SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA Struktur Organisasi sebagian besar perusahaan memasukkan satu unit yang bertanggung jawab atas banyak kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia. Istilah Personalia awalnya diberukan pada unit ini, tetapi sekarang dinamakan Sumber Daya Manusia (SDM), dan bisa dipimpin oleh Wakil Direktur Utama atau bahkan Dirangkap Direktur Utama. Sistem konseptual yang digunakan dalam mengelola personil SDM disebut Sistem Informasi Sumber Daya Manusia / Human Resource Information System / HRIS.

Fungsi Sumber Daya Manusia Kegiatan utama SDM Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and hiring). SDM membantu pegawai baru ke dalam perusahaan dengan melihat file pelamar, memasang iklan lowongan kerja di media, memberutahukan posisi yang diminta, melakukan wawancara di kampus dan di fasilitas perusahaan, dan mengurus ujian bagi pegawai. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

2. Pendidikan dan pelatihan Selama periode kepegawaian, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai. Contohnya : anggota staf SDM dapat membantu analisis sistem dalam melatih pemakai selama tahap penerapan siklus hidup sistem. Manajemen data SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai, dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

4. Penghentian dan Administrasi pegawai Selama seseorang dipekerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan seperti : Asuransi, kesehatan dan pembagian keuntungan (Jasa produksi). Ketika pegawai berhenti kerja, SDM memproses kertas kerja dan melakukan wawancara keluar. Salah satu tujuan wawancara ini adalah untuk belajar bagaimana perusahaan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik bagi pegawainya di masa datang. Setelah penghentian , SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak. Lebih jelasnya fungsi SDM tersebut dapat digambarkan sebagai berikut :

Pendidikan & pelatihan Gambar : Fungsi SDM Pendidikan & pelatihan Perekrutan Adm. Tunjangan Penerimaan Penghentian Perusahaan Pegawai yang Pensiun Calon Pegawai Pegawai Manajemen data

Gambar : Model Sumber Daya Manusia Subsistem perencanaan angkatan kerja Subsistem Input Sistem Informasi Akuntansi Subsistem perekrutan Subsistem manajemen angkatan kerja Sumber Intern Database HRIS PEMAKAI Subsistem Penelitian SDM Subsistem kompensasi Sumber Lingkungan Subsistem benefit Subsistem Intelijen SDM Subsistem pelaporan lingkungan Subsistem output

Subsistem Input SDM Sistem Informasi Akuntansi Elemen data personil Merupakan data non keuangan dari SDM yang berkaitan dengan identitas karyawan , contohnya : - nama pegawai, alamat, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan dan jumlah tanggungan. Data pegawai ini disimpan dalam file karyawan dan senantiasa diperbaharui. Elemen data Akuntansi. data ini bersifat keuangan, contohnya : Upah perjam, Gaji bulanan, Pendapatan kotor saat ini dan pajak penghasilan tahun berjalan.

Database HRIS SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil yang bersifat keuangan dan non keuangan. Dulu gaji merupakan tanggung jawab SDM, namun sekarang ini diserahkan pada SIA. Keterlibatan SDM dalam aplikasi penggajian berbentuk penyediaan proses dan data pendukung bagi SIA. 2. Subsistem Penelitian SDM Berfungsi mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus, misalnya: a. Penelitian suksesi (sucession studies) b. Analisis evaluasi jabatan c. Penelitian keluhan.

a. Penelitian suksesi Dilakukan untuk mengidentifikasi karyawan yang dalam perusahaan yang merupakan calon bagi posisi yang akan tersedia. Mungkin seorang kepala departemen akan pensiun, dan manajemen puncak ingin mengetahui siapa yang dapat dipertimbangkan untuk dipromosikan ke jabatan itu. b. Analisis dan Evaluasi jabatan (Job analysis and Evaluation). Mempelajari setiap jabatan dalam suatu area untuk menentukan lingkup dan mengidentifikasikan pengetahuan dan keahlian yang diperlukan

c. Penelitihan keluhan (Grievance studies) Membuat tindak lanjut atas keluhan yang disampaikan karyawan untuk berbagai alasan. 3. Subsistem Intelijen SDM Mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan / luar perusahaan, meliputi : Pemerintah Pemasok Serikat pekerja Masyarakat global Masyarakat keuangan, dan Pesaing.

A. Intelijen Pemerintah Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan. B. Intelijen Pemasok Pemasok mencakup seperti perusahaan asuransi, yang memberikan employee benefit, dan lembaga penempatan lulusan Universitas serta agen tenaga kerja, yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan penerimaan karyawan baru.

C. Intelijen Serikat Pekerja Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahan. D. Intelijen Masyarakat Global Masyarakat global menyediakan informasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti : Perumahan, Pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional, dan Internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.

E. Intelijen Masyarakat Keuangan Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perencanaan karyawan. F. Intelijen Pesaing Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, terjadi perpindahan karyawan yang sering dari satu perusahaan ke perusahaan yang lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber karyawan baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.

Jumlah perusahaan yang menggunakan Aplikasi Perencanaan Angkatan Kerja Output HRIS Subsistem Perencanaan Angkatan kerja Perencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasikan kebutuhan pegawai dimasa yang akan datang. Berikut ini tabel jumlah persh. Yg menggunakan Aplikasi perencanaan angkatan kerja. Jumlah perusahaan yang menggunakan Aplikasi Perencanaan Angkatan Kerja Nama Aplikasi Sedang Sedang digunakan dikembangkan Pembuatan bagan organisasi 238 58 Peramalan gaji 237 47 Analisis / Evaluasi jabatan 176 66 Perencanaan pemodelan kerja 66 29 T o t a l 785 261 Persentase aplikasi yang sedang digunakan=75%

Jumlah Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi Perekrutan Subsistem Perekrutan Tabel berikut ini mengidentifikasikan dua aplikasi perekrutan yaitu Penelurusan pelamar yang telah diterapkan secara ektensif dan telah mendapat apresiasi yang tinggi. Penelusuran pelamar kerja sebelum mereka dipekerjakan lebih banyak dipraktekkan daripada melakukan pencarian Internal untuk menemukan calon pekerja. Hal ini menunjukkan bahwa usaha perusahaan untuk mengisi lowongan kerja lebih difokuskan pada lingkungan daripada pegawai yang ada. Jumlah Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi Perekrutan Nama aplikasi Sedang Sedang digunakan dikembangkan Penelusuran pelamar 235 98 Pencarian Internal 111 56 T o t a l 346 154 Persentase aplikasi yang sedang digunakan = 69%

Subsistem Manajemen Angkatan Kerja Tabel : Jumlah Perusahaan yang menggunakan Aplikasi Manajemen Kerja Nama Aplikasi Sedang Sedang digunakan dikembangkan Penilaian kinerja 244 60 Pelatihan 216 102 Pengendalian posisi 177 108 Relokasi 121 33 Keahlian / kompetensi 115 107 Suksesi 110 102 Pendisiplinan 61 39 T o t a l 1.046 551 Persentase aplikasi yg sedang digunakan = 65%

Jumlah Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi Kompensasi Subsistem Kompensasi Beberapa aplikasi kompensasi yang diterapkan banyak perusahaan seperti yang nampak dalam tabel berikut ini. Jumlah Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi Kompensasi Nama aplikasi Sedang Sedang digunakan dikembangkan Peningkatan penghargaan 404 18 Gaji 389 21 Kompensasi Eksekutif 237 39 Insentif khusus 230 31 Kehadiran 191 69 T o t a l 1.487 196 Persentaseaplikasi yg esdang digunakan =88%

Jumlah Perusahaan yang menggunakan Aplikasi Benefit Subsistem Benefit Tabel : Jumlah Perusahaan yang menggunakan Aplikasi Benefit Nama Aplikasi Sedang Sedang Digunakan Dikembangkan Defined Contribution 275 18 Defined 270 47 Benefit statement 234 57 Flexible benefit 195 55 Pembelian saham 149 16 Pemrosesan saham 88 11 T o t o l 1.211 234 Persentase aplikasi yang sedang digunakan =84%

Subsistem Pelaporan Lingkungan Tabel : Jumlah Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi Pelaporan Lingkungan Nama aplikasi Sedang Sedang digunakan dikembangkan Catatan EEO 402 43 Analisis EEO 352 47 Peningkatan serikat pekj. 165 13 Catatan kesehatan 102 41 Bahan beracun 80 32 Keluhan 66 31 T o t a l 1.167 207 Persentase aplikasi yang sedang digunakan =85% EEC = Equal Employment Opportunity

Pengguna / Pemakai Sistem Informasi Sumber daya Manusia Pemakai Sistem Informasi Suber Daya Manusia Perencanaan Perekrutan Manajemen Kompensasi Benefit Pelaporan angkatan angkatan lingkungan kerja kerja Direktur SDM X X X X X X Eksekutif lain X X X X X X Manajer kom - - - X X - pensasi Manajer peren X - - - - - canaan SDM Manajer Hub.Pek - - - - X - Manajer EEO X X X X X X Manajer pere X X - - - - krutan Manajer pela - X X - - - tihan Manajer Akuntansi - - - X X - Manajer Gaji - - - X X - Manajer lain X X X X X X