Pengukuran Kinerja Sistem lanjutan

Contoh Analisa Kerja Sistem Deteksi sumber-sumber masalah SI : Keluhan pemakai (user complaints). Perhatian top manajemen (top management concerns) Penunjuk jalan (scouting). Pengawas pemakai (user surveys). Pengawas (audits). Pengukur kinerja sistem (performance measurement systems).

Contoh Analisa Kerja Sistem Permasalahan Sistem Semua SI akan mempunyai masalah, tanpa memperdulikan seberapa baiknya sistem tersebut didesain. Beberapa hal yang menyebabkan SI mempunyai masalah, antara lain karena : a. Waktu (overtime). b. Lingkungan sistem yang berubah. c. Perubahan prosedur operasional.

Contoh Analisa Kerja Sistem (lanjt) Ukuran Kinerja Sistem Masalah sistem informasi yang berhungan dengan karakteristik informasi, yaitu : Relevancy (Relevansi) Accuracy (Keakuratan) Timeliness (Ketepatan Waktu) Economy (Ekonomi) Efficiency (Efisiensi) Reliability (Kehandalan) Usability (Kemudahaan Penggunaan)

Contoh Analisa Kerja Sistem (lanjt) Relevansi (relevancy) Hasil dari SI harus dapat digunakan untuk kegiatan manajemen ditingkat operasional, taktis dan strategik. Beberapa gejala dari informasi yang tidak relevan : Banyak laporan yang isinya terlalu panjang Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya. Permintaan informasi tidak tersedia dalam SI. Sebagian laporan tersedia. tetapi tidak diminta/dibutuhkan. Bertumpuknya keluhan-keluhan pemakai ketika laporan tidak diproduksi dan disebarluaskan.

Contoh Analisa Kerja Sistem (lanjt) Kelengkapan (completeness) Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan :  Sebagian data dikembalikan ke pemakai karena sumber dokumen atau isian formulirnya tidak lengkap. Pengawas data menunjukkan sebuah atau lebih isian field yang tidak diisi karena kesengajaan atau ketidaksengajaan. Bagian pemasukan data menelepon ke pemakai untuk mengklarifikasikan data dari sumber-sumber dokumennya.

Contoh Analisa Kerja Sistem (lanjt) Kebenaran (correctness) Berikut gejala dari ketidakbenaran, antara lain : Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibanding kualitasnya. Permintaan untuk perubahan program mengalami kenaikan. Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami kenaikan. Jumlah kesalahan kritis mengalami kenaikan. Sebagai contoh adalah kesalahan saldo hutang nasabah dapat mengurangi masukan kas, sehingga membuat nasabah mengalami ketidakpuasan.

Contoh Analisa Kerja Sistem (lanjt) Keamanan (security) Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang. Pengawasan keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika informasi yang sensitif ditujukan kepada pemakai yang tidak sah. Contoh: Saldo hutang nasabah A bisa dibaca oleh nasabah B

Contoh Analisa Kerja Sistem (lanjt) Ketepatan waktu (timeliness) Beberapa gejala yg menunjukkan masalah ketepatan waktu : Keluaran (throughput) SI mengalami penurunan. Troughput adalah tingkat proses transaksi sampai akhir waktu yang bebas kesalahan. Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan. Terjadi ketika data transaksi tidak langsung dimasukkan pada saat itu (ditunda/tertunda). Keluhan tentang lambatnya sistem membuat laporan mengalami kenaikan. Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program mengalami kenaikan. Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi staff pemeliharaan program dan staff operasinya.

Contoh Analisa Kerja Sistem (lanjt) Ekonomi (economy) Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya waktu : Kenaikan biaya konsultan pemeliharaan hardware dan program. Banyak organisasi merekrut konsultan sebagai programmer atau analis selama proyek. Untuk jangka pendek secara drastis akan menaikkan biaya tenaga kerja, tetapi untuk jangka panjang mengurangi biaya karena mempertimbangkan keuntungan sistem informasi yang didapat.

Contoh Analisa Kerja Sistem (lanjt) Efisiensi (eficiency) Contoh, sebuah perusahaan mengeluarkan $ 500 untuk sistem inventory. Penjualan mengalami kenaikan $ 100 sebagai hasil dari sistem baru tersebut. Efisiensi dari sistem tersebut adalah :   100.000 -------------- = 20% 500.000

Contoh Analisa Kerja Sistem (lanjt) Efisiensi (eficiency) lanjt Beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisa, al : Keluaran / nilai uang (trougput/dollar). Keluaran / waktu untuk memasukkan data (trougput/data entry hours worked). Transaksi tanpa kesalahan/waktu (errorless transaction/hours). Kesalahan yang dibetulkan/nilai uang (errors corrected/dollar). Perubahan program/jumlah programmer (program changes/number of programmers). Biaya kertas/transaksi (paper costs/transaction).

Contoh Analisa Kerja Sistem (lanjt) Dapat dipercaya (reliability) Beberapa gejala tentang masalah reliabilitas (kehandalan, tahan uji, terpercaya) antara lain : Computer downtime, yaitu sistem informasi bekerja dengan baik ketika komputernya bagus, kemudian komputer mengalami penurunan. Banyaknya pergantian karyawan (turnover), yaitu tingkat rata-rata karyawan keluar, dan karyawan baru yang sedang dalam masa training. Waktu perbaikan kesalahan program, yaitu pemakai tidak dapat memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki sebuah kesalahan informasi ( 1 jam? / 4 minggu? )

Contoh Analisa Kerja Sistem (lanjt) Dapat dipercaya (reliability) Beberapa gejala tentang masalah reliabilitas, (lanjt) Biaya, yaitu tingginya varian rata-rata biaya setiap bulannya. Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak. Rata-rata kesalahan, yaitu rata-rata kesalahan yang tidak dapat diprediksi, sehingga perlu menguranginya.

Contoh Analisa Kerja Sistem (lanjt) Kegunaan (usability) Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor usability) sistem : Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula. Tingginya rata-rata kesalahan yang terjadi. Naiknya keluhan-keluhan pemakai. Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai komputer.

Information Systems Backlog Tumpukan pemasukan data adalah sebuah kondisi dimana transaksi yang datang tidak langsung dimasukkan (posted) ke record pada awal hari kerja berikutnya. Tujuan utama dari SI bisnis adalah menyimpan sumber daya (to keep track of resources), sehingga kegagalan memperbarui (to update) sumber daya record adalah sebuah masalah sistem yang serius.

Information Systems Backlog Sebagai analis, penting untuk mengetahui apa yang menyebabkan terjadi tumpukan (backlogs) dan masalah-masalah yang disebabkan systems backlogs.

Information Systems Backlog Terdapat 5 alasan mengapa sebuah tumpukan masalah sistem informasi dapat terjadi : Volume transaksi mengalami kenaikan (transaction volume increase). Penurunan kinerja (decreasing performance). Pergantian karyawan yang tinggi (employee turnover). System downtime. Transaction variances. .

Information Systems Backlog Beberapa masalah backlogs menyebabkan beberapa kekacauan, antara lain : Menumpuknya record-record (lack of record currency). Kenaikan rata-rata kesalahan (increased error rates). Kenaikan biaya (increased costs). Kenaikan pergantian karyawan (increased employee turnover)

Laporan Awal Masalah Banyaknya catatan (logs) masalah dapat digunakan oleh sistem analis untuk studi awal (preliminary study). Studi memutuskan jika laporan atau deteksi masalah cukup serius, untuk menjamin perhatian lebih lanjut dan perhatian apa saja yang perlu untuk dilakukan.

Laporan Awal Masalah (lanjt) Analis menyiapkan sebuah laporan awal masalah yang mencakup 4 elemen berikut: Source, dari mana sumber masalah informasi berasal. Nature, sebuah deskripsi singkat tentang sumber masalah. Detailed analysis, pengembangan secara teknis dari masalah (problem nature). Recommendation, sejauh mana solusi dari masalah akan dikembangkan. 

Laporan Awal Masalah (lanjt) Tipe recommendation, terdiri dari : Masalahnya kecil dan kebutuhan pemeliharaan. Masalahnya membutuhkan kemampuan sistem. Masalahnya serius sehingga perlu analisis detail. Rekomendasi ini dimulai dari system development life cycle. Detail analisis memutuskan apakah sistem saat ini perlu diganti dengan sistem informasi yang baru atau tidak.

Siapa Yang Melakukan Pengukuran? Pengukur Kinerja/ Auditor/Lembaga yg Menaungi Tujuan : untuk mengevaluasi seberapa baik suatu organisasi berkinerja Pimpinan Perusahaan Untuk Mengendalikan, memastikan bahwa bawahan mereka telah melakukan pekerjaan mereka secara benar Menganggarkan, penaikan anggaran untuk peningkatan kinerja Memotivasi, untuk memfokuskan energi para karyawan dan memberikan perasaan telah mencapai sesuatu

Siapa Yang Melakukan Pengukuran? User / Stakeholder Untuk Merayakan, perayaan merupakan aktivitas yang mengeksplisitkan pengakuan atas prestasi dan pencapaian. Untuk Pembelajaran, suatu hal yang dibutuhkan oleh organisasi untuk bisa terus berkembang.