Riset Event 5 W + 1 H dan analisis SWOT Dra. Lidia Evelina, MM Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Mengapa Event Gagal ? Keberhasilan atau kegagalan sebuah acara seringkali tidak disadari oleh penyelenggara event itu sendiri, khususnya oleh Event Organizer (EO). Mengapa acara itu berhasil dan nilai-nilai apa yang dijadikan parameter keberhasilan tersebut seringkali hanya berupa asumsi-asumsi saja, bahkan saat acara tersebut menuai kegagalan yang terjadi adalah mencari sejumlah kambing hitam, karena keterbatasan dana, cuaca, promosi atau hal-hal lain yang sulit diterima akal. Padahal jika EO benar-benar melakukan riset, faktor-faktor tersebut sudah bisa diantisipasi terlebih dahulu dan target keberhasilan event dapat terukur. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Perlukah dilakukan Riset? Riset di awal kegiatan adalah untuk menganalisis situasi dan diharapkan kita mendapat data dan fakta yang aktual sebagai bahan pembuatan perencanaan event. Penelitian dapat dilakukan dengan cara kuantitatif maupun kualitatif sehingga mendapatkan masukan bagaimana event tersebut dapat terlaksana. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Riset yang dilakukan EO tidak hanya sekadar survey di lapangan, mengukur venue, membuat layout serta alur acara dan hal-hal teknis lainnya, tapi lebih pada bagaimana mengetahui acceptability calon audience. Karena merekalah yang akan merasakan event itu. Acceptability atau tingkat penerimaan calon audience dapat menjadi pijakan untuk menggali kreativitas, bahkan dari data ini EO dapat memberikan sesuatu yang pas, artinya, suatu sajian yang tidak berlebihan sehingga dari sisi budged juga tidak membengkak. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Dengan riset kegagalan event dapat diantisipasi dengan menggunakan hubungan sebab akibat. Event itu terdiri dari berbagai unsur, mulai dari equipment, promosi dan pengisi acara atau tallent, misalnya: jika unsur A berhasil maka unsur B berhasil maka unsur C berhasil dan seterusnya, demikian pula sebaliknya. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

5 Element penting Why When Where What Who Kelima elemen ini mutlak dilakukan untuk menentukan kesuksesan dari event tersebut. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Why Harus jelas alasan dibuatnya suatu event. Tujuan yang ingin dicapai harus mengarah pada yang dibutuhkan dan diinginkan. Harus ada keselarasan antara Kebutuhan dan keinginan perusahaan dengan target audience. Analisis terhadap khalayak menjadi bagian penting. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Hal-hal yang harus diteliti dalam menentukan tujuan Apakah khalayak menyadari dan mengetahui keberadaan, kualitas dan bidang usaha perusahaan atau merek dan produk dan atau jasa perusahaan? Apakah suatu produk telah memperoleh publikasi yang positip? Seberapa jauh citra yang terbentuk di mata khalayak? Apakah perlu melakukan promosi ? Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Bagaimana menjangkau target sasaran yang lebih luas? 5. Apakah khalayak perlu dipengaruhi agar mau menggunakan produk perusahaan ? Bagaimana mengasosiasikan sebuah merek dengan suatu kegiatan, gaya hidup atau individu tertentu ? Bagaimana menjangkau target sasaran yang lebih luas? Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Elemen Why Tujuan yang ingin dicapai harus mengarah pada apa yang diinginkan dan dibutuhkan agar dapat perhatian dari khalayak. Analisis terhadap khalayak menjadi sangat penting. Event tidak hanya memberikan hiburan tetapi juga untuk mencapai tujuan yang diinginakan perusahaan. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menentukan tujuan Apakah kahlayak menyadari dan mengetahui keberadaan, kualitas, dan bidang usaha perusahaan atau merek dan produk perusahaan? Apakah suatu produk telah memperoleh publikasi yang positip? Seberapa jauh citra yang terbentuk di mata khalayak ? Apakah perlu melakukan promosi ? Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

7. Bagaimana menjangkau target sasaran yang lebih luas ? 5. Apakah khalayak perlu dipengaruhi agar mau menggunakan produk perusahaan? 6. Bagaimana mengasosiasikan sebuah mereka dengan suatu kegiatan, gaya hidup atau individu tertentu ? 7. Bagaimana menjangkau target sasaran yang lebih luas ? Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Elemen When Kapan waktu yang paling tepat untuk mengadakan kegiatan yang berkaitan dengan hari, tanggal dan musim). Berapa lama waktunya ? Bagaimana Frekuensinya ? Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk riset, perencanaan, desain dan evaluasi ? Kapan harus melakukan publikasi ? Bagaimana time schedule setiap rincian kegiatan yang akan dilakukan ? Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Elemen Where Dimana lokasi yang paling strategis untuk mengadakan acara ? Apakah lokasi mudah dijangkau khalayak ? Apakah transportasinya mudah ? Apakah fasilitasnya lengkap sesuai kebutuhan acara dan khalayak? Apakah lokasinya tepat untuk mengadakan kegiatan ? Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Elemen What Bentuk Event yang paling cocok untuk mencapai tujuan yang ditentukan ? Bentuk event dan acara seperti apa yang sesuai dengan karakteristik khalayak ? Apakah sesuai dengan sumber daya yang tersedia ? Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Elemen How Bagaimana cara mencapai tujuan yang ditentukan ? Bagaimana desain event yang paling cocok dengan karakteristik khalayak ? Bagaimana merancang evaluasinya ? Bagaimana publikasinya agar sampai kepada khalayak sasaran ? Bagaimana dekorasinya ? Bagaimana hiburannya ? Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Analisis SWOT Analisis kondisi lingkungan tempat acara secara internal dan eksternal dikaji. Kekuatan dan kelemahan lebih mempresentasikan kondisi internal. Kekuatan dimanfaatkan secara optimal dan kelemahan diminimalkan. Kesempatan dan ancaman lebih mempresentasikan kondisi eksternal. Ancaman yang mungkin terjadi harus diantisipasi sehingga tidak berpotensi menggagalkan acara. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Kekuatan Produk sudah dikenal layak Pembicara terkenal Nama perusahaan sudah terkenal Lokasi dan waktu yang sesuai Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Kelemahan Budget terbatas Waktu terbatas Biaya peserta yang mahal Sumber daya terbatas Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Kesempatan Adanya moment penting (langkah) Adanya penemuan iptek terkini Adanya public figure yang bersedia hadir Dukungan dari pemerintah Pengakuan dari lembaga independent Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Ancaman Event sejenis dalam waktu bersamaan Fasilitas dari pihak lain yang kurang memadai Larangan pemerintah berupa UU terkait dengan penyelenggara (Travel warning) Force majeur Kecelakaan Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Strenghts Unik dan belum pernah dilakukan sebelumnya Menghadirkan bintang tamu dan selebritas yang andal dan terkenal. Strategis untuk memengaruhi khalayak. Dikemas dengan teknik modern yang kreatif dan inovatif. Adanya publikasi sebelum, selama dan setelah acara. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Weaknesses Sumber daya manusia tidak tersedia sehingga harus mencari outsourching (pihak luar). Tidak mampu menjangkau target khalayak tertentu Memerlukan biaya yang sangat banyak. Kurang diminati oleh media massa. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Opportunities Dukungan dari pihak sponsor Dukungan dari pemerintah, lembaga non profit atau perusahaan swasta. Dukungan dari pihak media massa Dukungan yang luar biasa dari khalayak. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Threats Tawuran antarpenonton yang sering mengganggu jalannya acara. Gangguan teknis, seperti lampu mati, peralatan rusak, panggung roboh dan sebagainya. Gangguan cuaca seperti hujan, petir dan gempa. Gangguan lingkungan seperti demonstrasi, kerusuhan, kebakaran. Batalnya kehadiran bintang tamu, artis atau pengisi acara secara tiba-tiba. Sabotase. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul