SESI 04: PROSES PERENCANAAN

Proses Dasar di mana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya A. Proses Perencanaan Perencanaan Proses Dasar di mana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya

Dlm Perencanaan, manajer memutuskan Apa yang harus dilakukan Kapan melakukannya Bagaimana melakukannya Siapa yang melakukannya

Manfaat Perencanaan Membantu manajemen utk menyesuaikan diri dgn perubahan-perubahan lingkungan Membantu dlm kristalisasi persesuaian pd masalah-masalah utama Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat

Manfaat Perencanaan Memberikan cara pemberian perintah utk beroperasi Memudahkan dlm melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami Meminimumkan pekerjaan yg tidak pasti Menghemat waktu, usaha, dan dana

Kelemahan Perencanaan Pekerjaan yg tercakup dlm perencanaan mungkin berlebihan pd kontribusi nyata Perencanaan cenderung menunda kegiatan Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen utk berinisiatif dan berinovasi Kadang-kadang hasil yg baik didapatkan oleh penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap masalah pd saat masalah tsb terjadi

4 Tahap Dasar Perencanaan MENETAPKAN TUJUAN MERUMUSKAN KEADAAN SAAT INI 1 2 MENGEMBAN-GANKAN KEGIATAN IDENTIFIKASI KEMUDAHAN DAN HAMBATAN 3

Tahap 1. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja Tahap 2. Merumuskan keadaan saat ini  tahap ini memerlukan informasi terutama tentang keuangan dan data statistik, yang diperoleh melalui komunikasi

Tahap 3. Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasi untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan Tahap 4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan  Pengembangan berbagi alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif terbaik dan paling memuaskan

Fungsi Tujuan Organisasi Pedoman bagi kegiatan (arah dr kegiatan organisasi) Sumber Legitimasi (pengakuan) Standar pelaksanaan (kalau tujuan jelas dan dipahami maka standar ini merup. Penilaian pelaksanaan prestasi organisasi) Sumber Motivasi Dasar rasional pengorganisasian (pola komunikasi, departementalisasi, mekanisme pengawasan)

Tipe-tipe Tujuan Organisasi Tujuan Kemasyarakatan (Society goals) Tujuan keluaran (Output Goals) Tujuan sistem (System goals) Tujuan produk (product goals) Tujuan turunan (Derived Goals)

8 Bidang pokok dlm menetapkan tujuan Posisi pasar (segmen pasar, saluran distribusi) Produktivitas (Metode kerja, mesin dan peralatan) Sumberdaya pisik dan keuangan Profitabilitas (kekuatan keuangan) Inovasi (mengembangkan produk) Prestasi dan pengembangan manajer Prestasi dan sikap karyawan (semangat kerja) Tanggung jawab sosial dan publik

Perumusan tujuan efektif, mempertimbangkan Proses tujuan hendaknya melibatkan individu-individu yg bertanggung jawab terhadap pencapaian tujuan Hendaknya manajer puncak bertanggung jawab utk menurunkan tujuan-tujuan pd tingkat bawah Tujuan harus realistik, diselaraskan dgn lingkungan internal dan eksternal, baik sekarang maupun akan datang

Perumusan tujuan efektif, mempertimbangkan (Lanj) Tujuan harus jelas, beralasan dan bersifat menantang para anggota organisasi Tujuan-tujuan hendaknya dinyatakan secara sederhana agar mudah dipahami dan diingat oleh para pelaksana Tujuan bidang fungsional organisasi harus konsisten dgn tujuan umum Manajemen harus meninjau kembali tujuan yg telah ditetapkan, dan bila perlu memperbaikinya sesuai perkembangan lingkungan

MERUMUSKAN KEADAAN SAAT INI Kondisi Organisasi saat ini : kondisi SDM yang dimiliki, Finansial, dsb. Mencerminkan kekuatan dan kelemahan yang dimiliki

IDENTIFIKASI KEMUDAHAN DAN HAMBATAN Kemudahan dan hambatan dari eksternal organisasi akan menjadi peluang maupun kendala.

Pembuatan Keputusan Sebagai penentuan serangkaian kegiatan untuk mencapai hasil yg diinginkan

Tipe-tipe Keputusan Keputusan-keputusan yg terprogram Keputusan yg dibuat menurut aturan atau prosedur (keputusan yg rutin) Keputusan-keputusan yg tidak terprogram Keputusan yg berkenaan dgn masalah – masalah khusus, khas atau tidak biasa Keputusan-keputusan dgn kepastian, risiko, dan ketidakpastian

Keputusan yang diambil agar bermanfaat memiliki 4 sifat : Unik (keputusan yang diambil tidak akan terulang kembali) Tak pasti (keputusan yang diambil memiliki ketidakpastian) Jangka panjang (keputusan yang diambil presedennya utk akan datang jadi keputusan tersebut berjangka panjang Kompleks (keputusan yg diambil tentunya akan mempengaruhi semua sumberdaya yang tersedia)

Klasifikasi rencana-rencana Bidang Fungsional, mencakup rencana pemasaran, produksi, personalia dan keuangan Tingkatan Organisasional (satuan-satuan kerja organisasi) Karakteristik atau Sifat rencana (meliputi faktor kompleksitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, rasionalitas, kuantitaif, kualitatif) Waktu (menyangkut jangka pendek, menengah, panjang) Unsur-unsur rencana (dlm wujud anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan)

Tipe Utama Rencana (Lamp.2) Rencana-rencana Strategik (Strategic Plans) Rencana-rencana Operasional (Operational Plans) * Rencana Sekali Pakai (Single Use Plans) * Rencana Tetap (Standing Plans)

Perbedaan Perencanaan Strategik dan Perencanaan Operasional Pusat Bahasan Masalah pengoperasian Kelangsungan dan pengembangan Jk. Panjang Sasaran Laba Sekarang Laba di waktu yad Batasan Lingkungan sumber daya Sekarang Lingkungan Sumber daya yad

Perbedaan Perencanaan Strategik dan Perencanaan Operasional Hasil yg diperoleh Efisiensi dan stabilitas Pengembangan potensi mendatang Informasi Dunia bisnis sekarang Kesempatan di waktu yad Organisasi Kepemimpinan Birokrasi/stabil Konservatif Kewiraswastaan / Fleksibel Mengilhami perubahan radikal Pemecahan masalah Berdsrkan pengalaman masa lalu Resiko Rendah Antisipasi, menemukan pendekatan-pendekatan baru Resiko Tinggi

Proses Penyusunan Perencanaan Strategik Penentuan misi dan tujuan Pengembangan profil perusahaan (kondisi internal dan kemampuan perusahaan) Analisa lingkungan eksternal (ekonomi, tehnologi, politik dll) Analisa internal perusahaan (kekuatan dan kelemahan organisasi) Identifikasi kesempatan dan ancaman strategik (perubahan tehnologi, perubahan politik, perubahan kondisi pasar dll)

Proses Penyusunan Perencanaan Strategik Pembuatan keputusan strategik (mengembangkan alternatif, mengevaluasi alternatif, dan memilih alternatif) Pengembangan strategi perusahaan (Strategi umum dan strategi operasional) Implementasikan strategi (melibatkan penugasan tanggung jawab atas kesuksesan seluruh atau sebagian strategi kegiatan) Peninjauan kembali dan evaluasi (sbg strategic control)

Hambatan-hambatan Perencanaan Efektif Karena adanya penolakan internal para perencana terhadap penetapan tujuan dan pembuatan rencana utk mencapainya (hambatan pembuatan rencana efektif) Alasan : kurang pengetahuan organisasi, kurang pengetahuan tentang lingkungan, ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif, biaya, takut gagal, kurang percaya diri Keengganan umum para anggota utk menerima perencanaan karena perubahan-perubahan yg terjadi (diluar perencana)

Cara mengatasi hambatan-hambatan Penciptaan sistem organisasi yg memudahkan penetapan tujuan dan perencanaan, baik yg dilakukan manajer puncak maupun manajer tingkat bawah dan para karyawan (bawahan)

Kriteria penilaian Efektivitas Rencana Kegunaan (berguna bg manajemen) Ketepatan dan obyektivitas (jelas, ringkas, nyata dan akurat) Ruang Lingkup (memiliki prinsip kelengkapan, kepaduan, konsisten) Efektivitas biaya Akuntabilitas (pertanggungjawabkan) Ketepatan waktu

SEKIAN SAMPAI BERJUMPA MINGGU DEPAN