PROYEK DAN MANAJEMEN PROYEK PERTEMUAN - 1 PROYEK DAN MANAJEMEN PROYEK IF015 – 3 SKS

TUJUAN KULIAH Peserta memahami PROYEK MANAJEMEN PROYEK PROYEK & LINGKUNGANNYA PMBOK PROFESI MANAJER PROYEK Peserta memahami IF015 – 3 SKS

MANAJEMEN / PENGELOLAAN PROYEK ? EFEKTIF EFISIEN SUKSES IF015 – 3 SKS

PROYEK IF015 – 3 SKS

PROYEK PROYEK: Usaha dalam waktu yang terbatas untuk mencapai tujuan /hasil tertentu (produk/jasa) Umumnya proyek melibatkan banyak orang seringkali dari berbagai bidang ilmu yang kegiatannya saling terkait IF015 – 3 SKS

JENIS KEGIATAN PROYEK Kegiatan untuk menghasilkan produk proyek Kegiatan yang menjamin produk proyek selesai sesuai persyaratan yang ditetapkan, terutama dalam hal : Cakupan, Waktu, Biaya, Mutu. IF015 – 3 SKS

PRODUK PROYEK Produk antara Diserahkan sesuai jadwal sebelum proyek selesai Contoh: Hasil survei Hasil analisis Rancangan. Produk akhir Diserahkan pada akhir proyek. Contoh: P/K dan jaringan terpasang Sistem aplikasi terpasang, Panduan bagi pengguna Dokumentasi teknis sistem IF015 – 3 SKS

Desain (perancangan) sistem Kegiatan untuk menghasilkan produk proyek berupa perangkat lunak, dilakukan oleh tim proyek, mengikuti metodologi yang dipakai. Contoh kegiatan: Survei pendahuluan Analisis sistem Desain (perancangan) sistem Konstruksi (Implementasi dari desain: pemrograman dll) Pengujian Implementasi (penggunaan) & pemeliharaan sistem IF015 – 3 SKS

Kegiatan untuk menjamin produk proyek selesai sesuai persyaratan, Dilakukan dalam manajemen proyek Produk kegiatan ini misalnya adalah: Rencana proyek Laporan Pendahuluan Laporan kemajuan (progress) proyek dll IF015 – 3 SKS

SIFAT PROYEK Sasaran unik. Berlangsung sementara. Perlu sumber daya dari berbagai bidang, baik dari dalam maupun dari luar organisasi Personil, perangkat keras, perangkat lunak sistem, perangkat lunak aplikasi, dll Punya sponsor utama / pelanggan, yang: menjadi penentu sasaran proyek menjadi penentu dalam hal finansial IF015 – 3 SKS

Proyek mengandung ketidakpastian. Lingkungan proyek bisa berubah dan proyek harus merespon perubahan tersebut. Pergeseran sasaran proyek: misalnya karena waktu penetapan sasaran proyek, pihak yang menetapkan sasaran ini belum secara jelas memahami strategi sistem informasi Perubahan peraturan yang berasal dari stakeholder organisasi IF015 – 3 SKS

Dana/sumber daya dalam hal jumlah dan ketersediaannya Proyek memiliki KENDALA (sesuatu yang berasal dari/ditentukan oleh pihak di luar proyek) Dana/sumber daya dalam hal jumlah dan ketersediaannya Waktu pelaksanaan Cakupan MANAJER PROYEK mengelola proyek dengan 3 kendala tersebut IF015 – 3 SKS

STAKEHOLDER PROYEK (PEMANGKU KEPENTINGAN) Pihak yang terlibat dalam kegiatan proyek atau yang terkena dampak kegiatan ataupun hasil proyek, seperti: --> Sponsor --> Tim proyek --> Calon pengguna hasil proyek --> Pelanggan --> Staf pendukung --> Pemasok --> Pihak yg tidak /kurang setuju proyek Manajer proyek perlu menjalin hubungan baik dengan para stakeholder (pemangku kepentingan) IF015 – 3 SKS

PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI FAKTA MASALAH PADA PROYEK T.I. Anggaran membengkak Waktu pelaksanaan lewat jadwal Masa pra penggunaan manajemen proyek: 31 % gagal ditengah jalan 16,2 % sukses IF015 – 3 SKS

FAKTOR UTAMA TIMBULNYA MASALAH (Jim Johnson) Kurangnya masukan dari pengguna Kebutuhan dan spesifikasinya tidak lengkap Kebutuhan dan spesifikasinya berubah Kurangnya dukungan eksekutif Kurang kompeten dalam teknologi Kekurangan sumberdaya Harapan terlalu tinggi Sasaran tidak jelas Waktu terlalu singkat Menggunakan teknologi baru IF015 – 3 SKS

MENINGKATKAN MASUKAN DARI PENGGUNA Seleksi proyek bagus, dan jelas sponsornya, serta sponsor dapat cepat menerima informasi Pengguna dijadikan anggota tim Pertemuan reguler proyek dengan pengguna Pelaporan reguler dan tepat waktu Lokasi pengembang sistem ‘dekat’ dengan pengguna IF015 – 3 SKS

KEDUDUKAN PROYEK INTERNAL DALAM ORGANISASI IF015 – 3 SKS

PELAKSANA (CHIEF EXECUTIVE) ORGANISASI FUNGSIONAL Proyek ditangani lewat koordinasi manajer fungsional DIREKTUR PELAKSANA (CHIEF EXECUTIVE) MANAJER FUNGSIONAL STAF KOORDINASI PROYEK IF015 – 3 SKS

ORGANISASI PROYEK Proyek ditangani lewat koordinasi manajer proyek DIREKTUR PELAKSANA (CEO) MANAJER PROYEK MANAJER PROYEK STAF KOORDINASI IF015 – 3 SKS

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS LEMAH DIREKTUR PELAKSANA ( CEO ) MANAJER FUNGSIONAL STAF KOORDINASI PROYEK IF015 – 3 SKS

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS SEIMBANG DIREKTUR PELAKSANA (CEO) MANAJER FUNGSIONAL KOORDI-NASI PROYEK STAF MANAJER PROY IF015 – 3 SKS

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS KUAT DIREKTUR PELAKSANA ( CEO ) MANAJER FUNGSIONAL MANAJER PROYEK-PROYEK STAF MAN. PROYEK KOORDINASI PROYEK A PROYEK B IF015 – 3 SKS

PENGARUH STRUKTUR ORGANISASI TERHADAP PROYEK Karak-teristik proyek T i p e o r g a n i s a s i Fungsio-nal Matriks lemah Matriks seimbang Matriks kuat Proyek Otoritas Tak ada s.d rendah Terbatas Rendah s.d sedang Sedang s.d tinggi Tinggi s.d penuh % Personil organisasi yg full time di proyek - 0 – 25 % 15% – 60% 50 % – 95 % 85 % -- 100 % Peran manajer proyek Tdk penuh Waktu Penuh waktu Sebutan manajer proyek Koord. / Pimpinan proyek Manajer proyek Manajer proyek/ program Staf admi-nistrasi Tdk penuh waktu IF015 – 3 SKS

MANAJEMEN PROYEK IF015 – 3 SKS

PROYEK PERLU DIKELOLA DENGAN BAIK HARAPAN: Hubungan dg pelanggan lebih baik Selesai lebih cepat Biaya rendah Kualitas tinggi Produktivitas meningkat Koordinasi meningkat Moral tim meningkat PROYEK PERLU DIKELOLA DENGAN BAIK BAGAIMANA ??? IF015 – 3 SKS

MANAJEMEN PROYEK PMBOK (2008): Penerapan pengetahuan, ketrampilan, piranti, dan teknik dalam kegiatan proyek untuk memberikan hasil yang memenuhi kebutuhan/ persyaratan stakeholder proyek atau bahkan melampauinya Stakeholder = pemangku kepentingan PMBOK= project management body of knowledge IF015 – 3 SKS

PROYEK vs OPERASI ORGANISASI Persamaan: Punya sasaran Sumber daya terbatas Punya rencana dan anggaran biaya Perbedaan: Proyek Kegiatan operasi Kegiatan Unik, tidak berulang Berulang Pola waktu Sementara Terus menerus Fokus pelaksanaan Integrasi berbagai kegiatan dan sumber daya Sebagai kegiatan sehari-hari IF015 – 3 SKS

BEBERAPA KONSEP MANAJEMEN UMUM IF015 – 3 SKS

- Pelaksana administratif PERSONIL ORGANISASI MANAJER: - Manajer puncak - Manajer madya - Manajer bawah PELAKSANA TEKNIS: - Pelaksana Produksi - Pelaksana administratif IF015 – 3 SKS

FUNGSI-FUNGSI MANAJERIAL PERENCANAAN Menyusun kegiatan dengan seluruh kebu-tuhannya untuk mencapai tujuan tertentu PENGORGANI- SASIAN Menyusun organisasi dengan tugas, fungsi, dan hubungan antar komponen untuk melaksanakan pencapaian tujuan PENEMPATAN PERSONIL Menetapkan personil yang tepat dalam struktur organisasi PENGARAHAN Melakukan kegiatan yang senantiasa memberikan arah bagi organisasi dan komponennya PENGAWASAN Melakukan monitoring, membandingkan hasil monitoring dg rencana/standar, mela-kukan tindakan korektif dan preventif IF015 – 3 SKS

PERAN MANAJERIAL (Mintzberg) Peran interpersonal Figurehead : kegiatan seremonial Leader : memotivasi Liaison : mewakili dalam urusan bisnis Peran informasional Monitor : memantau kinerja Disseminator : mendistibusikan informasi Spokesperson : juru bicara, keluar Peran keputusan Entrepreneur : peningkatan sesuai kebutuhan Disturbance handler: menangani gangguan Resource allocator : mengalokasikan sumberdaya Negotiator : melakukan negosiasi internal & eksternal IF015 – 3 SKS

Manajemen proyek & disiplin ilmu lain Pengetahuan dan keterampilan manajer proyek PENGETA- HUAN & PRAKTEK MANAJEMEN PROYEK PENGETAHUAN DAN PRAKTEK UMUM PENGETAHUAN, STANDAR DAN ATURAN BIDANG APLIKASI INTERAKSI ANTAR PERSONIL LINGKUNGAN PROYEK IF015 – 3 SKS

PROYEK DAN LINGKUNGANNYA IF015 – 3 SKS

PROYEK SEBAGAI SISTEM Lingkungan proyek adalah organisasi, sehingga isyu-isyu bisnis dan organisasional perlu diintegrasikan dalam penyusunan rencana proyek Manajer proyek perlu memahami proyek secara holistik Proyek punya komponen-komponen yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Merupakan sistem yang tidak sepenuhnya tertutup, melakukan pertukaran dengan lingkungannya IF015 – 3 SKS

TIPE ORGANISASI BERDASARKAN PENANGANAN PROYEK Organisasi berbasis proyek Sebagian besar operasinya dikelola secara proyek Organisasi menerima penghasilan karena mengerjakan proyek untuk organisasi lain Organisasi mengadopsi pengelolaan secara proyek bagi sebagian besar operasi internalnya. Organisasi yang tidak berbasis proyek. Organisasi jarang melaksanakan proyek. Pada tipe ini (misalnya, manufaktur, jasa finansial, dsb), manajemen proyek tidak mudah. IF015 – 3 SKS

PROYEK & PEMBERI PEKERJAAN (sumber dana = pemberi pekerjaan) ORGANISASI PEMBERI PEKERJAAN ORGANISASI PELAKSANA PEKERJAAN ORGANISASI PROYEK PEKERJAAN DANA : d Kewenangan Dana: dd < d SDM Peralatan Sumberdaya lain TIM PROYEK PENGAWASAN LAPORAN PEMASOK Dana Sumberdaya IF015 – 3 SKS

PROYEK & PEMBERI PEKERJAAN (sumber dana = bukan pemberi pekerjaan) ORGANISASI PEMBERI PEKERJAAN ORGANISASI PELAKSANA PEKERJAAN ORGANISASI PROYEK PEKERJAAN DANA : d Kewenangan Dana: dd < d SDM Peralatan Sumberdaya lain TIM PROYEK PENGAWASAN LAPORAN PEMASOK ORGANISASI SUMBER DANA DANA: ddd>d Dana Sumberdaya IF015 – 3 SKS

PROYEK & PEMBERI PEKERJAAN (sumber dana = bukan pemberi pekerjaan, dana disalurkan langsung ke pelaksana) ORGANISASI SUMBER DANA ORGANISASI PEMBERI PEKERJAAN ORGANISASI PELAKSANA PEKERJAAN ORGANISASI PROYEK PEKERJAAN Kewenangan Dana: dd < d SDM Peralatan Sumberdaya lain TIM PROYEK PENGAWASAN LAPORAN PEMASOK Dana Sumberdaya DANA d IF015 – 3 SKS

PMI PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE ( P M B O K ) IF015 – 3 SKS

IF015 – 3 SKS

PMBOK Mencakup 10 bidang pengetahuan (knowledge areas) Pada masing-masing knowledge area, ada beberapa proses yang perlu dilaksanakan. Proses-proses tsb dikelompokkan menjadi : Kelompok proses memulai Kelompok proses merencanakan Kelompok proses melaksanakan Kelompok proses memonitor & mengontrol Kelompok proses menutup proyek IF015 – 3 SKS

KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK LAHIRNYA PROYEK MEMULAI MERENCANAKAN MEMONITOR & MENGONTROL PROYEK MENUTUP WAKTU MELAKSANAAN PROYEK AWAL PROYEK AKHIR PROYEK IF015 – 3 SKS

Kelompok proses Sumber: A Guide to PMBOK, PMI, 2008 IF015 – 3 SKS

INTENSITAS KEGIATAN KELOMPOK PROSES WAKTU AWAL FASE AKHIR FASE KELOMPOK PROSES MEMONITOR & MENGONTROL MELAKSANAKAN KELOMPOK PROSES MERENCANAKAN MEMULAI MENUTUP IF015 – 3 SKS

PROYEK SEBAGAI RANGKAIAN FASE Manajer proyek dapat memandang proyek sebagai serangkaian fase-fase yang terkait untuk menghasilkan produk proyek. IF015 – 3 SKS

P M I Project Management Institute Organisasi internasional bagi para manajer proyek Menerbitkan sertifikat ‘Project Manager Professional’ (PMP). Mendefinisikan Project Management Body of Knowledge (PMBOK) IF015 – 3 SKS

SIKLUS HIDUP PRODUK Kegiatan dalam proyek yang terkait dengan produk proyek, mengikuti Siklus Hidup Produk Sifatnya bervariasi, tergantung produk proyek IF015 – 3 SKS

KONDISI AGAR PROYEK SUKSES (Standish group, 2001) Eksekutif mendukung Pengguna terlibat Manajer proyek berpengalaman Sasaran bisnis jelas Lingkup sempit Infrastruktur perangkat lunak baku (berstandar) Kebutuhan dasar tetap Metodologi formal Estimasi andal IF015 – 3 SKS

MANAJER PROYEK Manajer proyek merupakan profesi dalam manajemen proyek Kemahiran dalam manajemen organisasi tidak lagi mencukupi untuk mengelola proyek yang semakin rumit, dengan jadwal dan sumber daya yang kritis. IF015 – 3 SKS

KARAKTER MANAJER PROYEK YG EFEKTIF (Zimmerman & Yasin) Menjadi teladan Visionaris Kompeten secara teknis Dapat mengambil keputusan Komunikator yang baik Motivator yang baik Menemui manajemen puncak bila perlu Mendukung anggota tim Mendorong ide baru IF015 – 3 SKS

TUGAS Buat kelompok tugas, MAKSIMAL 3 ORANG, setidaknya ada 1 laptop (install perangkat lunak yang mendukung manajemen proyek) Tentukan nama sebuah proyek perangkat lunak untuk tugas sepanjang semester Duduk berkelompok dalam kuliah selanjutnya sehingga mudah berkomunikasi/ bekerjasama Diskusikan kenapa proyek tersebut perlu dilaksanakan IF015 – 3 SKS

Akhir Materi Pertemuan ke-1 IF015 – 3 SKS