Tools for Improvement (1) Mahendrawathi ER, Ph.D

Streamlining Prinsip utama: untuk memangkas hal-hal yang tidak perlu dan elemen berlebihan dalam proses bisnis Aspek proses yang efisien: mengalir dengan mudah tanpa mengakibatkan penurunan kinerja Beberapa alat untuk merampingkan: eliminasi birokrasi penghapusan redundansi Analisis nilai tambah

Pengurangan birokrasi perampingan vs. birokrasi perampingan = efisien & mengalir dg mudah Birokrasi = lambat & ‘gemuk’ Birokrasi selalu menjadi hambatan… terhadap proses berpikir dan transisi dari departemen ke manajemen proses Menghapus birokrasi langkah awal perampingan proses bisnis i

Efek Khas birokrasi  banyak kertas yang tidak perlu! Penelitian telah menunjukkan bahwa 60% dari pekerjaan kantor terdiri dari Meninjau pekerjaan lain Menyimpan dan mengambil informasi yang kadang-kadang berguna dan sering informasi yang tidak berguna Banyak efek negatif, kadang-kadang tidak mungkin untuk diukur

Pendekatan untuk mengurangi birokrasi Melacak birokrasi dengan mengajukan pertanyaan seperti: Apakah kegiatan yang dilakukan untuk memeriksa atau menyetujui pekerjaan orang lain? Apakah memerlukan lebih dari satu tanda tangan? Apakah menghasilkan beberapa salinan? Apakah beberapa salinan disimpan tanpa alasan yang jelas? Apakah salinan dikirim ke orang-orang yang tidak perlu atau tidak menggunakannya? Apakah orang atau departemen yang terlibat yang menghambat efisiensi dan kualitas pekerjaan?

Menelusuri birokrasi Bandingkan diagram alur untuk proses dan jawab pertanyaan di atas Kegiatan yang berhubungan dg review, persetujuan, penandatanganan atau inspeksi diberi warna biru Orang yang bertanggung jawab untuk setiap kegiatan "biru" menyajikan sebuah gambaran jika waktu dan biaya yang terkait ada gunanya Kegiatan yang tidak dapat dipertanggung jawabkan, dieliminasi

Another sign of bureaucracy Penggunaan tak terbatas dari fotokopi atau akses ke lemari arsip  sekitar 90% dari semua dokumen yang tersimpan dalam suatu organisasi tidak pernah digunakan lagi

Redundancy Elimination Khusus untuk proses administrasi  banyak kegiatan yang sama atau serupa sering dilakukan di dua atau lebih tempat proses Departemen yang berbeda melakukan tugas mereka secara mandiri dampak: Meningkatkan biaya proses Meningkatkan kemungkinan data yang bertentangan Bagaimana untuk menghindarinya? Tidak ada trik mudah Telusuri setiap kegiatan dan hasil yang terkait dengan proses identifikasi dan hilangkan aktivitas, dokumen dan hasil yang dihasilkan lebih dari sekali

Analisis nilai tambah Sebuah konsep sentral dalam proses perampingan Ketika suatu produk melewati perusahaan dan berubah dari bahan baku menjadi barang jadi, dua hal yang benar-benar terjadi pada nilainya: Dengan memasok bahan, tenaga kerja, energi, dll proses menimbulkan biaya bagi organisasi Dengan menambah kualitas produk, pengalaman produk dan nilai tambah Tantangan: bagaimana memastikan bahwa nilai produk (bentuk dari apa yang pasar ingin bayar)> biaya

Nilai tambah Added Value = nilai setelah proses – nilai sebelum proses Proses dalam suatu organisasi dapat dibagi menjadi tiga kategori: Kegiatan nyata penambahan nilai (RVA): kegiatan yang dari titik pandang akhir pelanggan menambah nilai produk Kegiatan penambahan nilai organisasi (OVA): kegiatan yang dari titik pandang akhir pelanggan tidak menambah nilai apapun, tapi diperlukan dari sudut pandang organisasi Kegiatan yang tidak menambah nilai: kegiatan yang baik dari pandangan pelanggan maupun dari sudut organisasi tidak menambah nilai apapun

Value-added analysis Analisis setiap kegiatan tunggal dalam proses untuk menentukan kontribusi mereka terhadap pertambahan nilai bagi pelanggan akhir Kelompokkan semua kegiatan RVA: tandai hijau OVA: tandai kuning NVA: tandai merah Optimalkan OVA dan hilangkan NVA

General advice for removing NVA and minimizing OVA Kerja ulang hanya bisa dihilangkan dengan menghilangkan sumber penyebab terjadinya kesalahan di tempat pertama Gerakan murni dari dokumen atau informasi lainnya dapat diminimalkan dengan menggabungkan operasi, pergerakan orang lebih dekat satu sama lain dll Menunggu waktu dapat diminimalkan dengan menggabungkan operasi, menyeimbangkan beban kerja atau otomatisasi Kebanyakan output NVA dapat dihilangkan jika manajemen menerimanya Inspeksi dan kontrol dapat dihilangkan dengan mengubah kebijakan dan prosedur

Process Cycle Time Reduction Motivasi: waktu adalah uang! Produk harus disampaikan kepada pelanggan secepat mungkin Siklus waktu yang panjang menghasilkan persediaan yang lebih tinggi biaya yang lebih tinggi Upaya khusus untuk memperbaiki waktu siklus : Melakukan kegiatan secara paralel, bukan secara berurutan Mengubah urutan kegiatan mengurangi interupsi peningkatan timing

Pengurangan waktu siklus adalah penting dalam industri apa???? musiman Produk dg siklus hidup pendek Misalnya industri pakaian

Example: How ZARA change reduce cycle time Initial Process Scan fashion shows Product Design Purchase Fabrics Mfg Dist

Reengineered Process Scan fashion shows Final Initial Purchase Fabrics Efficient distribution with sorting & MH technology Final Design Initial Design Purchase Fabrics Mfg Dist After spotting new trends After obtaining reliable data from stores

Often supply chain networks are highly complex when mapped out Dealers Germany East European & North Africa Italy France NL Spain Consolidators e.g S. America C UK DMTO MTO SMTO DMTS MTS SMTS SUPPLIER Nordic Plant 1 DMTS MTS SMTS Nordic Plant 2 US Plant 1 US Plant 2 DMTO MTO SMTO SUPPLIER v H MTS S Make to stock e.g Kits Source Material flow Example of spares & consumables for medical equipment D Deliver Customer Order flow H Hospitals Finished goods Replenishment Order flow

Alternative ‘configurations’ can simplify the flows significantly D S Dealers Germany East European & North Africa Italy France NL Spain C Consolidators e.g S. America UK DMTO MTO SMTO DMTS MTS SMTS SUPPLIER S&C hub DMTS MTS SMTS DMTO MTO SMTO SUPPLIER US Plant 1 US Plant 2 Nordic Plant 1 Nordic Plant 2 H Example of spares & consumables for medical equipment MTS S Make to stock e.g Kits Source Material flow D Deliver Customer Order flow Replenish Order flow H Hospitals Finished goods

Example - current Supply Chain configuration Local Market Forecasts In Market Sales Forecasts Local Market Forecasts Distribution Inventory Local Market Forecasts Pipeline Stock (SIT) Local Market Forecasts Distributor Orders NRP’s Customer Care Group Planning NRP Group Planning Shipping Department Supply Source UK – Stakehill 1 Dist. Centre UK – Stakehill 2 UK - Heywood USA - Anderson Dist. Centre Euro - Leerdam Dist. Centre UK - Newcastle Dist. Centre Local Market Customers Customers Customers

Example - future configuration……… NRP’s Group Planning Strategic Planning Supply Source Supply Source Local Markets Customers Customers Customers