mEnyusun rencana manajemen CAKUPAN PROYEK PERTEMUAN - 4 mEnyusun rencana manajemen CAKUPAN PROYEK

BAHASAN Cakupan proyek Rencana manajemen cakupan proyek Pernyataan cakupan proyek Work breakdown structure MPPL IF015 3 SKS

KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK MENUTUP PROYEK MEMONITOR DAN MENGAWASI PROYEK MELAKSANAKAN PROYEK MERENCANAKAN PROYEK BAHASAN MEMULAI PROYEK LAHIRNYA PROYEK WAKTU MPPL IF015 3 SKS

MPPL IF015 3 SKS

CAKUPAN PROYEK Dalam konteks proyek, cakupan bisa berarti: a. Cakupan produk: Semua fitur dan fungsi yang menjadi karakter / sifat suatu produk / jasa / hasil proyek b. Cakupan proyek: Semua pekerjaan yang harus diselesaikan dalam menghasilkan produk dengan fitur dan fungsi yang tertentu Cakupan proyek perlu dikelola dengan baik, untuk itu disusun Rencana Manajemen Cakupan Proyek MPPL IF015 3 SKS

RENCANA CAKUPAN PROYEK Rencana cakupan proyek dijadikan dasar dalam memutuskan selesainya suatu proyek atau fase proyek Rencana cakupan proyek meliputi: Rencana manajemen cakupan proyek Pernyataan cakupan proyek Work Breakdown Structure (WBS) dan penjelasannya MPPL IF015 3 SKS

MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK Mencakup proses-proses yang diperlukan untuk menjamin “ proyek melakukan semua pekerjaan yang diperlukan, dan hanya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses ” Berkaitan dengan mendefinisikan dan mengontrol apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek Menjamin bahwa stakeholder dan tim proyek memiliki satu pandangan tentang produk dari proyek Pengertian manajemen lingkup proyek Memulai proyek : Perencanaan strategi dan seleksi proyek Lingkup rencana dan pernyataan lingkup proyek Definisi lingkup proyek dan work breakdown structure Verifikasi dan pengawasan perubahan lingkup proyek MPPL IF015 3 SKS

PROSES-PROSES MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK PERENCANAAN 1. Merencanakan manajemen cakupan 2. Mengumpulkan kebutuhan 3. Mendefinisikan cakupan 4. Membuat WBS MONITORING DAN PENGAWASAN 5. Memvalidasi cakupan 6. Mengontrol cakupan MPPL IF015 3 SKS

Proses 1 MERENCANAKAN MANAJEMEN CAKUPAN Kegiatan ini menghasilkan Rencana Manajemen Cakupan, yang merupakan bagian dari Rencana Manajemen Proyek. MPPL IF015 3 SKS

Proses Merencanakan Manajemen Cakupan Proyek INPUT OUTPUT Rencana manajemen cakupan Rencana manajemen kebutuhan Rencana manajemen stakeholder Register stakeholder Project charter TOOLS & TECHNIQUES Pertimbangan ahli Pertemuan-pertemuan MPPL IF015 3 SKS

Proses 1 MERENCANAKAN MANAJEMEN CAKUPAN Rencana Manajemen Cakupan menjelaskan ttg bagaimana cakupan sebuah proyek : didefinisikan, divalidasi, dan dikendalikan. MPPL IF015 3 SKS

Manajer Proyek sebagai penanggung jawab manajemen cakupan proyek Di dalamnya dimuat: Manajer Proyek sebagai penanggung jawab manajemen cakupan proyek Dokumen cakupan proyek (Pernyataan cakupan; Work breakdown structure; WBS dictionary) Bagaimana rencana cakupan disusun Prosedur untuk mengubah cakupan proyek (bila diperlukan) Penanggung jawab penerima hasil proyek dan prosedur penerimaannya. MPPL IF015 3 SKS

Proses 2 MENGUMPULKAN KEBUTUHAN Menentukan dan mendokumentasikan kebutuhan stakeholder dalam memenuhi sasaran proyek MPPL IF015 3 SKS

Proses : Mengumpulkan Kebutuhan INPUT OUTPUT Project charter Register stakeholder Dokumentasi kebutuhan Rencana manajemen kebutuhan Matriks pelacakan kebutuhan TOOLS & TECHNIQUES MPPL IF015 3 SKS

Masukan untuk Proses Mengumpulkan Kebutuhan Project charter memberikan kewenangan kepada proyek. Memuat kebutuhan proyek dan deskripsi produk proyek secara umum. Register stakeholder: Memuat catatan penting tentang karakter stakeholder MPPL IF015 3 SKS

Proses 3 MENDEFINISIKAN CAKUPAN PROYEK Menyusun rincian pernyataan cakupan proyek sebagai dasar untuk pengambilan keputusan selanjutnya MPPL IF015 3 SKS

Keluaran dari Proses Mengumpulkan Kebutuhan Dokumentasi kebutuhan: Dokumen yang menjelaskan bagaimana masing-masing kebutuhan itu memenuhi kebutuhan bisnis pada proyek Rencana manajemen kebutuhan: Dokumen yang menjelaskan bagaimana kebutuhan akan dianalisa, didokumentasikan, dan dikelola selama proyek berlangsung Matrix ketelusuran kebutuhan: Tabel yang mengaitkan kebutuhan dengan sumbernya dan menelusurinya sepanjang siklus hidup proyek MPPL IF015 3 SKS

Piranti untuk Proses Mengumpulkan Kebutuhan Wawancara Focus group Workshops berfasilitas (contoh: JAD) Teknik grup kreatif (contoh: brainstorming, teknik Delphi, etc) Teknik pengambilan keputusan oleh grup Kuesioner dan atau survei Observasi Prototipe, ada umpan balik pada tahap awal thd kebutuhan yg disajikan dengan model MPPL IF015 3 SKS

Mendefinisikan Cakupan Proyek (dari PMBOK) INPUT OUTPUT Project charter Dokumentasi kebutuhan Aset proses organisasional Pernyataan cakupan proyek Update dari dokumen proyek TOOLS & TECHNIQUES Pertimbangan ahli Analisa produk Identifikasi alternatif Workshops yg difasilitasi MPPL IF015 3 SKS

Piranti untuk Proses Mendefinisikan Cakupan Proyek Pernyataan Cakupan Proyek (scope statement) mendefinisikan pekerjaan dalam proyek, dan merincinya, untuk dijadikan dasar keputusan proyek selanjutnya. Pertimbangan dalam penyusunannya sama dengan pada waktu mendefinisikan rencana manajemen kebutuhanan Analisis produk dapat digunakan untuk mendefinisikan cakupan proyek. Seringkali dibutuhkan pendapat ahli untuk merumuskan cakupan proyek dengan tepat. MPPL IF015 3 SKS

Keluaran dari Proses Mendefinisikan Cakupan Proyek Project scope statement mencakup: Sasaran proyek, antara lain memuat kriteria untuk mengukur keberhasilan proyek; target-target biaya, jadwal, dan target kualitas Deskripsi cakupan proyek: harus memiliki keterangan rinci yang cukup lengkap untuk mendukng perencanaan cakupan awal berikutnya Kebutuhan proyek Batasan proyek : Menyatakan dengantegas segala sesuatu yang tidak masuk dalam proyek Serahan proyek Kriteria penerimaan produk Kendala dan Asumsi proyek Da MPPL IF015 3 SKS

Template sederhana PERNYATAAN CAKUPAN PROYEK Tanggal:……….. Disiapkan oleh: ………………… Justifikasi Proyek: Memuat hal-hal yang membenarkan proyek dilaksanakan Karakteristik Produk dan Persyaratannya Serahan Proyek: Serahan yang terkait manajemen proyek Serahan yang termasuk produk proyek Kriteria Sukses Proyek MPPL IF015 3 SKS

Proses 4 Menyusun Work Breakdown Structure Dibuat dengan membagi (dekomposisi) serahan (deliverables) dan pekerjaan proyek kedalam komponen yang lebih kecil yang lebih mudah dikelola. Dekomposisi diatas dapat digabungkan dengan pendekatan dari bawah ke atas Dibuat dengan memperhatikan Pernyataan Cakupan, prosedur organisasi, dan rencana manajemen lainnya MPPL IF015 3 SKS

Work Breakdown Structure (WBS) Bisa menggunakan template dari proyek sebelumnya WBS disertai kamus (penjelasan) WBS Perlu mengikuti ketentuan-ketentuan dalam dekomposisi MPPL IF015 3 SKS

PEDOMAN PEMBUATAN WBS Satu unit pekerjaan hanya muncul di satu tempat Jumlah pekerjaan yang dibagi harus habis terbagi Satu satuan pekerjaan hanya punya satu penanggung jawab Harus dapat dilaksanakan secara konsisten Anggota tim proyek teribat dalam pembuatan WBS Setiap satuan pekerjaan didokumentasi secara jelas Harus fleksibel untuk mengakomodasi perubahan MPPL IF015 3 SKS

CONTOH WBS dengan bentuk struktur hirarkis kebawah INTRANET DISAIN SITUS WEB ‘PAGE’ PENJUALAN PEMASARAN DISAIN HOME PAGE SITE MAP TEKS DISAIN GRAFIS CITRA PROGRAM HYPERLINK WBS menurut produk Sumber: Schwalbe., ITPM, 2006 MPPL IF015 3 SKS

DENGAN STRUKTUR TABULER (Schwalbe:2006) CONTOH W.B.S. DENGAN STRUKTUR TABULER (Schwalbe:2006) 1.0 Konsep 1.1 Evaluasi sistem yang ada 1.2 Pendefinisian kebutuhan 1.2.1 Mendefinisikan kebutuhan pengguna 1.2.2 Mendefinisikan kebutuhan muatan (isi) 1.2.3 Mendefinisikan kebutuhan sistem 1.2.4 Mendefinisikan kebutuhan kepemilikan server 1.3 Mendefinisikan fungsi spesifik 1.4 Mendefinisikan resiko dan pendekatan manajemen resiko 1.5 Menyusun rencana proyek 1.6 Penjelasan kepada tim pengembangan web 2.0 Desain situs web 3.0 Membangun (konstruksi) situs web 4.0 Penggunaan 5.0 Dukungan MPPL IF015 3 SKS

DISKUSI TUGAS Buatlah WBS untuk proyek anda. Entrikan pada MS Project / perangkat lunak yang anda gunakan. Sederhanakan WBS anda untuk memudahkan penyusunan anggaran MPPL IF015 3 SKS

KUIS AKHIR SESI Jelaskan dengan kalimat anda sendiri secara singkat, apa yang dimaksud dengan: Proyek Kendala proyek Cakupan proyek MPPL IF015 3 SKS

MPPL IF015 3 SKS