MS. ACCESS 2007 Oleh : W A R I D I Disampaikan pada mata kuliah Komputer Aplikasi Hukum II Jurusan Ilmu Hukum Fakultas Hukum UNIKOM

KOMPONEN ACCESS 2007 Title Bar berfungi untuk menampilkan nama dari jendela program tersebut Office Button merupakan tombol yang menampung perintah-perintah menu yang sering digunakan dalam Access, antara lain perintah New, Open, Save, Save As, Close Database, dan perintah lainnya Quick Access ToolBar merupakan sebuah batang yang berisi kumpulan tombol untuk melaksanakan suatu perintah tertentu dalam mengoperasikan Access 2007

Minimize Tool berfungsi untuk meminimalkan ukuran jendela program Access 2007 sehingga tampilannya berubah menjadi sebuah ikon yang diletakkan pada bagian taskbar Windows XP Maximize Tool berfungsi untuk memaksimalkan ukuran jendela program Access 2007 sehingga tampilannya memenuhi layar monitor Close Tool berfungsi untuk menutup jendela atau keluar dari program Access 2007 Status Bar digunakan untuk menampilkan status aktif dari lembar kerja program Access 2007. misalnya : status aktif Caps Lock, Num Lock, Scroll Lock, dan sebagainya

MENGENAL DATABASE Database merupakan sekumpulan data atau informasi yang terdiri atas satu atau lebih tabel yang saling berhubungan antara satu dengan yang lain, dimana Anda mempunyai wewenang untuk mengakses data tersebut. Data-data yang diolah tersebut disimpan dalam sebuah file dengan dengan ekstensi .accdb (access database) Ms. Access hanya mampu digunakan untuk megolah satu file database.

Membuat Tabel

Setiap anda membuat database baru, maka secara otomatis Access akan menampilkan objek tabel yang masih kosong. Jika anda ingin membentuk tabel dari dari objek tabel yang sudah ada, ada dua cara untuk melakukannya Melalui jendela Datasheet View, di mana anda dapat memasukkan data input terlebih dahulu, baru mengatur struktur tabelnya Melalui jendela Design View, di mana anda dapat membuat struktur tabel dahulu, baru memasukkan data input.

Membuat Tabel Melalui Datasheet View Dari tampilan datasheet view, ketikkan data input pada masing-masing kolom Setelah data dimasukkan, anda dapat mengganti judul perkolom dengan cara dua kali klik pada masing-masing nama kolom. Selanjutnya, anda dapat menyimpan tabel tersebut .

Membuat Tabel Melalui Design View Dari tampilan Datasheet view, anda dapat pindah ke tampilan Design View, dengan salah satu perintah berikut: klik tombol design view pada bagian status bar / klik kanan nama tabel kemudian pilih design view / klik kanan judul jendela tabel kemudian pilih design view Sehingga akan ditampilkan kotak dialog Save As, di mana anda harus memberi nama dan menyimpan tabel terlebih dahulu.

Setelah itu, susun atau bentuklah struktur tabel Setelah itu, susun atau bentuklah struktur tabel. Bagian yang dapat diisi adalah: Field Name untuk memasukkan nama field yang akan dibuat Data Type untuk menentukan tipe data. Anda dapat memilih salah satu tipe data yang diinginkan Description untuk memasukkan keterangan dari nama field yang dibuat. Kolom description bersifat opsional, maksudnya anda dapat mengisi ataupun mengosongkan kolom tersebut

Setelah mengisi semua ketentuan yang ada pada jendela design view, anda dapat menyimpan kembali desain tabel dengan menggunakan salah satu perintah penyimpanan tabel Tutup jendela desain tabel untuk mengakhiri proses proses pembuatan desain tabel dengan menekan tombol close. Setelah semua prosedur di ata anda kerjakan, pada jendela database akan terbentuk sebuah tabel yang telah anda buat.

MENGOLAH DESAIN TABEL

Jendela Desain View Dalam jendela desain view terdapat dua buah bidang atau pane. Bidang-bidang tersebut adalah: Pane bagian atas yang berisi kolom Field Name, Data Type, dan Description Pane bagian bawah berisi properti field yang aktif

Jendela Desain View Select All Primary Key Selector Row Field Aktif Properti Field

Field Name / Nama Field Pada kolom field name anda dapat memasukkan nama-nama field. Sedangkn aturan untuk nama field adalah: Dalam sebuah tabel tidak boleh ada field yang memiliki nama sama Panjang nama field dapat terdiri dari 64 karakter yang merupakan kombinasi antara huruf, angka, spasi, dan karakter khusus, kecuali tanda titik (.), tanda seru (!), tanda petik atas (‘), serta tanda kurung siku ([])

Data Type / Tipe Data Data tipe digunakan untuk menentukan tipe data dari suatu field dalam sebuah tabel, dengan pilihan tipe sebagai berikut: TIPE KETERANGAN TEXT Untuk menerima data teks sampai 255 karakter yang terdiri dari huruf, angka, dan simbol grafik MEMO Untuk menerima data teks sampai 65.535 karakter yang terdiri dari huruf, bilangan, tanda baca, serta simbol grafik. Tipe data ini tidak dapat digunakan sebagai acuan untuk pengurutan data (indeks) NUMBER Untuk menerima digit, tanda minus dan titik desimal. Tipe data number mempunyai 5 pilihan ukuran bilangan dan jumlah digit tertentu DATE/TIME Untuk menerima data tanggal dan waktu, serta nilai tahun yang dimulai tahun 100 sampai dengan tahun 9999 CURRENCY Untuk menerima data digit, tanda minus, dan tanda titik desimal dengan tingkat ketepatan 15 digit desimal di sebelah kiri tanda titik desimal dan 4 difit di sebelah kanan tanda titik selisih 1

TIPE KETERANGAN AUTONUMBER Untuk menampilkan nomor urut otomatis, yaitu berupa data angka mulai dari 1 dengan selisih 1 YES/NO Tipe ini untuk menerima salah satu data dari dua nilai, yaitu Yes/No, True/False, atau On/Off OLE OBJECT Untuk menerima data yag berupa objek grafik, spreadsheet, foto digital, rekaman suara, atau video yang dapat diambil dari programaplikasi lain. Ukuran maksimum adalah 1 gigabyte HYPERLINK Untuk menerima data yang berupa teks yang berwarna dan bergaris bawah, dan grafik serta tipedata ini berhubungan dengan jaringan ATTACHMENT Untuk menerima data yang berupa file gambar, spreadsheet, dokumen, grafik, dan tipe file lain LOOKUP WIZARD Untuk menampilkan satu dari beberapa tipe data yang ada dalam suatu daftar. Data tersebut dapat anda ambil dari tabel maupun query yang ada

DESCRIPTION/KETERANGAN digunakan untuk menampilkan teks keterangan pada bagian status bar dalam jendela datasheet sebuah tabel atau query. Jumlah teks yang dapat anda gunakan maksimal 255 karakter FIELD PROPERTY/PROPERTI FIELD merupakan bagian yang digunakan untuk mengatur beberapa ketentuan dari suatu field yang aktif, dan ketentuan yang ditampilkan disesuaikan dengan tipe data dari field tersebut.

Memformat Data Dalam jendela datasheet, anda dapat mengatur tampilan data maupun datasheet itu sendiri dengan cara memformatnya. Anda dapat mengubah bentuk dan ukuran huruf, lebar kolom maupun tinggi baris dan lain-lain. Setiap anda melakukan perubahan data tabel atau query, secara otomatis Access akan melakukan proses perubahan. Meskipun demikian anda dapat menekan tombol Refresh Record pada grup Records untuk menampilkan data hasil perubahannya

Mengatur Format Font Anda dapat mengubah bentuk, ukuran, maupun warna dari suatu huruf dengan cara sebagai berikut: Buka tabel atau query yang akan diformat, kemudian buka tampilan datasheet view Gunakan tombol-tombol format pada grup font

Format Datasheet Langkah-langkah untuk memformat datasheet adalah: Buka tabel atau query yang akan anda format kemudian buka tampilan datasheet view Tekan tombol dialog font pada bagian grup font, sehingga tampil kotak dialog datasheet formatting

CELL EFFECT Flat, yaitu memberikan efek datar Raised, yaitu memberikan efek tenggelam Sunken, yaitu memberikan efek timbul GRIDLINES SHOWN Horizontal, untuk menampilkan dan menyembunyikan garis horizontal (datar) Vertikal, untuk menampilkan dan menyembunyikan garis vertikal (tegak BACKGROUND COLOR, untuk mengganti warna dasar pertama dari tampilan datasheet ALTERNATE BACKGROUND COLOR, untuk mengganti warna dasar kedua dari tampilan datasheet GRIDLINE COLOR, untuk memberi warna pada garis-garis kisi BORDER AND LINES STYLE, untuk mengatur garis bingkai dan bentuk garis dari masing-masing garis bingkai tersebut DIRECTION, untuk mengubah arah tampilan datasheet dengan memilih right to left atau left to right