Biro Kemahasiswaan & Alumni Analisa Proses Bisnis Biro Kemahasiswaan & Alumni Kelompok 3

(9) Sandy Tasha A. (0812502359) (11) Eva Fadla (0812502631) (14) Angelitta (0812502771) (18) Ambar Kurniati (0812502904)

Tujuan BKA Melakukan pembinaan di lingkungan kampus terhadap kegiatan mahasiswa di bidang pengembangan penalaran, penyaluran minat dan bakat serta peningkatan kesejahteraan mahasiswa.

Deskripsi Kerja Menyusun Rencana Anggaran Penerimaan dan Belanja kegiatan kemahasiswaan Mengatur keuangan kegiatan mahasiswa Menyusun dan mengatur beasiswa mahasiswa Mengatur dana kesejahteraan mahasiswa Mengatur pelayanan kebutuhan mahasiswa Memberikan Informasi kepada mahasiswa & Alumni Menyelenggarakan Reuni & Pengurusan Wisuda

Struktur Organisasi BKA Kepala BKA Bagus Tri Prabawa S.kom M.sc Kepala Kemahasiswaan Budi Kepala Alumni Lubis Kepala Urusan Kemahasiswaan Heni Staff BKA Asep Abdul Rahman

Kegiatan BKA Menyelenggarakan pelayanan kegiatan kemahasiswaan Mengumpulkan, memproses dan menyajikan informasi kemahasiswaan Mengintegrasikan program kerja kemahasiswaan di fakultas Menyelenggarakan administrasi dan registrasi alumni Memantau dan mendokumentasikan kegiatan kemahasiswaan Mengevaluasi dan menyusun serta menyajikan laporan berkala perkembangan kegiatan kurikuler Mengumpulkan dan memproses data serta menyajikan informasi kemahasiswaan Membuat analisa dan rekomendasi terhadap kegiatan kemahasiswaan

Input & OUTPUT Input Output Surat Permohonan Penggunaan Fasilitas Kampus Mahasiswa Output Diproses, dan diarsipkan Surat Izin yang Ditujukan kepada Biro yang bersangkutan

Input & OUTPUT Input Output Transkrip Nilai Semester Diproses, dan Mahasiswa Output Diproses, dan diarsipkan Surat keterangan Bea siswa yang Ditujukan kepada BAAK dan Keuangan

Contoh Surat

Contoh INFO LOWONGAN KERJA

Sumberdaya

Mahasiswa Staff BKA Biro Umum Menerima Surat permohonan Memeriksa Surat permohonan Disetujui Ditunda Membuat Surat Izin Memberikan Surat Izin Menerima Surat Izin Mengcopy surat izin Sebanyak 2 lembar Melegalisir surat yang asli dan potocopy Memberikan surat yg asli Dan 1 lembar otocoy ke Mhs, 1 lbr otocoy disiman di BKA sbg arsip Menyimpan 1 lbr potocopy sbg arsip Dan yg asli diserahkan ke Biro yg bersangkutan Terima Surat izin asli Menyimpan surat izin sebagai arsip Di biro umum, dan memroses permohonan mhs Membuat Surat Izin

NILAI GUNA Memfasilitasi Mahasiswa dalam berbagai kegiatan kampus Memberikan kemudahan bagi mahasiswa mengurusi beasiswa Memberikan informasi yang berguna bagi mahasiswa dan alumni Menerbitkan info lowongan pekarjaan yang sangat bermanfaat bagi alumni Mengadakan reuni sebagai wadah penghubung komunikasi kampus dengan alumni, alumni dengan alumni dan sarana koneksi bagi mahasiswa dan alumni

Proses Operasi Aspek Proses Operasi Komponen Jenis Aktivitas Tujuan Staff dan karyawan BKA, Mahasiswa Aktif, Alumni, Peralatan, Kebijakan dan Prosedur Jenis Aktivitas Memberikan surat yang berkenaan dengan administrasi mahasiswa, seperti surat izin penggunaan fasilitas kampus, pernyataan bea siswa, dsb. Tujuan Menyelesaikan pekerjaan yang berkenaan dengan kemahasiswaan dan alumni.

Proses Informasi Aspek Proses Informasi Komponen Jenis Aktivitas Staff dan karyawan BKA, Mahasiswa Aktif, Alumni, Peralatan, Otorisasi, Biro, Kebijakan dan Prosedur Jenis Aktivitas Mencatat/menyimpan data mahasiswa aktif dan alumni, pemeliharaannya dan menyajikan informasi yang berguna bagi mahasiswa & alumni. Tujuan Memfasilitasi fungsi operasi dan mendukung kebutuhan pengambilan keputusan manajemen dengan menyediakan informasi yang berguna bagi mahasiswa & alumni.

Proses Manajemen Aspek Proses Manajemen Komponen Jenis Aktivitas Staff dan karyawan BKA, Mahasiswa Aktif, Alumni, Otorisasi, Biro, Kebijakan dan Prosedur Jenis Aktivitas Merencanakan program pembinaan kemahasiswaan dan alumni serta pengendaliannya Tujuan

Cuplikan Wawancara

Sekilas Pertanyaan yang Kami Ajukan Close-Ended Question (Q) Berapa Ormawa yang terdapat di UBL? (A) 32 ormawa, terdiri dari 15 UKM dan 17 Himpunan. (Q) Bagaimana cara BKA menyampaikan informasi lowongan kepada alumni? (A) Melalui telepon, informasi mading, dan info di website. (Q) Adakah kendala yang dialami oleh BKA? (A) Ada. Open-Ended Question (Q) Apakah kendala yang timbul di BKA selama ini? (A) Kendala pengaturan jadwal penggunaan ruangan, peminjaman fasilitas, dan terlalu banyak mahasiswa yang datang pada saat bersamaan. (Q) Bagaimana cara menangani kendala yang terjadi? (A) Dicarikan ruangan lain, ditunda untuk sementara waktu. Probing Question (Q) Mengapa ruangan sering sekali bentrok sehingga menjadi kendala didalam pelayanan BKA? (A) Karena terkadang ada kegiatan mendadak yang sama pentingnya dengan kegiatan mahasiswa.

Any Question?? Terima kasih