PENGELOLAAN OBAT SEDERHANA

MEKANISME PENGELOLAAN OBAT PERENCANAAN DANA/ANGGARAN PENGADAAN PENGGUNAAN PENCATATAN & PELAPORAN PENERIMAAN PENYIMPANAN

TAHAP PERENCANAAN (SELEKSI) Tujuan : Memperkirakan jenis dan jumlah kebutuhan obat dengan kebutuhan riil periode mendatang Meningkatkan penggunaan obat secara rasional Meningkatkan efisiensi penggunaan obat

KRITERIA OBAT : OBAT PENANGGULANGAN 10 PENYAKIT TERBANYAK. OBAT UNTUK PENYELAMAT JIWA/PERTOLONGAN PERTAMA/EMERGENSI/KEDARURATAN MEDIK OBAT PELAYANAN KESEHATAN DASAR TANPA PEMERIKSAAN PENUNJANG/LABORATORIUM. OBAT YG DIGUNAKAN BERKESINAMBUNGAN DARI PENANGANAN RUJUKAN (PKM INDUK/RS) OBAT PROGRAM KESEHATAN YANG DISESUAIKAN DENGAN KONDISI WILAYAH SETEMPAT

Metode Penentuan Kebutuhan Obat: 1. Metode Konsumsi Berdasar data penggunaan tiap jenis obat pada periode sebelumnya diproyeksikan untuk kebutuhan periode berikutnya 2. Metode morbiditas (epidemiologi) Berdasar pola penyakit dan standar terapi

TAHAP PENGADAAN (PERMINTAAN) Tujuan: Memenuhi kebutuhan obat di masing-masing unit pelayanan kesehatan sesuai dengan pola penyakit yang ada di wilayah kerjanya.

Mekanisme Permintaan Waktu : a. Rutin (Sesuai jadual dari pkm) b. Khusus (permintaan meningkat, KLB) Administrasi : LPLPO Obyek : Kepala pkm Penentuan jumlah permintaan : a. Metode konsumsi b. Metode morbiditas c. Menimbang frekuensi distribusi obat oleh pkm Cara penghitungan kebuuhan obat: SO = SK + WK + WT – SS SO = Stok optimum yang dipesan SK = Stok kerja (stok pada periode berjalan) yaitu pemakaian rata-rata per periode distribusi WK = Waktu kekosongan obat (hari) dikalikan dengan pemakaian rata-rata harian WT = Waktu tunggu dikalikan dengan pemakaian rata-rata harian SS = Sisa stok

PENERIMAAN 1. Administrasi : Dokumen penyerahan dan penerimaan 2. Pemeriksaan fisik dan waktu kadaluwarsa 3. Pemeriksaan kesesuaian antara obat yang diterima dengan LPLPO (Laporan Penggunaan dan Lembar Permintaan Obat ) Ada pencatatan kekurangan & kerusakan serta dikonfrontirkan dengan penyedia 4. Setiap penambahan (mutasi) obat harus dicatat di buku penerimaan dan kartu stok

PENYIMPANAN Tujuan: Agar obat yang tersedia di unit pelayanan dapat terjaga mutunya Definisi : Pengamanan obat-obatan yang diterima agar aman (tidak hilang), terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia sehingga tetap terjamin mutunya.

Persyaratan gudang Cukup luas, minimal 3X4 m2 (pkm) Ruang kering, tidak lembab Ventilasi cukup Pencahayaan cukup (jendela berteralis) Lantai dari tegel/semen, bila perlu ada pallet Dinding dibuat licin Sudut antara lantai dan dinding tidak tajam Pintu dengan kunci ganda Lemari narkotika dan psikotropika yaang selalu terkunci Sebaiknya ada pengatur suhu ruang

PENGATURAN PENYIMPANAN OBAT Obat disusun alfabetis Obat dirotasi dengan sistem FIFO & FEFO Obat disimpan pada rak Obat yang disimpan dilantai diletakkan di atas pallet Tumpukan dus sebaiknya harus sesuai dengan petunjuk Cairan dipisahkan dari padatan Sera, vaksin, suppos. Disimpan dalam lemari pendingin

KONDISI PENYIMPANAN A. Kelembaban Udara lembab mempengaruhi obat yang tidak tertutup. Pencegahan: -Ventilasi harus baik, jndela dibuka -Simpan obat ditempat kering -Wadah B. Sinar matahari Waspada : cairan, larutan, injeksi Pencegahan: gunakan botol/vial warna gelap, jangan simpan di udara terbuka (lemari), jendela diberi gorden, kaca jendela dicat putih. C. Temperatur/panas Sediaan salep, krim, suppositoria disimpan dilemari pendingin (T= 4o -8oC) Beberapa obat yang harus disimpan di lemari pendingin a.l.: vaksin, sera dan produk darah, antitoksin, insulin, injeksi ABU, injeksi oksitosin. Untuk DPT, DT, TT, vaksin dan kontrasepsi jangan dibekukan karena akan rusak. D. Kerusakan fisik : perhatian pada penumpukan, hindari kontak benda tajam E. Kontaminasi bakteri : wadah tertutup rapat F. Pengotoran : konstruksi, pembersihan,

KONDISI RUANG PENYIMPANAN TERBATAS/SEMPIT Gunakan sistem 2 rak : Rak A sebagai rak pelayanan Rak B sebagai rak persediaan Jumlah obat di rak A dan B disesuaikan dengan periode permintaan dan waktu tunggu. Mis. Periode 4 bulan dan waktu tunggu 1 bulan, maka jumlah yang disimpan di rak A sebanyak ¾ bagian dan ¼ bagian di rak B.

TATA CARA PENYIMPANAN DAN PENYUSUNAN OBAT A. PENGELOMPOKAN : Berdasarkan jenis sediaan, efek farmakologis dan disusun secara alfabetis. B. PENGATURAN PENYIMPANAN Sistem FIFO atau FEFO Pencatatan pada kartu stok Perhatian: Golongan antibiotik (tertutup rapat, kering, terhindar cahaya) Sediaan supp., vasin, serum Dragee Cairan infusi Narkotika dan psikotropika

PENGAMATAN MUTU Lakukan secara berkala misalnya sebulan sekali TABLET KAPSUL CAIRAN SALEP, KRIM INJEKSI Perubahan warna, bau, rasa Lembab Kerusakan fisik : retak, pecah, gompil, gripis Tablet salut: lembab, lengket Wadah rusak Cangkang terbuka, kosong, rusak, lengket Perubahan warna Timbul endapan Terjadi pemisahan/pemecahan emulsi, tidak bisa dihomogenkan lagi Terjadi pemisahan Konsistensi berubah Berubah warna atau bau Tube, pot rusak/bocor Ada kebocoran Ada partikel/benda asing, endapan Kemasan rusak

DISTRIBUSI Tujuan: Memenuhi kebutuhan obat sub unit pelayanan kesehatan yang ada di wilayah kerja puskesmas dengan jenis, mutu, jumlah, dan tepat waktu Sub unit puskesmas : 1. Di dalam puskesmas : kamar obat, lab., unit ranap, UGD) 2. Pustu 3. Pusling 4. Posyandu 5. Polindes/PKD/poskesdes

PELAYANAN Tujuan: Agar pasien mendapat obat sesuai dengan resep dan mendapat informasi tentang cara penggunaan, penyimpanan, efek samping, dll. (KIE) Resep-resep dikategorikan (umum, askes, gratis) dan disimpan minimal 2 tahun (pemusnahan disertai saksi dan berita acara)

Semua jenis obat yang tersedia di puskesmas dan unit-unitnya yang berasal dari berbagai sumber anggaran dapat digunakan untuk melayani semua kategori pengunjung puskesmas atau unit Puskesmas bertanggungjawab atas terlaksananya pencatatan dan pelaporan obat yang tertib dan lengkap serta tepat waktu untuk mendukung pelaksanaan seluruh aspek pengelolaan obat sehingga pelaporan dari tiap-tiap unit puskesmas harus dilaksanakan dengan tertib dan tepat waktu.

KEGIATAN PELAYANAN Penataan ruang dan sarana Penyiapan obat Penyerahan obat Informasi obat Etika pelayanan

1. Ruang pelayanan Kegiatan : penerimaan resep, penyiapan obat, pengemasan, pemberian etiket, penyerahan dan pemberian informasi obat 2. Luas ruang : memadai, penerangan cukup 3. Harus ada loket yang memadai untuk penyerahan dan pemberian informasi 4. Ruang pelayanan harus selalu terkunci bila ditinggalkan, bila perlu jendela dilengkapi teralis 5. Sarana peracikan : meja peracikan tersendiri, mortir-stamper cukup dan bersih, baki obat, serbet, peralatan gelas ada (gelas ukur, spatel, dll), perlengkapan pengemas dan etiket memadai 6. Penyerahan : sopan, ramah, jelas, empati, dll.

PENYIAPAN OBAT Membaca resep : nama obat, jenis sediaan, signa (aturan pakai), jumlah, dosis, cara pemakaian, nama pasien (umur). Konsultasikan dengan penulis resep bila ada kesulitan pembacaan atau ketersediaan obat. Penulisan etiket dan pengemasan Dilarang kontak langsung tangan dengan obat untuk menghindari kontaminasi mikroba dan kontaminasi antar obat (bahaya bagi pasien yang sensitif/alergi obat tertentu (mis,. Gol. Sulfa dan penisilin)

PENYERAHAN Informasi yang diberikan: Cara pemakaian dan lamanya pemakaian Aturan pemakaian (kapan, berapa banyak) Efek samping obat dan interaksi (bila ada) Cara penyimpanan obat

PENCATATAN DAN PELAPORAN Tujuan: Bukti bahwa suatu kegiatan telah dilakukan Sumber data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian Sumber data untuk pembuatan laporan

SARANA Buku penerimaan obat, kartu stok, buku catatan penggunaan obat harian, LPLPO, buku obat rusak dan kadaluwarsa, buku narkotika dan psikotropika

PENANGANAN OBAT RUSAK DAN KADALUWARSA Tujuan : Untuk melindungi pasien dari bahaya penggunaan obat rusak dan kadaluwarsa Obat rusak dan kadaluwarsa tidak boleh digunakan lagi karena mutu dan keamanannya sudah tidak terjamin lagi. Prinsip : Obat rusak dan kadaluwarsa disimpan terpisah dari obat lainnya. Dilakukan pencatatan tentang nama obat, jenis sediaan, jumlah, dan keterangan yang berisi waktu kadaluwarsa atau keterangan kerusakan. Obat rusak dan kadaluwarsa dikembalikan ke puskesmas disertai berita acara untuk di musnahkan di DInas Kesehatan

MANAJEMEN LOGISTIK ( OBAT PUBLIK & PERBEKALAN KESEHATAN) DI PUSKESMAS

DRUG MANAGEMENT CYCLE SELECTION MANAGEMENT SUPPORT (dukungan manajemen) ORGANIZATION FINANCING ( Anggaran/Dana) MANAGEMENT INFORMATION HUMAN RESOURCES (SDM) USE PROCUREMENT Perc pengadaan DISTRIBUTION Policy & Legal Framework (Kebijakan & Program Kerja)

PENGELOLAAN OBAT DI PUSKESMAS Plan Procurement Receiving Storage Use Recording & Reporting

PROCUREMENT = perencanaan pengadaan Terdapat 2 metode : Metode konsumsi : Perencanaan jumlah kebutuhan obat berdasarkan konsumsi yang telah lalu. Penggunaan 1 tahun, stok opname Metode epidemiologi /Morbiditas : perencanaan jumlah kebutuhan obat berdasarkan kejadian penyakit. Dilakukan oleh Tim perencanaan obat terpadu

Analisis V – E – N DAN Pareto A – B – C V = Vital obat yang harus selalu ada : emergency misal digoksin, lar glukose 40% E = Esensial Obat yg paling banyak digunakan tetapi tidak wajib ada misal Parasetamol N = Non esensial obat yang tidak terlalu penting misal multivitamin Pareto A – B – C berdasarkan dana yg dibutuhkan untuk membayar obat

METODE KONSUMSI Pengumpulan dan pengolahan data Analisa data untuk informasi dan evaluasi Perhitungan perkiraan kebutuhan obat Penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan alokasi dana Jenis data : alokasi dana, daftar obat, stok awal, penerimaan, pengeluaran, sisa stok,obat hilang/rusak, kadaluarsa, kekosongan obat, pemakaian rata-rata/pergerakan obat pertahun, stok pengaman, perkembangan pola kunjungan

METODE KONSUMSI X = ( X + SS ) – Si X = Jumlah kebutuhan obat X = Rata-rata konsumsi obat SS = Safety Stock = Stok aman Si = Sisa obat yang ada

Contoh Soal Perencanaan kebutuhan obat dengan metode konsumsi Selama tahun 2010 (Januari-Desember) pemakaian Amoksilin 500 mg kaplet sebanyak 2.500.000 tablet. Untuk pemakaian selama 10 bulan pernah terjadi kekosongan selama 2 bulan. Sisa stok per 31 Desember 2010 adalah 50.000 kaplet. Berapa rencana pengadaan untuk tahun 2011 jika Lead time 3 ( tiga ) bulan, stok pengaman 20% dan yang akan dibeli kemasannya 1Box 10 strip @ 10 tablet

METODE MORBIDITAS / EPIDEMIOLOGI Y = { ( n + ST ) + SS } – Si Y = Jumlah kebutuhan obat untuk penyakit tertentu n = Jumlah kasus penyakit tertentu ST = Standar Terapi penyakit tertentu ( mis 3 x 1 diberikan dalam 3 hari = 9 )

Metode Morbiditas Perhitungan kebutuhan obat berdasar pola penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan, stok pengaman dan waktu tunggu. Langkah-langkah - Tentukan ∑ penduduk yang akan dilayani - Tentukan ∑ kunjungan kasus berdasarkan frekwensi penyakit - Sediakan standar/pedoman pengobatan - Hitung perkiraan kebutuhan obat - Penyesuaian dengan alokasi dana yang tersedia

3. Data yang perlu : Perkiraan ∑ populasi, komposisi demografi dari populasi yang akan diklasifikasikan berdasarkan jenis kelamin untuk kelompok umur antara : > 0-4 Th, >5-14 Th, >15-44 Th, >45 Th 4. Tentukan pola morbiditas penyakit berdasar kelompok umur dan rata-rata serangan penyakit 5. Hitung frekwensi kejadian masing-masing penyakit pertahun untuk seluruh populasi pada kelompok umur yang ada 6. Hitung perkiraan jumlah obat x jenis obat untuk setiap diagnose yang sesuai dengan standar pengobatan. 7. Gunakan pedoman pengobatan untuk menghitung jenis, jumlah dosis, frekwensi dan lama pemberian obat untuk setiap penyakit/ 1 kasus

Contoh soal Hitung jumlah oralit yang dibutuhkan bila untuk anak-anak , 1 episode diperlukan 15 bungkus oralit @ 200 ml dan jumlah episode 18.000 kasus Hitung jumlah oralit (dewasa) yang dibutuhkan bila 1 episode diperlukan 6 bungkus oralit @ 1000 mg/1 liter dan jumlah episode 10.800 kasus Langkah-langkah perhitungan : - Menghitung masing-masing obat yang diperlukan per penyakit - Mengelompokkan dan menjumlahkan masing-masing obat - Menghitung jumlah kebutuhan obat yad dengan NB : peningkatan kunjungan, lead time dan stok aman - Menghitung jumlah yg harus diadakan tahun anggaran yang akan datang = kebutuhan obat yang akan datang – sisa stok

Contoh soal 1 Hitunglah jumlah obat yang dibutuhkan pada 10 bulan yang akan datang jika diketahui bulan 1 obat parasetamol yang dipakai adalah 1.500 tablet, pada bulan ke 2 terpakai 2.000 tablet, bulan ke 3 membutuhkan 750 tablet, sedangkan stok aman adalah 300 tablet dan sisa obat pada bulan terakhir adalah 100 tablet.

Contoh Soal 2 Hitunglah kebutuhan obat berdasarkan epidemiologi jika deiketahui jumlah kasus flu burung pada tahun lalu adalah 60 kasus dengan kebutuhan obat Tami Flu sebanyak 960 tablet, jika SS nya adalah 10% dari obat dan sisa obat adalah 10 tablet dan obat diberikan dengan dosis 4 x 1 tablet selama 4 hari.

Perbandingan Metode konsumsi dan Metode Morbiditas Pilihan pertama dalam perencanaan dan pengadaan Lebih mudah dalam perhitungan Lebih cepat dalam perhitungan Kurang tepat dalam perhitungan Kurang tepat dalam menentukan jenis dan kuantum Mendukung ketidak rasionalan dalam penggunaan obat Lebih akurat dalam perhitungan Lebih mendekati kebutuhan Pengobatan rasional Perhitungan lebih rumit Data yang diperlukan : kunjungan pasien, 10 besar pola penyakit dan persentase dewasa & anak-anak Tidak digunakan untuk semua penyakit

Penyesuaian Rencana Pengadaan Obat Penyesuaian rencana pengadaan dengan jumlah dana Informasi yang didapat : jumlah rencana pengadaan, skala prioritas masing-masing jenis obat dan jumlah kemasan untuk rencana pengadaan obat tahun yang akan datang. 1. Analisa ABC 2. Analisa VEN

Analisa A B C Kelompok A : Penyerapan dana sekitar 70 % dari jumlah dana obat secara keseluruhan Kelompok B : Penyerapan dana sekitar 20 % dari jumlah dana obat secara keseluruhan Kelompok C : Penyerapan dana sekitar 10 % dari jumlah dana obat secara keseluruhan

Langkah Tentukan kelompok A,B,C Hitung jumlah dana yang dibutuhkan untuk masing-masing jenis obat ( kuantum x harga ) Rangkingkan mulai dari yang terbesar sampai yang terkecil Hitung persentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan Hitung kumulasi persennya Obat dalam kelompok A termasuk dalam kumulasi 70 % Obat dalam kelompok B termasuk dalam kumulasi 70% s/d 90% Obat dalam kelompok C termasuk dalam kumulasi 90% s/d 100%

Pengelompokan obat berdasarkan banyaknya dana yang diserap. MANFAAT MENGHITUNG PROSENTASE KEBUTUHAN KUMULATIF DALAM ANALISIS PARETO/ ABC Pengelompokan obat berdasarkan banyaknya dana yang diserap. Mengetahui berapa prosentase dana yang dihabiskan Mengelompokkan daftar obat menjadi kategori A,B,C Dapat membantu untuk mempersiapkan dana guna persiapan membeli obat ketika sakit

Analisa VEN Kelompok V : Obat-obat sangat esential (vital) contoh obat-obat penyelamat, obat-obat untuk pelayanan kesehatan pokok (vaksin) obat-obat untuk atasi penyakit-penyakit penyebab kematian terbesar Kelompok E : Obat-obat yang bekerja kausal (sumber penyebab penyakit) Kelompok N : Obat yang kerjanya ringan biasa untuk timbulkan kenyamanan / keluhan ringan

Kegunaan penggolongan VEN : Penyesuaian rencana kebutuhan obat dengan alokasi dana yang tersedia, obat-obat yang perlu ditambah/dikurangi berdasar VEN Obat kelompok V diusahakan tidak terjadi kekosongan obat Kriteria VEN ditentukan oleh TIM Kriteria : Klinis, Konsumsi, Target, Kondisi, Biaya

Langkah-langkah tentukan VEN Mengukur Kriteria menentukan VEN Menyediakan data Pola Penyakit Standar Pengobatan

Contoh soal Hitunglah jumlah obat yang dibutuhkan pada 10 bulan yang akan datang jika diketahui bulan 1 obat parasetamol yang dipakai adalah 1.500 tablet, pada bulan ke 2 terpakai 2.000 tablet, bulan ke 3 membutuhkan 750 tablet, sedangkan buffer stok adalah 10%, lead time 2 bulan dan sisa obat pada bulan terakhir adalah 100 tablet.

Hitunglah kebutuhan obat berdasarkan epidemiologi jika deiketahui jumlah kasus flu burung pada tahun lalu adalah 60 kasus dengan kebutuhan obat Tami Flu sebanyak 960 tablet, jika buffer stoknya 10% dari obat dan sisa obat adalah 10 tablet dan obat diberikan dengan dosis 4 x 1 tablet selama 4 hari.

Diagram Analisis ABC:

Hitunglah dengan metode ABC (paretto), beberapa item obat berikut dan tentukan kategorinya No. Item obat Freq Harga satuan ∑Harga % harga Kumulatif harga % Kumltf Kategori 1 Cefadroxil sirup 50 botol Rp. 6.500,- 2 Colsancetin e Cap 12 box Rp . 40.000,- 3 Loratadin 10 mg 5 box Rp 15.500,- 4 Kemicetin Cap 2 box Rp 32.000,- 5 Pamol syrup Rp. 7.000,- 6 Neurovit E 50 box Rp. 31.300,- 7 Primperan syrup 25 botol Rp. 9.800,- 8 Bricasma 0,25 10 box Rp. 166.300,- 9 Glucobay Rp. 94.200,- 10 Depoprofera Inj. 50 vial Rp. 5.950,- 11 Planotab 3 box Rp. 60.000,- 12 Celeston Rp. 198,000,- 13 Primolut N 8 box Rp. 92.000,- 14 Analsik Rp. 78,000,- 15 Benostan Rp. 75.000,- 16 Neuralgin Rp. 18.200,- 17 Primadol 5 dos Rp. 80.000,- 18 bioneuron Rp. 58.850,- 19 Amoxsan 500 mg Rp. 247.500,- 20 Neurobat A Rp. 72.000,- 21. Frisium Rp. 247.100,- 22 Tonikum Bayer 35 botol Rp. 8.500,- 23 Visine 15 ml 15 botol Rp. 8.700,- 24 Voltaren 25 Rp. 86.000,- 25 Trombophop gel 12 tube Rp. 47.000,- 26 Feldene Rp. 73.400,- 27 Neo reumacyl Rp. 48.000,- 28 Asmasolon Rp. 38.000, 29 Canesten salep 25 tube Rp. 6.600,- 30 Voltadex krim 20 tube Rp. 7.500,=