MODUL 8 DASAR-DASAR MANAJEMEN KOORDINASI A. PRINSIP KOORDINASI Semua aktivitas organisasi harus dikoordinasikan. Hal ini penting untuk mencegah kesimpangsiuran tugas dan tanggung jawab. Kerjasama merupakan asas koordinasi. Artinya, mereka harus bertindak bersama-sama agar terdapat satu kesatuan dalam tindakan. Koordinasi sebagai “pengaturan yang tertib dari suatu kumpulan atau gabungan usaha untuk menciptakan kesatuan dalam mencapai tujuan bersama”. Koordinasi merupakan salah satu prinsip organisasi yang tidak dapat diabaikan. Koordinasi sebagai asas pertama dalam pencapaian tujuan organisasi. Setiap organisasi selalu mempunyai dua tujuan organisasi, yaitu: a. Tujuan intern Bersifat koordinatif. b. Tujuan ekstern Berupa sesuatu yang sesuai dengan tujuan penggabungan upaya organisasi.

Koordinasi sebagai syarat mutlak untuk menjamin agar semua kegiatan kerja dalam organisasi dapat berjalan dengan harmonis dan efisien. Semakin besar ruang lingkup suatu organisasi semakin terasa betapa pentingnya masalah koordinasi. Koordinasi menghubungkan kegiatan berbagai macam cabang pekerjaan yang menjamin terlaksananya garis politik yang ditentukan dan menghindarkan perselisihan paham atau kepentingan. Koordinasi adalah suatu proses yang mengatur agar pembagian keja dari berbagai orang atau kelompok dapat tersusun menjadi suatu kebulatan yang terintegrasi dengan cara seefisien mungkin. Koordinasi adalah pengaturan tata hubungan usaha bersama. Untuk memperoleh kesatuan tindakan dalam usaha pencapaian tujuan.

Koordinasi ditujukan untuk pencegahan : a. Konflik dan kontradiksi. b. Persaingan yang tidak sehat. c. Pemborosan. d. Kekosongan ruang dan waktu. e. Terjadinya perbedaan pendekatan dalam pelaksanaan. B. ASPEK KOORDINASI DAN VARIASI KETERGANTUNGAN ANTARA UNIT-UNIT ORGANISASI Kebutuhan terhadap koordinasi bergantung pada jenis tugas yang dilakukan sub unit yang melakukannya. Bila tugas-tugas itu membutuhkan arus informasi antar unit, maka yang terbaik adalah tingkat koordinasi yang tinggi. Menurut James D. Thompson dalam Stoner James A.F ada tiga ketergantungan antara unit-unit organisasi sebagai berikut: 1. Ketergantungan yang dikelompokkan (pooled interdependence) Ketergantungan ini terjadi bila unit-unit organisasi tidak saling tergantung untuk melaksanakan pekerjaan sehari-hari. Namun, sering bergantung pada prestasi demi kelangsungan hidup seluruh organisasi.

2. Ketergantungan sekuensial (sequential interdependence) Suatu unit organisasi harus melakukan aktivitasnya terlebih dahulu sebelum unit lain dapat bertindak. 3. Ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence) Unit-unit yang terlibat saling hubungan memberi dan menerima dalam kegiatan sehari-hari. Dalam ketergantungan seperti ini dapat dipastikan bahwa aliran informasi/pesan juga akan timbal balik. Paul R. Lawrance dan Joy W. Lorch dalam Stoner james A.F (1988) dalam bukunya Organization and Environment mengatakan beberapa faktor yang membatasi efektivitas koordinasi : 1. Perbedaan orientasi tujuan. Masing-masing sub unit mempunyai pandangan berbeda tentang cara yang paling baik untuk mengembangkan organisasi (perusahaan). 2. Perbedaan dalam orientasi waktu. Sub unit-sub unit tertentu memprioritaskan masalah-masalah yang dapat ditanggulangi segera, sedangkan sub unit-sub unit yang lain memprioritaskan masalah-masalah yang membutuhkan waktu yang lama.

Ketergantungan Yang Dikelompokkan 3. Perbedaan dalam orientasi antarpribadi. Dalam sub unit-sub unit tertentu cara-cara komunikasi berlangsung cepat, sedangkan dalam sub unit-sub unit yang lain berlangsung lambat. 4. Perbedaan dalam formalitas struktur Setiap sub unit dalam organisasi dapat memiliki metode dan standar yang berbeda-beda dalam mengevalusikan kemajuan-kemajuan organisasi. Ketergantungan Antar Unit-unit Organisasi Ketergantungan Yang Dikelompokkan Unit Pengendalian Sub Unit

Ketergantungan Sekuensial Unit Pengendalian Sub Unit Ketergantungan Timbal Balik Unit Pengendalian Sub Unit Sub Unit Sub Unit