sesuai hasil pengukuran risiko tahap sebelumnya. Selanjutnya akan dilakukan skoring untuk melihat nilai RPN (Risk Priority Number) yaitu apakah ada penurunan tingkat: Severity Occurance Detectable

Contoh hasil evaluasi desai baru

Penutup FMEA hanyalah sebuah alat, yang jauh perlu dipahami adalah prinsip dari manajemen resiko: Mengidentifikasi resiko Menilai tingkat resiko Melakukan pengelolaan resiko Menilai kembali tingkat resiko (pastikan ada perbaikan)

hanevi_pmpk@yahoo,com Terimakasih hanevi_pmpk@yahoo,com