KOORDINASI dan RENTANG MANAJEMEN

Proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (dept/bidang/fungsi) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajad saling ketergantungan bermacam-macam satuan pelaksananya

Macam saling ketergantungan (JD. Thomson) : Yang menyatu (pooled interdepence), bila satuan organisasi tdk saling tergantung satu dg yg lain ttp tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan hasil akhir Yang berurutan (sequential interdependece), dimana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dahulu, sebelum satuan yang lain dapat bekerja. Timbal Balik (reciprocal interdependece), merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi

Masalah-masalah dalam Koordinasi : Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu Perbedaaan dalam orientasi waktu Perbedaan dalam orientasi antar pribadi Perbedaan dalam formalitas struktur Pendekatan Koordinasi yg Efektif : Mekanisme Pengkoordnasian Dasar Meningkatkan Koordinasi Potensial Pengurangan Kebutuhan akan koordinasi

Mekanisme Pengkoordinasian Dasar : Hirarki manajerial, rantai perintah, aliran informasi, wewenang forml, hub tg jwb & akuntabilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan dg jelas dan pengarahan yg tepat Aturan dan Prosedur, keputusan manajerial yg dibuat utk menangani kejadian rutin, shg dpt menjadi alat koordinasi dan pengawasan. Rencana dan Penetapan Tujuan, pengembangan rencana dan tujuan melalui pengarahan seluruh satuan organisasi thd sasaran yang sama

Meningkatkan Koordinasi Potensial : Sistim informasi vertikal, peralatan melalui mana data dislurkan melewati tingkatan2 organisasi Hubungan lateral/horisontal, melalui pemotongan rantai perintah, membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi dibutuhkan ada. Kontak langsung Peranan penghubung Panitia/satuan tugas Pengintegrasian peranan Organisasi matriks

Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi : Penciptaan sumber-daya tambahan, penambahan tenaga kerja, bahan baku, waktu tugas diperingan dan masalah yg timbul berkurang Penciptaan tugas2 yg dapat berdiri sendiri Penentuan Mekanisme Koordinasi yg tepat : Pertimbangan penting dalam penentuan pendekatan yg paling baik untuk koordinasi adalah menyesuaikan kapasitas organisasi untuk koordinasi dengan kebutuhan

RENTANG MANAJEMEN (SPAN OF CONTROL) Berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan, atau jumlah bawahan yang secara langsung memberikan laporan kepada seorang manajer tertentu. Rentang manajemen dan koordinasi adalah saling berhubungan dimana semakin besar jumlah rentang manajemen semakin sulit untuk mengkoordinir kegiatan2 secara efektif

Faktor2 yg mempengaruhi Rentang manajemen Menurut CW Barkdull (cintingesi approach): Kesamaan fungsi-fungsi Kedekatan geografis Tk pengawasan langsung yg dibutuhkan Perencanaan yang dibutuhkan manajer Bantuan organisasional yang tersedia bagi pengawas

Menurut M Keren & D Levhari : Faktor yang berhubungan dgn situasi, dapat relatif melebar bila : Pekerjaan bersifat rutin Operasi stabil Pekerjaan bawahan sejenis Pekerjaan bawahan td saling tergantung Prosedur dan metoda yg baik Pekerjaan tdk membutuhkan pengawasan yg tinggi

Faktor yang berhubungan dgn bawahan, rentang mgt dapat melebar bila : Bawahan adalah terlatih baik untuk pekerjaan tertentu Bawahan lebih senang bekerja tanpa pengawasan ketat Faktor yang berhubungan dgn atasan, rentang mgt dapat melebar bila : Manajer terlatih dan kemampuan tinggi Manajer tdk mempunyai kegiatan tambahan Gaya pengawasan yg lepas

WEWENANG - DELEGASI dan DESENTRALISASI

WEWENANG (Authority) Hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu Sumber wewenang : Teori formal (klasik), menyebutkan bahwa wewenang adalah dianugerahkan, diberi, dilimpahi, diwarisi hal tersebut. Teori penerimaan, berpendapat bahwa wewenang seseorang timbul hanya bila hal itu diterima oleh kelompok/individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan

Kondisi secara simultan bahwa seseorang bersedia menerima komunikasi yg bersifat kewenangan : Dia memahami komunikasi tersebut Saat keputusannya dibuat dia percaya bahwa hal tsb tdk menyimpang dari tujuan organisasi Dia yakin bahwa hal tsb tdk bertentangan dengan kepentingan pribadinya sebagai suatu keseluruhan Dia mampu secara mental dan phisik untuk mengikutinya 2-

KEKUASAAN (POWER) Kemampuan untuk melakukan hak tersebut, atau kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan atau kejadian Jenis kekuasaan : Kekuasaan Posisi (position power),didapat dari wewenang formal. Kekuasaan pribadi(personal power),didapatkan dari para pengikut

Sumber Kekuasaan MANAJER COERCIVE LEGITIMATE REWARD EXPERT INFORMATION REFERENT

Sumber Kekuasaan Kekuasaan Balas Jasa (Reward) Kekuasaan Paksaan (Coercive) Kekuasaan Sah (legitimate) Kekuasaan pengendalian informasi (control of information) Kekuasaan Panutan (referent) Kekauasaan Ahli (expert)

Dua muka dari kekuasaan (David McClelland) : Sisi Positif, kekuasaan ditandai dengan perhatian pada pencapaian tujuan kelompok, meliputi penggunaan pengaruh atas nama dan bukan kekuasaan diatas orang lain, dapat mengembangkan dan sebagai motivator bagi anggota organisasi Sisi Negatif,kekuasaan berarti menguasai orang lain yang lebih lemah, memperlakukan orang lain/ bawahan sebagai bidak yang digunakan, bila perlu dikorbankan

STRUKTUR LINI DAN STAFF Wewenang Lini (line authority), wewenang dimana atasan melakukannya atas bawahannya langsung Wewenang Staff (staff), hak yg dipunyai oleh satu satuan staff atau para spesialist utk menyarankan, merekomendasi, atau konsultasi kpd personalia lini. Wewenang Staff Fungsional (fungtional staff), mempunyai hak untuk memerintah satuan lini sesuai kegiatan fungsional, yg merupakan spesialis dr staf yg bersangkutan.

SUMBER KONFLIK LINI-STAF Perbedaan umur dan pendidikan. Perbedaan tugas : orang lini lebih tehnis dan generalis, staf merupakan spesialis : Istilah dan bahasa yg berbeda antara lini dan staf saran staf tdk dpt diterapkan krn staf tdk tau masalah lini Perbedaan sikap Perbedaan posisi

DELEGASI WEWENANG Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu. Pendelegasi menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kpd bawahan Pendelegsi melimpahkan wewenang yg diperlukan utk mencapai tujuan/tugas Penerima delegasi menimbulkan kewajiban dan tanggung jawab Pendelegasi menerima pertanggungjawabab

Pedoman Klasik Utk Delegasi Prinsip Skalar : kepada dan dari siapa delegasi serta mempertanggungjawabkan menghindari gaps, overlaps, splits Prinsip kesatuan perintah, dimana setiap bawahan dalam organisasi seharusnya melapor hanya kpd seorang atasan Tanggung jawab, wewenang dan akuntabilitas

Kegagalam dalam Mendelegasikan Manajer merasa lebih bila mereka tetap mempertahankan hak pembuatan keputusan Manajer tdk bersedia menghadapi resiko bahwa bawahan akan melaksanakan wewenangnya dengan salah atau gagal Manajer tidak atau kurang mempunyai kepercayaan akan kemampuan bawahan Manajer merasa bahwa bawahan lebih senang tidak mempunyai hak pembuatan keputusan Manajer takut posisinya terancam Manajer tdk mempunyai kemampuan manajerial utk mendelegasikan

Penolakan thd Delegasi Wewenang Bawahan menerima tambahan tanggung jawab dan akuntabilitas Bawahan tidak berani resiko dan kritik Bawahan yang tidak percaya diri dalam mengambil keputusan Penanggulangan Hambatan Delegasi Kesediaan manajemen memberikan kebebasan sesungguhnya kpd bawahan Pengembangan komunikasi antara manajer dan bawahan

Tehnik khusus untuk membantu Manajer dalam melakukan Delegasi Menetapkan Tujuan Tegaskan tanggung jawab dan wewenang Berikan motivasi kepada bawahan Meminta penyelesaian kerja Berikan latihan Adakan pengawasan yang memadai

SENTRALISASI dan DESENTRALISASI

Sentralisasi Pemusatan kekuasaan dan wewenang pada tingkatan atas suatu organisasi. Dentralisasi Penyebaran atau pelimpahan secara meluas kekuasaan dan pembuatan keputusan ke tingkatan organisasi yang lebih rendah. Konsep sentralisasi dan desentralisasi berhubungan dengan derajad dimana wewenang dipusatkan atau disebarkan.

Faktor-2 Yg Mempengaruhi Derajad Desentralisasi : Filsafat manajemen Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi Strategi dan lingkungan organisasi Penyebaran geografis organisasi Tersedianya peralatan pengawasan yg efektif Kualitas manajer Keaneka-ragaman produk dan jasa Karakteristik2 organisasi yang lainnya