KOMUNIKASI ORGANISASI VERBAL Pertemuan 9 Mata kuliah: O0282 / KOMUNIKASI ORGANISASI Tahun : 2008 / 2009 KOMUNIKASI ORGANISASI VERBAL Pertemuan 9

Learning Objectives Pada akhir pertemuan ini, diharapkan mahasiswa dapat menyimpulkan pengertian komunikasi organisasi melalui cara verbal. Bina Nusantara University

Bentuk dasar Komunikasi Verbal Tipe-tipe bahasa verbal dalam komunikasi organisasi dengan berpusat pada penerima, adalah : - Berbicara dan Menulis. Bicara disukai pengirim pesan, dianggap lebih praktis. Tetapi pesan penting dan kompleks harus tertulis. Komunikasi Organisasi yang bersifat bisnis cenderung dengan pesan tertulis - Mendengar dan Membaca Diperlukan ketrampilan khusus mendengar pesan. Sayangnya dalam 10 menit orang hanya teringat ½ dari pesan penting dan beberapa hari kemudian yang masih teringat mungkin tinggal ¼ nya saja. Komunikasi Organisasi dengan content yang penting cenderung tertulis, sehingga beberapa hari mendatang masih dapat terbaca. Bina Nusantara University

KOMUNIKASI ORGANISASI DALAM LINGKUP PROSES MENULIS Ruang Lingkup Pembelajaran meliputi : Merencanakan Pesan Bisnis yang berpusat pada Penerima (composing) Mengorganisir dan menyusun Pesan Bisnis yang berpusat pada Penerima Merevisi Pesan Bisnis yang berpusat pada Penerima Bina Nusantara University

Langkah 1 : Menetapkan Tujuan Merencanakan Komunikasi Organisasi melalui Pesan Bisnis yang berpusat pada Penerima Dalam perencanaan terdapat tiga langkah yang harus dipahami oleh Pengirim Pesan Bisnis, yaitu : Langkah 1 : Menetapkan Tujuan Langkah 2 : Menganalisa Pihak Penerima dan menyesuaikan pesan anda Langkah 3 : Memilih Saluran dan Medium yang tepat Bina Nusantara University

Merencanakan Pesan Bisnis yang berpusat pada Penerima Langkah 1 : Menetapkan Tujuan Tujuan umum Pesan Bisnis adalah : memberikan informasi umum (inform) membujuk (persuasif) atau bekerja sama (colaborate). Untuk menetapkan tujuan yang spesifik, maka pengirim pesan harus memikirkan bagaimana gagasan akan diungkapkan atau mengamati terlebih dahulu tingkah laku penerima yang akan dipengaruhi oleh pesan tersebut. Bina Nusantara University

Tunda atau jangan kirimkan sama sekali, jika : Merencanakan Pesan Bisnis yang berpusat pada Penerima Langkah 1 : Menetapkan Tujuan Cara menguji apakah Pesan Bisnis yang anda tulis sudah relevan, adalah dengan anda membaca sendiri tulisan anda atau meminta kepada orang yang anda percaya dan memahami tujuan Pesan Bisnis anda. Tunda atau jangan kirimkan sama sekali, jika : Tujuannya tidak realistis Anda bukan orang yang tepat untuk menyampaikan pesan tersebut Tujuan Pesan Bisnis tidak dapat diterima oleh organisasi Penerima Pesan Bina Nusantara University

Mengenali siapa Penerima Utama pada Organisasi tersebut. Merencanakan Pesan Bisnis yang berpusat pada Penerima Langkah 2 : Menganalisa Pihak Penerima dan menyesuaikan pesan anda Mengembangkan Profil pihak Penerima, ini dapat dilakukan dengan menanyakan pada diri anda sendiri beberapa pertanyaan “kunci” mengenai penerima, yaitu: siapa mereka, bagaimana kemungkinan reaksi mereka ketika menerima pesan, berapa banyak yang sudah mereka ketahui mengenai topik pesan bisnis, dan apa hubungan mereka dengan anda. Mengenali siapa Penerima Utama pada Organisasi tersebut. Menetapkan Jumlah dan Komposisi Penerima, untuk ini fokuskan pada minat yang sama dari penerima, tetapi waspadai perhatian individual. Bina Nusantara University

Ketika harus memilih Komunikasi Organisasi harus disampaikan melalui Saluran dan Media apa, maka yang perlu dipertimbangkan: Perhatikan tingkat urgensi, fomalitas, kerumitan, kerahasiaan, isi, emosional dan biaya mengirim pesan disamping harapan penerima dan kebutuhan Anda akan Catatan permanen Lebih baik Lisan, jika anda ingin dapat umpan balik langsung, pesannya sederhana, ekomonis dan cepat dapat keputusan Media Lisan : dengan tatap muka, telpon/voice mail, video atau teleconference Lebih baik Tertulis, jika anda tidak perlu unpan balik langsung, pesan kompleks perlu perencanaan teliti, perlu menjangkau penerima jumlah banyak Media Tertulis : dengan surat (ekstern), memo (intern), laporan periodik, proposal/ usulan, e-mail, pos atau fax Bina Nusantara University

Persamaan dan Perbedaan Format antara Surat dan Memo Terdapat nama dan alamat selengkapnya dari Persh./orang yang berhak menerima surat itu. Format Formal : alinea Pembukaan, Isi dan Penutup Penanda-tangan surat adalah posisi pejabat yang berhak mengkomunikasikan produk/jasa perusahaan kepada pihak external Saluran media, dipilih yang terbaik. Memo (internal memorandum) Jabatan, nama pejabat alamat tidak perlu dicantumkan Format tidak mutlak formal, karena internal perusahaan Penanda-tangan surat adalah posisi pejabat yang berhak mengkomunikasikan pemberitahuan, produk/jasa Saluran Media : apa saja milik intern perusahaan Sering diperlukan tembusan memo sesuai struktur oraganisasi perusahaan Bina Nusantara University

Closing Jika pesan organisasi secara verbal yang sama harus sampai kepada penerima pesan di beberapa tempat yang berbeda pada saat yang sama harus membuat rencana dengan strategi atau teknik penyebaran secara serentak. Salah satu pertimbangan pokok adalah apalah pesan dapat didistribusikan pada saat yang sama. Bina Nusantara University