Sistem informasi area fungsional Nurfaizah 1 1

Sistem Informasi Area Fungsional Input dan output potensial dari masing-masing area fungsional. Perhatikan jenis data yang dibutuhkan oleh setiap area, dan dari mana sumber data, bagaimana data diolah, dan data hasil olahan, dan kemana akan pergi. Sistem informasi memelihara hubungan antara semua bidang fungsional dan proses. 2

Area Marketing and Sales 1. Membutuhkan informasi dari bidang fungsional lainnya. 2. Customer mengkomunikasikan order (via telepon, email, fax, web), order disampaikan bagian SCM untuk perencanaan produksi, dan ke bagian Acct/Fin untuk penagihan, pada kasus tertentu membutuhkan tambahan tenaga kerja untuk menangani order, data-data yang terkumpul juga berguna untuk analisa sales trend, dan keputusan bisnis. 3. Kebijakan harga oleh Marketing membutuhkan data dari Acct/Fin dan SCM terkait dengan Unit Costing dan ditambah dengan sejumlah Margin Laba. 4. Marketing berkomunikasi dengan bagian HR untuk kebutuhan terkait dengan rekrutment, persyaratan calon karyawan, penilaian karya, sampai kepada kebutuhan pelatihan. hal2 terkait dengan legal, perjalanan dinas, dan kesejahteraan karyawan. 3

Input/Output terkait M/S Input yang dibutuhkan oleh M/S Data Customer Data Order (Pesanan) Data Trend Penjualan Harga Pokok per unit Kebijakan perjalanan dinas Output: Strategi pemasaran Kebijakan harga Kebutuhan tenaga kerja 4

Area SCM 1. Membutuhkan informasi dari beberapa area fungsional. 2. Rencana produksi perencanaan jangka pendek, menengah dan panjang berdasarkan data marketing (order dan forecasting) 3. Perencanaan yang akurat dibutuhkan untuk: - Bahan baku dan bahan penolong sesuai dengan kebutuhan (menghindari stockout) - Tingkat persediaan yang tetap rendah untuk penghematan biaya persediaan (menghindari overstock). 4. Penjadwalan produksi untuk memenuhi jadwal pengiriman dengan memperhatikan leadtime pengiriman. 5. SCM mencatat dan menyediakan data bagi Acct/Fin untuk pencatatan pemakaian sumber daya (bahan, mesin, tenaga kerja) dan kebutuhan analisa biaya. 6. Peranan HR terkait dengan ketersediaan tenaga kerja, pengupahan, dan lembur serta kesejahteraan. 5

Input/Output terkait SCM Input yang dibutuhkan oleh SCM Data Penjualan Produk Rencana Produksi Level Persediaan Kebijakan penambahan dan pengurangan tenaga kerja Output: Pesanan Bahan Baku Pesanan Bahan Penolong Data pemakaian sumber daya Data Produksi dan Persediaan Informasi perekrutan karyawan 6

Area Accounting dan Finance 1. Membutuhkan informasi dari semua bidang fungsional lainnya. 2. Personal A/F mencatat transaksi pada masing-masing buku account, seperti Sales, AR, Penerimaan Kas, Penerimaan material, AP, pengeluaran kas, biaya-biaya dan akhirnya mempersiapkan laporan keuangan. 3. Bagian lain menyediakan informasi terkait dengan data penjualan (M/S), data produksi dan persediaan (SCM), gaji dan kesejahteraan (HR), akurasi dan ketepatan waktu dari fungsi2 lain mempengaruhi akurasi dan ketepatan waktu penyajian laporan oleh Acct/Fin. 4. Bagian M/S membutuhkan data dari Acct/Fin terkait dengan data kredit customer, plafon vs saldo piutang, overdue. Jika data Acct/Fin terlambat, maka informasi yang disediakan tidak uptodate. 7

Input/Output terkait Acct/Fin Input yang dibutuhkan oleh Acct/Fin Pembayaran dari Customer Data Piutang Dagang Data Hutang Dagang Data Penjualan Data Produksi dan Persediaan Data Pengupahan dan Biaya Output: Pembayaran kepada Pemasok Laporan Keuangan Data Kredit Customer 8

Area Human Resources 1. HR membutuhkan informasi dari departemen lain. 2. Melakukan tugas terkait dengan perekrutan, kesejahteraan, pelatihan, tata kelola yang sesuai dengan peraturan dan undang2. 3. HR membutuhkan proyeksi kebutuhan tenaga kerja yang akurat dari bagian lainnya terkait dengan spesifikasi tenaga kerja untuk menentukan upah dan seberapa perusahaan mampu membayar karyawan 4. HR menyediakan data yang akurat dan tepat waktu sebagai laporan kepada manajemen. HR mengelola database kompetensi karyawan untuk kebutuhan promosi, kenaikan upah. 9

Input/Output terkait HR Input yang dibutuhkan oleh HR Forecasting kebutuhan tenaga kerja Data Skills Output: Data Aturan dan ketentuan Pelatihan Karyawan dan Sertifikasi Database Keahlian Evaluasi Karyawan dan Kompensasi 10

Berbagi Data Lintas Area Fungsional 1. Sejumlah besar data yang dikelola oleh masing- masing bidang fungsional di-share kepada bagian fungsional lainnya. 2. Ketepatan waktu dan keakuratan data adalah penting untuk keberhasilan proses dimasing-masing area fungsional, sehingga mendukung operasional perusahaan, dan pertumbuhan dimasa mendatang. 3. Software ERP memungkinkan semua bidang fungsional berbagi data pada common database sehingga informasi yang akurat, dan realtime dapat tersedia 11

Organizational silos

Contoh Business Proses Lintas Functional Aktifitas menghantarkan value kepada customer (eksternal maupun internal) bersifat lintas fungsional berupa masukan dan keluaran. Contoh Business Proses Lintas Functional

Process View of Business Operations Proses bisnis membantu manajer melihat organisasi mereka dari prespektif Customer customer Process View of Business Operations Sharing data melintasi fungsional yang efektif dan efisien menyebabkan proses bisnis menjadi lebih terkoordinasi. Integrated information systems: Sistem di mana bidang fungsional berbagi data

MANFAAT ERP Meningkatkan Visibility Otomatisasi dan WorkFlow yang koherent Satu sumber data terpusat untuk pelaporan, analisa dan statistik Dimungkinkan satu software untuk seluruh perusahaan Dimungkinkan pemanfaatan module Business Intelligent, e-Commerce Integration, SCM, Warehouse Management, CRM, dll Bersifat modular, sehingga dapat diimplementasikan partial Database terpusat memudahkan pemeliharaan Tersedia API untuk integrasi dengan sistem luar (Barcode, RFID) Memudahkan order tracking, inventori, revenues, sales forecasting, dan aktifitas yang berkaitan. Mempraktekan Best Practice yang diterima perusahaan internasional MANFAAT ERP

KEKURANGAN ERP Mahal Siklus Implementasi Panjang Payback sulit diukur Membutuhkan Partisipasi user untuk berhasil Membutuhkan biaya infrstruktur Migrasi yang rumit Sulit diterapkan pada organisasi yang memiliki organisasi yang decentralisasi Ketergantungan kepada vendor ERP tinggi KEKURANGAN ERP