KEBIJAKAN DAN PERENCANAAN SISTEM AKUNTANSI BAB Ke-2

KEBIJAKAN SISTEM Ditetapkan oleh Manajemen Puncak untuk meraih peluang. Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena manajemen puncak menginginkan untuk meraih kesempatan – kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem yang lama mempunyai banyak kelemahan yang perlu diperbaiki. Manajemen Puncak menetapkan Tim Pengarah yang terdiri dari wakil-wakil departemen/divisi

TUGAS TIM PENGARAH Mengkaji, menyetujui, atau membuat rekomendasi yang berhubungan dengan perencanaan sistem. Mengkoordinasi pelaksanaan proyek sistem agar sesuai dengan rencana Mengawasi kemajuan proyek sistem Menilai kinerja dari fungsi-fungsi sistem yang baru Memberikan saran-saran terhadap proyek sistem

PERENCANAAN SISTEM Perencanaan sistem biasanya ditangani oleh staff perencanaan sistem (planning staf) atau dapat digantikan dengan departemen sistem (system departement). Departemen pengembangan sistem dikepalai oleh manajer sendiri, yaitu manajer pengembangan sistem (system development manager). Departemen pengolahan data dikepalai manajer pengolahan data.

PERENCANAAN SISTEM Pelaksana & tugasnya : Planning Staf : melakukan perencanaan sistem berdasarkan kebijakan sistem yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak. Bila staff ini tidak ada, fungsinya dapat digantikan oleh departemen pengembangan sistem. Departemen Pengembang Sistem : Mempunyai tugas mengembangkan sistem sesuai dengan rencana yang telah dibuat oleh planning staff. Bila staff ini tidak ada maka tugasnya dapat digantikan oleh konsultan pengembangan sistem diluar perusahaan. Departemen Pengolah Data: Depertemen pengeolahan data mempunyai tugas untuk mengoperasikan sistem yang telah dikembangkan oelh departemen pengembangan sistem. Bila staff ini tidak ada maka harus dibentuk atau dapat digabung dengan departemen akuntansi.

PROSES PERENCANAAN SISTEM Merencanakan proyek – proyek sistem yang dilakukan oleh staff perencana sistem Menentukan proyek – proyek sistem yang akan dikembangkan yang dilakukan oleh komite pengarah. Mendefinisikan proyek – proyek sistem yang akan dikembangkan yang dilakukan oleh analis sistem.

PROSES PERENCANAAN SISTEM Adapun tahapan dari proses perencanaan sistem : Perencanaan proyek-proyek sistem akuntansi Proses perencanaan sistem bertujuan untuk merencanakan proyek sistem yang akan dikembangkan nantinya. Hasil dari proses perencanaan sistem ini adalah laporan perencanaan sistem yang dapat berupa perencanaan sistem jangka pendek maupun perencanaan sistem jangka panjang. Yang melakukan proses perencanaan adalah staff perencana sistem (staff planning). Persiapan proyek-proyek sistem akuntansi yang akan dikembangkan Persiapan ini meliputi penunjukan team analis yang akan menganalisis kelayakan dari proyek dan disusul dengan mengumumkan proyek pengembangan ini kepada semua pemakai sistem diperusahaan. Pendefinisian Proyek-proyek Sistem akuntansi yang dikembangkan. Studi kelayak (feasibility study) adalah suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau dihentikan.

Proses Perencanaan Sistem Merencanakan Proyek Sistem Mempersiapkan proyek-proyek sistem yg akan dikembangkan Mendefinisikan proyek- proyek dikembangkan Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan Menunjuk tim Analis Melakukan Studi Kelayakan Mengidentifikasikan proyek-proyek sistem Menggunakan proyek pengembang sistem Menilai Kelayakan proyek Sistem Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem Membuat usulan proyek sistem Menetapkan kendala proyek-proyek sistem Meminta persetujuan manajemen Menentukan proyek-proyek sistem prioritas Membuat laporan perencanaan sistem Meminta persetujuan manajemen Analisis & Perancangan Sistem 1

Lakukan Studi Kelayakan Fase Perencanaan MIS Steering Comm Manager Systems Analyst Mengenali masalah 1. Definisikan masalah 2. Tetapkan sasaran 3. Konsultasi Identifikasi kendala 4. Lakukan Studi Kelayakan 5. Siapkan proposal sistem 6. 7. Menyetujui / menolak proposal proyek Analisis & Perancangan Sistem 1 8. Tetapkan mekanisme kontrol 7-9 12

Manfaat Tahap Perencanaan Mendefinisikan skope proyek Menemukan permasalahan potensial Menyusun tugas secara urut Menyediakan dasar untuk pengendalian 7

Melakukan studi kelayakan Studi kelayak (feasibility study) adalah suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau dihentikan. Begitu sebuah proyek dikatakan layak perusahaan mengidentifikasi kebutuhan informasi para pemakai SIA dan mendokumentasikan persyaratan sistem. Persyaratan Sistem dapat dilihat pada Tabel 1.1 di slide selanjutnya 7

STUDI KELAYAKAN Tabel 1. 1 isi persyaratan sistem (Romney, Marshall B STUDI KELAYAKAN Tabel 1.1 isi persyaratan sistem (Romney, Marshall B. dan Paul John Steinbart, 2015) Proses Deskripsi semua proses dalam sistem yang baru, termasuk apa yang akan dilakukan dan oleh siapa. Elemen data Deskripsi tentang elemen data yang dibutuhkan, termasuk nama, ukuran, format, sumber dan tingkat kepentingan pemakai. Struktur data Struktur data awal yang menunjukan bagaimana elemen-elemen data akan diatur dalam catatan logis. Output Salianan output sistem dan deskripsi tujuannya, frekuensi dan distribusi. input Salinan input sistem dari deskripsi isi, sumber dan siapa yang bertanggung jawab atasnya. Dokumentasi Tentang bagaimana sistem baru tersebut dan setiap subsistem akan beroperasi. Halangan Deskripsi berbagai halangan seperti tanggal, waktu, jdwal keamanan Pengendalian Memastikan akurasi dan keandalan input, output dan pemprosesan Reorganisasi Pengaturan ulang organisasi untuk memnuhi kebutuhan informasi pemakai. Analisis & Perancangan Sistem 1

STUDI KELAYAKAN Analis sistem dengan melakukan penelitian pendahuluan & penelitian terinci. Tujuan Penelitian Pendahuluan : Memahami Operasi Sistem yang lama Menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem untuk mencapai sasaran sistem Menentukan permasalahan-permasalahan yang terjadi pada sistem yang lama Analisis & Perancangan Sistem 1

STUDI KELAYAKAN Lima macam kelayakan dapat dipertimbangkan, yaitu sebagai berikut : Kelayakan teknik (technical feasibility) Kelayakan teknik ini digunakan untuk menjawab pertanyaan kunci seperti “Apakah teknologi ini dapat diterapkan disistem?” Kelayakan operasi (operational feasibility) Penilaian terhadap kelayakan operasi digunakan untuk mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan nantinya dapat dioperasikan dengan baik atau tidak didalam organisasi. Kelayakan operasi digunakan untuk menjawab pertanyaan kunci seperti “dapatkah sistem nantinya diterapkan didalam organisasi ini?” Kelayakan jadual (schedule feasibility) Penilaian kelayakan jadual ini digunakan untuk menentukan bahwa pengembangan sistem akan dapat dilakukan dalam batas waktu yang telah ditetapkan. Kelayakan ekonomi (economic feasibility) Kelayakan ekonomi digunakan untuk menjawab pertanyaan kunci seperti “apakah sistem yang akan dikembangkan dapat dibiayai dan menguntungkan?”

OUTLINE PROPOSAL PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI Ringkasan eksekutif Latar belakang organisasi Ruang lingkup proyek sistem Sasaran proyek sistem informasi Kebutuhan-kebutuhan informasi pemakai sistem Kegiatan pengembangan yang akan dilakukan Pendekatan Pengembangan yang akan dipergunakan Pemecahan alternatif Metodologi pengembangan yang akan dipergunakan Kendala-kendala proyek sistem informasi Biaya pengembangan proyek sistem informasi Manfaat pengembangan proyek sistem informasi Penilaian kelayakan proyek sistem informasi Kebutuhan tenaga pelaksana 7-15

Referensi Jogiyanto .HM, Analisis dan desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta, 2008. Bodnar, George H dan William S. Hoopwood, Sistem Informasi Akuntansi, terjemahan oleh Julianto Agung Saputra dan Lilis Setiawati, Andi offset, Yogyakarta, 2006. Romney, Marshall B. dan Paul John Steinbart, Sistem Informasi Akuntansi, terjemahan Kikin Sakinah Nur Safira dan Novita Puspasari, Salemba Empat, Jakarta, 2015.