PERTEMUAN III MICROSOFT ACCESS 2003 MANAJEMEN BASIS DATA PERTEMUAN III MICROSOFT ACCESS 2003

TUJUAN Agar Mahasiswa mengenal tampilan awal dari Microsoft Access 2003 Agar Mahasiswa mengetahui objek-objek dari Microsoft Access 2003 beserta fungsinya Agar Mahasiswa dapat membuat tabel dalam Microsoft Access 2003 dengan berbagai cara tyas@stikom.edu

TUJUAN Agar Mahasiswa mengetahui macam-macam tipe data yang terdapat dalam Microsoft Access 2003 Agar Mahasiswa mengetahui macam-macam Constraint Agar Mahasiswa mengetahui cara pembuatan Relasi tyas@stikom.edu

Tampilan awal MS. ACCESS Window Menu Bar Tool Bar Database Window Object Box Group Box Status Bar tyas@stikom.edu

Tampilan awal Pada Object Box terdapat : Tables Object ini digunakan untuk membuat tabel yang akan digunakan dalam file database. Untuk menyimpan data tiap informasi yang tersimpan. Untuk menampilkan data dari banyak tabel secara bersama didalam query, form, report atau data access page, mendefinisikan relasi yang terjadi antar tabel. Queries Object ini digunakan untuk menampilkan, menyunting dan menganalisis suatu data dengan cara lain. tyas@stikom.edu

Tampilan awal Forms Objek database ini digunakan untuk membuat kontrol-kontrol untuk proses memasukkan memeriksa dan memperbarui data. Reports Report mengubah data menjadi dokumen. Report dapat berupa berbagai macam bentuk dan ukuran, tapi semuanya didesain untuk menampilkan data yang dicetak. tyas@stikom.edu

Tampilan awal Pages Macros Objek khusus yang digunakan untuk menampilkan dan bekerja dengan data yang diambil dari Internet atau Intranet. Macros Rangkaian dari beberapa perintah yang dapat disimpan dan dijalankan ulang secara otomatis, misalnya : membuka sebuah form, mencetak report dan sebagainya. tyas@stikom.edu

Tampilan awal Modules Module adalah kumpulan dari perintah-perintah Visual Basic for Applications (VBA) dan procedure yang tersimpan bersama sebagi satu unit. Ada dua type module : Class Modules dan Standard Modules. Setiap procedure dalam module dapat berupa Function procedure atau Sub procedure. tyas@stikom.edu

DATABASE BARU Untuk membuat database baru dapat melalui New dari Access Toolbar. Akan tampil Task Pane New File Ada beberapa pilihan untuk pembuatan database baru, yaitu : Membuat baru Ambil dari Template Pilihan untuk pembuatan database baru adalah sebagai berikut : Blank database Blank data access page Project using existing data Project using new data From existing file tyas@stikom.edu

DATABASE BARU Blank database Blank data access page Membuat file database yang benar-benar baru Blank data access page Membuat file web database yang benar-benar baru Project using existing data Membuat data Access yang menyediakan cara-cara efisien dan native-mode dalam mengakses database MS. SQL Server yang telah ada tyas@stikom.edu

DATABASE BARU Project using new data From existing file Membuat data Access yang mengakses database MS. SQL Server dengan data baru From existing file Membuat Database, Page, atau Project baru dari file yang telah ada tyas@stikom.edu

DATABASE BARU Jika memilih untuk membuat database Access yang benar-benar baru selanjutnya akan tampil window untuk menentukan tempat penyimpanan database tersebut. Extensi yang terjadi adalah *.mdb tyas@stikom.edu

DATABASE BARU Window yang akan muncul selanjutnya adalah Database window yang kosong Selanjutnya dapat dibuat tabel, Query, Form atau Report sesuai dengan keinginan tyas@stikom.edu

TABLES Untuk membuat tabel ada beberapa cara yang disediakan oleh Access, yaitu : Create Table in Design View Pembuatan tabel dengan cara ini adalah cara yang paling sering digunakan. Dapat menentukan nama field, tipe datanya, panjangnya, Primary/Foreign Key dan Keterangannya serta format-format yang lain. tyas@stikom.edu

TABLES Create Table by Using Wizard Access 2003 telah menyediakan fasilitas untuk membuat tabel dengan menggunakan wizard dimana Anda tinggal memilih field yang diperlukan. Field yang disediakan berdasarkan tabel dasar yang biasanya bersifat umum seperti Employees, Contact atau Customers tyas@stikom.edu

TABLES Create Table by Entering Data Selain kedua cara tersebut, cara pembuatan tabel juga dapat langsung dengan mengisikan data kedalam tabel. tyas@stikom.edu

TABLES Membuat Tabel Dengan Mengimpor Tabel Lain Access 2003 juga menyediakan fasilitas untuk membuat tabel dengan cara mengimpor tabel dari file lain misalkan tabel dari database lain, tabel Excel,ataupun file teks. tyas@stikom.edu

TIPE DATA Pada saat membuat tabel hal yang harus diperhatikan adalah tipe data, karena menentukan jenis data yang diterima oleh tabel. tyas@stikom.edu

TIPE DATA Ada beberapa macam tipe data, yaitu : Text Digunakan untuk text atau kombinasi dari text dan number, seperti untuk penulisan alamat, atau untuk number yang tidak dipergunakan untuk perhitungan, seperti nomor telephone atau kode pos Menerima sampai 255 karacter. Property FieldSize mengatur jumlah maximum dari karacter yang dapat dimasukkan tyas@stikom.edu

TIPE DATA Memo Digunakan untuk menerima text dan number yang lebih panjang, seperti catatan atau penjelasan dari sesuatu Menyimpan sampai dengan 65,536 karacter. Number Digunakan untuk data yang akan digunakan pada operasi perhitungan kecuali perhitungan dengan uang (gunakan tipe data Currency). Menyimpan 1, 2, 4, atau 8 bytes. Property FieldSize menjelaskan tipe yang digunakan (Byte, Integer, Long Integer, dll) tyas@stikom.edu

TIPE DATA Date/Time Currency AutoNumber Digunakan untuk data tanggal atau waktu. Currency Digunakan untuk nilai keuangan dan untuk menghindari pembulatan selama operasi perhitungan. AutoNumber Digunakan untuk nilai urutan yang unik (bertambah 1) atau angka random yang akan otomatis ditambahkan pada saat data dimasukkan. tyas@stikom.edu

TIPE DATA Yes/No OLE Object Digunakan untuk data yang hanya menerima satu jawaban saja dari dua pilihan, seperti Yes/No, True/False, On/Off. OLE Object Digunakan untuk objek OLE (seperti Microsoft Word documents, Microsoft Excel spreadsheets, gambar, suara, atau data yang lain) yang dibuat dengan aplikasi lain. tyas@stikom.edu

TIPE DATA Hyperlink Lookup Wizard Digunakan untuk hyperlinks. Digunakan untuk membuat field yang memungkinkan untuk memeilih data yang diambil dari tabel lain atau dari daftar dengan menggunakan combo box. Membutuhkan ukuran data yang sama sebagai primary key tyas@stikom.edu

CONSTRAINT CONSTRAINT menentukan berbagai macam batasan pada field. PRIMARY KEY Digunakan untuk menentukan field yang merupakan kunci dari tabel. NOT NULL Apabila NOT NULL diterapkan pada field, maka field yang menerima constraint ini akan selalu minta diisi. Apabila tidak diisi akan error. tyas@stikom.edu

CONSTRAINT UNIQUE Digunakan untuk membuat key yang unik dari satu atau lebih field FOREIGN KEY Untuk menentukan field-field yang merupakan foreign key, yaitu field yang bukan merupakan key pada tabel yang dibuat, tetapi merupakan key pada tabel lain tyas@stikom.edu

RELATIONSHIP Setelah membuat tabel, maka selanjutnya adalah menghubungkan tabel-tabel tersebut Untuk membuat relasi, lakukan langkah-langkah berikut : Pada menu di access pilihlah Tool  Relationship Pilihlah nama-nama tabel Tekan tombol Add Tutup dialog box dengan memilih tombol Close Hubungkan primary key dari satu tabel ke primary key / foreign key tabel lain dengan drag and drop Pilih Enforce referential Integrity Tekan tombol Create tyas@stikom.edu

RELATIONSHIP Menambahkan tabel-tabel yang akan dihubungkan Melakukan drag and drop pada PK - FK tyas@stikom.edu