TM 6 Publikasi Event Dra Lidia Evelina, MM Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Hal yang harus diperhatikan dalam Publikasi Event Timing yang tepat. Waktu yang disesuaikan dengan musim liburan, saat musim kembali ke sekolah. Gunakan selebritas untuk menarik minat massa agar datang pada acara yang dibuat. Lakukan promosi agar khalayak mengetahui acara yang akan berlangsung. Publikasikan acara di media yang sesuai dengan khalayak sasaran. Gunakan sesuatu yang sedang trend agar masyarakat tertarik datang. Lakukan sesuatu yang tidak terduga pada khalayak yang datang. Ada unsur berita pada acara tersebut, artinya acara tersebut tidak hanya penting buat perusahaan, tetapi juga buat khalayak sasaran. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Karakteristik PR untuk Mendapatkan Publisitas Memiliki kemampuan dalam memilih media yang sesuai dengan karakteristik khalayak sasaran. Memiliki daya kreativitas, mampu menemukan dan menentukan hal baru, penting dan menarik untuk mendapatkan liputan dari media massa. Memiliki kemampuan menulis, khusus media release terkait dengan event yang dipublikasikan. Memiliki produktivitas dan motivasi tinggi untuk mendukung publisitas event. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Cont’d Memiliki pengetahuan yang luas mengenai media cara kerja, kekhususan dan persyaratannya: kebijakan editorial. Frekuensi penerbitan, tanggal dan waktu terbit, proses percetakan atau pembuatan, daerah sirkulasi, jangkauan audience dan metode distribusi. Kemampuan untuk menjalin relationship dengan pihak media massa. Mampu menyelenggarakan konferensi media atau media tour berkaitan dengan event yang dilakukan. Mampu memunculkan publisitas yang positip sejak sebelum, saat dan pasca pelaksanaan event. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Mengatur Publisitas Event Upayakan dapat liputan luas dari media massa, baik cetak, elektronik, maupun media interaktif, misalnya dengan konferensi media atau pers, new relase, atau liputan langsung dari pihak media. Undang media untuk meliput event. Publikasi event sebelum, selama dan setelah pelaksanaan, agar tidak hanya acara event, perusahaan, produk, maupun pihak-pihak yang terlibat mendapat liputan terus menerus dari media massa. Siapkan secara teknis segala keperluan peliputan, seperti media room, listrik, facsimile, dan computer untuk online. Siapkan News release, foto-foto, gambar, dan media kit untuk melengkapi keperluan media massa dalam penulisan berita. Siapkan foto atau rekaman pelaksanaan event untuk memenuhi permintaan media massa. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

News release Event Release sebaiknya dikirimkan kepada semua media massa yang relevan, baik cetak maupun elektronik. Ada beberapa kelebihan dari pengiriman release ini, antara lain: Release yang dimuat tidak perlu membeli atau membayar space (pada media cetak) atau spot (pada media radio atau televisi) Oleh khalayak beritanya dinilai lebih kredibel dibandingkan iklan yang dibeli karena ditulis pihak media, dan informasi yang ada bebas disampaikan termasuk yang sifatnya propaganda. Mengirimkan release kepada pihak media massa berarti memberikan servis kepada mereka untuk mengisi space atau spot pada rubrik atau program di media massanya. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Cont’d Mengandung nilai berita (news value), artinya berisi informasi yang penting dan menarik buat orang banyak. Ada unsur kebaruan, artinya isi informasinya terjadi hari ini atau paling lambat kemarin. Mengandung unsur 5 W (What, Who, Where, When, Why) dan 1 H (How). Ditulis secara sedeharna, artinya menggunakan bahasa sehari-hari dan tidak banyak menggunakan bahasa asing/teknis. Tidak lebih dari dua halaman, ditulis dengan dua spasi pada satu halaman sisi. Untuk itu paragaraf dan kalimat harus dibuat singkat dan pendek. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Pertimbangan release Ditulis dengan format yang baik dan disusun secara piramida terbalik, artinya informasi yang paling penting diletakkan di bagian awal/atas, mengingat pemotongan release oleh pihak media massa akan dilakukan dari bagian bawah. Berikan informasi yang lengkap tentang judul atau tema release berkaitan dengan event-nya, nama, logo, alamat lembaga atau perusahaan pengirim, contact person dan seberapa penting release ini untuk dimuat segera atau pada tanggal tertentu. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Konferensi pers Konferensi media dapat dilakukan sebelum, selama, maupun setelah event berlangsung. Dengan konferensi media diharapkan akan terjadi Tanya jawab antara pihak media massa dan penyelenggara acara sehingga fasilitas untuk ini harus dipersiapkan. Undang media massa dan wartawan secara personal yang relevan dengan topik yang akan dibahas dan lakukan konfirmasi kehadirannya. Siapkan release untuk menjadi bahan rujukan pihak media massa terkait dnegan event dan sediakan kit (alat tulis, block note, kertas) untuk keperluan media. Siapkan narasumber yang kredibel untuk menjadi pembicara dalam konferensi media (misalnya: pihak penyelenggara, pengisi acara, atau event organizer). Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Cont’d Pilih tempat dan waktu yang paling tepat untuk pihak media. Siapkan fasilitas yang lengkap di lokasi pelaksanaan untuk memenuhi kebutuhan media massa (ruang representative untuk media cetak dan elektronik, computer, facsimile, internet, listrik, kabel dan sebagainya). Sebelum pelaksanaan sebaiknya ada diskusi internal untuk mengantisipasi pertanyaan pihak media massa. Buat dokumentasi selama pelaksanaan untuk mengantisipasi apabila dibutuhkan pihak media. Lakukan evaluasi dan berikan ucapan terima kasih buat media massa yang hadir dan kirimkan release buat media massa yang tidak hadir. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Manfaat Publisitas Event Memberitahukan produk atau jasa baru Menghidupkan kembali produk lama Memberikan penjelasan tentang produk yang sulit Hampir tidak memerlukan biaya Meningkatkan gengsi perusahaan Respon dari sebuah krisis yang terjadi. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Publikasi Acara di dalam Perusahaan Secara informasi dapat disampaikan dalam rapat-rapat internal, jauh sebelum event dimulai. Pemberitahuan lewat e-mail. Tidak hanya informasi berupa tulisan tetapi dalam bentuk format poster atau brosur lebih baik. Tempelkan poster acara tersebut pada lift kantor, majalah dinding, maupun tempat-tempat lain yang dinilai strategis dalam menyampaikan informasi kepada seluruh karyawan. Letakkan brosur atau flyer di lobi kantor maupun kantor-kantor penjualan. Jadi tidak hanya karyawan yang mengetahui, namun juga para tamu atau pelanggan yang datang ke kantor. Informasikan melalui bulletin atau majalah internal perusahaan. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Publikasi Eksternal Mengenali audiens Mengukur biaya Menyusun jadwal Menjaga citra perusahaan Apa yang harus disampaikan Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Publikasi Melalui Media Massa Publikasi dengan menggunakan iklan pada media massa cetak maupun elektronik dapat dilakukan pula dengan cara mengirimkan press release, melakukan konferensi pers, liputan khusus maupun wawancara eksklusif. Komunikasi dengan pihak media dapat dilakukan sebelum pada saat hari H. Para wartawan disediakan tempat sebagai tamu khusus dengan meja yang khusus untuk pers. Tugas seorang PR dan juga manager dari event tersebut adalah menyambut mereka secara langsung dan membuat mereka merasa nyaman dengan suasana yang ada. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Bila memungkinkan, seorang PR dapat mengatur wawancara singkat dengan Ketua Panitia penyelenggara yang paling mengetahui mengenai seminar dapat memberikan informasi langsung kepada wartawan yang meliput dan bila diperlukan juga dengan pemimpin atau pejabat perusahaan yang telah hadir. Berikan waktu dan kesempatan khusus mengambil foto atau gambar. Panitia menyiapkan press release (tertulis) untuk para wartawan dari media cetak dan elektronik yang berisi point-point penting pada event yang perlu diketahui oleh khalayak.untuk dimuat, ditayangkan atau disiarkan dalam media mereka masing-masing. Berikan juga kesempatan kepada wartawan untuk memewancarai keynote speaker atau artis dan public figure yang hadir dalam event tersebut. Jangan lupa menyiapkan souvenir dan media kit bagi para insan pers yang hadir pada kegiatan itu. Manfaatkan waktu untuk menemani wartawan sambil menginformasikan yang berkaitan dengan event dan perusahaan. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Publikasi melalui Bellow The line Publikasi dapat dilakukan dengan mengirimkan brosur dan leaflet. Panitia juga dapat membuat spanduk atau umbul-umbul atau banner yang menginformasikan kegiatan. Spanduk dan umbul-umbul sebagai media luar ruang dipasang pada tempat-tempat yang strategis, di pinggir–pinggir jalan maupun di sekitar gedung seminar. Sedangkan banner, biasanya dipasang di dalam ruangan gedung atau tempat-tempat keramaian yang tertutup. Pada saat event berlangsung, spanduk dan banner dapat dipasang di tempat-tempat tertentu dalam ruangan dengan tetap memperhatikan estetika ruangan dan tidak terlihat “ramai” semrawut. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Redaksi untuk publikasi/promosi Sebelum Event: kunjungilah, hadirilah, datanglah, jangan lewatkan, pesan sekarang, raihlah kesempatan emas untuk pertama kali. Saat event berlangsung: Nikmatilah, raihlah, jangan ketinggalan, Tinggal 1 hari lagi, tinggal besok, anda pasti menyesal, dapatkan.. Sesudah event: Terimakasih telah.. Mohon maaf atas terbatasnya waktu.. Ucapan selamat …Tunggu kami di Event berikutnya.. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

CONTOH PUBLIKASI ( Event PR ) Buka Puasa Bersama di Panti Asuhan “HIDAYAH” , Jl. Tegal Gede Raya No. 1 Cikarang, 21 Juli 2013 mulai pkl. 18.00. Wajib bagi karyawan Muslim (PR Internal Pertamina - 081218665284) “Training Times” Improved your product knowledge with Mr. Tana Saturday-Sunday, 23-24 Apr’11 At Ciputra Hotel, 10 AM – 03 PM (PR Intern Fondaco – 51130080) Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Cont’d SELAMAT HARI BUMI! Mari hijaukan bumi dan bawa pulang pohon gratis dari Taman Wisata Mekarsari Cileungsi, Rabu, 24 April 2013. Undangan Press Tour wartawan media cetak & elektronik Pabrik Astra Honda Motor Indonesia 5 Mei 2013. Daftarkan ke www.astra.co.id/tourregister sebelum 31 April 2013 1.975 bibit pohon berhasil dibagikan kepada partisipan pada Hari Bumi di Taman Wisata Mekarsari, terima kasih atas partisipasinya. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Cont’d Come and Feel….The new Experience in Banking ! Grand Launching “BCA Weekend Banking” on Saturday, 20rd April 2013, at Grand Indonesia West Mall 2nd Floor at 10.00 p.m – 12.00 p.m. Lestarikan Batik sebagai Budaya Bangsa dengan menghadiri Pameran Batik dan Tekstil Indonesia di Museum Tekstil Jakarta, Sabtu 20 April 2013. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Bakti Sosial Kepolisian RI Tujuan : Meningkatkan Citra Polisi sebagai Sahabat Masyarakat. Event : Dalam rangka HUT RI, akan diadakan serangkaian acara bakti Polri sebagai Sahabat masyarakat. Acara terdiri dari : Donor Darah Gerakan membersihkan sungai Ciliwung Kunjungan & hiburan ke Panti Asuhan & Panti Jompo Menjadi guru untuk anak-anak jalanan. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Terima Kasih Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul