MICE Conference

Conference Menurut english dictionary memiliki makna sidang; permusyawaratan. sedangkan menurut oxford dictionary, conference (meeting for) discussion. Yang perlu diperhatikan adalah dalam suatu konferensi akan menghadirkan aneka kegiatan untuk bermacam-macam orang. Pada dasarnya dalam industri pertemuan atau meeting digolongkan atas: Association meeting dan Corporate meeting.

Association Meeting Pertemuan asosiasi diartikan sebagai pertemuan yang mengumpulkan sejumlah orang yang merupakan anggota-anggota dari sekelompok asosiasi sosial, profesional, kamar dagang atau anggota partai politik. Pertemuan ini yang menjadi cirinya adalah: Jumlah peserta bervariasi dari puluhan hingga ratusan orang peserta Peserta diberi kesempatan untuk menyatakan pendapatnya atas topik tertentu Disertai panggung kecil dan ada meja kursi diatasnya serta di lengkapi dengan slogan atau tema dari apa yang dibicarakan Assocation meeting

Corporate Meeting Pertemuan perusahaan merupakan suatu sarana komunikasi yang berbeda karena ditujukan hanya untuk lingkungan usaha oleh pelaku bisnis, cirinya: Melibatkan lebih dari 30 orang Ada peran pihak ketiga sebagai pengelola yang dibayar serta melibatkan sponsor agar peserta mengetahui tujuan pertemuan yang sebenarnya Peserta jarang diberi kesempatan untuk menyatakan pendapatanya Corporate meeting

Corporate Meeting Pertemuan perusahaan dapat diklasifikasikan menjadi: Straight Forward Business Meeting, yaitu memaparkan business plan suatu perusahaan A new product launch, pengenalan produk baru oleh sebuah perusahaan Konferensi yang dikelola sebagai suatu bagian dari perjalanan insentif dimana pesertanya diberikan penghargaan

Tujuan Conference Jadi tujuan utama dari suatu konferensi adalah mengkomunikasikan atau dengan kata lain sarana untuk mengkomunikasikan sesuatu dapat melalui konferensi salah satunya.

Anggaran konferensi Besarnya anggaran harus disesuaikan dengan berapa banyak peserta, biaya yang akan ditanggung klien serta biaya-biaya variabel lainnya sert harus ada pemahaman bahwa setiap peserta layak mendapatkan fasilitas sesuai dengan apa yang telah dikeluarkan. Tiga tahapan penting dalam menghitung anggaran: Menghitung besarnya acara yang mencakup elemen biaya Menghitung anggaran kerja (working budget) Tahap tiga (Pengawasan anggaran)

Tahap pertama Menghitung besarnya acara yang mencakup elemen biaya yang terdiri dari: a. Food, Drink, bedroom Menghitung jumlah peserta sangat penting untuk menghitung anggaran yang sering dikatakan sebagai akomodasi. Aspek ini akan rumit bila pererta harus bermalam di tempat acara dilaksanakan sehingga harus menyiapkan ”Welcome drink” cocktail party atau bahkan dinner, breakfast atau lunch. Seringkali pengelola konferensi tidak memberikan fasilitas-fasilitas lengkap sehingga harus menambah beban biaya peserta. Sehingga pengelola harus dapat menetapkan kewajaran besaran biaya yang dibebankan kepada peserta.

Tahap pertama b. Biaya perjalan (travel cost) Disadarkan atas biaya akomodasi dan catering, jika dilakukan di luar kota maka yang mendasarinya adalah sarana angkutan darat, laut atau udara? Biasanya jika dalam jumlah peserta cukup besar dapat diberikan diskon harga oleh biro perjalanan atau menggunakan metode special charter. c. Biaya pencetakan

Tahap pertama d. Biaya produksi Jenis dari tempat pelaksanaan konferensi sangat menentukan besarnya biaya produksi. Terkadang ada hotel yang tidak menyediakan OHP, projector, screen, spidol, serta meeting room. Satu hal yang cukup besar anggarannya adalah honor pembicara. Sehingga untuk menyiasatinya adalah dengan menentukan biaya produksi per unit dari total jumlah peserta. e. Biaya kabaret Biaya hiburan tergolong biaya variabel karena besarannya tergantung dari jenis hiburan yang akan dipilih. Yang perlu diperhatikan adalah jika menggunakan EO dan klien adalah perusahaan ternama maka biaya ini tidak salah jika di mark-up hingga 50%. f. Biaya contingency (biaya tak terduga), Besaranya ditetapkan 10% dari total anggaran

Tahap pertama g. Biaya hidden Setiap event pasti memelukan biaya yang tersembunyi, diantaranya keamanan, SDM departemen, serta biaya ijin-ijin h. Biaya forgetable Terkadang biaya sewa ruang konferensi, dekorasi, biaya angkut alat operasi, serta akomodasi crew sering terlupakan tidak teranggarkan. i. Transport j. Biaya crew k. Biaya survey tempat l. Sewa venue m. Office equipment n. Asuransi

Tahap kedua Menghitung anggaran kerja (working budget) yang meliputi: a. Anggaran produksi konferensi Gunakan besaran anggaran biaya produksi secara bruto (kotor) b. Air travel Biaya operasi ini relatif variatif karena bila menggunakan jasa EO terlebih yang bonafide, biasanya sudah memiliki hubungan dengan air travel sehingga akan ada price discount sementara bagi air travel sendiri akan mendapatkan komisi dari air lines

Tahap ketiga Perubahan anggaran dapat terjadi setiap saat dengan pertimbangan logis. Aspek-aspek yang harus diawasi adalah: a. Tipping, Biaya jenis ini tergolong ”extra fee” karena akan menambah beban biaya seprti untuk mengeluarkan alat-alat (biaya sewa) khusus oleh pegawai bea cukai. b. Revenue, Pendapatan dar sponsor bila memakai sponsorship sering menjadi perdebatan internal c. Pemakaian komputer d. Pencatatan

Tempat penyelenggaraan konferensi (venue) Mendapatkan lokasi yang tepat tidaklah mudah. Lokasi yang cocok adalah hotel karena ia memiliki fasilitas yang paling lengkap. Selain hotel, konferensi dapat dilakukan pula pada: In house facilities, beberapa perusahaan memiliki fasilitas perusahaan untuk even ini Universitas (Perguruan Tinggi) Stately homes, rumah-rumah yang sering dijadikan sebagai tempat konferensi karena keunikannya meski harga, biasanya mahal Temporay structure (marquee), merupakan tempat yang sengaja dirubah dari satu struktur ke struktur yang lain Theater atau cinema Film studio Sporting venue Exhibiton mall Ships Night clubs Cafe & Restaurant

Tempat penyelenggaraan konferensi (venue) Pemilihan tempat konferensi akan membawa dampak pada baik buruknya konferensi sehingga perlu dipertimbangkan faktor penentu dalam memilih satu tempat konferensi yang cocok. Empat tahap yang diperlukan dalam memilih suatu lokasi, adalah: Lokasi geografis Menetapkan parameter-parameter yang tepat Membuat proposal Meninjau lokasi

4 tahap dalam memilih suatu lokasi Lokasi geografis Untuk memilih sebuah lokasi biasanya telah ditentukan oleh manajemen tetapi dalam prakteknya dapat terjadi perubahan dikarenakan beberapa faktor: a. Anggaran b. Kebijakan c. Daya tarik d. Cuaca e. Jarak dari kantor pusat f. Jarak dengan perusahaan g. Resiko untuk tempat di luar negeri h. Jalan-jalan ke luar negeri

4 tahap dalam memilih suatu lokasi Menetapkan parameter-parameter yang tepat Kriteria venue/lokasi Kebutuhan mendasar dari sebuah konferensi harus dipahami oleh panitia Ruang berkumpul Peserta konferensi biasanya hadir tepat waktu karena datang dari berbagai daerah yang jauh sehingga perlu ruang yang cukup untuk istirahat yang disertai minuman. Sifatnya pun harus dapat mengakomodir kebutuhan mendasar seperti toilet, telpon dan penerima tamu serta keamanan. Ruang konferensi - Kapasitas tempat duduk - Luasnya lokasi - Bentuk ruangan - Back/front projection - Accessibility

4 tahap dalam memilih suatu lokasi Menetapkan parameter-parameter yang tepat Catering Fasilitas ruang makan hendaknya harus cukup untuk seluruh peserta. Ruang pameran Sering kali suatu konferensi diselingi dengnan adanya pameran sehingga ukuran ruang pamer dan jalan keluar/masuk menjadi bahan pertimbangan lagi. Akomodasi Bila pelaksanaan konferensi lebih dari satu malam, beberapa hal yang harus dipertimbangkan adalah: - Keputusan-keputusan di luar standar hotel - Jumlah tempat tidur - Menggunakan lebih dari satu hotel - Breakfast room - Fasilitas hiburan/olahraga/santai

4 tahap dalam memilih suatu lokasi Membuat proposal

4 tahap dalam memilih suatu lokasi Meninjau lokasi Survey sebelum pelaksanaan konferensi perlu dilakukan diantaranya: Mengirim pegawai/calon peserta Touring the hotel Periksa dapur Sejauh mana pengaruh manajer Pihak ketiga Catering untuk peserta dan crew Ruang conference Tingkat kebisingan Akuistik Suhu ruangan Dekorasi Area ruang pamer Program keluarga Fasilitas untuk orang cacat

Cetakan-cetakan konferensi Panitia atau pihak EO harus memperhatikan: 1) Umumkan tanggal konfrensi 2) Formal invitation 3) Lengkapi dengan surat jawaban

Merencanakan sesi konfrensi Briefing merupakan proses tanya jawab antara EO dan/atau production house dengan perusahaan berkaitan dengan pekerjaan yang akan dilakukan diantaranya: - Tujuan diadakannya event tersebut - Isi konferensi - Apa yang sering dilakukan oleh peserta konferensi- - Siapa yang menjadi Pembicaranya - Besar anggaran - Detail ruang lingkup budget - Tanggal jawaban production house - Tanggal presentasi oleh production house Sesi konferensi

End of Slide Message for today: be honestly be honestly