Konsep Dasar Sistem Merupakan suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain. Unsur-unsur yang mewakili suatu sistem secara umum adalah masukan (input), pengolahan (processing), dan keluaran (output). Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untukmelakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Arti yang lain adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu yaitu mempunyai komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goals).

Sistem dapat diklasifikasikan sebagai berikut : Sebagai sistem abstrak dan sistem fisik. Sebagai sistem alamiah dan sistem buatan manusia. Sebagai sistem tertentu dan sistem tak tentu. Sebagai sistem tertutup dan sistem terbuka. B. Sistem dan Subsitem Ada 2 pendekatan untuk mendefinisikan apa itu sistem, yaitu : Pendekatan Sistem yang menekankan pada prosedur Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. 2. Pendekatan Sistem yang menekankan pada elemen atau komponen : Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.

Dari dua pendekatan itu, tampaknya pendekatan yang menekankan pada elemen atau komponen yang lebih mudah untuk dimengerti dan lebih popular. Definisi-definisi tentang apa itu sistem dari beberapa penulis. Menurut G.H. Bodnar dan William S. Hopwood “Sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu”. Menurut Raymond Mc. Leod, Jr “Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.” Menurut Lani Sidharta “Sistem adalah himpunan dari bagian-bagian yang saling berhubungan yang secara bersama mencapai tujuan yang sama.” Dari tiga penulis tersebut bahwa ketiga-tiganya memakai pendekatan yang menekankan pada elemen atau komponen.

Memiliki komponen / elemen Terdapat batas sistem (Boundary) Sebuah sistem harus memiliki organisasi, elemen-elemennya saling terintegrasi dan harus mempunyai tujuan yang sama. Setiap bagian dari sistem itu disebut Subsistem. Selanjutnya sebuah Subsistem dapat dibagi-bagi kedalam Subsistem-subsistem yang lain. Agar lebih jelas, perhatikan karakteristik sistem berikut ini. KARAKTERISTIK SISTEM Memiliki komponen / elemen Terdapat batas sistem (Boundary) Mempunyai lingkungan luar sistem (Environment) Ada masukan (Input) Ada Pengolahan (Process) Ada Keluaran (Output) Memiliki sasaran sistem (objective) Memiliki tujuan sistem (Goal)

Gambar karakteristik Sistem Model dasar sistem adalah Input Proses Output

Perusahaan manufaktur Contoh Sistem Perusahaan manufaktur Sebagai sistem, Perusahaan manufaktur menerima masalah-masalah dan mengubah menjadi keluaran-keluaran dalam bentuk produk dan jasa. Contoh masukan-masukan ialah bahan baku, tenaga kerja dan sumber daya lainnya. Prosesnya adalah Mengubah sumber daya-sumber daya tersebut menjadi keluaran seperti furnitur. Kemudian dijual untuk tujuan menghasilkan laba.

Elemen Sistem Elemen-elemen yang terdapat dalam system meliputi : tujuan system batasan system, kontrol, input , proses, output dan umpan balik. Hubungan antara elemen dalam system dapat kita lihat pada gambar berikut : Tujuan Batasan Kontrol Input Proses Output Umpan Balik

Dari gambar diatas bisa dijelaskan : Tujuan, batasan dan kontrol system akan berpengaruh pada input, proses dan output. Input yang masuk kedalam system akan diproses dan diolah sehingga menghasilkan output. Output tersebut akan dianalisa dan akan menjadi umpan balik bagi sipenerima dan dari umpan balik ini akan muncul segala macam pertimbangan untuk imput selanjutnya. Selanjutnya siklus ini akan berlanjut dan berkembang sesuai dengan permasalahan yang ada. Tujuan Sistem Tujuan sistem merupakan tujuan dari system tersebut dibuat Tujuan system dapat berupa tujuan organisasi, kebutuhan organisasi, permasalahan yang ada dalam suatu organisasi maupun urutan prosedur untuk mencapai tujuan organisasi

Batasan Sistem Kontrol sistem Batasan Sistem merupakan sesuatu yang membatasi sistem dalam mencapai tujuan system. Batasan system dapat berupa peraturan-peraturan yang ada didalam suatu organisasi, biaya-biaya yang dikeluarkan, orang-orang yang ada didalam organisasi, fasilitas baik itu sarana dan prasarana maupun batasan yang lain Kontrol sistem Kontrol atau pengawasan system merupakan pengawasan terhadap pelaksanaan pencapaian tujuan dari system tersebut. Kontrol sistim dapat berupa kontrol terhadap pemasukan data (input), kontrol terhadap keluaran data (output) kontrol terhadap pengolahan data, kontrol terhadap umpan balik dan sebagainya.

Input Input merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk menerima seluruh masukan data, dimana masukan tersebut dapat berupa jenis data, frekuensi pemasukan data dan sebagainya. Proses Proses merupakan elemen dari system yang bertugas untuk mengolah atau memperoses seluruh masukan data menjadi suatu informasi yang lebih berguna.

Output Output merupakan hasil dari input yang telah diproses oleh bagian pengolah dan merupakan tujuan akhir system. Output ini bisa berupa laporan grafik, diagram batang dan sebagainya Umpan Balik Umpan balik merupakan elemen dalam system yang bertugas mengevaluasi bagian dari output yang dikeluarkan, dimana elemen ini sangat penting demi kemajuan system. Umpan balik ini dapat merupakan perbaikan system, pemeliharaan system dsb.

Sistim alamiah dan system buatan Klasifikasi Sistem Dari bergagai sudut pandang, system dapat diklasifikasikan menjadi beberapa bagian yaitu Sistem Abstark dan system fisik Sistem abstrak merupakan system yang tidak bisa dilihat secara mata biasa dan biasanya sistim ini berupa pikiran atau ide-ide. Contohnya adalah filsafat. Sistim fisik merupakan sistim yang bisa dilihat secara mata biasa. Contohnya sistim akuntansi system komputer dan lain sebagainya. Sistim alamiah dan system buatan Sistim alamiah merupakan sistim yang terjadi karena pengaruh alam. Misalnya sistim rotasi bumi, sistim grafitasi dan lain-lain. System buatan merupakan system yang dirancang dan dibuat oleh manusia. Misalnya system pengolahan gaji

Sistem tertutup dan terbuka Sistim tertutup merupakan system yang tidak berhubungan dengan bagian luar dan biasanya tidak berpengaruh oleh kondisi diluar system. Sedangkan Sistim terbuka merupakan system yang berhubungan dengan bagian luar sistem.

TINJAUAN UMUM PENGEMBANGAN SISTEM Pengembangan sistem berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada, yang disebabkan oleh hal-hal sbb ; 1. Adanya permasalahan yang timbul dlm sistem lama seperti ketidakberesan dan pertumbuhan organisasi. 2. Untuk meraih kesempatn-kesempatan dalam persaingan. 3. Adanya instruksi-instruksi dari pimpinan atau luar organisasi spt Pemda.

Berbagai Indikator yang berarti ada permasalahan dan juga kesempatan adalah sbb: Keluhan langganan, Pengiriman barang yang sering tertunda, Pembayaran gaji yang terlambat, Laporan yang tidak tepat waktunya, Isi laporan yang sering salah, Tangung jawab yang tidak jelas, Waktu kerja yang berlebihan, Ketidak beresan kas, Produktivitas tenaga kerja rendah, Banyaknya pekerja yang menganggur, Kegiatan yang tumpang tindih, Tanggapan yang lambat terhadap pelanggan, Kehilangan kesempatan kompetisi pasar, Kesalahan-kesalahan manual yang tinggi, Persediaan barang terlalu tingi, Biaya operasi tinggi. File-file yg kurang teratur, Keluhan suplier karena tertundanya pembayaran, Bertumpuknya back-order, Investasi yg tidak efisien, Peramalan penjualan dan produksi tidak tepat, Kapasitas produksi yang menganggur, Pekerjaan manajer yg terlalu teknis. Dengan dikembangkan sistem baru maka akan terjadi peningkatan di sistem baru atau PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Services).

Prinsip-prinsip pengembangan sistem : Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dlm pengembangan sistem melalui tahapan tertentu. Proses pengembangan sistem tidak harus urut Jangan takut membatalkan proyek Dokumentasi harus ada untuk pedoman pengembangan system Siklus hidup pengembangan sistem : Sisklus hidup sistem (System life Cycle) memiliki ide utama membagi tiap bagian pengembangan sistem menjadi beberapa tahapan kerja. Tahapan utama system life cycle adalah perencanaan sistem (systems planning), analisis sistem (systems analysis), desain sistem (systems design), seleksi alam (systems selection), implementasi sistem (system imlementations) & perawatan sistem (systems maintenance).

Siklus hidup pengembangan sistem dapat dilihat sbb : Kebijakan dan perencanaan sistem Analisis sistem Desain (perancangan) sistem secara umum Desain (perancangan) sistem terinci Seleksi sistem Implementasi (penerapan) sistem Perawatan sistem Awal proyek sistem Manajemen sistem Pengembangan sistem

(SELECTING THE PROPER SYSTEM) PEMILIHAN SISTEM (SELECTING THE PROPER SYSTEM) Dalam tahap ini Systems Development Life Cycle (SDLC) (Silus hidup pengembangan Sistem), sejumlah alternatif yang telah dibuat perlu untuk dibandingkan sehingga dapat menemukan hanya satu sistem yang terbaik. Masing-masing alternatif sistem yang sudah tetap dibandingkan dengan kondisi sistem saat ini. Perlu diperhatikan, bahwa sistem saat ini dapat dilanjutkan dalam bentuk penggantian sistem baru. Kalau sebuah candidat sistem pengganti tidak memberikan keuntungan yang lebh dibanding sistem saat ini, maka sistem saat ini akan tetap digunakan, sehingga sistem pengganti harus benar-benar memberikan keuntungan dan manfaat melebihi sistem sekarang secara maksimal. Taktik membandingkan (comparison tactics) Sistem dibandingkan berdasarkan biaya dan keuntungan secara relatif. Biaya adalah kebutuhan pembayaran untuk perancang dan pengoperasi sistem informasi.Keuntungan adalah nilai atau kondisi tambahan sebagai hasil implementasi sistem informasi. Hal-hal tersebut termasuk mengurangi tingkat kesalahaan(error rates), meningkatkan penjualan (increased customer sales), dan mempercepat waktu respon. Keuntungan merupakan sesuatu yang sulit diukur karena bersifat kualitatif (bukan berupa angka hanya deskriptif saja). Meningkatkan kepuasan konsumen dan mengurangi perlawanan pemakai (end-user resistance) adalah keuntungan kualitatif. Keuntungan adalah kesempatan untuk meningkatkan (memperbaiki) keuntungan perusahaan.

Ada tiga cara satu sistem (A) dapat lebih unggul dibanding sistem lainnya (B). Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan kedua sistem mempunyai keuntungan sama. Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan A juga mempunyai keuntungan yang lebih banyak dibanding B. A dan B mempunyai biaya yang sama, tetapi A mempunyai keuntungan yang lebih banyak. Sebuah contoh pertanyaan sulit dijawab, jika sistem A biayanya rendah, tetapi sistem B mempunyai keuntungan yang lebih banyak, mana sistem yang baik ? Ada banyak contoh perusahaan menyesuaikan sistem informasi baru dengan memerhatikan kenaikan keuntungan dibanding penurunan biaya. Pertama, penggunaan kartu ATM dibenarkan untuk meningkatkan jumlah nasabah bank sehingga menambah pelayanan (added service). Kedua penggunaan laser scanning untuk supermarket adalah untuk mengurangi antrian pembayaran (checkout lines), yang akan diterjemahka sebagai projected meningkatkan layanan (market share) konsumen. Penekanan pemakaian automation sebagai peningkatan penjualan dan keuntungan dibanding mengurangi biaya.

Menjual (selling) sistem informasi ke manajemen sebagai projected benefits mempunyai dua masalah, yaitu : Sulit menaksir keuntungan secara kuantitatif (to quantify benefits). Berapa banyak nasabah bank menarik uangnya melalui mesin ATM ?. Berapa besar tingkat pinjaman baru pribadi (the average new customer's loan), checking dan savings balance ?. Banyak yang telah mencoba memecahkan pertanyaan-pertanyaan tersebut melalui probabilitas (use of future probabilities) (menggunakan probabilitas mendatang). Masing-masing pendekatan menambahkan masalah estimasi probabilitas mendatang dan masalah estimasi pendatang mendatang (estimating future revenues). Kalaupun keuntungan dapat ditaksir secara kuantitatif, jarang dalam bentuk nilai uang. Bagaimana waktu tunggu yang pendek dari nasabah terhadap tingkat keuntungan uang yang diperoleh. Bagaimana dapat menterjemahkan mengurangi tingkat kesalahan dengan mengurangi biaya atau menaikkan pendapatan ?. Memang dapat dikerjakan, tetapi sulit, merupakan tugas yang samar-samar (imprecise task).

Mengapa penting untuk diterjemahkan (to translate) menjadi keuntungan yang dapat diukur dalam uang (to measurable dollars) ?. Ada tiga alasan, yaitu : Perusahaan membuat catatan (keep track) uang dengan sistem akuntansi tradisional. Alternatif sistem informasi bersaing dengan alternatif yang berasal dari area lain dalam perusahaan. Top management memutuskan apakah atau tidak memutuskan dengan pengembangan sistem informasi baru. Suatu saat, adalah relatif mudah membenarkan (justify) otomatisasi berdasar keuntungan daripada biaya. Pada awal proses informasi, pilihanya adalah manual lawan sistem otomatisasi. Perusahaan menjadi modern melalui otomatisasi. Sekarang pilihan lebih sulit. Secara khas, pilihan adalah diantara lama dan versi baru otomatisasi sistem. Menjadi jauh lebih sulit menjual pengembangan sistem baru kepada manajemen berdasarkan probabilistic benefits daripada prediksi biaya yang beralasan. Karenanya, bahasan akan menjelaskan pedoman praktis untuk membandingkan alternatif sistem informasi : (pilih salahsatu sistem dibandingkan dengan yang lain berdasarkan keuntungan dalam uang, jika keduanya memiliki kelebihan yang sama dalam hal keuangan pilih sistem yang memberi keuntungan lebih dalam hal selain keuangan) Choose one system over another based on dollars. When two alternatives are nearly equal in dollars, select the system with more nondollar benefits.

Hanya seorang sistem analis dengan kemampuan komunikasi yang tinggi (superior communication skills) dan pertimbangan pengaruh (considerable influence) dapat menjual (sell) ke manajemen sebuah sistem dengan pengukuran biaya yang tinggi tetapi keuntungan yang tidak terukur adalah lebih baik. Hal ini merupakan kesedihan, tetapi masih benar. Angka uang (dollar figures) menyatakan secara tidak langsung (imply) lebih akurat daripada kelayakan. Sebuah perusahaan dapat memprediksi market share-nya dua puluh tahun dari sekarang. Angka peramalan (forecast figure) berisi 3 desimal point yang kelihatan lebih akurat. Kebenaran akurasi adalah jawaban yang lebih baik. Biaya sistem informasi Cakupan keuntungan yang diperoleh dalam model analisis, dapat diekpresikan dalam nilai uang, namun hal ini jarang terjadi, cakupan keuntungan dalam model analisis dapat diekpresikan dalam nialai uang ditunjukkan dalam perhitungan negatif Additional system costs (keuntungan baiaya sistem) $ 49,357 Additional system benefits (keuntungan sistem tabahan $ (16,423) Net additional system costs (biaya bersih sistem) $ 32,934 Biaya sistem informasi dapat dikelompokkan menjadi 3, yaitu : Kategori (categories), dasar biaya (nature), dan saat terjadinya (when they occur).

Kategori biaya Pada dasarnya biaya dibagi dalam kategori : Hardware : mainframe, minicomputers, microcomputers, dan peripheral equipment. Software : systems, utility, dan application software. People : analysts, programmers, operators, data entry personnel,dan sebagainya. Supplies : paper, tapes, disk, dan sebagainya. Telecommunications : modem, local area network cabling,multiplexors, front-end processors, dan sebagainya. Physical site : air conditioning, humidity control, security,dan sebagainya. Gambar : Pengembangan biaya sistem (Typical sistems operating costs)

Biaya yang sebenarnya (Nature of costs) Membandingkan biaya sistem informasi melalui kehidupan sistem, analis memproyeksi berapa perubahan biaya untuk masa depan. Untuk melakukannya, ada tiga model biaya operasi sistem informasi, yaitu : a. Linear. (garis lurus) b. Exponential. (melengkung) c. Step function. (tahap demi tahap)

Ketika biaya terjadi (When costs occur) Biaya sistem informasi dapat terjadi sekali atau berkesinambungan. Biaya saat itu (Ontime costs), biaya pengembangan (development costs) adalah berhubungan dengan pengembangan sistem, dan berkesinambungan (recurring costs), biaya Operasional (operational costs) adalah berhubungan dengan operasi sistem informasi setiap hari. Perbedaan antara one-time (development) dan recurring (operational costs) seringkali dari pilihan materi (matter). Misalnya, pembelian sebuah komputer adalah one-time development system, sedangkan menyewa komputer yang sama adalah recurring operational cost. Gunakan daftat berikut untuk menetapkan biaya : a. Biaya Pegembangan yang terjadi sekali (One-time development costs). 1. Pembelian perangkat keras 2. Pembelian perangkat lunak) 3. Analysis, design, programming, and testing personnel hours. 4. Penyiapan tempat komputer 5. Pelatihan dan orientasi pengguna 6. Dokumentasi sistem yang baru 7. Penggantian sistem lama ke sistem baru 8. perubahanformat file lama ke file baru)

b. Biaya pengembangan sistem yg berkesinambungan (Recurring operational costs.) 1. Sewa/lease perangkat keras dan perangkat lunak 2. Kontrak-kontrak pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak 3. biaya personil darihari kehari termasuk analisis dan programer. 4. Perlengakapan komputer 5. biaya komunikasi 6. biaya leasing/sewa tempat (situs) perangkat komputer 7. Pelatihan yang sedang berlangsung Metode untuk komparasi sistem Ada 4 metode yang biasa digunakan untuk membandingkan dua atau lebih sistem informasi, yaitu : a. Break-even analysis (BEP) (Analisa pulang pokok) b. Payback period (Waktu pembayaran kembali) c. Discounted payback period (Waktu pembayaran kembali yg di diskontokan) d. Internal rate of return (IRR). (Tingkat pengembalian internal)

Faktor kualitatif Hanya seorang analis sistem yang berkharismatik saja yang dapat menjual sistem informasi ke top management tanpa menunjukkan peningkatan keuntungan. Mungkin sistem baru mempunyai biaya yang rendah atau penjualan yang tinggi daripada sistem yang lama. Mungkin laporannya dalam meningkatkan keakuratan atau kepuasan konsumen. Walaupun demikian, faktor-faktor tersebut tidak menyangkut besarnya penghematan uang atau besarnya uang yang dikeluarkan. Suatu saat anda dapat posisi mengirikan dapat menjual sebuah sistem informasi baru ke manajemen dengan menggunakan antisipasi keuntungan daripada penghematan uang. Selamat !. Anda harus berusaha membantu manajer tingkat atas yang terkait agar dapat ditingkatkan. Mungkin anda akan menjual kemampuan saat ini yang tidak ada. Dalam setiap sebuah kasus, ada sistem informasi saat ini tidak dibandingkan dengan biaya usulan sistem baru. Membuat rencana menjual sistem informasi baru berdasarkan keuntungan kualitatif daripada biaya kuantitatif adalah hal yang tidak biasa. Seringkali anda menunjukkan beberapa perbedaan biaya sebelum top management mempertimbangkan rekomendasi anda untuk mendesain sebuah sistem informasi baru. Memang terdapat kaitan antara sistem yang diperbandingkan melalui biaya, tidak dapat diukur dan faktor-faktor perbandingan non-biaya. Faktor kualitatif seperti kinerja sistem informasi dan keuntungan strategi kompetetif menjadi relevan.

Faktor sistem informasi Beberapa faktor kualitatif yang mengarah kinerja sistem informasi yang baik : a. Mengurangi tingkat kesalahan (increased accuracy). b. Mengurangi waktu untuk memperbaiki kesalahan. c. Mengurangi waktu tanggap dari workstation interaktif. d. Mempercepat waktu penyediaan laporan (informasi). e. Meningkatkan keamanan sistem. f. Memperbanyak update sumber record aktif. g. Meningkatkan kepuasaan pemakai. Beberapa faktor tersebut dapat diukur, tetapi tidak dalam uang. Faktor strategi perusahaan Sistem informasi dapat membuat keuntungan kompetetif dalam perusahaan. Meningkatkan keuntungan saat ini, bagaimanapun juga adalah sulit untuk diestimasi. Kenaikan profit seringkali tidak terjadi secara tiba-tiba,tetapi terjadi beberapa tahun sesudah implementasi dari sistem baru. Ketika dua alternatif sistem mendekati kesamaan perbandingan, pintu terbuka untuk mempertimbangkan faktor strategi perusahaan.

Faktor-faktor strategi perusahaan tersebut adalah sebagai berikut : Kepuasan konsumen (customer satisfaction). Sebuah sistem informasi dapat menyebabkan kehati-hatian menyampaikan produk dan keinginan efisien konsumen. Meningkatkan kepuasankonsumen akan tidak diragukan meningkatkan penjualan. Seperti peningkatan penjualan, bagaimanapun juga sulit untuk diprediksi dan secara kuantitatif. Meningkatkan penjualan (increased sales). Sistem point of sales (POS) membebaskan dari penyimpanan tugas-tugas rekord. Manajemen mengharap penjualan staff setia terhadap waktu usaha pemasaran dan ini meningkatkan penjualan. Hanya saja penjualan akan meningkatkan kesulitan memprediksi dalam uang. Komitmen konsumen dan vendor (customer and vendor commitments). Perusahaan mendesain masukan sistem secara online dan memperbolehkan konsumen langsung mengakses ke sistemnya. Konsumen sekarang terkunci(tergantung) pada sistem ini sehingga memiliki komitmen untuk setia (senang) pada perusahaan tersebut. Komitmen konsumen dan vendor sulit untuk diprediksi. Information product marketing. Seringkali, sistem informasi baru dapat dipakai oleh perusahaan lainnya. Seperti American Airline menyediakan sistem informasi pemasaran produk selama tahun 1970, perusahaan mengembangkan sebuah sistem pemesanan tiket dan kemudian sistem pemasaran ini juga digunakan oleh jasa penerbangan lainnya, sehingga menjadi produk yang menguntungkan.

STUDI SISTEM Penjabaran masalah Keadaan sebenarnya dari masalah yang ditemukan (contoh, menaikkan Pemasukan data Bagaimana masalah yang ditemukan (contoh, Keluhan pelanggan atau konsumen) Pengaruh masalah terhadap tujuan organisasi (keterlambatan pemerosesan pesanan konsumen, dsb). Departemen dan fungsi yang terlibat (contoh, departemen pemasaran dan bagian pemeroses pesanan dari departemen produksi). Dokumentasi sistem yang ada Fungsi sistem dan hubungan antar fungsi Sistem (ini dikerjakan dengan mengunakan perlatan grafis seperti diagram aliran data digabungkan dengan deskripsi, selangkah demi selangkah Volume pemerosesan berdasarkan tipe dokumen. Waktu pemerosesan berdasarkan tipe ddokumen. Bottlenecks (distribution of backlogs). (distribusi yang menyempit) Kebijaksanaan yang mempengaruhi pemerosesan contoh sebuah kebijakaan menyaratkan klrek/kasir memperoses semua order-order komersial sebelum pesanan order-order residential

6. Processing constraints. (kendala-kendala pemerosesan)  People/orang (contoh rata-rata tingkat ketidak hadiran 20 % diantara operator-operator/orang-orang yang mengimput data).  Hardware. (perangkat keras)  Software. (perangkat lunak)  Development funds (dana pengembangan) 7. Organisasi dari dept yg terlibat dlm dokumentasi sistem (mis bagan org). Alternatif pemecahan masalah 1. Prosedur untuk menghasilkan alternatif sistem. 2. Penentuan biaya untuk alternatif-alternatif yang berbeda 3. Feasibility analysis. (analisis Kalayakan)  Break-even years. (tahun lamanya pulang pokok)  Payback years or discounted payback years. (lama tahun pengembalian atau lama tahun pengembalian dengan disconto pd tingkat bunga tertentu  Internal rate of return. (Tingkat pengembalian inetrnal) 4. Faktor-faktor kualitatif. 5. Alaternatif yang direkomendasikan dan sebabnya. 6. Alaternatif penyelesaian dibandingkan dengan tujuan perusahaan (misalnya pengembalian investasi).

Solusi yang direkomendasikan 1. Penjelasan sistem secara keseluruhan untuk alternatif yang diusulkan Fungsi dan hubungan sistem yang baru (mis diagram aliran data yang baru). Hasil dari sistem baru yang diharapkan.  Costs. (biaya)  Benefits. (keuntungan) Jadwal pengembangan yang diajukan. Kebutuhan-kebuthan sumberdaya. Docummentation Diagram aliran data secara fisik dan logika Statistik aliran proses (volume, waktu, dsb). Bagan organisasi. Analisis kelayakan secara detail. Struktur jadwal pengembangan proyek. Jadwal pembiayaan pengembangan proyek yg diusulkan.

Tip-tip mempersaentasikan studi sistem : Melakukan presentasi secara singkat untuk menghindari melampaui waktu yang diberikan. Mengurangi penjelasan teknik secara detail seminimal mungkin. Lebih baik menjelaskan teknik secara detail dalam menjawab spesifik daripada tidak diminta. Presentasikan secara jelas, supaya tidak berantarkan gunakan peralatan visual. Jika menggunakan model (prototyping), bawalah bring workstation portable (laptop). Demonstrasi secara langsung adalah lebih informative dan menarik daripada inactive visual aids. Tekankan keuntungan-keuntungan usulan sistem informasi dengan beberapa alternatif sesuai dengan kondisi yang dialami perusahaan. Jangan membatasi membandingkan sistem informasi lainnya. Gunakan komparasi nilai-nilai keuangan seperti ROI (return of investment).

Go / No-go decision Top management harus memutuskan melanjutkan (go) dengan mengembangkan sistem informasi yang baru atau memperlambat atau tidak menyetujui pengembangan sistem (no-go). Jika keputusan manajemen tingkat atas memutuskan untuk mengembangkankan sistem, departemen sistem informasi mulai melakukan proses desain (perancangan) tahap berikutnya. Jika top management tidak menyetujui usulan sistem informasi yang baru, maka systems development life cycle (SDLC) dihentikan. Jarang keputusan sesederhana itu. Sering, top management menemukan masalah dengan system study. Masalah yang tidak cukup serius menyebabkan penghentian project, tetapi mereka meminta kerja ulang (rework system study). Keputusan ini adalah dasar untuk waterwall model of systems analysis. Model menjelaskan beberapa bagian tahapan yang diulang. Kadang-kadang, departemen sistem informasi membuat keputusan mengulang tahapan (repeat stages) sebelum menjelaskan (mempresentasikan) system study. Dengan alternatif, keputusan mengulang sebuah tahapan SDLC sebelumnya atau tidak disebut dengan go / no-go decision. Jika top management menyetujui pengembangan usulan sistem informasi yang baru, tahap berikutnya dalam SDLC adalah system design.

Freeway Ford Anda seorang wiraniaga automobile software, Inc,. sutau perusahaan nasional yang memasarkan suatu paket perangkat lunak untuk digunakan oleh dealer mobil. Suatu hari selagi anda bicara dengan Jono, Manajer penjualan Freeway Ford, anda mengetahui bahwa perusahaanya memiliki masalah dengan persediaan. Catatan manual yang mereka buat tidak mencerminkan secara akurat status persediaan jumlah dan jenis mobil dan truk dipelataran. Saat pengiriman baru tiba, diperlukan beberapa hari untuk memperbaharui catatan persediaan. Seorang wiraniaga mungkin mendapatkan pembeli yang menginginkan suatu mobil tertentu, dan mungkin mobil tersebut baru diterima dan ada dipelataran, tetapi wiraniaga ini tidak mengetahuinya. Sebuah penjualan gagal dilakukan karena informasi yang buruk. Masalah lain timbul bila dua wiraniaga menjual mobil yang sama kepada dua pembeli. Hal ini terjadi karena catatan persediaan tidak segera diperbaharui setelah penjualan.

Anda tahu bahwa paket perangkat lunak anda, yang anda disebut dengan SMART (Sales Management for automoblie retail trade) dapat memecahkan masalah ini. Dengan SMART suatu dealer dapat dengan cepat memperbaharui catatan komputernya begitu suatu pengiriman tiba atau penjualan terjadi. Catatan komputer selalu mencerminkan secara tepat apa yang terdapat di pelataran. Biaya perangkat lunak dan keras sangat terjangkau oleh dealer tersebut. Langkah anda selanjutnya adalah mendekati direktur baru freeway ford yang baru, Agus dan melancarkan penjualan, saat anda menelepon Agus untuk menjelaskan produk anda ia memotong anda dan berkata ”Dengar saya masih baru dalam jabatan ini, saya baru mendapatkan MBA saya dengan studi utama teori sistim. Jika anda dapat menjelaskan bagaimana produk anda dapat membantu kami, dalam istilah-istilah sistem, saya pikir saya dapat mengerti. Sekarang jelaskan Pertanyaan : Jelaskan dalam istilah-istilah sistim, bagaimana SMART dapat menguntungkan Freeway Ford

Selesai Minggu Depan kita lanjutkan Terima kasih……………………..