Evaluasi Kinerja – Handout 4 Analisis dan Desain Jabatan

Apa yang dimaksud dgn Analisis Jabatan? Analisis Jabatan adalah fungsi MSDM yang berusaha “memotret” masing-masing jabatan dalam organisasi agar diperoleh informasi mengenai aspek-aspek penting jabatan tersebut, seperti tujuan, tugas dan tanggung jawab, kondisi kerja, kompetensi, dsb. Analisis jabatan (job analysis) adalah proses sistematis untuk menentukan berbagai tugas, aktivitas, perilaku, keterampilan, pengetahuan, dan spesifikasi karyawan yang diperlukan untuk menjalankan suatu pekerjaan (jabatan) dalam suatu organisasi. (Werther & Davis 1996, Schuler & Jackson 2006)

Jabatan vs Posisi Suatu jabatan terdiri dari sekelompok tugas yang harus dilaksanakan agar organisasi dapat mencapai tujuannya. Suatu jabatan bisa hanya diduduki satu orang saja, seperti jabatan presiden dalam satu negara, atau bisa diduduki oleh banyak orang, sebagaimana halnya operator penginput data di sebuah perusahaan besar atau kasir di pasar swalayan. Posisi adalah kumpulan tugas dan tanggung jawab yang dilaksanakan oleh satu orang; ada satu posisi untuk setiap orang dalam suatu organisasi.

Istilah Penting Lainnya yang Terkait dengan Jabatan Occupation: Sekelompok jabatan yang memiliki kemiripan tugas dan membutuhkan kompetensi, pelatihan, dan sertifikasi yang sama. Task-oriented job analysis: Analisis jabatan yang berfokus aktivitas kerja dan hasil yang diharapkan. Worker-oriented job analysis: Analisis jabatan yang berfokus pada karakteristik pemegang jabatan yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan dengan baik.

Istilah Penting Lainnya yang Terkait dengan Jabatan Competency: Sebuah pola yang terukur mengenai pengetahuan, keterampilan, kemampuan, perilaku, dan berbagai karakteristik lainnya yang dibutuhkan seseorang untuk menjalankan pekerjaannya dengan sukses. Competency Modelling: Aktivitas yang bertujuan mendeskripsikan keterampilan, pengetahuan, kemampuan, nilai, minat, dan kepribadian dari karyawan yang sukses.

Enam Pertanyaan Penting dalam Analisis Jabatan Tugas-tugas mental dan fisik apa sajakah yang dilaksanakan karyawan? Kapan pekerjaan tersebut diselesaikan? Di mana pekerjaan tersebut diselesaikan? Bagaimana karyawan melaksanakan jabatannya? Mengapa jabatan tersebut perlu dijalankan? Persyaratan apa yang diperlukan untuk menjalankan jabatan tersebut?

Apa hasil dari Analisis Jabatan? Pada intinya ada tiga dokumen yang dihasilkan dari proses analisis jabatan: Deskripsi Jabatan Spesifikasi Jabatan Standar Kinerja Jabatan Namun ketiganya bisa digabung menjadi satu dan cukup disebut Deskripsi Jabatan (Job Description)  Contoh lihat Lampiran 2.1.

Deskripsi dan Spesifikasi Jabatan Deskripsi jabatan adalah dokumen yang memberikan informasi berkenaan dengan tugas-tugas, kewajiban-kewajiban, dan tanggung jawab suatu jabatan. Spesifikasi jabatan adalah kualifikasi minimum yang harus dimiliki seseorang agar dapat menjalankan jabatan tertentu.

Standar Kinerja Jabatan Standar kinerja jabatan adalah sasaran-sasaran, baik kuantitatif maupun kualitatif, yang harus dicapai oleh suatu jabatan dalam periode waktu tertentu. Sasaran kuantitatif misalnya: peningkatan penjualan, target produksi, dsb. Sasaran kualitatif misalnya: peningkatan keterampilan, perbaikan sikap dan perilaku, dsb.

Unsur-Unsur Deskripsi Jabatan Nama jabatan: Mendefinisikan sekelompok posisi yang identik berkenaan dengan tugas-tugas pentingnya. Departemen atau divisi: Menunjukkan di mana tempat jabatan dalam organisasi.

Unsur-Unsur Deskripsi Jabatan Tanggal jabatan dianalisis: Menunjukan kapan deskripsi dibuat dan apakah mungkin perlu di-update. Ringkasan jabatan: Intisari dari jabatan, yang seringkali digunakan dalam rekrutmen untuk menyusun iklan lowongan kerja dan menentukan besaran gaji/upah.

Unsur-Unsur Deskripsi Jabatan Supervisi: Menunjukkan hubungan pelaporan. Pekerjaan yang dijalankan: Menunjukkan kewajiban dan tugas dalam jabatan. Tugas (task): sesuatu yang dilakukan atau tindakan yang diambil karyawan untuk menghasilkan produk atau jasa. Kewajiban (duty): sekumpulan tugas yang saling berkaitan dan berulang-ulang.

Unsur-Unsur Deskripsi Jabatan Konteks jabatan: Lingkungan fisik jabatan (contoh: di luar ruang, di daerah terpencil, temperatur ekstrim tinggi atau rendah, kondisi berbahaya, dsb.) Lingkungan sosial jabatan (contoh: teamwork, fleksibilitas, pembelajaran berkelanjutan, dsb.) Lain-lain: Tingkat perubahan dan ketidakpastian, budaya organisasi, visi, misi, dsb.

Sumber Informasi Analisis Jabatan Pemegang Jabatan (Job Incumbents) Atasan (Supervisors) Analisis Jabatan Profesional Pelanggan

Metode Pengumpulan Informasi Analisis Jabatan Wawancara Perorangan Kelompok Kuesioner Observasi Log (Catatan) Pemegang Jabatan Kombinasi

Jenis-Jenis Data yang Dikumpulkan dalam Analisis Jabatan Aktivitas Kerja Aktivitas dan proses kerja Catatan aktivitas (dalam bentuk film, misalnya) Prosedur yang digunakan Tanggung jawab pribadi Aktivitas Berorientasi Karyawan Perilaku manusia, seperti tindakan fisik dan berkomunikasi dalam pekerjaan Gerakan dasar untuk analisis metode Tuntutan kerja pribadi, seperti pengerahan tenaga Mesin, perkakas, peralatan, dan alat bantu kerja yang digunakan Hal Berwujud dan Tidak Berwujud yang Berhubungan dengan Jabatan Pengetahuan yang berkenaan dengan atau diaplikasikan dalam jabatan (seperti dalam akuntansi) Bahan yang diolah Produk yang dibuat atau jasa yang diberikan

Jenis-Jenis Data yang Dikumpulkan dalam Analisis Jabatan Hasil Kerja Analisis kesalahan Standar kerja Ukuran kerja, seperti waktu yang dibutuhkan untuk sebuah tugas Konteks Jabatan Jadwal kerja Insentif finansial dan non-finansial Kondisi kerja fisik Konteks organisasional dan sosial Persyaratan Pribadi untuk Jabatan Atribut pribadi seperti kepribadian dan minat Pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan Pengalaman kerja

Analisis Metode Analisis metode (methods analysis) berfokus untuk menganalisis elemen-elemen jabatan, yang merupakan unsur terkecil yang bisa diidentifikasi dari sebuah jabatan. Ada dua jenis analisis metode: Time-and-Motion Studies Human Factors Approach

Analisis Metode Time-and- motion study: Aktivitas untuk mengidentifikasi dan mengukur gerakan fisik seorang karyawan ketika menjalankan tugas dan kemudian menganalisis hasilnya untuk menentukan apakah beberapa gerakan perlu dihilangkan atau dilakukan secara lebih efisien.

Analisis Metode Human factors approach (ergonomic analysis): Aktivitas untuk meminimalkan jumlah stres dan kelelahan yang dialami karyawan karena menjalankan pekerjaannya. Berfokus pada pemahaman mengenai bagaimana tugas-tugas jabatan memengaruhi gerakan fisik dan respons fisiologis.

Apa Manfaat Analisis Jabatan? Sebagai masukan penting bagi fungsi-fungsi MSDM lainnya seperti rekrutmen dan seleksi, penilaian kinerja, manajemen karir, kompensasi, dsb. Sebagai bagian penting dalam perancangan sistem organisasi secara keseluruhan, misalnya untuk pembagian departemen, aliran kerja, serta untuk mendesain ulang jabatan itu sendiri.

Analisis Jabatan sebagai Perangkat Dasar Manajemen SDM

Hubungan Analisis Jabatan dengan Fungsi MSDM Lainnya Penyediaan Staf: Proses staffing akan kacau jika rekruter tidak mengetahui syarat-syarat yang diperlukan untuk menjalankan berbagai jabatan. Pelatihan dan Pengembangan: Informasi deskripsi jabatan berguna untuk mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan pelatihan dan pengembangan. Penilaian Kinerja: Para karyawan harus dievaluasi berdasarkan seberapa baik mereka menyelesaikan tugas yang ditetapkan dalam deskripsi jabatan mereka. Kompensasi: Perlu diketahui nilai relatif jabatan tertentu bagi organisasi kompensasi finansial yang layak bisa ditetapkan untuk jabatan tersebut. Keselamatan dan Kesehatan: Informasi yang diperolah dari analisis jabatan juga berguna untuk mengidentifikasi masalah-masalah keselamatan dan kesehatan yang mungkin terjadi. Hubungan Kekaryawanan dan Perburuhan: Deskripsi jabatan bisa memberikan standar evaluasi dan perbandingan bakat agar promosi, transfer, atau demosi karyawan bisa diputuskan secara obyektif. Pertimbangan Legal: Analisis jabatan yang dipersiapkan dengan baik bermanfaat untuk menunjang lagalitas dari praktik-praktik kekaryawanan.

Langkah-langkah Analisis Jabatan Menentukan cara menggunakan informasi Mereview berbagai informasi dasar yang relevan, seperti bagan struktur organisasi, bagan alur proses, dan deskripsi jabatan Memilih posisi acuan Menganalisis jabatan secara aktual Melakukan verifikasi informasi analisis jabatan dengan karyawan yang menjalankan jabatan tersebut dan dengan atasan karyawan yang bersangkutan Menyusun deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan

Panduan Pelaksanaan Analisis Jabatan Analisis jabatan harus dilaksanakan bersama oleh spesialis SDM, karyawan, dan atasan karyawan yang bersangkutan. Informasi analisis jabatan tidak cukup hanya dari satu departemen saja, melainkan harus dikumpulkan dari para karyawan yang berasal dari departemen-departemen yang berbeda Harus dipastikan bahwa berbagai pertanyaan dan proses dianggap jelas oleh para karyawan. Sebaiknya analisis jabatan dilaksanakan dengan menggunakan beberapa alat analisis yang berbeda

Metode Pengumpulan Informasi Analisis Jabatan Wawancara Kuesioner Observasi Log (Catatan) Pemegang Jabatan Kombinasi

Susunan Deskripsi Jabatan Format susunan deskripsi jabatan sangat beragam, namun yang akan kita gunakan adalah format dari Hay Group (konsultan SDM internasional) Susunan deskripsi jabatan menurut Hay Group adalah sebagai berikut: Identifikasi Tujuan Jabatan Tanggung Jawab Utama Dimensi Hubungan Kerja Masalah dan Tantangan Kerja Wewenang Spesifikasi Jabatan Struktur Organisasi

Identifikasi Dalam bagian ini jabatan diindentifikasi agar jelas jabatan mana yang dimaksud Di sini biasanya disebutkan: Nama Jabatan Departemen Lokasi Nama pemangku jabatan Jabatan atasan (tempat melapor) Tanggal pengesahan Persetujuan pemangku jabatan Persetujuan atasan langsung

Tujuan Jabatan Bagian berupa pernyataan singkat (satu atau dua kalimat saja) dan akurat yang harus bisa menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini: Apa kontribusi yang diberikan jabatan ini dalam pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan?  Jelaskan fungsi utama jabatan (apa yang dikerjakan) Mengapa jabatan ini diperlukan oleh organisasi? Apa yang akan terjadi jika jabatan ini tidak ada?  Jelaskan tujuan utama jabatan (apa yang ingin dicapai)

Tanggung Jawab Utama Terdiri dari pernyataan-pernyataan yang merupakan penjabaran lebih lanjut dari tujuan jabatan. Menjawab pertanyaan: “Hasil-hasil pada area-area utama apa sajakah yang harus dicapai hasil agar jabatan ini bisa mencapai tujuannya?” Lebih berorientasi pada hasil bukan pada rincian aktivitas atau tugas. Menjelaskan “apa” bukan “bagaimana”. Tanggung jawab utama adalah sesuatu yang diyakini bersifat tetap, kecuali jabatan itu mengalami perubahan mendasar Harus bisa memberikan dasar untuk menentukan standar pencapaian hasil

Format Penulisan Tanggung Jawab Utama Tindakan (Apa yang dilakukan?) Obyek (Terhadap apa/siapa?) Hasil Akhir (Apa hasil yang diharapkan? Mengarahkan… …kualitas kerja para staf pengawas… sehingga prosedur pengawasan produksi dapat dijalankan dengan tepat. Merekrut, melatih, dan mengembangkan… …staf penjualan.. agar selalu tersedia tim penjualan yang kompeten.

Dimensi Bagian ini merinci aspek-aspek kuantitatif yang signifikan di mana suatu jabatan memiliki dampak langsung maupun tidak langsung. Dengan demikian bagian ini menyajikan angka- angka yang menandai lingkup dari jabatan yang bersangkutan. Biasanya bersifat finansial, seperti: anggaran tahunan, biaya operasional, nilai proyek, dsb. Namun bisa juga bersifat non-finansial, seperti: jumlah bawahan, jumlah klien, dsb.

Hubungan Kerja Menjelaskan dengan siapa saja pemegang jabatan harus menjalin hubungan (melakukan kontak) baik secara internal maupun eksternal. Perlu dijelaskan pula maksud dan tujuan dari kontak tersebut.

Masalah dan Tantangan Kerja Menjelaskan berbagai masalah dan tantangan yang sering muncul dalam pelaksanaan jabatan dan dengan demikian menuntut si pemegang jabatan untuk memiliki kompetensi-kompetensi tertentu guna menghadapinya.

Wewenang Menjelaskan berbagai inisiatif atau keputusan yang boleh diambil oleh si pemegang jabatan tanpa harus meminta persetujuan dari atasannya.

Spesifikasi Jabatan Menjelaskan berbagai persyaratan yang harus dipenuhi oleh seseorang untuk bisa menduduki sebuah jabatan dan melaksanakannya dengan baik. Terdiri dari persyaratan-persyaratan sbb: Latar belakang pendidikan dan pengalaman Pengetahuan dan keterampilan Kompetensi

Struktur Organisasi Menggambarkan posisi jabatan dalam organisasi. Paling tidak harus memperlihatkan posisi jabatan tersebut dalam hubungannya dengan jabatan di atasnya (fungsi pelaporan) dan jabatan-jabatan yang dibawahinya (fungsi pengawasan/supervisi)

Desain Jabatan Desain jabatan: Rancangan mengenai tugas-tugas dan tanggungjawab suatu jabatan yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi dan karakteristik orang yang akan menjalankan jabatan tersebut. Jabatan perlu dirancang sedemikian rupa agar pemegang (pelaksana) jabatan menjadi produktif dan mendapatkan kepuasan kerja.

Unsur-Unsur Desain Jabatan Unsur Organisasional Pendekatan mekanistik Alur kerja Kebiasaan kerja Ergonomika Unsur Lingkungan Kemampuan dan ketersediaan karyawan Ekspektasi sosial dan budaya Unsur Keperilakuan Variasi Keterampilan Identitas Tugas Signifikansi Tugas Otonomi Umpan Balik

Referensi Mondy, R.W., 2008, Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Kesepuluh (terjemahan), Jakarta: Penerbit Erlangga. Schuler, R.S. & Jackson, S.E., 2006, Human Resource Management, International Perspective, Mason: Thomson South-Western. Werther, W.B. & Davis, K., 1996, Human Resources and Personnel Management, 5th Ed., Boston: McGraw-Hill.