FUNGSI PERENCANAAN & PENGAMBILAN KEPUTUSAN

DEFINISI PERENCANAAN Perencanaan menurut Robbins & Coulter (2002) adalah sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan & mengkoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi.

Menurut George R. Terry, perencanaan dapat diketahui baik tidaknya dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan dasar mengenai perencanaan yaitu what (apa), why (mengapa), where (dimana), when (kapan), who (siapa) dan how (bagaimana).

FUNGSI PERENCANAAN Perencanaan sebagai pengarah Perencanaan sebagai minimalisasi ketidakpastian Perencanaan sebagai minimalisasi pemborosan sumber daya Perencanaan sebagai penetapan standar dalam pengawasan kualitas

Planning Requirements Persyaratan perencanaan : 1. Faktual atau realistis 2. Logis dan rasional 3. Fleksibel 4. Komitmen 5. Komprehensif

PENGERTIAN TUJUAN DAN RENCANA Tujuan (Goals) pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih/dicapai oleh individu, kelompok atau seluruh organisasi. Rencana (plans) adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi yang menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana sumber daya perusahaan akan dialokasikan penjadwalan dari proses pencapaian tujuan, hingga segala hal yang terkait dengan pencapaian tujuan.

JENIS TUJUAN Tujuan strategis Tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dalam jangka waktu yang relatif lama, biasanya antara 3 – 5 tahun atau juga lebih Tujuan Taktis Tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dalam jangkan waktu menengah, relatif lebih singkat dari tujuan strategis Tujuan Operasional Tujuan yang ingin dicapai dalam satu periode kegiatan perusahaan, biasanya antara 6 bulan – 1 tahun.

JENIS RENCANA Rencana strategis/jangka panjang Rencana yang akan dijalankan oleh seluruh komponen dalam organisasi/perusahaan, dan dibuat dalam rangka pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Rencana taktis/jangka menengah Rencana yang dijalankan untuk mencapai tujuan jangka menengah dan sebagai dorongan tercapainya tujuan jangka panjang. Rencana operasional/jangka pendek Rencana yang dijalankan untuk mencapai tujuan jangka pendek dan sebagai dorongan tercapainya tujuan jangka menengah

PENDEKATAN DALAM PENETAPAN TUJUAN Pendekatan tradisional Perumusan dan penetapan tujuan dilakukan oleh manajer tingkat puncak untuk kemudian tujuan itu diturunkan lagi menjadi tujuan bagi manajer di tingkat bawahnya secara spesifik. Pendekatan MBO (Management by Objectives) Penentuan tujuan secara spesifik dirumuskan bersama antara pimpinan dan bawahan, dengan asumsi bahwa sering kali bawahan yang berada dilapangan lebih memahami apa yang semestinya dicapai daripada apa yang dipahami oleh atasan.

FAKTOR YANG PERLU DISEPAKATI ANTARA PIMPINAN DAN BAWAHAN, AGAR PROSES MBO DAPAT TERCAPAI : Tujuan yang ingin dicapai oleh setiap bagian/bawahan Perencanaan yang akan dilakukan Standar pengukuran keberhasilan pencapaian tujuan dalam setiap kegiatan Prosedur untuk mengevaluasi keberhasilan pencapaian tujuan

KEKUATAN DAN KELEMAHAN MBO KEKUATAN MBO : 1. MBO melakukan integrasi fungsi perencanaan & pengawasan ke dalam suatu sistem rasional dalam manajemen 2. MBO mendorong organisasi untuk menentukan tujuan dari tingkatan atas hingga tingkatan bawah dari manajemen 3. MBO memfokuskan pada hasil akhir dari pada niat baik maupun faktor personal 4. MBO mendorong adanya manajemen diri & komitmen dari setiap orang melalui partisipasi pada setiap tingkatan manajemen dalam penentuan tujuan

KELEMAHAN MBO : 1. MBO dianggap terlalu menyederhanakan kegiatan dengan berusaha untuk menyelesaikan segala sesuatu. 2. MBO secara cepat akan ditolak oleh manajer yang memiliki gaya otoriter (yang bisa saja disebabkan karena orang-orang yang bertipe X dari McGregor) dan oleh mereka yang menerapkan birokrasi yang tidak fleksibel & ketat. 3. MBO memerlukan banyak waktu dan usaha dalam implementasinya. 4. MBO dapat menjadi tantangan bagi manajer yang kurang memiliki kualifikasi yang baik.

ALAT BANTU PERENCANAAN Bagan Arus (Flow Chart) Bagan Gantt (Gantt Chart) Jaringan Pert (Pert Network)

PENGAMBILAN KEPUTUSAN DAPAT DIAMBIL PADA 3 KEADAAN, YAITU : Pengambilan keputusan disaat keadaan yang pasti Pengambilan keputusan disaat keadaan yang tidak pasti Pengambilan keputusan pada keadaan yang mengandung resiko

PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN TAHAP PERTAMA : INVESTIGASI SITUASI TAHAP KEDUA : PENENTUAN ALTERNATIF SOLUSI TAHAP KETIGA : PENILAIAN ALTERNATIF TAHAP KEEMPAT : IMPLEMENTASI DAN PENGAWASAN

TEKNIK DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN SECARA BERKELOMPOK TEKNIK CURAH IDE (BRAINSTORMING) TEKNIK KELOMPOK NOMINAL (NOMINAL GROUP TECHNIQUE) TEKNIK DELPHI (DELPHI TECHNIQUE)