Pertemuan 2

Tinjauan Proses Bisnis

Aktivitas Bisnis dan Kebutuhan Informasi Proses Bisnis Sikus Pengolahan Data Entreprise Resources Planning (ERP) System

Aktivitas Utama Organisasi

Aktivitas Utama Organisasi

Aktivitas Bisnis Transaksi Transaksi Dalam Aktivitas Organisasi Investasi/ Modal Perolehan modal, penggunaan modal, pengembalian modal Perolehan Input Permintaan input, penerimaan input, pencatatan utang, pembayaran utang. Konversi Penggunaan bahan baku, tenaga kerja dan biaya overhead. Penjualan Penerimaan pesanan, pengiriman barang, permintaan pembayaran, dan penerimaan pembayaran.

Siklus Transaksi Siklus Pendanaan Siklus Pengeluaran Transaksi pada aktivitas utama organisasi terjadi secara berulang dan disebut dengan siklus transaksi. Siklus Pendanaan Pengumpulan dana (kredit/emisi saham), pembayaran dividen, bunga, dan pengembalian utang. Siklus Pengeluaran Permintaan pembelian, pembelian, penerimaan persediaan, pengeluaran kas, retur pembelian dan potongan pembelian.

Siklus Transaksi Siklus Pendapatan Order pelanggan, penjualan, pengiriman, penerimaan kas, potongan penjualan, retur penjualan dan cadangan retur, kerugian piutang. Siklus Penggajian/SDM Rekrutmen, training, promosi, penghentian, penggajian, dan pajak. Siklus Investasi Pembelian aktiva tetap, investasi jangka pendek dan jangka panjang, penghentian aktiva/ investasi, penerimaan pendapatan investasi. PR: Sebutkan perbedaan dan persamaan antara organisasi sektor privat/swasta dan sektor publik Sebutkan dan jelaskan aktivitas bisnis pada sektor publik

Contoh Kebutuhan Informasi Aktivitas Keputusan Utama Kebutuhan Informasi Perolehan modal Berapa banyak? Investasi atau pinjam? Proyeksi arus kas, laporan keuangan proforma, dst. Pembelian gedung dan perlengkapan Ukuran bangunan? Jumlah perlengkapan? Lokasi? Kebutuhan dana, harga, analisis pasar, peraturan pajak, dst. Rekrutmen dan pelatihan SDM Syarat ketrampilan? Integritas? Pelatihan yang diperlukan? Deskripsi tugas, sejarah pelamar, ketrampilan pelamar. Pembelian persediaan Model? Jumlah? Pemasok? Manajemen persediaan? Analisis pasar, status persediaan, kinerja pemasok, pembayaran.

Proses Bisnis Proses Bisnis adalah sebuah kumpulan dari berbagai proses dan aktivitas yang saling berhubungan, terkoordinasi dan terstruktur yang secara bersama-sama membantu untuk mencapai tujuan organisasi/perusahaan

Proses Utama Proses Pendukung Proses Bisnis dikelompokkan menjadi 2 kelompok Proses Utama Proses Pendukung

Proses Utama Proses yang dimulai dengan identifikasi kebutuhan pelanggan (customers’ need), persyaratan pelanggan (customers’ requirement), harapan pelanggan (customers’ expectation) dan diakhiri dengan pengiriman produk barang dan jasa kepada pelanggan serta penerimaan pembayaran

Proses Pendukung Proses yang meskipun tidak secara langsung memberikan nilai tambah kepada produk yang dihasilkan, namun harus tetap dilakukan untuk menjaga kelangsungan dari proses utama

Siklus Pengolahan Data Penyimpanan Data Input Data Pengolahan Data Output Informasi

Input Data Pemicu Input Data biasanya adalah pelaksanaan beberapa aktivitas bisnis. Data yang dikumpulkan harus terkait tentang 3 aspek dari masing-masing aktivitas: Setiap kegiatan yang menjadi perhatian Sumberdaya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan Para pegawai yang terlibat di dalam setiap kegiatan

Contoh siklus pendapatan adalah transaksi penjualan Contoh siklus pendapatan adalah transaksi penjualan. Data yang dikumpulkan terkait transaksi penjualan: Tanggal dan waktu penjualan Pegawai yang mengurus penjualan Tempat penjualan diproses Item barang yang dijual Jumlah masing-masing item barang yang dijual Daftar harga jual dan harga aktual dari masing-masing item barang yang dijual Jumlah total penjualan Instruksi pengiriman barang Untuk penjualan kredit: nama pelanggan, faktur penjualan dan alamat pengiriman

Dokumen Sumber : Dahulu, perusahaan kebanyakan menggunakan dokumen sumber (source document) untuk mengumpulkan data awal tentang aktivitas bisnis dan kemudian memindahkan data tersebut ke komputer. Sekarang, sebagian besar data aktivitas bisnis langsung dicatat oleh komputer melalui tampilan untuk entry data (computer data entry screen).

Kegiatan Bisnis dan Dokumen Sumber Siklus Pendapatan Menerima Pesanan Pelanggan Mengirim Pesanan Menerima Uang Tunai Menyimpan Tanda Terima Tunai Penyesuaian Akun Pelanggan Pesanan Penjualan Bill Of Lading Lap. Daftar Pembayaran Slip Penyimpanan Memo Kredit

Kegiatan Bisnis dan Dokumen Sumber Siklus Pengeluaran Permintaan Barang Pesanan Barang Penerimaan Barang Pembayaran Barang Permintaan Pembelian Pesanan Pembelian Laporan Penerimaan Cek atau Bukti Transfer

Kegiatan Bisnis dan Dokumen Sumber Siklus SDM Data Pegawai Cat. Jam Kerja Peg. Cat. Jam Kerja Lembur Daftar Gaji Kartu Jam Kerja Kartu Jam Lembur atau Kartu Waktu

Informasi akuntansi disimpn di GL dan SL : Penyimpanan Data Informasi akuntansi disimpn di GL dan SL : LEDGERS GENERAL LEDGER (Buku Besar) Aset Liabilitas Ekuitas Pendapatan Biaya SUBSIDIARY LEDGER (Buku Pembantu) Data yang lebih rinci Piutang, Persediaan, Aktiva Tetap, Hutang CONTROL ACCOUNT Akun kontrol antara GL dan SL

Jenis Kode Kode urut (Sequential code), yaitu kode yang dibuat urut karena dokumen atau objek yang diberi kode akan dikontrol dan diawasi berdasarkan urutannya, contoh: kode untuk cek. Kode blok (Block codes), disebut kode blok karena kode diklasifikasi ke dalam beberapa blok, dan setiap blok digunakan untuk memberi kode sekelompok objek tertentu.

Jenis Kode Contoh kode blok: Setiap kelompok rekening diberi jatah satu blok kode, misalnya sebagai berikut: Aktiva lancar 100 – 199 Aktiva tetap 200 – 299 Utang lancar 300 – 399 Utang jangka panjang 400 – 499 Modal saham 500 – 599 Pendapatan 600 – 699 Biaya 700 – 999

Jenis Kode Kode grup (Group codes). Dalam kode grup setiap angka merepresentasikan objek tertentu. Contoh: 1 = Aktiva, 11 = Aktiva Lancar, 111 = Kas, 112 = Piutang Dagang, dst., atau sebagai berikut XXXX-X-XXX, dengan maksud empat angka pertama adalah kode pusat pertanggungjawaban, satu angka di tengah kode anggaran/realisasi, dan tiga angka terakhir untuk buku besar.

Jenis Kode Kode kombinasi (mnemonic codes), adalah kode yang dibuat dengan mengkombinasikan huruf dan angka, dengan tujuan untuk memudahkan pemahaman makna kode. Contoh: AL-1 = Aktiva Lancar, Kas dst.

Jurnal Setiap transaksi dicatat dalam buku jurnal kemudian diposting ke dalam buku besar dan buku pembantu. Jenis Jurnal Jurnal khusus (specialized journals), untuk membukukan transaksi rutin. Jenis jurnal khusus: a. Jurnal pembelian, untuk mencatat pembelian KREDIT. b. Jurnal penjualan, untuk mencatat penjualan KREDIT. c. Jurnal penerimaan kas, untuk mencatat SELURUH TRANSAKSI PENERIMAAN KAS.

Jurnal 2. Jurnal umum (general journal), untuk membukukan transaksi tidak rutin/jarang terjadi, yang tidak bisa di catat dalam jurnal khusus.

Jurnal

Elemen Penting Dalam Sistem Pembukuan Audit trail atau jejak pembukuan adalah referensi posting (posting reference), untuk memberi identifikasi asal data dan tujuan data, untuk memudahkan pengujian ketepatan pembukuan. Chart of accounts adalah daftar seluruh rekening buku besar dan buku pembantu untuk kepentingan klasifikasi data.

Elemen Penting Dalam Sistem Pembukuan Chart of accounts merupakan sumber data utama dalam proses penyusunan laporan laporan keuangan dan laporan manajerial. Untuk menjamin dapat dipenuhinya berbagai kebutuhan informasi akuntansi, chart of accounts harus dibuat. Contoh Chart of accounts (Lihat Tabel 2-2, Hal. 50)

Elemen Penting Dalam Sistem Pembukuan Kode dokumen dan kode rekening. Setiap dokumen akuntansi harus diberi kode untuk memudahkan pengarsipan, pengolahan data, serta pengendalian. Prinsip dasar perancangan kode: Logis serta mudah diingat Sesuai dengan karakteristik objek yang diberi kode, misalnya kode urut untuk dokumen yang penggunaannya harus urut nomor.

Konsep Penyimpanan Data Berbasis Komputer Attributes  sekumpulan karakter yang membentuk field Field  berisikan sekumpulan data yang membentuk record Record  berisikan sekumpulan field yang memiliki data values Data Values  field dalam satu record

Konsep Penyimpanan Data Berbasis Komputer File  sekumpulan record yang membentuk file Master File  sekumpulan file yang membentuk Master File yang berisikan informasi tentang organisasi/perusahaan (Ledger) Transaction File  berisikan record atau transaksi bisnis individu selama waktu tertentu (Jurnal) Database  File-file yang saling berhubungan dan terkoordinasi secara terpusat (Mis. : Akun Piutang yang terhubung dengan data pelanggan, analisis penjualan dan database pelanggan)

Konsep Penyimpanan Data Berbasis Komputer Attributes No. Pelanggan Nama Pelanggan Alamat Batas Kredit Saldo 19283 PT. XYZ P.O. Box 7 30.000 24.750 35794 PT. ABC 233 Lotus Ave 45.000 12.000 56987 PT. QRS 356 Book Roas 25.000 24.900 Data Values 3 Records Fields Individu

Pengolahan Data 4 Jenis Kegiatan Pengolahan Data (CRUD) Creating  merekam data baru Reading  melihat data yang ada Updating  memperbaharui data yang ada Deleting  menghapus data yang tidak diperlukan lagi

Batch processing Pengolahan Data adalah suatu model pengolahan data dengan menghimpun data terlebih dahulu dan diatur pengelompokkan datanya dalam kelompok- kelompok yang disebut batch. Setiap batch ditandai dengan identitas tertentu serta informasi mengenai data yang terdapat dalam batch tersebut. Setelah data tersebut terkumpul dalam jumlah tertentu, kemudian data tersebut akan langsung diolah.

Pengolahan Data Online, real-time processing adalah sebuah sistem yang mengaktifkan semua periferal sebagai pemasok data dalam kendali komputer induk. Informasi yang muncul merupakan refleksi dari kondisi data yang paling mutakhir, karena setiap perkembangan data baru akan terus dimutakhirkan ke data induk. Salah satu contoh penggunaan online processing adalah transaksi online. Dalam sistem pengolahan online, transaksi secara individual dientri melalui peralatan terminal, divalidasi dan digunakan untuk memutakhirkannya dengan segera ke dalam file komputer. Hasil pengolahan ini kemudian tersedia segera untuk permintaan keterangan atau laporan (dasar pengambilan keputusan). (Lihat Figure 2-5, Hal. 55)

Output Informasi Tahap akhir dari siklus pengolahan data adalah Output Informasi Soft copy Hard copy Dokumen Laporan

Entreprise Resources Planning (ERP) System ERP System mengatasi masalah yang terkait dengan SIA tradisional. Data dalam SIA tradisional tidak terintegrasi dan sulit untuk menggabungkannya, karena berasal dari berbagai macam sistem. SIA tradisional banyak mendapat masalah dan tidak efisien.

Entreprise Resources Planning (ERP) System ERP System mengkoordinasikan dan mengolah data, bisnis proses dan sumber-sumber. ERP System mengumpulkan, mengolah dan menyimpan data dan menyajikan informasi kepada manajemen dan kepada pihak eksternal organisasi/perusahaan

Entreprise Resources Planning (ERP) System ERP System adalah modul Setiap modul menggunakan praktek-praktek bisnis yang baik yang secara otomatis melakukan proses bisnis

Jenis-jenis ERP System Financial Resources Management (FRM) – general ledger – piutang – hutang – aset tetap – anggaran – manajemen kas – penyusunan laporan manajemen dan laporan keuangan Human Resources Management (HRM) – SDM – penggajian – tunjangan hari tua – pelatihan – daftar hadir – dana pensiun – SPT PPh Karyawan Supply Chain Management (SCM) – pesanan penjualan – pengiriman barang – persediaan – penerimaan kas – komisi – pembelian – penerimaan dan pemeriksaan persediaan – manajemen penyimpanan persediaan (gudang) – pengeluaran kas

Jenis-jenis ERP System Manufacturing Resources Planning (MRP) – rekayasa – jadwal produksi – material/sparepart – barang setengah jadi – manajemen arus kerja – kendali mutu – manajemen biaya – proses produksi dan proyek – perhitungan biaya produksi – penggunaan waktu dan biaya – kinerja unit – aktivitas manajemen Customer Relationship Management (CRM) – penjualan dan pemasaran – komisi – pelayan – hubungan pelanggan – dan dukungan call centre

Keuntungan ERP System Dengan satu basis data yang digunakan, maka setiap divisi atau departemen akan menggunakan informasi yang sama. Hal ini berarti meningkatkan efisiensi dibandingkan setiap divisi memiliki data sendiri- sendiri. Akurasi data juga dapat lebih terjaga dikarenakan data yang ada terpusat. contoh yang sering ditemui adalah, data stok barang jadi diolah dan dimiliki oleh bagian Sales, bagian Gudang  juga mengolah dan memiliki data tersebut dan tentunya bagian Accounting. Tanpa data yang terpusat maka akan ada 3 informasi mengenai data barang jadi dari setiap bagian dan tidak jarang data tersebut saling bertolak belakang (islands of information). Sehingga membutuhkan waktu untuk melakukan rekonsiliasi data sebelum dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Dengan satu sistem yang terintegrasi dalam suatu perusahaan, maka dapat tercipta sinkronisasi proses antar bagian/divisi, membantu melakukan standarisasi proses kerja, sehingga akan berakibat kepada meningkatkan kontrol.

Keuntungan ERP System Ada 5 keuntungan yang dapat diperoleh dengan menggunakan ERP System : 1. Penghematan (Direct Saving Cost) 2. Kualitas Informasi (Information Quality) 3. Produktivitas Tim (Team Productivity) 4. Kinerja Manajemen (Management Performance) 5. Penyesuaian antara sistem IT dan Strategi Perusahaan (IT and Business Strategic Alignment)

Keuntungan ERP System Penghematan (Direct Saving Cost) Beberapa contoh efisiensi menggunakan ERP System yang terintegrasi sebagai berikut: a. Nilai inventori atau stok menjadi lebih rendah, sistem dapat memberikan informasi stok yang lebih akurat dan cepat. Dengan demikian stok level dapat diatur dengan lebih baik, apabila sebelumnya kita lebih memilih menumpuk barang untuk berjaga-jaga jika produksi menginginkan atau permintaan pelanggan naik kita tidak kehilangan sales. Dengan nilai stok yang sesuai dengan kebutuhan maka terjadi penghematan dari sisi keuangan yang biasa digunakan untuk membeli kelebihan stok barang. Penghematan ini juga dapat meningkatkan cash karena mendapatkan bunga, atau menekan biaya bunga dana bank yang biasa kita gunakan untuk membeli stok. Hal lain yang didapat dari menurunnya stok level, kita juga menghemat biaya gudang penyimpanan sehingga operasional gudang dapat menjadi lebih efisien, juga menghindari barang kadaluarsa (expired) untuk barang-barang tertentu karena terlalu lama penyimpannya.

Keuntungan ERP System b. Efisiensi Arus Kas (Cash Flow), dengan ERP System arus kas dapat menjadi lebih baik, sehingga kita dapat mengatur inflow dan outflow cash.  Seperti memonitor Piutang (Accounts Receivable) dengan jalan meningkatan tingkat tagihan (collectibility) dari sebelumnya yang selalu rata-rata terlambat 10 hari dari jadwal (Payment Terms) menjadi lebih cepat, dengan begitu kita mendapatkan dana untuk membeli barang atau mendapatkan bunga dari dana yang selama ini tertahan oleh pelanggan. Apabila kita menggunakan dana bank maka kita juga dapat menghemat bunga pinjaman dengan sangat signifikan.

Keuntungan ERP System c. Menghemat biaya operasional, dengan menggunakan ERP System kita pastinya dapat menghemat biaya operasional seperti pada contoh sebelumnya, menghemat biaya penyimpanan barang/gudang, menghemat biaya bunga untuk dana yang kita pinjam dari bank, dan yang tak kalah pentingnya dengan mendapatkan efektivitas dari proses di dalam sistem maka akan menghasilkan penghematan juga dari sisi biaya tenaga kerja misalnya yang selama ini membutuhkan waktu lebih lama (overtime) menjadi lebih cepat sehingga dapat menekan biaya lembur.

Keuntungan ERP System d. Menurunkan biaya komunikasi (Reduce Communication Cost), pada industri atau perusahaan yang memiliki lokasi yang terpisah- pisah akan sangat terbantu dengan sistem yang terintegrasi. Hal ini sangat membantu dalam melakukan konsolidasi data antar cabang, sehingga biaya koordinasi komunikasi dan waktu pengumpulan data menjadi lebih cepat.

Keuntungan ERP System e. Meningkatkan pendapatan (Increase Revenue), hal ini sering dianggap bukan akibat langsung dari keuntungan menggunakan ERP System. Dengan informasi yang lebih akurat dan cepat maka kita dapat memperkirakan kebutuhan barang untuk pelanggan dengan lebih baik dan bereaksi lebih cepat terhadap suatu perubahan. Hal ini akan menghasilkan peningkatan pendapatan, selain itu pendapatan meningkat karena kita dapat meminimalisasi potensial sales yang selama ini hilang (loss of potential sales) karena permintaan tidak dapat dilayani yang disebabkan oleh ketidaktersediaan barang.

Keuntungan ERP System 2. Kualitas Informasi (Information Quality) a. Meningkatkan Akurasi Data (Increase Data Accuracy) Dengan sistem yang terintegrasi maka proses pemasukan data transaksi atau proses pemuktahiran master data menjadi lebih sedikit, misalnya bagian Sales melakukan entry data Sales Order, data sales order ini kemudian akan dipergunakan oleh bagian gudang untuk melakukan pengiriman. Dengan data yang diinput hanya 1 kali dan dipergunakan oleh beberapa departemen/bagian maka secara otomatis akan meningkatkan akurasi data yang dimiliki perusahaan.

Keuntungan ERP System b. Meningkatkan Pengawasan (Increase Control) Proses Pengawasan (Control) yang disediakan oleh sistem, seperti gudang tidak dapat menerima barang dari supplier tanpa Purchase Order dari bagian Pembelian. Dengan demikian informasi data di gudang dan jumlah hutang perusahaan dapat menjadi akurat. c. Ketersediaan Informasi yang lebih cepat. Kualitas informasi yang lebih baik/akurat pastinya harus bisa didapat dalam waktu yang lebih cepat, sehingga dengan informasi yang cepat dan akurat dapat dilakukan pengambilan keputusan yang lebih baik.

Keuntungan ERP System d. Minimize Rework. Dengan sistem yang tidak terintegrasi banyak aktifitas yang dilakukan berulang. Misalnya pihak gudang harus memutahirkan data stok gudang, demikian juga bagian akuntansi, dan bidang sales. Selain itu proses penyusunan laporan-laporan bisa berbeda-beda dengan menggunakan informasi yang sama, dengan ERP System semua hal ini bisa diminimalisasi sehingga menjadikan pekerjaan lebih efisien.

Keuntungan ERP System e. Mempermudah pencarian kesalahan (Easier to recover from mistakes). Pada saat ditemukan suatu kejanggalan suatu transaksi, proses pencarian (tracing) dapat dengan mudah dan cepat dilakukan, sehingga perbaikan dengan cepat dapat dilakukan yang menjadikan kualitas informasi lebih baik.

Keuntungan ERP System 3. Produktivitas Tim (Team Productivity) a. Akses Informasi yang lebih cepat dan mudah (Easier & Faster access to Information) Dengan digunakannya ERP System yang terintegrasi, kerja team dalam proses pencarian informasi menjadi lebih mudah dan cepat sehingga waktu kerja menjadi lebih efisien.

Keuntungan ERP System b. Menurunkan tingkat kesalahan (Minimize Mistakes) Proses data yang terpusat menjadikan entry data dilakukan oleh masing-masing yang bersangkutan sehingga menghindari entry data yang berulang-ulang. Hal ini pada akhirnya menurunkan tingkat kesalahan. c. Standarisasi Pekerjaan Penggunaan ERP System membuat proses pekerjaan menjadi lebih terstruktur dan standar sehingga kualitas pekerjaan tidak tergantung kepada pribadi user.

Keuntungan ERP System d. Optimalisasi biaya karyawan (Optimized labor costs) Dengan menurunnya tingkat kesalahan dan meningkatnya kualitas pekerjaan dan informasi yang dihasilkan oleh perusahaan, maka pekerjaan setiap tim menjadi lebih berkualitas. Perubahan dari pekerjaan klerikal menjadi pekerjaan analisa informasi untuk pengambilan keputusan.

Keuntungan ERP System 4. Kinerja Manajemen (Management Performance) a. Informasi yang diperoleh pihak manajerial lebih akurat dan informasi tersedia kapan saja pada saat dibutuhkan. b. Informasi di dapat lebih cepat oleh pihak manajerial, waktu yang biasanya dibutuhkan untuk mengumpulkan data untuk diolah menjadi laporan dapat dipersingkat.

Keuntungan ERP System c. Dari keuntungan-keuntungan yang didapat diatas (informasi yang timely, faster and accurate) maka pada akhirnya mendorong pengambilan keputusan yang lebih baik oleh pihak manajemen. d. Informasi yang terintegrasi dan akurat pada akhirnya akan dapat meminimalisasi rapat-rapat koordinasi internal perusahaan maupun dengan pihak luar seperti pelanggan dan supplier

Keuntungan ERP System 5. Penyesuaian antara IT sistem dan Strategi Perusahaan (IT and Business Strategic Alignment) ERP System mendukung pelaksanaan Renstra melalui IT ERP System menunjukkan bahwa organisasi/ perusahaan bukan organisasi/perusahaan yang tradisional Teknologi Informasi (TI) mempengaruhi perkembangan desain sebuah SIA yang baru

Kelemahan ERP System Terbatasnya kastomisasi (customize) dari perangkat lunak (software) ERP System ERP System sangat mahal Merekayasa kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh ERP System ERP System dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif Adanya penolakan (resistance) dari pihak manajemen

Kelemahan ERP System ERP System sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi ERP System dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan Data dalam ERP System berada dalam satu tempat, seperti data pelanggan dan data keuangan. Hal ini dapat meningkatkan proses pendistribusian database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise, menghilangkan informasi yang real-time, memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.

Akhir Pertemuan 2