Oleh: Achmad Rozi El EROY MICE Memo Oleh: Achmad Rozi El EROY

Pendahuluan A. Bagian-bagian surat terdiri dari: 1. Alamat si pengirim 2. Tanggal 3. Nma dan alamat yang dituju 4. Baris untuk perhatian 5. Salam pembuka 6. Perihal surat 7. Isi surat 8. salam penutup 9. tanda tangan 10. catatan di bagian akhir surat 11. Inisial 12. Lampiran 13. Tembusan 14. Amplop

Bagian-bagian surat 1. Alamat si pengirim (the letter head) Setiap surat niaga harus memiliki alamat pengirim, baik pengirim perorangan, perusahaan maupun yayasan. Alamat pengirim ditulis pada sudut kanan atas surat, harus jelas dan lengkap. (dalam hal ini dapat diwakili oleh kop surat) 2. Tanggal (the dateline) Tanggal ditulis sejajar dengan di bawah alamat pengirim yaitu diisebelah kanan atas kertas surat 3. Nama dan Alamat yang dituju (the inside address) Dalam surat niaga atau surat resmi mencantumkan nama dan alamat yang dituju dalam kertas surat merupakan keharusan.

Bagian-bagian surat 4. Baris untuk perhatian (the attention line) Hal ini dibuat untuk memastikan surat yang dikirim, sampai tepat ke orang yang tepat. Dalam surat berbahasa Inggris dapat kita gunakan attention atau attn. Atau dalam bahasa Indonesia u.p. (untuk perhatian). Mandiri Bank Jl. Diponegoro 86 Surabaya Attn. Mr. Joko Lubis 5. Salam pembuka (the salutation) Dalam surat niaga, salam pembuka ditulis sesudah nama dan alamat yang dituju. Letaknya di sebelah kiri kertas surat. 6. Perihal Surat (the subject liner) Hal ini membantu mempercepat penyerahan surat kepada pihak yang berkepentingan dengan surat tersebut

Bagian-bagian surat 7. Isi surat (the body of letter) Ditulis sesudah salam pembuka 8. Salam penutup (the complimentary close) Hal ini untuk menunjukkan penghormatan kepada orang yan dikirimi surat. Misal sincerely yours 9. Catatan di bagian akhir surat (P.S.post script) Hal ini bukan merupakan yang penting, namun sekiranya ada tambahan bisa digunakan.

Bagian-bagian surat 10. Inisial (the initial) Merupakan huruf pertama dari nama orang yang mengetik dan berikutnya dalah orang yang menandatangani surat. Misal surat diketik oleh Aminda Susanti dan ditandatangani oleh Brahman Sutarja menjadi BS/as 11. Lampiran (the enclosure) Dalam Surat bahasa Indonesia diletakan di bagian awal dengan menuliskan Lampiran: 2 (dua) lembar namun dalam bahasa Inggris cukup disingkat dengan Encl. Atau Encl. 2 12. Tembusan (the cc notation) Carbon copy notation merupakan catatan tentang tembusan surat.

Teknik membuat surat 1. menarik (enak dipandang) 2. jelas 3. lengkap 4. ringkas (tidak bertele-tele) 5. sopan (tidak kasar)

Bentuk-bentuk surat Bentuk lurus penuh (full block style) Bentuk lurus (block style) Bentuk setengah lurus a (semi block style) Bentuk setengah lurus b Bentuk bertekuk (indented style) Bentuk paragraf menggantung (hanging paragraf style)

End of Slides