PENGELOLAAN ADMINISTRASI SIMPUL JARINGAN Bayu Kurniawan, S.Kom Pranata Komputer Pertama ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Bogor, 26 Maret 2014

KERANGKA PEMBELAJARAN STRUKTUR ORGANISASI Menginput atau memasukan data organisasi simpul jaringan pada aplikasi SIKN Mengedit atau memperbaiki data organisasi simpul jaringan pada aplikasi SIKN Menhapus data organisasi simpul jaringan pada aplikasi SIKN Menonaktifkan data organisasi simpul jaringan pada aplikasi SIKN UNIT ORGANISASI LEVEL PENGGUNA

STRUKTUR ORGANISASI

STRUKTUR ORGANISASI Pengertian Organisasi Beberapa definisi tentang Organisasi darri beberapa sumber, yaitu: Menurut Ernest Dale: Organisasi adalah suatu proses perencanaan yang meliputi penyusunan, pengembangan, Dan pemeliharaan suatu struktur atau pola hubungan kerja dari orang-orang dalam suatu kerja kelompok. Menurut Cyril Soffer: Organisasi adalah perserikatan orang-orang yang masing-masing diberi peran tertentu dalam suatu system kerja dan pembagian dalam mana pekerjaan itu diperinci menjadi tugas-tugas, dibagikan kemudian digabung lagi dalam beberapa bentuk hasil. Menurut Kast & Rosenzweig: Organisasi adalah subsistem teknik, subsistem struktural, subsistem pshikososial dan subsistem manajerial dari lingkungan yang lebih luas dimana ada kumpulan orang-orang berorenteasi pada tujuan. Definisi UMUM mengenai Organisasi adalah “Kelompok orang yang secara bersama-sama ingin mencapai tujuan”

Lanjutan….. Pengertian Struktur Organisasi Menurut Herbert A. Simon, Donald W. Smithburg dan Victor A Thompson, organisasi adalah suatu sistem terencana mengenai usaha kerjasama dimana setiap peserta mempunyai peranan yang diakui untuk dijalankan dan kewajiban atau tugas untuk dilaksanakan. Struktur organisasi merupakan hubungan antar pegawai dan aktivitas-aktivitas mereka satu sama lain serta terhadap keseluruhan, dimana bagian-bagiannya adalah tugas, pekerjaan atau fungus dan masing-masing anggota kelompok pegawai yang melaksanakannya. Struktur organisasi yang dibentuk tentunya struktur organisasi yang baik. Struktur organisasi yang baik harus memenuhi syarat sehat dan efisien serta harus memiliki elemen utama seperti Komplesitas, Formalisasi dan Sentralisasi. Struktur organisasi sehat berarti tiap satuan organisasi yang ada dapat menjalankan peranan dengan tertib dan mendapat usaha dan hasil kerja terbaik. Struktur organisasi yang baik

Lanjutan….. Kegunaan Data Organisasi Simpul Jaringan pada Aplikasi SIKN Dengan adanya struktur organisasi dalam data simpul jaringan pada aplikasi SIKN maka dapat memberikan manfaat, sebagai berikut: a. Kejelasan tanggung jawab dalam memberikan kewenangan karena dapat dipertanggungjawabkan. b. Kejelasan kedudukan dapat mempermudah koordinasi hubungan relasi karena adanya keterkaitan penyelesaian fungsi unit yang dipercayakan kepada seseorang. c. Kejelasan uraian tugas dapat membantu pimpinan dalam melakukan pengawasan dan pengendalian, dan sebagai bawahan dapat berkonsentrasi dalam pelaksanaan suatu pekerjaan karena uraian tugasnya jelas.

Lanjutan….. Input Struktur Organisasi Pada Aplikasi SIKN 1. Login pada aplikasi SIKN dengan memasukan username dan password

2. Setelah masuk ke halaman utama Klik “Struktur Organisasi” Lanjutan….. 2. Setelah masuk ke halaman utama Klik “Struktur Organisasi” Klik Struktur Organisasi

3. Setelah masuk menu STRUKTUR ORGANISASI klik “tambah” Lanjutan….. 3. Setelah masuk menu STRUKTUR ORGANISASI klik “tambah” Klik Tambah

Klik simpan, jika data telah diisi Lanjutan….. 4. Setelah masuk ke dalam menu tambah struktur masukan semua informasi yang dibutuhkan Berisi informasi terkait struktur organisasi yang berlaku saat ini Berisi deskripsi terkait struktur organisasi tersebut Berisi periode awal struktur organisasi tersebut berlaku Berisi periode akhir struktur organisasi. Masukan softcopy struktur organisasi Klik simpan, jika data telah diisi

Lanjutan….. 5. Jika input berhasil maka akan muncul data struktur organisasi pada menu struktur Organisasi

UNIT ORGANISASI

Unit Organisasi Tipe-tipe unit organisasi pada aplikasi SIKN 1. Unit Pengolah/ Pencipta Arsip/ Non Kearsipan satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya 2. Unit Kearsipan satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan 3. Unit Akuisisi Berisi keterangan mengenai posisi pengguna dalam suatu organisasi berada di bawah unit akuisisi.

Lanjutan….. Input Unit Organisasi pada Aplikasi SIKN 1. Pada halaman utama admin simpul jaringan klik “Unit Organisasi” Klik Unit Organisasi

2. Setelah masuk ke halaman Unit Organisasi Klik “Tambah” Lanjutan….. 2. Setelah masuk ke halaman Unit Organisasi Klik “Tambah” Klik Tambah

Lanjutan….. 3. Setelah masuk ke dalam menu Unit Organisasi masukan semua informasi yang dibutuhkan, jika sudah klik “simpan” Pilih struktur organisasi yang digunakan Pilih Jenis Unit Nama Unit Organisasi Alamat Unit Organisasi Berada Nama Pejabat Unit Organisasi Jabatan dari pimpinan Unit Organisasi Klik Simpan

Lanjutan….. 4. Jika telah tersimpan apabila ada kesalahan kita dapat mengedit atau menghapus unit organisasi, untuk edit klik “edit” dan untuk hapus klik “delete” Edit Delete

LEVEL PENGGUNA

LEVEL PENGGUNA Level pengguna yang terdapat dalam aplikasi SIKN 1. Pimpinan Pada level ini, pengguna dapat melakukan monitoring dan melihat seluruh arsip yang ada di bawah unit kerja 2. Entry Pada level ini, pengguna dapat melakukan input berkas dan input item 3. Editor Pada level ini, pengguna dapat melakukan edit berkas, edit item, mengubah status arsip dari aktif ke inaktif, dan mengubah status dari dinamis ke statis 4. PPID Dinamis Pada level ini, pengguna dapat mempublikasikan arsip dinamis ke website JIKN 5. PPID Statis Pada level ini, pengguna dapat mempublikasikan arsip statis ke website JIKN

Klik Pendaftaran Pengguna Lanjutan… Cara mendaftarkan pengguna pada aplikasi SIKN 1. Pada halaman utama klik “Pendaftaran Pengguna” Klik Pendaftaran Pengguna

Lanjutan… 2. Jika telah masuk ke dalam halaman Pendaftaran Pengguna klik “Tambah”

Lanjutan… 3. Jika sudah masuk halaman tambah pengguna, masukan semua informasi yang terdapat halaman tersebut dan klik “simpan” setelah selesai

Lanjutan… Keterangan Form 1. Nama Struktur : Berisikan informasi terkait dengan struktur organisasi yang berlaku saat ini. 2. Unit : Berisikan unit kerja yang ada pada struktur organisasi 3. Unit Level : Unit level yang akan dibuat, misalkan Pimpinan, Entry, PPID Statis, dan PPID Dinamis 4. Nama Lengkap : Berisikan nama lengkap pengguna 5. Telepon : Berisikan nomor telepon rumah pengguna 6. HP : Berisikan nomor handphone pengguna 7. NIP/NIK : Berisikan Nomor Induk Pegawai 8. Mac Address : Berisikan mac address komputer pengguna 9. Email : Berisikan alamat email aktif pengguna untuk mendapatkan kode validasi dan password 10. Jabatan : Berisikan jabatan pengguna 11. Alamat Rumah : Berisikan alamat rumah pengguna 12. Pengguna : Berisikan nama akun pengguna 13. Kata Sandi : Berisikan kata sandi atau password 14. Ulang Kata Sandi : Berisikan pengulangan kata sandi atau password 15. Photo Profile : Berisikan foto pengguna

Lanjutan… 4. Jika sudah tersimpan maka informasi yang diisikan akan tampil pada halaman utama Berisikan data sesuai dengan yang diinput

TERIMA KASIH