Dosen: Dra Lidia Evelina MM TM 7 SPONSORSHIP EVENT Dosen: Dra Lidia Evelina MM Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul Lidia Evelina MM

Inventarisasi masalah sponsor Sulit meyakinkan pihak sponsor Waktu penyelenggaraan terlalu singkat Budget sponsor sudah teralokasi Tema tidak berkaitan langsung atau sesuai dengan perusahaan, produk maupun jasa yang kita miliki! Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul Lidia Evelina MM

Syarat untuk menembus sponsor Segmen (kesamaan antara audiens dengan target konsumen) Volume atau ukuran besarnya event. Tema yang menarik (apakah baru atau konsep yang baru) Benefit untuk pihak sponsor. Durasi (Lamanya suatu event) Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul Lidia Evelina MM

Sikap atau ciri-ciri sponsor yang kemungkinan berhasil Antusias Menanyakan lebih detail. Sikap yang welcome. Mendeskripsikan (dengan membuat perbandingan, benefit yang didapat oleh sponsor, alternatif kerjasama). Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul Lidia Evelina MM

Sikap sponsor yang Kemungkinan menolak Proposalnya dikirim atau ditinggal nanti saya pelajari proposalnya dulu. Nanti saya kabari lebih lanjut. Nanti saya sampaikan ke manajemen, nanti telpon kembali. Saya belum sempat baca. Judul proposal eventnya apa. Saya belum lihat proposalnya secara detail. Maaf untuk saat ini anggaran sudah habis coba di lain event. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul Lidia Evelina MM

Tips dan trick dalam lobi dan negosiasi dengan sponsor Timing (sebaiknya dihindari pembicaraan pada hari senin dan jam makan siang atau mendekati jam pulang) Dianjurkan telpon pada saat jam tidak sibuk seperti jam 10 – 11 pagi hari atau jam 14 – 15.30 WIB. Sikap dalam berbicara Menggunakan bahasa tubuh, Gesture bila berhadapan dengan sponsor. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul Lidia Evelina MM

Sumber sponsorship Organisasi Asosiasi Profesi Media massa Kelompok tertentu (Hobi, agama, pecinta seni dan sebagainya) Lembaga dan instansi Pemerintahan Lembaga dan instansi swasta Perusahaan Swasta Perkumpulan , misalnya perkumpulan alumni sekolah di Luar negeri. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul Lidia Evelina MM

Mengidentifikasikan calon sponsor potensial Sponsor potensial adalah mereka yang dalam tahap berpromosi. Cara mengidentifikasinya adalah mengamati promosi mereka di berbagai media. Bisa pula ditanyakan langsung, apakah mereka hendak melakukan promosi, melaunching atau mere-launching sesuatu yang baru. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul Lidia Evelina MM

Berbagai bentuk sponsorship Barter, misalnya tempat Membiayai keseluruhan dari pelaksanaan event sebagai sponsor tunggal Membiayai sebagian besar dari pelaksanaan event sebagai sponsor utama. Berpartisipasi sebagian dari pelaksanaan event sebagai sponsor pendukung. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul Lidia Evelina MM

Sistem pembayaran dari sponsor tunggal Pembayaran 100 % ditanggung sponsor berdasarkan anggaran yang disetujui pihak EO dan sponsor. EO mendapatkan kompensasi berupa Fee dengan besaran 10-20 % dari total anggaran (Gross) Pembayaran penyelenggaraan event sepenuhnya ditanggung sponsor dari anggaran yang disetujui dan sponsor tidak perlu terlibat masalah teknis keuangan. EO mendapat keuntungan dari selisih diskon pembiayaan (diskon corporate) seperti biaya hotel, catering, dll. EO mendapat keuntungan dari hasil penyelenggaraan event berupa sistem paket. Di sini EO harus kreatif memanage anggaran sehingga mendapat keuntungan. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul Lidia Evelina MM

Sistem pembayaran lainnya Event organizer mendapat bayaran dalam jumlah tertentu yang disepakati sebagai penghargaan atau jasa yang diberikan. Biasanya untuk perusahaan yang baru memakai jasa EO. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul Lidia Evelina MM

Melakukan kontak dengan calon sponsorship Carilah contact person orang yang menangani hubungan dengan promosi atau lebih khusus tentang event-event. Lakukan pendekatan awal mengenai kemungkinan mereka untuk berpartisipasi sebagai sponsor untuk event kita (Animonya/responnya) Setelah itu baru mengirimkan proposal. Buatlah janji untuk menjelaskan proposal. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul Lidia Evelina MM

Lakukan lobi dan negosiasi awal Untuk mendapatkan sponsor terutama sponsor tunggal dan utama perlu melakukan lobi dan negosiasi awal sebelum proposal dibuat. Tetapkan terlebih dulu 3 calon dan lakukan pendekatan dan jangan tergesa-gesa untuk menentukan mereka menjadi sponsor tunggal. Pertimbangkanlah dari berbagai segi dan dampak yang akan diterima. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul Lidia Evelina MM

Waktu yang tepat mengajukan proposal sponsorship Untuk event besar, diajukan saat mereka menyusun anggaran tahunan di akhir tahun. Untuk event kecil hingga sedang. Bisa mengajukan kapan saja bila mereka mempunyai anggaran untuk berpartisipasi pada event-event. Waktu yang tepat bila event tersebut juga sedang trend seperti event-event kemanusiaan/sosial yang sedang digalakkan. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul Lidia Evelina MM

Menetapkan harga sponsorship Harga sponsor harus rasional. Disesuaikan dengan besar kecilnya event. Harga untuk sponsor tidak baku, fleksibel. EO harus memperhitungkan faktor-faktor lainnya seperti kemungkinan sponsor tersebut dapat menarik sponsor lainnya. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul Lidia Evelina MM

Event exhibition dan event non Exhibition Exhibition : Sponsor utama cukup 50 % karena ada penjualan stand pameran. Sedangkan non exhibition: Sponsor utama: 85 %. Prinsipnya: sponsor utama dapat menutupi biaya penyelenggaraan dan tidak rugi. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul Lidia Evelina MM

Bentuk lain dari sponsor Ada sponsor yang kita perlukan hanyalah sekedar nama dan sponsor ini tidak mengeluarkan dana. Sponsor semacam ini kadang kita perlukan karena dia bisa menjadi icon dari event kita untuk menggaet sponsor, peserta atau pendukung dari event yang akan kita laksanakan. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul Lidia Evelina MM

Peranan Sponsor Untuk menaikkan image dari event itu sendiri. Untuk membantu biaya operasional dari penyelenggaraan event Untuk meramaikan acara dalam event tersebut. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul Lidia Evelina MM

Pembahasan mengenai item sponsor EO memberikan point-point yang bisa melibatkan sponsor seperti merchandising, pemuatan logo, penyebutan slogan, pemutaran spot dan jinggle serta bentuk-bentuk promosi lainnya. Sponsor berhak memberikan masukan dan hal ini perlu didiskusikan dan dituntaskan melalui kesepatan MOU termasuk pengaturan administrasi, tempat dan waktu penyerahannya. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul Lidia Evelina MM

Kebutuhan Sponsor Kompensasi yang mengarah pada benefit dari perusahaan, organisasi atau lembaga yang memberikan sponsor. Menciptakan image yang positip bagi pemberi sponsor. Menunjukkan keberadaan (Eksistensi) dari sponsor kepada khalayak ramai. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul Lidia Evelina MM

Langkah-langkah dalam mendapatkan sponsor Inventarisasi semua sponsor Buat daftar dan informasi terakhir mengenai calon sponsor potensial Buat proposal sesuai calon sponsor Kirim dan telpon untuk memastikan proposal diterima dan mintalah waktu khusus untuk membahas proposal tersebut. Tindak lanjut dalam seminggu. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul Lidia Evelina MM

Tips Berkerjasama dengan sponsor Menguntungkan keduabelah pihak artinya bagi pihak menyelenggara sukses dengan eventnya dan sponsor mendapatkan image dan namanya makin dikenal di kalangan masyarakat. Terjalin kerjasama yang baik, artinya komunikasi kedua belah pihak berjalan lancar sehingga semua yang dibutuhkan dapat terselenggara dengan baik. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul Lidia Evelina MM

Tips Berkerjasama dengan sponsor Evaluasi. Buatlah selalu evaluasi dari setiap event. Perbaiki dan carilah solusi terbaik untuk event berikutnya. Ucapan terima kasih. Sampaikan dalam bentuk tertulis dan juga lisan setelah event selesai. Hal ini berguna untuk event selanjutnya. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul Lidia Evelina MM

Tips Berkerjasama dengan sponsor Berkomunikasi secara berkala. Tetap menjalin hubungan meskipun belum ada event yang pas/cocok untuk disponsori. Kadang-kadang ide bisa saja datang dari pihak sponsor untuk dibuatkan event. Berikan perhatian pada sponsor, misalnya ucapan selamat atas prestasi yang diraihnya. Bahkan kita menyampaikan rasa gembira dengan kesuksesannya mensponsori event yang bukan diorganisir oleh kita. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul Lidia Evelina MM

Trick Berkerjasama dengan sponsor Jangan mendikte pihak sponsor. Berikan keleluasaan bagi sponsor untuk memberikan masukan. Tugas pertama kita mendengarkan terlebih dahulu hal-hal yang mereka inginkan. Kemudian mencoba memberikan usulan-usulan berdasarkan hal yang mereka inginkan tersebut. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul Lidia Evelina MM

Melanggengkan atau menutup hubungan dengan sponsor Rekomendasi. Sponsor yang puas dengan event dan jasa Anda mintalah mereka menunjukkan calon sponsor lain yang mereka kenal. Sponsor yang puas tidak hanya merekomendasi tetapi memberi trik untuk mendekati calon sponsor yang direkomendasikan bahkan ikut membujuk untuk menjadi sponsor event Anda. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul Lidia Evelina MM