FUNGSI MANAJEMEN Disampaikan pada kegiatan Pembekalan PKL Diploma III Agrobisnis Fakultas Pertanian Universitas Jambi 09 Februari 2016

Perencanaan (Planning) Perencanaan merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tindakan. Perencanaan akan ada dalam setiap fungsi manajemen karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan. Batasan Perencanaan dalam Manajemen Jadi perencanaan merupakan fungsi seorang manajer dengan tujuan untuk menjawab pertanyaan apa (what), siapa (who), kapan (when), dimana (where), mengapa (why), dan bagaimana (how) dan berhubungan dengan pemilihan kegiatan dan pemutusan tujuan, kebijaksanaan, serta program yang dilakukan. Kebutuhan akan perencanaan semakin hari akan semakin meningkat, dimana peningkatan tersebut punya akibat potensial terbesar terhadap sukses dan gagalnya manajemen

Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yaitu: Tindakan apa yang harus dikerjakan Apa sebabnya tindakan tersebut dilakukan Dimana tindakan tersebut dilakukan Kapan tindakan tersebut dilakukan Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut

Ada beberapa manfaat dari perencanaan antara lain: Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama Memungkinkan manajer memahami keseluruhan operasi secara jelas. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi

Unsur-unsur Perencanaan Unsur tujuan: perumusan yang lebih jelas dan terperinci mengenai tujuan yang telah ditetapkan untuk dicapai Unsur kebijaksanaan: metode/cara yang digunakan untuk mencapai tujuan yang hendak dicapai secara garis besarnya saja Unsur prosedur: meliputi pembagian tugas serta hubungannya baik vertical maupun horizontal antara masing-masing anggota kelompok secara terperinci Unsur kemajuan (progress); penetapan standar mengenai segala sesuatu yang ingin dicapai untuk mengukur kemajuan suatu usaha Unsur program; menyusun rencana dalam perencanaan program secara lebih terperinci

Proses pembuatan rencana Menetapkan tugas dan tujuan; antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan . Tugas merupakan apa yang harus dilakukan, tujuan yaitu suatu nilai yang akan diperoleh Observasi dan analisa; faktor-faktor yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan Mengadakan kemungkinan-kemungkinan; kemungkinan-kemungkinan yang diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu seperti waktu, biaya, efisiensi dan efektifitas. Membuat sintesa; alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan yang ada

Penggolongan rencana berdasarkan luas cakupan masalah serta jangka waktu: Rencana global; penentuan tujuan suatu organisasi dan bersifat jangka panjang. Tujuan global ini dapat dipandang sebagai misi suatu organisasi. Analisis penyusunan rencana global terdiri atas analisis SWOT Rencana Strategik; merupakan bagian dari rencana global yang terperinci. Pencapaiannya dilakukan dengan menggunakan skala prioritas Rencana operasional; perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek.

Pengorganisasian Perumusan tujuan; tujuan harus dirumuskan secara jelas dan lengkap sehingga dapat ditarik kesimpulan tentang bentuk, susunan, corak, maupun ukuran besar kecilnya suatu organisasi yang harus disusun. Penetapan tugas pokok; sasaran yang harus dibebankan kepada organisasi untuk dicapai Perincian kegiatan; perincian kegiatan harus dilakukan secara lengkap, dan harus dilakukan identifikasi antara kegiatan yang kurang penting dan penting Pengelompokan kegiatan dalam fungsi-fungsi; kegiatan yang erat hubungannya satu sama lain dan homogen dikelompokkan menjadi satu

Departementalisasi; proses konversi fungsi-fungsi menjadi satuan organisasi dengan berpedoman pada prinsip-prinsip organisasi. Departementalisasi ada 2 bagian yaitu: Departementalisasi vertical; dilakukan berdasarkan tinjauan vertical daripada diferensiasi fungsi dimana setiap organisasi memerlukan pengkoordinasian dan memerlukan adanya hirarki. Departementalisasi horizontal; dilakukan berdasarkan tinjauan horizontal dimana setiap satuan organisasi dibebani tidak lebih dari satu fungsi pokok dan setiap fungsi hanya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang homogen.

Penetapan otoritas organisasi; kekuasaan atau hak untuk bertindak atau memberikan perintah ataupun untuk menimbulkan tindakan-tindakan dari orang lain. Staffing; recruitering serta penempatan orang-orang pada satuan organisasi yang telah tercipta pada proses departementalisasi. Prinsip utama dalam staffing adalah menempatkan orang yang tepat pada tempat yang tepat. Proses staffing harus mengandung unsur seleksi mutu personil yang berkualitas dan secara sehat. Fasilitating; pemberian kelengkapan atau fasilitas yang dapat berwujud material ataupun keuangan. Peralatan yang diberikan harus sesuai dengan tugas dan fungsi yang dijalankan serta tujuan yang harus dicapai oleh organisasi.

Fungsi penggerakan dalam manajemen Penggerakan berasal dari kata actuating yang berarti menggerakkan, mendorong untuk bergerak. Penggerakan merupakan tindakan-tindakan yang menyebabkan sesuatu organisasi menjadi bergerak/ berjalan. Penggerakan merupakan tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok mau berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial. Fungsi perencanaan dan pengorganisasian hanya merupakan landasan yang kuat untuk adanya penggerakan yang terarah kepada sasaran yang dituju

Ada beberapa faktor yang mempengaruhi fungsi penggerakan yaitu: Kepemimpinan; kegiatan untuk mempengaruhi orang-orang agar mau bekerja dengan ikhlas untuk mencapai tujuan bersama. Sifat-sifat yang harus dimiliki dalam kepemimpinan antara lain: mempunyai kecerdasasan yang melebihi dari orang yang dipimpin, mempunyai perhatian terhadap kepentingan secara menyeluruh, kelancaran berbicara, berpikiran matang dan mahir dalam mengontrol emosi, adanya dorongan untuk memimpin, dan memahami kepentingan bersama. Sikap; cara memandang hidup, cara berfikir, berperasaan, dan bertindak. Sikap merupakan reaksi yang ditunjukkan terhadap sesuatu, sesuai dengan pola pikir, perasaan, dan tindakan.

Komunikasi; penyampaian pesan-pesan dari komunikator kepada komunikan, sehingga dapat dikatakan manajer merupakan komunikator yang menyampaikan pesan berupa perintah dan petunjuk kepada bawahannya untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Perangsang (incentive); sesuatu yang menyebabkan seseorang bertindak. Ada beberapa jenis insentif antara lain: Insentif positif; sesuatu penghargaan yang diinginkan sebagai balas jasa atas usaha atau hasil yang istimewa yang dicapai. Insentif negative; perasaan takut yang menyebabkan bawahan lebih giat untuk bekerja untuk menghindari konsekuensi yang tidak diharapkan Insentif finansial; balas jasa, promosi, bonus dan komisi, jaminan social, dan kompensasi yang ditangguhkan Insentif non finansial; adanya pengakuan seperti medali atau tanda jasa.

Supervisi; kegiatan pengurusan dalam tingkatan organisasi dimana anggota manajemen dan bukan anggota berhubungan secara langsung. Supervisi sangat penting dilakukan untuk menggerakkan pegawai agar lebih giat dalam bekerja. Langkah-langkah supervisi yang efektif antara lain: Gunakan tipe kepemimpinan yang sesuai Pelajari sikap dan perilaku bawahan Dekati bawahan dengan lemah lembut Usahakan agar karyawan mengetahui apa yang diharapkan dari mereka Hindari untuk menunjukkan sikap tidak suka Memperhatikan akhlak-akhlak yang tinggi Penggunaan biaya secara efektif

Disiplin; latihan pikiran, perasaan, kehendak dan watak untuk melahirkan ketaatan serta tingkah laku yang teratur. Disiplin merupakan alat untuk menggerakkan pegawai sehingga mereka bekerja dengan efektif dan terarah kepada sasaran yang dituju. Self imposed discipline; disiplin yang tumbuh dengan sendirinya dan menyadari akan tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya Command discipline; disiplin yang muncul karena adanya paksaaan dan dorongan rasa takut atas sanksi yang akan diberikan oleh atasan

Alat-alat Penggerakan; dalam melakukan fungsi penggerakan ada beberapa alat yang dapat digunakan oleh manajer untuk menggerakkan anggota kelompok seperti: Perintah Petunjuk Bimbingan Surat edaran Rapat koordinasi Pertemuan-pertemuan lain

Fungsi Pengendalian “Pengendalian dapat didefinisikan sebagai proses penentuan, apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan apabila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar.”

Tujuan Pengendalian: Menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan Mencegah terulangnya kembali kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan Mendapatkan cara-cara yang lebih baik atau membina yang telah baik Menciptakan suasana keterbukaan, kejujuran, partisipasi, dan akuntabilitas organisasi Meningkatkan kelancaran operasi organisasi Meningkatkan kinerja organisasi Memberikan opini atas kinerja organisasi Mengarahkan manajemen untuk melakukan koreksi atas masalah-masalah pencapaian kerja yang ada Menciptakan terwujudnya pemerintahan yang bersih

Proses Pengendalian Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan) Tahap pertama dalam pengendalian adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan Penentuan standar akan sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengendalian adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat. Pengukuran pelaksanaan kegiatan Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan pengukuran pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus. Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan