PROPOSAL PERENCANAAN EVENT Dosen: Dra Lidia Evelina MM Pertemuan 2 Kiat merancang Event : TOR (Kerangka Acuan) Final Proposal Sales Kit Lidia Evelina MM Event Management, Jurusan Marcom, Mercu Buana

Studi Kelayakan sebuah event Apa Tema yang cocok dan sedang tren Kapan waktu yang tepat untuk event semacam itu Dimana tempat event diadakan Apa tujuan dan alasan mengadakan event tersebut Bagaimana bentuk pelaksanaan event Organisasi atau lembaga mana yang akan diajak kerjasama Siapa saja yang diharapkan menjadi target audiensnya Darimana saja sponsor yang akan kira-kira memberikan dukungan untuk event tersebut. Siapa dan berapa banyak SDM (Tim) yang akan dilibatkan dalam event ini Bagaimana dengan ketersediaan dana untuk modal awal yang diperlukan dan berapa perkiraan jumlah seluruh biaya pelaksanaan event tersebut Bagaimana rencana pemasarannya Bagaimana bentuk promosi dan publikasinya Lidia Evelina MM Event Management, Jurusan Marcom, Mercu Buana

TERM OF REFERENCE (TOR) Maksud dan tujuan Event (Konsep) Jenis Event Tempat, Tgl Event Organizer Supporting Organizer Sasaran Peserta/Tenant Sasaran pengunjung Acara Pendukung Program Humas & promosi Anggaran Biaya Lain-lain Lidia Evelina MM Event Management, Jurusan Marcom, Mercu Buana

Event Management, Jurusan Marcom, Mercu Buana Final Proposal Sebuah penyempurnaan dari pra proposal yang dibuat berdasarkan kerangka acuan (TOR) yang sudah dikemas dan layak diajukan sebagai sebuah penawaran untuk sponsorship. Dibuat Formal berukuran A 4 (210 Cm X 297 mm) dan dicetak manual (Print out Computer) dilengkapi sampul berwarna dan dijilid manual. Lidia Evelina MM Event Management, Jurusan Marcom, Mercu Buana

Event Management, Jurusan Marcom, Mercu Buana Sales Kit Final proposal yang dikemas khusus untuk keperluan penjualan pameran tersebut. Dicetak dengan mutu dan design yang dirancang secara profesional dan sangat atraktif. Lidia Evelina MM Event Management, Jurusan Marcom, Mercu Buana

Maksud dan Tujuan Event Berisikan alasan mengapa event tersebut diadakan. Contoh: Event Pameran Batik Tujuan dari Pameran ini diselenggarakan adalah memasyarakatkan industri batik. Maksud Event : Untuk apa Event tersebut dibuat. Contoh: Maksud dari penyelenggaraan pameran ini agar Para pengrajin batik dan Industri Batik lebih dikenal oleh masyarakat. Lidia Evelina MM Event Management, Jurusan Marcom, Mercu Buana

Jenis Event, diantaranya: Berdasarkan : Pengunjung (B to B, B to C, G To G) Jenis (Barang atau Jasa) Sifat: Umum, Tematik Frekuensi (Berkala, isidental) Lingkup Geografis (Lokal, Nasional, Internasional). Lokasi ( In door, Out door, Road show) Skala (Besar, kecil) Waktu (Jangka Singkat/Pendek atau lama). Lidia Evelina MM Event Management, Jurusan Marcom, Mercu Buana

Tempat Pelaksanaan Event Pertimbangan Tempat: Pilihlah tempat yang mudah dijangkau kendaraan pribadi dan transportasi umum. Bentuk tempat Event dilangsungkan sesuai dengan acara event yang akan dibuat, misalnya besaran panggung, jumlah stand dan fasilitas umum seperti WC, Kantin termasuk dalam pertimbangan. Lidia Evelina MM Event Management, Jurusan Marcom, Mercu Buana

Tanggal atau waktu Event Waktu Event harus disesuaikan dengan Tema Event yang kita pilih. Contoh: Event Bazaar Lebaran lebih efektif bila diselenggarakan 1 minggu sebelum lebaran karena THR dibagikan 7-10 hari sebelum lebaran. Lidia Evelina MM Event Management, Jurusan Marcom, Mercu Buana

Event Management, Jurusan Marcom, Mercu Buana Sasaran Peserta Event Gunakan Data Base dari Event yang pernah diadakan. Cari data calon peserta di buku kuning. Hubungi dan dapatkan data dari Organisasi/Instansi/lembaga/ Departemen yang sesuai dengan tema event tersebut. Lidia Evelina MM Event Management, Jurusan Marcom, Mercu Buana

Event Management, Jurusan Marcom, Mercu Buana Sasaran pengunjung Menetapkan segmen yang dituju diantaranya: Segmentasi geografis untuk menentukan lokasi yang cocok dengan tema pameran. Segmentasi Demografis (usia, jenis kelamin, pendidikan, penghasilan dan sebagainya. Lidia Evelina MM Event Management, Jurusan Marcom, Mercu Buana

Segmentasi Pengunjung Segmentasi Psikografis yang dipengaruhi oleh faktor-faktor: Gaya Hidup (Berhubungan dengan hobby) Kepribadian Manfaat (Pameran Wisata memamerkan manfaat dari paket-paket liburan). Segmentasi Perilaku yang dibagi berdasarkan pengetahuan, sikap, tingkat pemakaian atau tanggapan terhadap suatu produk. Lidia Evelina MM Event Management, Jurusan Marcom, Mercu Buana

Event Management, Jurusan Marcom, Mercu Buana Publikasi dan Promosi Ideal promosi 3 bulan sebelumnya. Above The Line Media Massa Cetak dan Elektronik. Bellow The Line Manfaatkan Press Release, Mailist, penyebaran leaflet di tempat, spanduk, Poster, stiker, souvenir, Media internal dll. Bekerjasama dengan ormas Lidia Evelina MM Event Management, Jurusan Marcom, Mercu Buana

Pemanfaatan teknologi informasi Database – modal utama kegiatan untuk perolehan peserta, pengunjung, sponsor dsb. Direct e-mail sebagai pengganti directmail konvensional Faxshoot- mekanisme otomatisasi untuk mengurangi human error, energi dan waktu Mailist – penyebar luasan infromasi secara massal tetapi langsung dengan mekanisme e-mail Registration process yang kemudian menjadi masukan tambahan database. (Sebelum masuk ke area event, para pengujung diminta untuk mengisi data pribadi pada formulir yang disediakan panitia) Lidia Evelina MM Event Management, Jurusan Marcom, Mercu Buana

Event Management, Jurusan Marcom, Mercu Buana Acara Susunlah dengan seksama dan terperinci – lengkapi dengan technical Run Down termasuk durasi tiap mata acara Perhatikan waktu ibadah, jam-jam berkendaraan lalu lintas (3-in-1 atau peak hours) dan sebagainya Pilihan pemandu acara (MC) maupun pengisi acara (performer, pembicara) yang tepat sesuai kebutuhan acara dan segmen. Siapkan agenda alternatif (Plan “B” untuk cadangan) Lidia Evelina MM Event Management, Jurusan Marcom, Mercu Buana

Tanggal atau waktu Event Sesuaikan Tema dengan kalender event Waktu Event harus disesuaikan dengan Tema Event yang kita pilih. Termasuk di dalamnya kita harus mengetahui siapa yang menjadi target dan kapan waktu mereka untuk bisa ikutserta dan hadir di event kita. Contoh: Event Bazaar Lebaran lebih efektif bila diselenggarakan 1 minggu sebelum lebaran karena THR dibagikan 7-10 hari sebelum lebaran. Timing harus tepat Lihat situasi dan kondisi. Pikirkan keadaan semua yang terlibat dalam event tersebut: calon peserta atau audiens termasuk di dalamnya sponsorutama kita. Dalam hal ini, kita perlu menjajaki bahwa event terebut tidak berbarengan dengan event serupa lainnya atau event besar lainnya sehingga konsentrasi mereka tidak terpecah. Lidia Evelina MM Event Management, Jurusan Marcom, Mercu Buana

Event Management, Jurusan Marcom, Mercu Buana Anggaran biaya Buatlah beberapa alternatif anggaran, perhitungkan kemungkinan terburuk dalam perencanaan agar event tersebut tidak rugi. Lakukan survei harga-harga seperti sewa atau pembuatan panggung, backdrop, partisi, pengisi acara dan hal lainnya sebelum membuat anggaran. Lidia Evelina MM Event Management, Jurusan Marcom, Mercu Buana

Event Management, Jurusan Marcom, Mercu Buana Lain-lain Perhitungkan (Iventarisasi) Resiko terburuk dari suatu event, misalnya faktor cuaca, peristiwa yang tak terduga lainnya dan cara mengatasinya. Perhitungkan kemampuan maksimal dari Sumber Daya Manusia yang tersedia. Lidia Evelina MM Event Management, Jurusan Marcom, Mercu Buana