Oleh: Lidia Evelina MM HP: 0812 801 1789 Dasar Pengelolaan Event Organizer Jurusan Marcom Universitas Mercu Buana Oleh: Lidia Evelina MM HP: 0812 801 1789 Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

Dasar pengelolaan Event Event itu menjual ide yang diwujudkan ke dalam sebuah konsep event. Konsep yang dapat dinyatakan dan mampu untuk dilaksanakan dan dapat diterima oleh semua pihak yang terlibat dalam event. Unik dan spektakuler. Bermanfaat bagi banyak orang Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

Alasan Perusahaan menggunakan Event Organizer Lebih hemat waktu Lebih hemat Tenaga (Sumber Daya Manusia) Anggaran dapat disesuaikan dengan budget. Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

Kunci sukses sebagai Event organizer Motivasi Database Network Permodalan dana segar yang cukup sampai BEP dan mampu pre-financing SDM yang dinamis, mobile, hardworker Teamwork spirit Creativity, imagination & Concept Individual skill yang tepat guna Tidak Gaptek Personality yang baik Inisiatif tinggi Jeli, cermat dan peka terhadap perkembangan Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

Event Management, Marcom, Mercu Buana Event period Dimulai 24 jam sebelum jam acara dimulai (H-Hour minus 24 Hours) Ketahanan fisik dan stamina sangat diandalkan Manajemen operasional memegang peranan penting Teamwork sangat berpengaruh Diperlukan Person-in Charge/project coordinator yang memiliki dedikasi kepemimpinan (Leadership) Sebaiknya bekerja dengan daftar periksa (check list) Usahakan semua berlangsung tepat waktu (on-time) Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

Langkah-langkah dalam menyusun Event Tetapkan tema Event Amati pasar (studi Kelayakan) Kumpulkan data base yang cukup Tentukan SDM yang akan menjadi Tim dalam Event tersebut Tetapkan lokasi dan waktu penyelenggaraan event Penentuan kontraktor Menentukan organisasi, media massa dan lembaga pendukung Menentukan acara dan pendukung acara Menentukan strategi pemasaran dan promosi Menyusun dan menganalisa anggaran. Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

5 W + 1 H dalam panduan pembuatan Event Why (alasan event dibuat) Who (Siapa saja yang akan dilibatkan dalam event) When (kapan event tersebut dilaksanakan) Where (lokasi event tersebut) What (apa yang disuguhkan event Itu) How (Bagaimana mempromosikan dan melaksanakan event tersebut). Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

Event Management, Marcom, Mercu Buana Lokasi Pilihlah lokasi yang sesuai dengan kebutuhan acara, ketersediaan anggaran dan infrastruktur yang ada. Bandingkan beberapa lokasi sebelum menentukan pilihan (hotel, public hall, function hall di business area/office building, convention center, dsb.) Buatlah daftar periksa (check list) sesuai dengan kebutuhan acara dan periksalah pada saat kunjungan. Konfirmasikan segera apabila pilihan sudah final dan penuhi semua syarat administrasi secepatnya. Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

Pemilihan lokasi Event Strategis (mudah dijangkau), akses dan ketersediaan alat tranportasi lokal Terjaga kebersihan dan kenyamanan Terjamin keamanan Tersedianya lahan parkir yang memadai Tersedia fasilitas lainnya seperti toilet, kantin, ATM, mesin otorisasi kartu kredit, public telpon, press room. Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

Event Management, Marcom, Mercu Buana Tema dan waktu Ikut trend atau menciptakan trend baru Tema akan berpengaruh dalam memilih peserta dan menetapkan target pengunjung Pemilihan tema akan berpengaruh terhadap sponsor/donatur yang akan berpartisipasi dalam sebah event. Timing harus tepat sesuai dengan tema Waktu persiapan cukup Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

Event Management, Marcom, Mercu Buana Data Base Dari katalog Dari iklan di berbagai media massa Dari Event atau pameran sebelumnya Dari searching di Internet Dari brosur-brosur Dari buku kuning/Yellow pages Dari literatur lainnya Dan sumber lainnya. Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

Event Management, Marcom, Mercu Buana Pemilihan Jasa Boga Apakah lokasi menyediakan jasa boga Hotel biasanya mempunyai bagian banquet yang mengurus hal ini; sementara lokasi lainnya kadang kala menyediakan daftar rekanan catering. Prasmanan atau served (dibantu pelayan) Bagaimana pilihan menunya? Banyak variasinya? Hati-hati apabila kebutuhan untuk memilih vegetarian menu. Tanyakan pilihan makanan untuk peserta dari daerah tertentu termasuk pantangannya. Perhatikan pula pengolahan makanan dengan mayoritas umur dari peserta. Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

Event Management, Marcom, Mercu Buana Acara Susunlah dengan seksama dan terperinci – lengkapi dengan technical Run Down termasuk durasi tiap mata acara Perhatikan waktu ibadah, jam-jam berkendaraan lalu lintas (3-in-1 atau peak hours) dan sebagainya Pilihan pemandu acara (MC) maupun pengisi acara (performer, pembicara) yang tepat sesuai kebutuhan acara dan segmen. Siapkan agenda alternatif (Plan “B” untuk cadangan Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

Event Management, Marcom, Mercu Buana Menggolkan proposal Konsep unik merupakan plus point Target jelas Promosi gencar dan merata sesuai dengan segmen yang dituju Lokasi mudah diakses Timing yang tepat Fasilitas lengkap: Sarana parkir, kebersihan, Cara pembayaran (ATM), kartu kredit, dsb. Benefit jelas untuk para sponsor Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

Keberhasilan meraih sponsor Berkaitan dengan tema event Amati calon sponsor dari promosi yang pernah mereka lakukan kurang lebih 3 bulan belakangan Tanyakan langsung kemungkinan mereka berpartisipasi sebelum Anda mengajukan proposal (Tersediakan budget untuk event dalam program promosi mereka) Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

Pemanfaatan teknologi informasi Database – modal utama kegiatan untuk perolehan peserta, pengunjung, sponsor dsb. Direct e-mail sebagai pengganti directmail konvensional Faxshoot- mekanisme otomatisasi untuk mengurangi human error, energi dan waktu Mailist – penyebar luasan infromasi secara massal tetapi langsung dengan mekanisme eMail Registration process yang kemudian menjadi masukan tambahan database. Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

Scheduling/penjadwalan Berapa lama (bulan) persiapan sebuah event? Tahapan Kerja sebuah event (pre conditioning, pre event, event, post event) Target dan hasil akhir yang mau diraih Atas permintaan persiapan event bisa dihentikan bila dalam perjalanan banyak terdapat kendala. Buatlah rangkaian perkerjaan itu mudah dan sederhana untuk dimengerti. Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

Event Management, Marcom, Mercu Buana Stake Holders Media massa Organisasi Profesi Perusahaan swasta Instansi pemerintahan yang terkait Organisasi kemasyarakatan yang ada Organisasi hobi Kalangan akademis Advertising agencies Hotel, travel, catering dan sebagainya Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

Dekorasi dan perlengkapan Apakah dekorasi diperlukan? Apa tema dekorasi yang akan dipergunakan Dikerjakan sendiri, diserahkan ke EO atau ke Dekorator Membuatnya atau menyewa yang sudah ada? Dekorasi apa yang tersedia di lokasi Apa perlu koordinasi dengan tata lampu, tata suara, penata pentas, pemandu acara dll. ? Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

Event Management, Marcom, Mercu Buana Post Event Lakukan evaluasi dan audit selengkapnya (tidak hanya financial audit), termasuk audit kelancaran acara, audit penyelenggaraan dan sebagainya. Simak apa saja hasil yang diperoleh (financial profit, portfolio/references, database, network, pengakuan/endorsement, dsb) Rapikan dokumentasi (foto, video, dokumen) dengan cermat Siapkan laporan tertulis yang terperinci dan sistematis Manfaatkan semua berkas untuk event serupa di masa mendatang. Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

Event Management, Marcom, Mercu Buana Press & media Special deal with media relation/PR Firm Press/News Release, Press Kit Press Conference/gathering Press Center Special admission Pas for Press Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

Event Management, Marcom, Mercu Buana Printed Materials Invitation Ticket Site plan Directory Daily news letter Phamphlets/poster/flyer/leaflet/folder,etc Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

PaS (promotion at Show) Outdoor – Billboard, Petunjuk arah, Umbul-umbul, balon, dll. Indoor – Vertical Banner, News clipping board, souvenir dsb. Electronic – TV News, talk show, web site, advertisement Printed – iklan, advertorial, berita dsb. Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

Event Management, Marcom, Mercu Buana Evaluation Financial, participants, program complaints, compliments, bussiness transaction, coment, request Prime target – Zero Compalint Second target – Profit at least Break Event Point. Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

MOTTO EVENT ORGANIZER: ZERO COMPLAINTS IS THE TARGET !!! Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana